Opmerking: We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.
Hoe u uw bestanden in een bibliotheek SharePoint organiseren, afhankelijk van de behoeften van uw groep en hoe u wilt opslaan en zoeken voor uw informatie. Een planning, kunt u de structuur die geschikt is voor uw organisatie instellen.
Manieren om bestanden te organiseren
Er zijn diverse functies waarmee u werken met meerdere bestanden in dezelfde bibliotheek. Meerdere bibliotheken kunnen echter, afhankelijk van uw organisatie betere.
U kunt een grote bibliotheek om te voldoen aan diverse behoeften. Bijvoorbeeld mogelijk verschillende projecten binnen dezelfde groep of groepen aan hetzelfde project werken.
Eén bibliotheek wanneer:
-
Uw groep moet om overzichtsgegevens over de bestanden of verschillende weergaven van dezelfde soorten bestanden weer te geven. Bijvoorbeeld een manager mogelijk wilt zien alle bestanden die zijn gegroepeerd per afdeling of vervaldatum datum.
-
Mensen willen op dezelfde locatie op een site zoeken naar de bestanden.
-
U wilt dezelfde instellingen toepassen op bestanden, bijvoorbeeld het bijhouden van versies van bestanden of het vereisen van goedkeuring.
-
De groepen die met de bibliotheek werken delen dezelfde kenmerken, bijvoorbeeld dezelfde machtigingsniveaus.
Opmerking: Unieke machtigingen kunt worden toegepast op specifieke bestanden, maar als de machtigingsniveaus veel verschillen, kunt u overwegen meerdere bibliotheken.
-
U wilt analyseren van informatie over bestanden in een werkblad of samengevoegde updates over de bestanden.
Opmerking: U kunt meldingen ontvangen wanneer bestanden worden gewijzigd of u alle wijzigingen in een bibliotheek weergeven kunt met behulp van RSS-technologie. RSS-feeds inschakelen leden van uw werkgroep om te zien van een samengevoegde lijst met bestanden die zijn gewijzigd. Zie maken of een abonnement op een RSS-Feed of een melding naar een melding ontvangen wanneer een bestand of map wijzigingen in SharePoint maken voor meer informatie.
Hier volgen enkele van de manieren waarop u kunt weergeven en beheren van bestanden in dezelfde bibliotheek:
-
Kolommen toevoegen Uw groep toepast belangrijkste en weer te geven van de gegevens op verschillende manieren, zodat kunt u kolommen toevoegen aan uw bibliotheek. Kolommen worden weergegeven boven aan de bibliotheekpagina als kolomkoppen, zoals de afdelingsnaam van de of einddatum datum. U kunt de kolomkoppen gebruiken om te sorteren en filteren van de bestanden in een bibliotheek. Zie toevoegen, verwijderen of wijzigen van kolommen voor documentbibliotheken of sitekolommen voor meer informatie.
-
Weergaven maken U kunt weergaven gebruiken als de mensen in uw groep regelmatig nodig hebt om de gegevens in een bepaalde manier weer te geven. Kolommen worden in weergaven gebruikt om te sorteren, groeperen, filteren en weergeven van de gegevens. Zie maken, wijzigen of verwijderen van een weergave voor meer informatie.
-
Mappen maken Mappen voor groot aantal bestanden die kunnen worden gegroepeerd in een bepaalde manier worden gebruikt. Mappen kunt personen zoeken en beheren van bestanden op een vertrouwde manier. SharePoint biedt een structuurweergave waarmee personen gebruiken kunnen om te navigeren sites en mappen, vergelijkbaar met de manier waarop ze met mappen op een harde schijf werken. Zie een map in een documentbibliotheek maken voor meer informatie.
-
Meerdere sjablonen instellen Als meerdere inhoudstypen zijn ingesteld in een bibliotheek, kunt u verschillende typen standaardsjablonen maken, zoals verkoop contracten, presentaties en budgetwerkbladen marketing, binnen dezelfde bibliotheek. Inhoudstypen worden flexibiliteit en consistentie in meerdere bibliotheken toevoegen. Zie een bestandssjabloon instellen voor een document of formulierbibliotheek voor meer informatie.
