Opmerking: Microsoft Access biedt geen ondersteuning voor het importeren van Excel-gegevens met een toegepast vertrouwelijkheidslabel. Als tijdelijke oplossing kunt u het label verwijderen voordat u het importeert en het label vervolgens opnieuw toepassen na het importeren. Zie Vertrouwelijkheidslabels toepassen op uw bestanden en e-mail in Office voor meer informatie.
U kunt op veel verschillende manieren gegevens van een Excel-werkmap naar Access-databases overbrengen. U kunt gegevens van een geopend werkblad kopiëren en in een Access-gegevensblad plakken, een werkblad importeren in een nieuwe of bestaande tabel of een koppeling maken met een werkblad vanuit een Access-database.
In dit onderwerp wordt gedetailleerd uitgelegd hoe u Excel-gegevens vanuit Access-bureaubladdatabases kunt importeren of koppelen.
Wat wilt u doen?
Meer te weten komen over het importeren van gegevens uit Excel
Als u sommige of alle gegevens uit een of meer Excel-werkbladen wilt opslaan in Access, kunt u de inhoud van het werkblad in een nieuwe of bestaande Access-database importeren. Wanneer u gegevens importeert, wordt er door Access een kopie van de gegevens in een nieuwe of bestaande tabel gemaakt zonder het Excel-bronbestand te wijzigen.
Gebruikelijke scenario's voor het importeren van Excel-gegevens in Access
-
U bent een ervaren gebruiker van Excel, maar u wilt voortaan ook in Access met de gegevens kunnen werken. Hiervoor is het noodzakelijk dat de gegevens in de Excel-werkbladen worden overgebracht naar een of meer nieuwe Access-databases.
-
Uw afdeling of werkgroep gebruikt Access maar zo nu en dan ontvangt u gegevens in Excel-indeling die moeten worden samengevoegd met de Access-databases. U wilt deze Excel-werkbladen meteen na ontvangst in de database importeren.
-
U gebruikt Access voor het beheer van uw gegevens, maar u ontvangt de wekelijkse rapporten van de overige teamleden in de vorm van een Excel-werkmap. U wilt het importproces efficiënter laten verlopen zodat u er zeker van kunt zijn dat de gegevens elke week op een bepaalde tijd in de database worden geïmporteerd.
Houd rekening met de volgende punten als dit de eerste keer is dat u gegevens uit Excel importeert
-
U kunt een Excel-werkmap niet als een Access-database opslaan. Excel heeft geen functie waarmee van Excel-gegevens een Access-database kan worden gemaakt.
-
Als u een Excel-werkmap opent in Access (wijzig in het dialoogvenster Bestand openen de waarde in de keuzelijst Bestandstype in Microsoft Office Excel-bestanden en selecteer het gewenste bestand), wordt er in Access een koppeling naar de werkmap gemaakt, maar worden de gegevens niet geïmporteerd. Het maken van een koppeling naar een werkmap is iets heel anders dan het importeren van een werkblad in een database. Raadpleeg voor meer informatie over het koppelen van gegevens de paragraaf Koppelen naar gegevens in Excel, verderop in dit artikel.
Gegevens importeren uit Excel
In de stappen in dit gedeelte wordt uitgelegd hoe u een importbewerking voorbereidt en uitvoert en hoe u de importinstellingen opslaat als een specificatie die u later weer kunt gebruiken. Houd er tijdens het werk rekening mee dat u gegevens uit slechts één werkblad tegelijk kunt importeren. U kunt niet alle gegevens uit een geheel werkmap tegelijk importeren.
Het werkblad voorbereiden
-
Zoek het bronbestand op en selecteer het werkblad dat de gegevens bevat die u in Access wilt importeren. Als u alleen een gedeelte van een werkblad wilt importeren, kunt u een benoemd bereik opgeven dat alleen de cellen bevat die u wilt importeren.
Een benoemd bereik definiëren (optioneel)-
Ga naar Excel en open het werkblad dat de gegevens bevat die u wilt importeren.
-
Selecteer de cellen die de gegevens bevatten die u wilt importeren.
-
Klik met de rechtermuisknop in het geselecteerde bereik en klik vervolgens op Een bereik benoemen of Naam bepalen.
-
Typ in het dialoogvenster Nieuwe naam een naam voor het bereik in het vak Naam en klik op OK.
U kunt tijdens een importbewerking slechts één werkblad tegelijk importeren. Als u gegevens uit meerdere werkbladen wilt importeren, moet u de importbewerking voor elk werkblad herhalen.
-
-
Controleer de brongegevens en voer eventueel de bijbehorende acties uit die in deze tabel staan beschreven.
Element
Beschrijving
Aantal kolommen
U mag niet meer dan 255 bronkolommen importeren omdat er maximaal 255 velden in een tabel worden ondersteund.
Kolommen en rijen overslaan
Het is een goede gewoonte om alleen de rijen en kolommen die u wilt importeren op te nemen in het bronwerkblad of het benoemd bereik.
Rijen U kunt tijdens het importeren geen rijen filteren of overslaan.
Kolommen U kunt tijdens het importeren geen kolommen overslaan als u de gegevens aan een bestaande tabel wilt toevoegen.
