Prosjekttrekanten

I denne artikkelen

• Tid + penger + omfang = kvalitet

• Vit hva du ikke kan endre

• Optimalisere tidsplanen

• Optimalisere budsjettet

• Optimalisere omfanget

• Mer om prosjektstyring

Tid + penger + omfang = kvalitet

Prosjekttrekanten er også kjent som "jerntrekanten" og, mindre poetisk, "trippelbegrensningene". Uansett hva du kaller det, utgjør det det samme: Du kan ikke endre prosjektets budsjett, tidsplan eller omfang uten å påvirke minst én av de to andre delene

Noen eksempler på hvordan det fungerer:

• Hvis du vil hente inn sluttdato (tid), kan du bruke mer i ressurser (penger) for å fullføre arbeidet raskere eller kutte funksjoner (omfang), slik at det er mindre arbeid å gjøre før den nye tidsfristen.

• Hvis du vil fullføre prosjektet under budsjett (kostnad), kan du bli kvitt overtid og fullføre prosjektet senere (tid) eller kutte funksjoner (omfang).

• Hvis du vil legge til funksjoner i et produkt (omfang), kan du utvide tidsfristen for å få tid til det nye arbeidet (tid) eller legge til personer for å få det gjort raskere (kostnad). Du kan også gjøre begge deler!

Kvalitet er den fjerde delen av prosjekttrekanten. Det sitter i midten, hvor eventuelle endringer til en hvilken som helst side påvirker det.

Hvis du for eksempel er foran tidsplanen, kan det hende du kan erstatte utklipte funksjoner eller gi mer tid til eksisterende aktiviteter. Med denne ekstra tiden og omfanget kan sluttresultatet være et bedre produkt.

Ett nøkkelpunkt: Det finnes ingen universell standard for kvalitet. Kvalitet er definert i selve prosjektet for et gitt prosjekt. For enkelte bedrifter er det å holde et prosjekt på budsjettet det viktigste målet på kvalitet. For andre betyr det mer å få det til markedet i tide. En prosjektleder må vite hvordan kvalitet er definert for organisasjonen og det bestemte prosjektet.

I det forrige eksemplet kunne du ganske enkelt fullføre produktet tidlig med færre funksjoner, og få det til markedsplassen foran konkurrentene. Det kan være definisjonen av kvalitet for prosjektet i firmaet.

Til toppen av siden

Vit hva du ikke kan endre

I de fleste prosjekter er minst én side av trekanten festet på plass. Du kan ikke endre det.

Kanskje budsjettet ikke er omsettelig. (Høres kjent ut?) Eller kanskje produktet absolutt må gå på salg innen en bestemt dato. Kanskje begge er sanne.

Ofte dikteres de faste elementene i et prosjekt ovenfra prosjektlederen, men ikke alltid. Noen ganger ligger det på skuldrene dine for å avgjøre hvilket element som er viktigst for prosjektets suksess. Og du må virkelig være klar over dette for når problemer vises (og det gjør de alltid).

Når problemet oppstår på en fast side, er handlingsforløpet ofte klart. Hvis du for eksempel oppdager at en programvarefunksjon vil ta lengre tid å fullføre enn forventet, og du har signert en kontrakt som sier at du skal levere denne funksjonen (omfang), må du enten flytte sluttdatoen ut eller legge til ressurser for å fullføre den i tide.

Hvis den faste siden og problemsiden er forskjellig, må du ikke gi opp. Det er det fine med prosjekttrekanten; det er alltid plass til å gjøre endringer, for eksempel hvis prosjektet må avsluttes i tide og det har vokst i omfang, kan du fortsatt justere kostnadene ved å legge til ressurser.

Hvis alle tre sidene av trekanten sitter fast, ikke få panikk. Prosjektet kan være i trøbbel, men du vet i det minste at det er i trøbbel, og du har et godt utgangspunkt for å revurdere prosjektets mål eller kvalitetsstandarder.

Til toppen av siden

Optimalisere tidsplanen

Før eller senere står du overfor et prosjekt som er satt til å overstyre en ikke-fleksibel tidsfrist.

En sikker måte å forkorte tidsplanen på, er å forkorte kritisk linje, en serie med aktiviteter der den siste aktiviteten avsluttes på sluttdatoen for prosjektet. Hvis du endrer andre aktiviteter, forkortes kanskje ikke tidsplanen, men endring av kritiske aktiviteter vil bli endret. Hvis du vil forkorte den kritiske linjen, kan du:

• Forkort aktivitetsvarigheter (reduser omfang eller legg til ressurser).

• «Hurtigspore» tidsplanen: Overlappe aktiviteter slik at personer kan arbeide på dem samtidig (legge til ressurser). Denne taktikken brukes best nærmere begynnelsen av et prosjekt.

• «Krasj» tidsplanen: Legg til ressurser for å fullføre aktiviteter raskere (penger).

• Fjern aktiviteter (reduser omfang).

Selvfølgelig kan det å løse tidsplanen på denne måten ha dramatiske effekter på budsjettet, omfanget og kvaliteten på prosjektet.

Til toppen av siden

Optimalisere budsjettet

I de fleste prosjekter består den største delen av budsjettet av ressurskostnader: satsbaserte og faste kostnader for personer, utstyr og materialer. Å holde seg på budsjettet kan kreve svært vanskelige valg:

• Klipp ut prosjektomfanget slik at det er færre, kortere aktiviteter som trenger ressurser.

• Fjern ressurser.

• Sørg for at prisene, gebyrene og overtiden passer.

• Kontroller at ressursene passer best til jobben.

• Erstatt en dyr ressurs med en rimeligere ressurs.

Å få kostnader under kontroll kan tvinge tidsfristen ut eller kreve kutt i prosjektets omfang. Hvis du for eksempel ikke tillater overtid på aktiviteter, kan det hende at sluttdatoen er en måned senere. Eller hvis du klipper ut omfanget, kan sluttdatoen faktisk flytte inn.

Til toppen av siden

Optimalisere omfanget

Vil du vurdere å spare penger ved å gjøre en bro noen få meter kortere enn elva den strekker seg over? Selvfølgelig ikke. Noen ganger kan ikke prosjektomfanget endres, så du må utføre andre handlinger:

• Legg til ressurser for å sikre at alle aktiviteter er fullført (kostnader).

• Klipp ut aktiviteter som ikke er på den kritiske linjen, hvis det finnes noen (kostnader).

• Legg til aktiviteter eller legg til varighet i aktiviteter (kostnader).

• Utvid tidsfristen for å gi tid til alle aktiviteter med gjeldende ressursnivå (tid).

Til toppen av siden

Mer om prosjektstyring

• Gå utover Excel for prosjektstyring.

• Prosjektstyringslogg.

• Hvordan prosjektet passer inn i det store bildet.