U kunt meerdere bibliotheken wanneer er nogal verschillen tussen de soorten bestanden die u wilt opslaan en beheren, of tussen de groepen personen die zijn voor de bestanden geschikt zijn.
Meerdere bibliotheken gebruiken wanneer:
-
U uiteenlopende bestandstypen wilt opslaan en beheren waarvoor niet vaak overzichten worden opgevraagd of die niet vaak samen worden doorzocht.
-
De groepen personen die de bestanden gebruiken, onderling verschillen en sterk uiteenlopende machtigingsniveaus hebben.
-
Moet u verschillende instellingen, zoals versiebeheer of goedkeuring, toepassen op meerdere itemsets van bestanden.
-
U hoeft niet gezamenlijk te analyseren de bestanden die geen samengevoegde updates over de bestanden.
-
U wilt bieden verschillende groepen met opties voor het maken van nieuwe bestanden of de volgorde van de opties in het menu Nieuw van een documentbibliotheek wijzigen.
Hier volgen enkele manieren waarop u efficiënter met meerdere bibliotheken werken kunt:
-
Sitesjablonen en -kolommen instellen Als uw organisatie wil tot stand brengen van consistente instellingen voor alle bibliotheken, kunt deze sitesjablonen en sitekolommen instellen. U kunt de instellingen voor delen in meerdere bibliotheken, zodat u niet moet u de instellingen telkens opnieuw te maken.
-
Bestanden naar een andere locatie verzenden Als u een bestand kan worden gecontroleerd in meerdere bibliotheken, kunt u opslaan in één bibliotheek en verzend een kopie naar andere bibliotheken. Wanneer u het oorspronkelijke document bijwerkt, kunt u laten waarschuwen bij het document op de andere locaties wilt bijwerken.
-
Bibliotheeksjablonen maken Als u wilt maken van enkele uniforme instellingen voor bibliotheken of kenmerken opnieuw wilt gebruiken voor andere bibliotheken, kunt u een bibliotheek opslaan als een sjabloon. Bibliotheeksjablonen zijn beschikbaar als een optie in uw site na het klikken op het menu Siteactiesmaken .
Opmerking: Als u nieuwe bestanden naar een bibliotheek met bestanden uit een eerdere project toevoegt, kan het lastig zijn om te bepalen of u een nieuwe bibliotheek maken of toevoegen aan bestaande. Elk geval is anders, maar als u denkt dat u moet analyseren of alle bestanden die samen beheren op een gegeven moment, kunt u de bestanden toevoegen aan de bestaande bibliotheek. U kunt kolommen, filters en weergaven kunt gebruiken, zodat alleen de meest recente bestanden worden weergegeven in de standaardweergave.
Bibliotheken bijhouden al dan niet standaard, de naam van een bestand, evenals de informatie over de status van een bestand, zoals of deze is ingecheckt. Overige kolommen die uw groep om te categoriseren en bijhouden van bestanden, zoals het nummer van de afdeling naam of het project, kunt u opgeven. Kolommen toe te voegen, helpt u bij het maken van meerdere weergaven van uw bibliotheek.
U hebt verschillende opties voor het kolomtype dat u maakt, bijvoorbeeld een enkele tekstregel, een vervolgkeuzelijst met opties, een getal dat wordt berekend op basis van andere kolommen of zelfs de naam en foto van een persoon op de site.
Opmerking: De volgende procedure begint vanaf de bibliotheekpagina voor de bibliotheek die u wilt toevoegen van de kolom. Als de bibliotheek nog niet is geopend, klikt u op de naam op de werkbalk Snelstarten. Als de naam van uw bibliotheek niet wordt weergegeven, klikt u op Instellingen 
-
Klik op het lint op het tabblad Lijst of Bibliotheek.
