Een schermlezer gebruiken om Excel-gegevens toe te voegen aan Access-bureaubladdatabases

In dit onderwerp

• Het Excel-werkblad voorbereiden voor importeren of koppelen

• De Access-doeldatabase voorbereiden voor importeren

• De gegevens importeren

• Een koppeling maken naar gegevens in Excel

  • De wizard Werkblad koppelen starten

    • De Excel-werkmap openen in Access

    • Het dialoogvenster Externe gegevens ophalen - Excel-werkblad gebruiken

  • De wizard Werkblad koppelen gebruiken om een koppeling naar Excel-gegevens te maken

Het Excel werkblad voorbereiden voor importeren of koppelen

Voordat u gegevens uit een Excel werkblad naar Access brengt, neemt u even de tijd om het werkblad te bekijken en te bepalen hoe u er gegevens uit wilt importeren.

• Bepaal of u het hele werkblad of slechts een gedeelte ervan wilt koppelen of importeren. Als u slechts een deel van een werkblad naar Access wilt brengen, kunt u een benoemd bereik definiëren dat alleen de cellen bevat die u wilt meenemen. Ga voor instructies naar Een schermlezer gebruiken om een cel of gegevensbereik een naam te geven in Excel.

• Zorg ervoor dat het Excel werkblad een platte bestandsindeling heeft, zodat de wizard de gegevens in het werkblad eenvoudig kan verwerken. U kunt bijvoorbeeld mogelijke foutwaarden oplossen, onnodige lege kolommen en rijen verwijderen en controleren of elke kolom hetzelfde gegevenstype in elke rij bevat. Raadpleeg de secties 'Het werkblad voorbereiden', 'Excel-gegevens voorbereiden' en 'Problemen met ontbrekende of onjuiste waarden oplossen' in Importeren of koppelen aan gegevens in een Excel-werkmap voor meer informatie over het voorbereiden van het importeren of koppelen.

De doel- Access-database voorbereiden voor importeren

Voordat u gegevens uit een Excel werkblad importeert, neemt u even de tijd om te controleren of de doel- Access-database gereed is voor het importeren en bepaalt u hoe u de geïmporteerde gegevens wilt opslaan.

• Zorg ervoor dat de doel- Access-database niet alleen-lezen is en dat u machtigingen hebt om wijzigingen aan te brengen in de database.

• Bepaal of u de gegevens in een nieuwe of bestaande tabel wilt opslaan:

  • Als u ervoor kiest om de gegevens op te slaan in een nieuwe tabel, maakt Access een tabel en voegt u de geïmporteerde gegevens toe aan deze tabel. Als er al een tabel met de opgegeven naam bestaat, overschrijft Access de inhoud van de tabel met de geïmporteerde gegevens.

  • Als u ervoor kiest om de gegevens toe te voegen aan een bestaande tabel, worden de rijen in het werkblad Excel toegevoegd aan de opgegeven tabel.

• Als u besluit de Excel gegevens toe te voegen aan een bestaande Access tabel, controleert u of de structuur- en veldinstellingen in de brongegevens in Excel overeenkomen met die in de doeltabel in Access. Als u de Access tabel in de ontwerpweergave wilt openen voor inspectie, drukt u op Alt+H, W, D. Controleer de tabel met de controlelijst in de sectie 'De doeldatabase voorbereiden', stap 2, in Importeren of koppelen aan gegevens in een Excel-werkmap.

De gegevens importeren

Wanneer u gegevens importeert, maakt Access een kopie van de gegevens in een nieuwe of bestaande tabel zonder de bron Excel werkblad te wijzigen.

1. Als de bron- Excel werkmap is geopend, sluit u deze.

2. Open de doeldatabase Access waarin de geïmporteerde gegevens worden opgeslagen.

   Tip: Als u een nieuwe, lege database wilt maken, drukt u op Alt+F, N, L.

3. Als u het dialoogvenster Externe gegevens ophalen - Excel-werkblad wilt openen, voert u een van de volgende handelingen uit, afhankelijk van de Access versie die u gebruikt:

   • Druk in de Microsoft 365 abonnementsversie of Access 2019 op Alt+X, N, 1, vervolgens op F en X.

   • Druk in Access 2016 op Alt+X om naar het tabblad Externe gegevens te gaan. Druk op de Tab-toets totdat u bij de groep Importeren & koppeling bent, druk op de pijl-rechts totdat u 'Excel ' hoort en druk vervolgens op Enter.