Tabelindeling
Controleer of de cellen een tabelindeling hebben. Indien het werkblad of het benoemde bereik samengevoegde cellen bevat, wordt de inhoud van de cel in het veld geplaatst dat correspondeert met de meest linkse kolom en worden de andere velden leeg gelaten.
Lege kolommen, rijen en cellen
Verwijder alle overbodige lege kolommen en lege rijen in het werkblad of in het bereik. Als het werkblad of het bereik lege cellen bevat, probeert u de ontbrekende gegevens toe te voegen. Als u de records wilt toevoegen aan een bestaande tabel, controleert u of het corresponderende veld in de tabel null-waarden (ontbrekende of onbekende waarden) accepteert. Een veld accepteert null-waarden indien de veldeigenschap Vereist is ingesteld op Nee en het plaatsen van null-waarden niet wordt verhinderd door de instelling van de eigenschap ValidationRule.
Foutwaarden
Indien een of meer cellen in het werkblad of in het bereik foutwaarden bevatten, bijvoorbeeld #GETAL of #DEEL, moet u deze corrigeren voordat u de importbewerking start. Als een bronwerkblad of bronbereik een foutwaarde bevat, wordt er in Access een null-waarde in het corresponderende veld in de tabel geplaatst. Zie het gedeelte Problemen met ontbrekende of onjuiste waarden oplossen verderop in dit artikel voor meer informatie over het corrigeren van deze fouten.
Gegevenstype
U kunt fouten tijdens het importeren voorkomen door te controleren of alle rijen in een bronkolom hetzelfde type gegevens bevatten. In Access wordt aan de hand van de eerste acht bronrijen het gegevenstype van de velden in de tabel bepaald. Het is raadzaam ervoor te zorgen dat de eerste acht bronrijen in een kolom geen waarden van verschillende gegevenstypen bevatten. Anders wijst Access mogelijk niet het juiste type gegevens toe aan de kolom.
Het is ook een goede gewoonte om elke bronkolom in Excel op te maken en een specifieke gegevensindeling toe te wijzen aan elke kolom voordat u de importbewerking start. Opmaak wordt ten zeerste aanbevolen als een kolom waarden van verschillende gegevenstypen bevat. De kolom FlightNo in een werkblad kan bijvoorbeeld numerieke en tekstwaarden bevatten, zoals 871, AA90 en 171. Ga als volgt te werk om ontbrekende of onjuiste waarden te voorkomen:
-
Klik met de rechtermuisknop op de kolomkop en klik vervolgens op Celeigenschappen.
-
Selecteer op het tabblad Getal, onder Categorie een notatie. Voor de kolom FlightNo kiest u waarschijnlijk Tekst.
-
Klik op OK.
Indien de bronkolommen zijn ingedeeld, maar de rijen ná de achtste rij nog steeds gemengde waarden bevatten, kunnen er tijdens de importbewerking waarden worden overgeslagen of waarden onjuist worden geconverteerd. Raadpleeg de sectie Problemen met ontbrekende of onjuiste waarden oplossen voor meer informatie.
Eerste rij
Als de eerste rij in het werkblad of benoemd bereik de namen van de kolommen bevat, kunt u opgeven dat de gegevens in de eerste rij tijdens het importeren als veldnamen moeten worden behandeld. Als het bronwerkblad of bronbereik geen namen bevat, is het een goed idee om deze toe te voegen aan de bron voordat de importbewerking wordt gestart.
Opmerking: Als u de gegevens aan een bestaande tabel wilt toevoegen, controleert u of de naam van elke kolom exact overeenkomt met de naam van het corresponderende veld. De importbewerking mislukt als de naam van een kolom niet overeenkomt met de naam van het corresponderende veld in de tabel. U kunt de namen van de velden weergeven door de tabel te openen in de ontwerpweergave in Access.
-
-
Sluit de bronwerkmap als deze is geopend. Als het bronbestand open blijft tijdens het importeren, kunnen er conversiefouten in de gegevens ontstaan.
De doeldatabase voorbereiden
-
Open de Access-database waarin u de geïmporteerde gegevens wilt opslaan. Controleer of de database niet alleen-lezen is en of u over de vereiste machtigingen beschikt om wijzigingen in de database aan te brengen.
-of-
Maak een lege database als u de gegevens niet in een van de bestaande databases wilt opslaan. U doet dit als volgt:
Klik op het tabblad Bestand, klik op Nieuw en klik vervolgens op Lege database.
-
Bepaal voordat u de importbewerking start of u de gegevens wilt opslaan in een nieuwe of in een bestaande tabel.
Een nieuwe tabel maken Als u de gegevens in een nieuwe tabel wilt opslaan, wordt er in Access een tabel gemaakt en worden de geïmporteerde gegevens aan deze tabel toegevoegd. Als er al een tabel is met de opgegeven naam, wordt de inhoud van de tabel overschreven met de geïmporteerde gegevens.
Toevoegen aan een bestaande tabel Als u de gegevens aan een bestaande tabel wilt toevoegen, worden de rijen in het Excel-bestand aan de opgegeven tabel toegevoegd.