-
Klik in de groep Weergaven beheren op Kolom maken.
-
Typ in de sectie Naam en type de gewenste naam voor de kolom in het vak Kolomnaam.
-
Selecteer onder Het type informatie in deze kolom is welk type informatie in de kolom moet worden weergegeven.
-
Typ in de sectie Aanvullende kolominstellingenin het vak Beschrijving een beschrijving zodat personen weten wat het doel van de kolom is en welke gegevens deze moet bevatten. Deze beschrijving is optioneel.
-
Klik op OK.
U kunt weergaven gebruiken om de bestanden die u het belangrijkst zijn of die het meest geschikt zijn voor een doel weer te geven. U kunt bijvoorbeeld weergaven van de bestanden die het meest recent zijn gemaakt, bestanden uit een bepaalde afdeling of bestanden die zijn gemaakt door een bepaalde persoon maken. Nadat u een weergave maakt, is het altijd beschikbaar wanneer u een bibliotheek bekijkt.
Wanneer u bestanden in een bibliotheek bekijkt, kunt u tijdelijk sorteren of filteren van de bestanden op de naam van een kolom aan te wijzen en vervolgens te klikken op de pijl-omlaag naast de naam. Dit is handig als u nodig hebt om de bestanden in een bepaalde manier weer te geven, maar u moet Herhaal de stappen van de volgende keer dat u de bibliotheek weergeven.
Als u verwacht de bestanden op een bepaalde manier vaak bekijken dat, kunt u een weergave maken. U kunt deze weergave telkens wanneer u met de bibliotheek werkt. Wanneer u een weergave maakt, wordt deze toegevoegd aan het menu Beeld van de bibliotheek.
Bibliotheken kunnen persoonlijke weergaven en openbare weergaven hebben. Iedereen kan een persoonlijke weergave om de bestanden in een bepaalde manier weer te geven of om alleen de bestanden die ze willen zien te filteren op maken. Als u gemachtigd bent voor het ontwerpen van een site, kunt u een openbare weergave die iedereen gebruiken kunt bij het weergeven van de bibliotheek maken. Kunt u een openbare weergave de standaardweergave, zodat mensen automatisch te die weergave van de bibliotheek zien.
Wanneer u een site ontwerpt, kunt u kunt ook voor koppelen aan verschillende weergaven of pagina's ontwerpen met webonderdelen die gebruikmaken van de verschillende weergaven.
Als leden van uw groep de bibliotheken op een mobiel apparaat bekijken, kunt u mobiele weergaven die limieten, zoals het aantal items in een weergave die optimaal geschikt zijn voor de bandbreedte en beperkingen van de apparaten bevatten. Vindt u koppelingen naar meer informatie over het maken van weergaven in de sectie Zie ook .
De volgende procedure geldt voor het maken van een standaardtype van weergave. U kunt kiezen uit de opties variëren voor een deel van de andere soorten weergaven, maar de basisstappen voor het maken van een weergave lijken.
-
Klik in de lijst of bibliotheek waar u een weergave wilt maken op het tabblad Lijst of Bibliotheek en klik vervolgens op Weergave maken.
Opmerking: Als Weergave maken is uitgeschakeld, kunt u de machtigingen voor het maken van een weergave niet hebt. Neem contact op met uw sitebeheerder.
-
Klik op de indeling, bijvoorbeeld Standaardweergave of een bestaande weergave waarop u uw weergave wilt baseren.
-
Typ in het vak Weergavenaam de naam voor de weergave. Selecteer Dit als standaardweergave instellen als u deze weergave de standaardweergave wilt maken voor de lijst of bibliotheek. Alleen een openbare weergave kan de standaardweergave voor een lijst of bibliotheek zijn.
-
Selecteer in de sectie Doelgroep onder Doelgroep voor deze weergave de optie Een persoonlijke weergave maken of Een openbare weergave maken.