4. Het dialoogvenster Externe gegevens ophalen - Excel-werkblad wordt geopend. Voer een van de volgende handelingen uit om het Excel bestand op te geven dat de gegevens bevat die u wilt importeren:

   • Als u de focus naar het tekstveld Bestandsnaam wilt verplaatsen, drukt u op F en plakt of typt u het pad naar het Excel-bestand.

   • Druk op R om naar het bestand te bladeren. Het dialoogvenster Bestand openen wordt geopend. Navigeer naar het gewenste bestand en druk op Enter om het te selecteren.

5. Voer een van de volgende handelingen uit om op te geven hoe u de geïmporteerde gegevens wilt opslaan:

   • Als u de gegevens in een nieuwe tabel wilt opslaan, drukt u op I om naar te gaan en selecteert u de optie De brongegevens importeren in een nieuwe tabel in de huidige database . U wordt later gevraagd een naam voor deze tabel op te geven.

   • Als u de gegevens wilt toevoegen aan een bestaande tabel, drukt u op A om naar te gaan en selecteert u de optie Een kopie van de records toevoegen aan de tabel . Als u de tabel wilt selecteren, drukt u eenmaal op de Tab-toets. De focus wordt verplaatst naar de lijst met tabellen. Druk op Alt+pijl-omlaag om de lijst uit te vouwen, druk op pijl-omhoog of pijl-omlaag totdat u de gewenste tabel hoort en druk vervolgens op Enter om deze te selecteren. Deze optie is niet beschikbaar als de database geen tabellen bevat.

6. Druk op de Tab-toets totdat u bij de knop OK bent en druk vervolgens op Enter. De wizard Spreadsheet importeren wordt gestart.

   Tip: Als de schermlezer de wizardvensters niet automatisch leest, drukt u op de SR-toets+W.

7. Als de bron- Excel werkmap slechts één werkblad en geen bereiken heeft, kunt u doorgaan met de volgende stap. Als de werkmap meer dan één werkblad of benoemd bereik bevat, voert u een van de volgende handelingen uit om het werkblad of bereik te selecteren dat u wilt importeren:

   • Als u een werkblad wilt selecteren, drukt u op Alt+W, drukt u eenmaal op de Tab-toets, drukt u op pijl-omlaag totdat u het gewenste werkblad hoort en drukt u vervolgens op Enter om het te selecteren.

   • Als u een benoemd bereik wilt selecteren, drukt u op Alt+R, drukt u eenmaal op de Tab-toets, drukt u op pijl-omlaag totdat u het gewenste bereik hoort en drukt u vervolgens op Enter om het te selecteren.

8. Het volgende wizardvenster wordt geopend. Als de eerste rij van het bronwerkblad of het bronbereik de veldnamen bevat, drukt u op I om naar te gaan en selecteert u de optie Eerste rij bevat kolomkoppen . Druk op Enter om de focus naar het volgende wizardvenster te verplaatsen. Als u gegevens toevoegt aan een bestaande tabel, kunt u doorgaan met stap 12.

9. In het nieuwe wizardvenster kunt u zo nodig informatie opgeven over elk veld dat u importeert. Het eerste veld in het werkblad of bereik is geselecteerd. U kunt het volgende doen:

   • Als u de naam van het huidige veld wilt wijzigen, drukt u op Alt+M en typt u de nieuwe naam.

   • Als u het gegevenstype van het veld wilt wijzigen, drukt u op Alt+T. De focus wordt verplaatst naar de lijst Gegevenstype . Druk op Alt+pijl-omlaag om de lijst uit te vouwen. Druk op de pijl-omlaag totdat u de gewenste waarde hoort. Druk vervolgens eenmaal op de Tab-toets.

   • Als u wilt wijzigen of het veld is geïndexeerd, drukt u op Alt+I. U hoort de huidige waarde. Druk op Alt+pijl-omlaag om de lijst uit te vouwen. Druk op de pijl-omlaag totdat u de gewenste waarde hoort. Druk vervolgens eenmaal op de Tab-toets.

   • Als u het huidige veld niet wilt importeren, drukt u op Alt+S om naar te gaan en selecteert u de optie Veld niet importeren .

10. Als u een ander veld wilt selecteren, drukt u op F6 totdat u 'Deelvenster' hoort. Vraag vervolgens een collega om u te helpen het gewenste veld te selecteren. Wijzig de velden zoals beschreven in stap 9. Wanneer u klaar bent, drukt u op Enter om naar het volgende wizardvenster te gaan.