Tijdens het toevoegen van gegevens ontstaan de meeste fouten doordat de brongegevens niet overeenkomen met de structuur en de veldinstellingen van de doeltabel. U kunt dit voorkomen door de doeltabel in de ontwerpweergave te openen en de volgende punten te controleren:
-
Eerste rij Als de eerste rij van het bronwerkblad of benoemde bereik geen kolomkoppen bevat, controleert u of de positie en het gegevenstype van elke kolom in het bronwerkblad overeenkomt met die van het corresponderende veld in de tabel. Als de eerste rij wel kolomkoppen bevat, hoeft de volgorde van de kolommen en velden niet overeen te komen, maar moeten de naam en het gegevenstype van elke kolom exact gelijk zijn aan die van het corresponderende veld.
-
Ontbrekende of extra velden Als er een of meer velden in het bronwerkblad ontbreken in de doeltabel, moet u deze toevoegen voordat u de importbewerking start. Als de tabel echter velden bevat die niet voorkomen in de bron, hoeft u deze velden niet uit de tabel te verwijderen indien ze null-waarden accepteren.
Tip: Een veld accepteert null-waarden indien de eigenschap Vereist is ingesteld op Nee en het plaatsen van null-waarden niet wordt verhinderd door de instelling van de eigenschap Validatieregel.
-
Primaire sleutel Indien de tabel een primair-sleutelveld bevat, moet het bronwerkblad of bronbereik een kolom met waarden bevatten die compatibel zijn met het primaire-sleutelveld en moeten de geïmporteerde sleutelwaarden uniek zijn. Indien een geïmporteerde record een primaire-sleutelwaarde bevat die al bestaat in de doeltabel, wordt er tijdens het importeren een foutbericht weergegeven.
-
Geïndexeerde velden Indien de eigenschap Geïndexeerd van een veld in de tabel is ingesteld op Ja (geen duplicaten), moet de corresponderende kolom in het bronwerkblad of bronbereik unieke waarden bevatten.
Ga naar de volgende stappen om de importbewerking uit te voeren.
-
De importbewerking starten
-
De locatie van de wizard Importeren/Koppelen verschilt enigszins, afhankelijk van uw versie van Access. Kies de stappen die overeenkomen met uw Access-versie:
-
Als u de meest recente versie van de Microsoft 365, Access 2021 of Access 2019 gebruikt, klikt u op het tabblad Externe gegevens in de groep Koppeling importeren & op Nieuwe gegevensbron > Uit bestand > Excel.
-
Als u Access 2016 gebruikt, klikt u op het tabblad Externe gegevens in de groep Importeren & koppeling op Excel.
Opmerking: Het tabblad Externe gegevens is alleen beschikbaar als er een database open is.
-
-
Geef in het dialoogvenster Externe gegevens ophalen - Excel-werkblad in het veld Bestandsnaam de naam van het Excel-bestand op dat de gegevens bevat die u wilt importeren.
-of-
Klik op Bladeren en gebruik het dialoogvenster Bestand openen om het bestand te zoeken dat u wilt importeren.
-
Geef op hoe u de geïmporteerde gegevens wilt opslaan.
Als u de gegevens in een nieuwe tabel wilt opslaan, selecteert u De brongegevens importeren in een nieuwe tabel in de huidige database. U wordt later gevraagd een naam voor deze tabel op te geven.
Als u de gegevens aan een bestaande tabel wilt toevoegen, selecteert u Een kopie van de records toevoegen aan de tabel en selecteert u een tabel in de vervolgkeuzelijst. Deze optie is niet beschikbaar als de database geen tabellen bevat.
Zie de sectie Koppelen aan gegevens in Excel verderop in dit artikel als u een koppeling naar de gegevensbron wilt maken door middel van een gekoppelde tabel.
-
Klik op OK.
De wizard Werkblad importeren wordt gestart en u wordt door de stappen van het importproces geleid. Voer de volgende serie stappen uit.
De wizard Werkblad importeren
-
Selecteer op de eerste pagina van de wizard het werkblad dat de gegevens bevat die u wilt importeren, en klik op Volgende.
-
Klik op de tweede pagina van de wizard op Werkbladen weergeven of Benoemde bereiken weergeven, selecteer het werkblad of het benoemde bereik dat u wilt importeren en klik op Volgende.
-
Als de eerste rij van het bronwerkblad of bronbereik de veldnamen bevat, selecteert u Kolomkoppen in eerste rij en klikt u op Volgende.
Als u de gegevens in een nieuwe tabel importeert, worden deze kolomkoppen gebruikt om de velden in de tabel een naam te geven. U kunt deze namen tijdens of na het importeren wijzigen. Als u de gegevens aan een bestaande tabel toevoegt, controleert u of de kolomkoppen in het bronwerkblad exact overeenkomen met de namen van de velden in de doeltabel.
Ga verder met stap 6 als u gegevens aan een bestaande tabel toevoegt. Als u de gegevens aan een nieuwe tabel toevoegt, volgt u de resterende stappen.