Opmerking: Als Een openbare weergave maken is uitgeschakeld, beschikt u niet over de machtigingen om een openbare weergave te maken voor deze lijst of bibliotheek.
In het gedeelte kolommen de kolommen die u wilt selecteren in de weergave en schakelt u de kolommen die u niet wilt weergeven. Naast de kolomnummers, selecteert u de volgorde waarin u kolommen wilt weergeven in de weergave wilt. Zie een kolom in een lijst of bibliotheek makenvoor meer in kolommen.
-
Selecteer opties voor het of en hoe u wilt sorteren van de bestanden in de sectie sorteren . U kunt twee kolommen gebruiken voor het sorteren. Bijvoorbeeld, kunt u eerst sorteren op auteur en vervolgens op bestandsnaam voor elke auteur.
-
Selecteer opties voor het of en hoe u wilt filteren van de bestanden in de sectie Filter . Een gefilterde weergave ziet u een subset van de bestanden, zoals de bestanden die zijn gemaakt door een bepaalde afdeling of alleen de bestanden met de status goedgekeurd.
-
Klik in de sectie Groeperen op kunt u items met dezelfde waarde in een sectie, bijvoorbeeld een sectie voor documenten van elke auteur die u kunt uitvouwen of samenvouwen groeperen.
-
In de sectie Totalen kunt u het aantal items in een kolom tellen, bijvoorbeeld het totale aantal problemen. In sommige gevallen kunt u extra informatie samenvatten of afleiden, bijvoorbeeld gemiddelden.
-
In de sectie Stijl selecteert u de gewenste stijl voor de weergave, bijvoorbeeld een gearceerde lijst waarin elke tweede rij wordt gearceerd.
-
Als uw bibliotheek mappen bevat, kunt u een weergave die niet zijn opgenomen in de mappen maken. Dit wordt ook wel een ' platte ' weergave genoemd. Als u wilt weergeven al uw bestanden op hetzelfde niveau, door te klikken op alle items zonder mappen weergeven in de sectie mappen .
-
U kunt het aantal bestanden kunnen worden weergegeven in de bibliotheek of het aantal bestanden kunnen worden weergegeven op dezelfde pagina beperken. Deze instellingen zijn met name belangrijk als u een weergave voor een mobiel apparaat maakt. Selecteer de gewenste opties in de sectie Itemlimiet .
-
Als u van plan bent om weer te geven van de bibliotheek op een mobiel apparaat, selecteert u de opties die u wilt dat in de sectie mobiel .
-
Klik op OK.
Als u diverse soorten documenten of verschillende inhoud in een bibliotheek hebt, kunt u mappen waarmee u de inhoud te organiseren.
-
Als de bibliotheek nog niet is geopend, klikt u op de balk Snel starten op de naam van de bibliotheek.
Als de naam van uw bibliotheek niet wordt weergegeven, klikt u op Instellingen menu
-
Klik op het tabblad bestanden , klik op Nieuwe map.
Opmerking: Mogelijk is bij het maken van de bibliotheek ingesteld dat er geen mappen kunnen worden gemaakt in de bibliotheek. In dat geval is de opdracht Nieuwe map niet beschikbaar.
-
Typ een naam voor de map en klik vervolgens op Opslaan of OK.
Tip: Als er meerdere bibliotheken met mappen en de mensen in uw groep bladeren van een bibliotheek wilt, zoals ze gewend hun harde schijf, kunt uw groep naar uw site om de structuurweergave inschakelen. U kunt de structuurweergave uitvouwen, samenvouwen en eenvoudig door mappen te navigeren.
Structuurweergave inschakelen
-
Klik op Instellingen menu
-
Klik op structuurweergave onder de sectie uiterlijk.
-
Klik op de pagina structuurweergave kunt u instellen of de Werkbalk Snelstarten of de structuurweergave zijn ingeschakeld. Aangezien de structuurweergave wordt weergegeven in de werkbalk Snelstarten, wilt u waarschijnlijk beide inschakelen.
-
Klik op OK.