11. Voeg een primaire sleutel toe voor de nieuwe tabel. De primaire sleutel identificeert de records in uw tabel, zodat u gegevens sneller kunt ophalen. Ga op een van de volgende manieren te werk:

    • Druk op A om Access de primaire toets toe te voegen.

    • Druk op C om uw eigen primaire toets te kiezen. Als u de te gebruiken toets wilt definiëren, drukt u eenmaal op de Tab-toets. De focus wordt verplaatst naar de sleutellijst. Druk op Alt+pijl-omlaag om de lijst uit te vouwen. Druk op de pijl-omhoog of pijl-omlaag totdat u de gewenste toets hoort.

    • Als u geen primaire toetsen wilt gebruiken, drukt u op O.

    Druk op Enter om naar het laatste wizardvenster te gaan.

12. Het laatste wizardvenster wordt geopend. De focus bevindt zich in het vak Importeren naar tabel en u hoort de huidige naam van de doeltabel. Als u de tabelnaam wilt wijzigen, typt u een nieuwe naam en drukt u op Enter om het importeren te voltooien.

    Opmerking: Als u een waarschuwing hoort dat de tabel al bestaat en u de bestaande tabel wilt overschrijven met de geïmporteerde gegevens, drukt u op Y. Als u de naam van de tabel wilt wijzigen, drukt u op N. Druk op Alt+I om de focus terug te verplaatsen naar het vak Importeren naar tabel , typ een andere tabelnaam en druk op Enter.

13. Als het importeren volledig of gedeeltelijk is geslaagd, geeft Access de importstatus weer. Access wordt u ook gevraagd de importstappen op te slaan om ze snel te herhalen zonder de wizard Importeren. Druk op Alt+V om deze optie te selecteren. Als u de importstappen een naam wilt geven, drukt u op Alt+A en typt u een naam voor de importbewerking. Druk op Alt+S om de importstappen op te slaan. Als het importeren mislukt, hoort u 'Er is een fout opgetreden bij het importeren van bestand', gevolgd door de bestandsnaam. Druk op Enter om het waarschuwingsbericht af te sluiten.

Een koppeling maken naar gegevens in Excel

Gebruik de wizard Werkblad koppelen om een koppeling te maken van een Access database naar gegevens in Excel, zodat u de hulpprogramma's voor query's en rapportage in Access kunt gebruiken zonder dat u een kopie van de Excel gegevens in uw database hoeft bij te houden.

Wanneer u een koppeling maakt naar een Excel werkblad of een benoemd bereik, maakt Access een nieuwe tabel die is gekoppeld aan de broncellen. Wijzigingen die u aanbrengt in de broncellen in Excel worden weergegeven in de gekoppelde tabel in Access. U kunt de inhoud van de bijbehorende tabel echter niet bewerken in Access. Als u gegevens wilt toevoegen, bewerken of verwijderen, moet u de wijzigingen aanbrengen in het bronbestand Excel.

Een database kan meerdere gekoppelde tabellen bevatten.

Zie ook

Een schermlezer gebruiken om tabellen te maken in Access-bureaubladdatabases

Een schermlezer gebruiken om een query te maken in Access-bureaubladdatabases

Een schermlezer gebruiken om een formulier te maken in Access-bureaubladdatabases

Een schermlezer gebruiken om een Access-tabel te exporteren naar een tekstbestand

Sneltoetsen voor Access

Uw apparaat instellen voor gebruik met toegankelijkheid in Microsoft 365

Technische ondersteuning voor klanten met een handicap

Microsoft wil een optimale ervaring bieden voor al onze klanten. Als u een beperking hebt of als u vragen hebt met betrekking tot toegankelijkheid, kunt u voor technische hulp contact opnemen met Microsoft Disability Answer Desk. Het Disability Answer Desk-ondersteuningsteam is opgeleid in het gebruik van verschillende veelgebruikte hulptechnieken en kan assistentie verlenen in de Engelse, Spaanse, Franse en Amerikaanse gebarentaal. Ga naar de site van Microsoft Disability Answer Desk voor de contactgegevens voor uw regio.

Als u een commerciële of bedrijfsmatige gebruiker bent of werkt voor een overheidsinstantie, neemt u contact op met de Disability Answer Desk voor ondernemers.