-
U wordt gevraagd de veldeigenschappen te controleren. Klik op een kolom in de onderste helft van de pagina om de eigenschappen van het corresponderende veld weer te geven. Ga eventueel op een van de volgende manieren te werk:
-
Controleer en wijzig desgewenst de naam en het gegevenstype van het doelveld.
De eerste acht rijen in iedere kolom worden door Access gecontroleerd zodat er een gegevenstype voor het corresponderende veld kan worden gesuggereerd. Indien de kolom in het werkblad verschillende soorten waarden bevat, bijvoorbeeld tekst en getallen, wordt een gegevenstype gesuggereerd dat compatibel is met alle waarden in de kolom, meestal het gegevenstype Tekst. U hebt de mogelijkheid om een ander gegevenstype te kiezen, maar u moet er rekening mee houden dat waarden die niet compatibel zijn met het gekozen gegevenstype, tijdens het importeren worden genegeerd of onjuist worden geconverteerd. Zie het gedeelte Problemen met ontbrekende of onjuiste waarden oplossen verderop in dit artikel voor meer informatie over het corrigeren van ontbrekende of onjuiste waarden.
-
Als u een index voor een veld wilt maken, stelt u de eigenschap Geïndexeerd in op Ja.
-
Als u een complete bronkolom wilt overslaan, schakelt u het selectievakje Veld niet importeren (Overslaan) in.
Klik op Volgende nadat u de gewenste opties hebt geselecteerd.
-
-
Geef in het volgende scherm een primaire sleutel voor de tabel op. Als u Primaire sleutel in Access laten toevoegen selecteert, wordt in Access een AutoNummering-veld toegevoegd als het eerste veld in de doeltabel en wordt dit veld automatisch gevuld met unieke id-waarden, te beginnen met 1. Klik op Volgende.
-
Geef in het laatste scherm van de wizard een naam voor de doeltabel op. Typ een naam voor de tabel in het vak Importeren in tabel. Als de tabel al bestaat, wordt u gevraagd of u de bestaande inhoud van de tabel wilt overschrijven. Klik op Ja als u wilt doorgaan en op Nee als u een andere naam voor de doeltabel wilt opgeven en klik vervolgens op Voltooien om de gegevens te importeren.
Als access sommige of alle gegevens kan importeren, wordt in de wizard een pagina weergegeven waarop de status van de importbewerking wordt weergegeven. Bovendien kunt u de details van de bewerking opslaan voor toekomstig gebruik als een specificatie. Als de bewerking echter volledig is mislukt, wordt in Access het bericht Een fout opgetreden bij het importeren van het bestand weergegeven.
-
Klik op Ja om de details van de bewerking voor toekomstig gebruik op te slaan. Het opslaan van de details is handig als u dezelfde bewerking op een later tijdstip wilt herhalen zonder alle stappen van de wizard opnieuw uit te voeren.
Zie Details van een import- of exportbewerking als specificatie opslaan voor meer informatie over hoe u de specificatiedetails kunt opslaan.
Zie Een opgeslagen import- of exportbewerking uitvoeren voor meer informatie over het uitvoeren van de opgeslagen import- of koppelingsspecificaties.
Zie Een import- of exportspecificatie plannen voor meer informatie over het plannen van het uitvoeren van import- en koppelingsspecificaties op bepaalde momenten.
Problemen met ontbrekende of onjuiste waarden oplossen
Als u het bericht Er is een fout opgetreden bij het importeren van het bestand, is de importbewerking volledig mislukt. Als de importbewerking daarentegen een dialoogvenster weergeeft waarin u wordt gevraagd de details van de bewerking op te slaan, kon de bewerking alle of een deel van de gegevens importeren. Het statusbericht vermeldt ook de naam van de foutentabel die de beschrijving bevat van eventuele fouten die tijdens de importbewerking zijn opgetreden.
Belangrijk: Houd er rekening mee dat ook wanneer het statusbericht aangeeft dat de bewerking geslaagd is, de inhoud en structuur van de tabel moeten worden gecontroleerd om er zeker van te zijn dat alles er correct uitziet voordat u de tabel gaat gebruiken.
-
Open de doeltabel in de gegevensbladweergave om te zien of alle gegevens aan de tabel zijn toegevoegd.
-
Open de tabel in de ontwerpweergave om het gegevenstype en andere eigenschapinstellingen van de velden te controleren.
In de volgende tabel worden de stappen beschreven die u kunt uitvoeren om ontbrekende of onjuiste waarden te corrigeren.
Tip: Als u tijdens het oplossen van problemen ontdekt dat er slechts enkele waarden ontbreken, kunt u deze handmatig toevoegen aan de tabel. Als u echter ziet dat complete kolommen of een groot aantal waarden ontbreken of niet correct zijn geïmporteerd, kunt u het probleem beter in het bronbestand corrigeren. Herhaal de importbewerking nadat u alle bekende problemen hebt gecorrigeerd.
