Copilot-invoegtoepassingen gebruiken in Microsoft Teams-vergaderingen

Vergaderingen instellen met Copilot

Als organisator van vergaderingen kunt u bepalen hoe en of deelnemers Copilot kunnen gebruiken. Zelfs als u geen licentie hebt, hebt u de controle over Copilot voor vergaderingen die u organiseert.   

Afhankelijk van het beleid, het vertrouwelijkheidslabel en de sjablooninstellingen van uw organisatie, kunt u kiezen uit de volgende waarden voor de optie Copilot-vergadering toestaan: 

• Tijdens en na de vergadering: Transcriptie is vereist om Copilot te gebruiken. Copilot wordt gestart zodra de vergadering begint met het transcriberen. Als u Copilot selecteert in de besturingselementen van de vergadering, wordt een prompt verzonden om de transcriptie te starten om Copilot te gebruiken. Wanneer u 'start' selecteert, worden Copilot en transcriptie gestart voor de vergadering.

• Alleen tijdens de vergadering: Copilot wordt gestart zodra deze is geselecteerd in de besturingselementen voor de vergadering. Copilot gebruikt spraak-naar-tekstgegevens om inzicht te geven in wat er in de vergadering wordt gezegd. Als iemand begint met het transcriberen van de vergadering, is Copilot beschikbaar tijdens en na de vergadering voor gedeelten die zijn getranscribeerd. Nadat de vergadering is beëindigd, zijn spraak-naar-tekstgegevens en interacties met Copilot niet meer beschikbaar.

• Uit: Copilot is uitgeschakeld voor de vergadering. Opname en transcriptie zijn ook niet beschikbaar voor de vergadering om de toegang tot gevoelige informatie te voorkomen.

Inhalen wanneer je te laat bent

Als u deelneemt aan een vergadering waarbij Copilot langer dan 5 minuten nadat deze is gestart, ziet u een melding om een samenvatting te krijgen. Selecteer Copilot openen en wacht tot de samenvatting aan de rechterkant van het vergadervenster is ingevuld. 

Een effectievere vergadering hebben

Selecteer Copilot in de besturingselementen voor de vergadering om aan de slag te gaan. Selecteer Prompts weergeven onder het copilot-opstelvak en kies een van de volgende opties:

• Samenvatting van de vergadering tot nu toe.

• Actie-items noteren.

• Stel vervolgvragen voor.

• Welke vragen zijn niet opgelost?

• Verschillende perspectieven per onderwerp weergeven.

• Geef de belangrijkste items weer die we hebben besproken.

• Vergadernotities genereren.

• Hoogtepunten uit de vergaderchat.
  ​​​​​​​

U kunt copilot ook zelf vragen stellen. Hier volgen enkele ideeën:

• Waar zijn we het niet eens over dit onderwerp? 

• Hoe heeft [een deelnemer aan de vergadering] gereageerd op dit voorstel? 

• Welke vragen kan ik stellen om de vergadering vooruit te helpen? 

• Waar bevinden zich enkele gaten in het argument van [een deelnemer aan de vergadering]? 

• Maak een tabel met de besproken ideeën en hun voor- en nadelen. 

• Maak een lijst van de ideeën, inclusief feedback van mensen, van transcriptie en chat.

Een vergadering afsluiten met duidelijke volgende stappen

Copilot stuurt enkele minuten voor het geplande einde van een vergadering een prompt om deelnemers te helpen bij het afronden. Selecteer Copilot openen om een overzicht te zien van de belangrijkste discussiepunten en de volgende stappen te identificeren, inclusief taken die aan specifieke personen zijn toegewezen. U kunt Copilot ook vragen als er onopgeloste problemen of openstaande onderwerpen in de agenda zijn, of andere gerelateerde vragen die u kunnen helpen bij het afronden van de vergadering. 

Vanuit de vergaderingschat

Selecteer Copilot openen in de rechterbovenhoek van de chat. Vanaf hier biedt Copilot uitgebreide informatie en inzichten met behulp van wat is geschreven in de chat en gesproken inhoud die is vastgelegd in de transcriptie van de vergadering. Bijvoorbeeld: 'Welke ideeën zijn besproken?' resulteert in een antwoord dat zowel de ideeën bevat die hardop worden gedeeld als de ideeën die in de chat worden gedeeld. In het antwoord van Copilot wordt ook opgegeven welke bronnen zijn gebruikt om het antwoord te geven. ​

Voordat de vergadering begint, kunt u Copilot gebruiken in de chat-thread van de vergadering, net als bij elke andere chat. Zodra de transcriptie in de vergadering begint, bevat Copilot chatgegevens tot 24 uur voor de vergadering, samen met de transcriptie. Zolang de transcriptie beschikbaar is, kan Copilot zowel chat als transcriptie gebruiken als bronnen in de vergaderingschat. 

Op het tabblad Samenvatting

Copilot is ook toegankelijk via het tabblad Samenvatting in de vergaderingschat. Open Copilot om dezelfde gespreksgeschiedenis met Copilot te zien als de gespreksgeschiedenis die is geopend vanuit de vergaderingschat. Een eerdere gespreksgeschiedenis met Copilot in een terugkerende vergadering is echter niet meer beschikbaar als een latere vergadering in de reeks wordt getranscribeerd. Als de transcriptie van een getranscribeerde vergadering niet meer beschikbaar is, wordt alle vorige gespreksgeschiedenis met Copilot verwijderd.
​​​​​​​

Ga dieper in op deze suggesties voor prompts om te proberen: 

• Hoogtepunten uit de vergaderingschat.

• Welke vragen werden gesteld, beantwoord en niet opgelost?

• Wat was de stemming van de vergadering? 

• Vat samen wat mensen zeiden, op een minder technische manier. 

• Waarom zei [een deelnemer aan de vergadering] dat dit idee een goed idee was? 

• Wat was de grootste zorg voor elke deelnemer? Waar waren ze het meest enthousiast over? 

• Welke ideeën had [een deelnemer van de vergadering] die ik met het productteam kan delen? 

• Stel een e-mailbericht voor de deelnemers aan de vergadering op met een overzicht van de vergadering en de actie-items.