Probleem |
Oplossing |
||||||||||||
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Grafische elementen |
Grafische elementen, zoals logo's, grafieken en afbeeldingen kunnen niet worden geïmporteerd. U kunt deze elementen na voltooiing van de importbewerking handmatig aan de database toevoegen. |
||||||||||||
Berekende waarden |
De resultaten van berekende kolommen of cellen worden wel geïmporteerd, maar de onderliggende formule niet. Tijdens het importeren kunt u een gegevenstype opgeven dat compatibel is met de resultaten van de formule, bijvoorbeeld Getal. |
||||||||||||
WAAR of ONWAAR en de waarden -1 of 0 |
Indien het bronwerkblad of het bronbereik een kolom bevat met alleen de waarden WAAR of ONWAAR, wordt er een Ja/nee-veld voor de kolom gemaakt en worden de waarden -1- of 0 in het veld geplaatst. Indien het bronwerkblad of het bronbereik echter een kolom bevat met alleen de waarden -1 of 0, wordt er standaard een numeriek veld voor de kolom gemaakt. U kunt tijdens het importeren het gegevenstype van het veld wijzigen in Ja/nee om dit probleem te voorkomen. |
||||||||||||
Velden met meerdere waarden |
Tijdens het importeren van gegevens in een nieuwe tabel of het toevoegen van gegevens aan een bestaande tabel, wordt er geen ondersteuning gegeven voor meerdere waarden in een veld, ook niet als de bronkolom een lijst met door puntkomma's (;) gescheiden waarden bevat. De lijst met waarden wordt als één waarde behandeld en in een tekstveld geplaatst. |
||||||||||||
Afgekapte gegevens |
Indien gegevens afgekapt worden weergegeven in een kolom in de Access-tabel, kunt u proberen de kolom breder te maken in de gegevensbladweergave. Als u hiermee het probleem niet kunt oplossen, zijn de gegevens in de numerieke kolom in Excel te groot voor de lengte van het doelveld in Access. De eigenschap Veldlengte van het doelveld kan bijvoorbeeld zijn ingesteld op Byte in een Access-database terwijl de brongegevens een waarde bevatten die groter is dan 255. Corrigeer de waarden in het bronbestand en voer de importbewerking opnieuw uit. |
||||||||||||
Notatie |
Mogelijk moet u in de ontwerpweergave de eigenschap Format van bepaalde velden instellen, zodat u er zeker van bent dat de waarden correct worden weergegeven in de gegevensbladweergave. Bijvoorbeeld:
Opmerking: Indien het bronwerkblad tekst met opmaak bevat, zoals vetgedrukte, onderstreepte of cursieve tekst, wordt de tekst wel geïmporteerd maar gaat de opmaak verloren. |
||||||||||||
Dubbele waarden (sleutelconflict) |
De records die u importeert, bevatten mogelijk dubbele waarden die niet kunnen worden opgeslagen in het primaire-sleutelveld van de doeltabel of in een veld waarvan de eigenschap Geïndexeerd is ingesteld op Ja (geen duplicaten). Verwijder de dubbele waarden in het bronbestand en voer de importbewerking opnieuw uit. |
||||||||||||
Datumwaarden die 4 jaar verschillen |
De datumvelden die uit een Excel-werkblad worden geïmporteerd, verschillen vier jaar. Excel voor Windows kan twee datumsystemen gebruiken:
U kunt het datumsysteem instellen in Excel Options: File > Options > Advanced > Use 1904 date system. Opmerking Als u importeert uit een .xlsb-werkmap, wordt altijd het datumsysteem 1900 gebruikt, ongeacht de datumsysteeminstelling. Wijzig het datumsysteem van de Excel-werkmap voordat u de gegevens importeert of voer na het importeren van de gegevens een bijwerkquery met de expressie [naam datumveld] + 1462 uit om de datums te corrigeren. Excel voor de Macintosh maakt alleen gebruik van het datumsysteem 1904. |
||||||||||||
Null-waarden |
Mogelijk ziet u aan het einde van de importbewerking een foutbericht over gegevens die tijdens de bewerking zijn verwijderd of verloren zijn gegaan, of wanneer u de tabel opent in de gegevensbladweergave, ziet u mogelijk dat sommige veldwaarden leeg zijn. Als de bronkolommen in Excel niet zijn opgemaakt of als de eerste acht bronrijen waarden van verschillende gegevenstypen bevatten, opent u het bronwerkblad en gaat u als volgt te werk:
De vorige stappen kunnen bijdragen aan het verlagen van het aantal null-waarden. In de volgende tabel worden situaties beschreven waarin nog steeds null-waarden worden weergegeven:
|
||||||||||||
Datumwaarden zijn vervangen door numerieke waarden |
In de volgende situaties worden er schijnbaar willekeurige vijfcijferige getallen weergegeven in plaats van de werkelijke datumwaarden:
|
||||||||||||
Numerieke waarden zijn vervangen door datumwaarden |
In de volgende situaties worden er schijnbaar willekeurige datumwaarden weergegeven in plaats van de werkelijke numerieke waarden:
U kunt dit voorkomen door in de bronkolom de numerieke waarden te vervangen door datumwaarden en vervolgens de importbewerking opnieuw uit te voeren. |
Daarnaast kunt u de foutenlogboektabel (wordt vermeld op de laatste pagina van de wizard) in de gegevensbladweergave raadplegen. De tabel heeft drie velden: Fout, Veld en Rij. Elke rij bevat informatie over een specifieke fout, en de inhoud van het veld Fout kan u helpen bij het oplossen van het probleem.
Foutberichten en suggesties voor probleemoplossing
Fout |
Beschrijving |
---|---|
Veld afgekapt |
Het bestand bevat een waarde die te lang is voor de instelling van de eigenschap Veldlengte van dat veld. |
Typeconversiefout |
Het werkblad bevat een waarde die niet overeenkomt met het gegevenstype van dat veld. De waarde ontbreekt of wordt onjuist weergegeven in het doelveld. Zie de vorige tabel voor meer informatie over het oplossen van dit probleem. |
Sleutelconflict |
De primaire-sleutelwaarde van deze record is een dubbele waarde die al in de tabel voorkomt. |
Validatieregelfout |
Een bepaalde waarde in het bestand voldoet niet aan de eigenschap Validatieregel die is ingesteld voor dat veld of de tabel. |
Null in vereist veld |
In dit veld is geen null-waarde toegestaan, omdat de eigenschap Vereist van dit veld is ingesteld op Ja. |
Null-waarde in veld met het gegevenstype AutoNummering |
De gegevens die u importeert, bevatten een Null-waarde die u probeert toe te voegen aan een veld met het gegevenstype AutoNummering. |
Onverdeelbare record |
Een bepaalde tekstwaarde bevat het tekstscheidingsteken (meestal dubbele aanhalingstekens). Als het scheidingsteken voorkomt in een waarde, moet dit teken in het tekstbestand tweemaal voorkomen, bijvoorbeeld: Diameter van 4 1/2"" |
Koppelen naar gegevens in Excel
Door een Access-database te koppelen aan gegevens in een ander programma, kunt u de query- en rapportageprogramma's van Access gebruiken zonder dat u een kopie van de Excel-gegevens in de database hoeft te onderhouden.
Wanneer u een koppeling naar een Excel-werkblad of een benoemd bereik maakt, wordt in Access een nieuwe tabel gemaakt die is gekoppeld aan de broncellen. Alle wijzigingen die u aanbrengt in de broncellen in Excel, worden weergegeven in de gekoppelde tabel. U kunt de inhoud van de corresponderende tabel in Access echter niet bewerken. Als u gegevens wilt toevoegen, bewerken of verwijderen, moet u deze wijzigingen aanbrengen in het bronbestand.
Gebruikelijke scenario's voor het maken van een koppeling naar een Excel-werkblad vanuit Access
Meestal koppelt u een Excel-werkblad (in plaats van dit te importeren) om de volgende redenen:
-
U wilt uw gegevens in Excel-werkbladen blijven opslaan, maar wel gebruik kunnen maken van de krachtige query- en rapportagefuncties van Access.
-
Uw afdeling of werkgroep werkt met Access, maar de benodigde gegevens uit externe bronnen worden in Excel aangeleverd. U wilt geen kopieën van externe gegevens onderhouden, maar u wilt wel met deze gegevens kunnen werken in Access.
Houd rekening met de volgende punten als dit de eerste keer is dat u een koppeling naar een Excel-werkblad maakt
-
U kunt vanuit Excel geen koppeling naar een Access-database maken.
-
Wanneer u een koppeling naar een Excel-bestand maakt, wordt er in Access een nieuwe tabel gemaakt die vaak een gekoppelde tabel wordt genoemd. In de tabel worden de gegevens in het bronwerkblad of het benoemd bereik weergegeven, maar de gegevens worden niet daadwerkelijk in de database opgeslagen.
-
U kunt Excel-gegevens niet koppelen aan een bestaande tabel in de database. Dit betekent dat u geen gegevens aan een bestaande tabel kunt toevoegen door middel van een koppelingsbewerking.
-
Een database kan meerdere gekoppelde tabellen bevatten.
-
Eventuele wijzigingen die u aanbrengt in de gegevens in Excel worden automatisch doorgevoerd in de gekoppelde tabel. De inhoud en structuur van een gekoppelde tabel heeft echter het kenmerk alleen-lezen in Access.
-
Als u een Excel-werkmap opent in Access (wijzig in het dialoogvenster Bestand openen de waarde in de vervolgkeuzelijst Bestandstype in Microsoft Office Excel en selecteer het gewenste bestand), wordt er in Access een lege database gemaakt en wordt de wizard Werkblad koppelen automatisch gestart.
De Excel-gegevens voorbereiden
-
Zoek het Excel-bestand en het werkblad of het bereik op waarin de gegevens zich bevinden waarmee u een koppeling tot stand wilt brengen. Als u geen koppeling naar het hele werkblad wilt maken, kunt u een benoemd bereik opgeven dat alleen de cellen bevat waaraan u wilt koppelen.
Een benoemd bereik maken in Excel (optioneel – handig als u alleen een koppeling wilt maken naar een deel van de werkbladgegevens)-
Ga naar Excel en geef het werkblad weer waarin u een benoemd bereik wilt definiëren.
-
Selecteer de cellen die de gegevens bevatten waarnaar u een koppeling wilt maken.
-
Klik met de rechtermuisknop in het geselecteerde bereik en klik op Een bereik benoemen of Naam bepalen.
-
Typ in het dialoogvenster Nieuwe naam een naam voor het bereik in het vak Naam en klik op OK.
U kunt met een koppelingsbewerking slechts een koppeling naar één werkblad of één bereik tot stand brengen. Als u wilt koppelen naar gegevens die zich op verschillende plaatsen bevinden, moet u de koppelingsbewerking voor elk werkblad of elk bereik herhalen.
-
-
Controleer de brongegevens en onderneem eventueel actie op basis van de aanwijzingen in de volgende tabel:
Element
Beschrijving
Tabelindeling
Controleer of de cellen een tabelindeling hebben. Indien het bereik samengevoegde cellen bevat, wordt de inhoud van de cel in het veld geplaatst dat correspondeert met de meest linkse kolom en worden de andere velden leeg gelaten.
Kolommen en rijen overslaan
U kunt geen bronkolommen of -rijen overslaan tijdens de koppelingsbewerking. U kunt echter wel velden verbergen en records filteren door de gekoppelde tabel te openen in de gegevensbladweergave nadat u de gegevens in Access hebt geïmporteerd.
Aantal kolommen
U mag niet meer dan 255 bronkolommen importeren omdat er maximaal 255 velden in een tabel worden ondersteund.
Lege kolommen, rijen en cellen
Verwijder alle overbodige lege kolommen en lege rijen in het werkblad of in het bereik. Als er lege cellen zijn, probeer dan de ontbrekende gegevens toe te voegen.
Foutwaarden
Indien een of meer cellen in een werkblad of bereik foutwaarden bevatten, moet u deze corrigeren voordat u de koppelingsbewerking start. Als een bronwerkblad of bronbereik foutwaarden bevat, wordt er in Access een null-waarde in de corresponderende velden in de tabel geplaatst.
Gegevenstype
U kunt het gegevenstype of de grootte van de velden in de gekoppelde tabel niet wijzigen. Controleer voordat u de koppelingsbewerking start of elke kolom gegevens van een specifiek type bevat.
U wordt ten zeerste aangeraden een kolom op te maken als deze waarden van verschillende gegevenstypen bevat. De kolom FlightNo in een werkblad kan bijvoorbeeld numerieke en tekstwaarden bevatten, zoals 871, AA90 en 171. Ga als volgt te werk om ontbrekende of onjuiste waarden te voorkomen:
-
Klik met de rechtermuisknop op de kolom en klik op Celeigenschappen.
-
Selecteer op het tabblad Getal, onder Categorie een notatie.
-
Klik op OK.
Eerste rij
Als de eerste rij in het werkblad of benoemd bereik de namen van de kolommen bevat, kunt u opgeven dat de gegevens in de eerste rij tijdens het koppelen als veldnamen moeten worden behandeld. Indien het werkblad geen kolomnamen bevat of indien een bepaalde kolom niet voldoet aan de regels voor naamgeving van velden in Access, wordt er aan elk corresponderend veld een geldige naam toegewezen.
-
-
Sluit het bronbestand indien het geopend is.
De doeldatabase voorbereiden
-
Open de database waarin u de koppeling wilt maken. Controleer of de database niet alleen-lezen is en of u over de vereiste machtigingen beschikt om wijzigingen uit te voeren.
-
Maak als volgt een lege database als u de koppeling niet in een van de bestaande databases wilt opslaan: Klik op het tabblad Bestand, klik op Nieuw en klik vervolgens op Lege database.
U bent nu klaar om de koppelingsbewerking te starten.
De koppeling maken
-
De locatie van de wizard Importeren/Koppelen verschilt enigszins, afhankelijk van uw versie van Access. Kies de stappen die overeenkomen met uw Access-versie:
-
Als u de meest recente versie van de Microsoft 365 abonnementsversie van Access, Access 2021 of Access 2019 gebruikt, klikt u op het tabblad Externe gegevens in de groep Importeren & koppeling op Nieuwe gegevensbron > Van bestand > Excel.
-
Als u Access 2016 of Access 2013 gebruikt, klikt u op het tabblad Externe gegevens in de groep Importeren & koppeling op Excel.
Opmerking: Het tabblad Externe gegevens is alleen beschikbaar als er een database geopend is.
-
-
Geef in het dialoogvenster Externe gegevens ophalen - Excel-werkblad in het vak Bestandsnaam de naam van het Excel-bronbestand op.
-
Selecteer Koppelen aan de gegevensbron door een gekoppelde tabel aan te maken en klik vervolgens op OK.
De wizard Werkblad koppelen wordt gestart en u wordt begeleid bij het uitvoeren van de stappen van het koppelingsproces.
-
Selecteer op de eerste pagina van de wizard een werkblad of benoemd bereik en klik op Volgende.
-
Als de eerste rij van het bronwerkblad of het bronbereik de veldnamen bevat, selecteert u Kolomkoppen in eerste rij. Deze kolomkoppen worden gebruikt als naam voor de velden in de tabel. Indien een kolomnaam bepaalde speciale tekens bevat, kan deze niet worden gebruikt als veldnaam in Access. In dit geval wordt er een foutbericht weergegeven met de tekst dat er een geldige naam aan het veld wordt toegewezen. Klik op OK om door te gaan
-
Geef op de laatste pagina van de wizard een naam op voor de gekoppelde tabel en klik op Voltooien. Als er al een tabel is met de opgegeven naam, wordt u gevraagd of u het bestaande bestand of de bestaande query wilt overschrijven. Klik op Ja als u het bestand of de query wilt overschrijven of op Nee als u een andere naam wilt opgeven.
Het maken van de gekoppelde tabel wordt gestart. Als de bewerking is voltooid, wordt het bericht De tabel is gekoppeld weergegeven. Open de gekoppelde tabel en controleer de velden en gegevens om er zeker van te zijn dat alle velden de juiste gegevens bevatten.
Als u foutwaarden of onjuiste gegevens ziet, controleert u of er problemen met de brongegevens zijn. Raadpleeg de volgende sectie voor meer informatie over het oplossen van problemen met foutwaarden of onjuiste waarden.
Problemen met #Getal! en andere onjuiste waarden in een gekoppelde tabel oplossen
Ook als u het bericht De tabel is gekoppeld ontvangt, moet u de tabel in de gegevensbladweergave openen om te controleren of de rijen en kolommen de juiste gegevens bevatten.
Als u ergens in de tabel fouten of onjuiste gegevens ontdekt, voert u de bijbehorende actie uit die in de volgende tabel wordt beschreven en probeert u de koppelingsbewerking opnieuw uit te voeren. Houd er rekening mee dat u geen waarden rechtstreeks aan de gekoppelde tabel kunt toevoegen omdat de tabel het kenmerk alleen-lezen heeft.
Probleem |
Oplossing |
---|---|
Grafische elementen |
U kunt in Access geen koppeling maken met grafische elementen in een Excel-werkblad, zoals logo's, grafieken en afbeeldingen. |
Notatie |
Mogelijk moet u in de ontwerpweergave de eigenschap Format van bepaalde velden instellen, zodat u er zeker van bent dat de waarden correct worden weergegeven in de gegevensbladweergave. |
Berekende waarden |
De resultaten van berekende kolommen of cellen worden wel weergegeven in het corresponderende veld, maar u kunt de formule (of expressie) niet weergeven in Access. |
Afgekapte tekstwaarden |
De breedte van de kolom vergroten in de gegevensbladweergave. Als u nog steeds niet de volledige waarde ziet, kan dit zijn omdat de waarde langer is dan 255 tekens. Access kan alleen een koppeling maken naar de eerste 255 tekens, dus u moet de gegevens importeren in plaats van er een koppeling naar te maken. |
Foutbericht overloop in numeriek veld |
De gekoppelde tabel lijkt correct te zijn, maar als u later een query uitvoert op de tabel, ziet u mogelijk een foutbericht over een overloop in een numeriek veld. Dit kan het gevolg zijn van een conflict tussen het gegevenstype van een veld in de gekoppelde tabel en het type gegevens dat in het veld is opgeslagen. |
WAAR of ONWAAR en de waarden -1 of 0 |
Indien het bronwerkblad of het bronbereik een kolom bevat met alleen de waarden WAAR of ONWAAR, wordt er in de gekoppelde tabel een Ja/nee-veld voor de kolom gemaakt. Indien het bronwerkblad of het bronbereik echter een kolom bevat met alleen de waarden -1 of 0, wordt er standaard een numeriek veld voor de kolom gemaakt en kunt u het gegevenstype van het corresponderende veld in de tabel niet wijzigen. Als u een Ja/nee-veld in de gekoppelde tabel wilt opnemen, controleert u of de bronkolom de waarden WAAR en ONWAAR bevat. |
Velden met meerdere waarden |
In Access worden meerdere waarden in een veld niet ondersteund, ook niet als de bronkolom een lijst met door puntkomma's (;) gescheiden waarden bevat. De lijst met waarden wordt als één waarde behandeld en in een tekstveld geplaatst. |
#Getal! |
In Access wordt in de volgende situaties de foutwaarde #Getal! in een veld weergegeven in plaats van de werkelijke gegevens:
Voer de volgende stappen uit om het aantal null-waarden in de tabel zo veel mogelijk te beperken:
|
Numerieke waarden in plaats van datumwaarden |
Als u een schijnbaar willekeurig vijfcijferig getal in een veld ziet, controleert u of de bronkolom voornamelijk numerieke waarden, maar tevens enkele datumwaarden bevat. Datumwaarden in numerieke kolommen worden onjuist geconverteerd naar een getal. Vervang de datumwaarden door numerieke waarden en voer de koppelingsbewerking opnieuw uit. |
Datumwaarden in plaats van numerieke waarden |
Als u een schijnbaar willekeurige datumwaarde in een veld ziet, controleert u of de bronkolom voornamelijk datumwaarden, maar tevens enkele numerieke waarden bevat. Numerieke waarden in datumkolommen worden onjuist geconverteerd naar een datum. Vervang de numerieke waarden door datumwaarden en voer de koppelingsbewerking opnieuw uit. |