Du kan slippe det inn – du har brukt et Microsoft Excel-regneark til å administrere prosjektene dine, og du ser egentlig ingen god grunn til å endre. Du er ikke alene.
Det er fristende å starte en prosjektplan i Excel fordi det hjelper deg med raskt å føre opp alle prosjektene dine, ordne dem slik du vil ha dem, og til og med opprette noe som ligner på en Gantt-diagramvisning. Men et regneark kommer til kort når det gjelder beregning av endringer i prosjektet.
Når du finner ut at du sjonglerer flere prosjekter, avbrutte tidsplaner og delte ressurser, blir det en overveldende oppgave å opprettholde en tidsplan i et regneark. Med den dynamiske planleggingsmotoren, verktøy for ressursadministrasjon og støtte for bedre kommunikasjon kan Microsoft Project hjelpe deg med å holde oversikten.
Hva vil du gjøre?
Dra nytte av ressursadministrasjon for hele virksomheten
Hva skjer når én enkelt ressurs tilordnes flere prosjekter når du bruker regneark til å spore prosjekter? Du må administrere ressurser utenfor prosjektplanen, enten manuelt eller med et tredjepartsprogram. Ressurser ender ofte opp utilsiktet overallokert, og du kan bruke mye tid på å prøve å planlegge arbeidet på nytt.
Ved hjelp av Microsoft Project Server kan alle prosjekter i organisasjonen trekke fra en sentral ressursutvalg for hele virksomheten. Dette gjør det mulig for prosjektledere å raskt se tilgjengelighet til en ressurs før de tilordner denne ressursen til en aktivitet.
La Project beregne effekten av datoendringer
La oss si at du har sporet et prosjekt i et regneark. Dette prosjektet har en aktivitet som ikke kan starte før et annet prosjekt produserer en bestemt leveranse. Leveransen skal etter planen gjøres 18. juni. Det er nå 25 juni, og du venter fortsatt på det. Hvor lang tid tar det å oppdatere regnearket med en ny dato for oppgaven som avhenger av leveransen? Kanskje ikke lenge hvis aktiviteten nærmer seg slutten av prosjektet, men hva om den nærmer seg begynnelsen? Og hva om prosjektet har godt over 50 aktiviteter? Over 100 aktiviteter?
Project kan hjelpe deg med raskt å justere prosjektplanen og ressurstildelingene med den dynamiske planleggingsmotoren. Den håndterer en datoendring og dens effekter sømløst, og tar høyde for alle avhengigheter, leveranser og ressurstildelinger. Ikke bare beregner den automatisk tidsplanen på nytt, men project uthever også datoene den endret, slik at du raskt kan se effekten av hvert skift i tidsplanen.
Bruk fleksible rapporteringsmetoder
Du har et uforberedt møte med lederen på ti minutter for å diskutere prosjektets status. Du vil ta med en rapport om fremdriften til prosjektet, men på så kort varsel er det beste du kan gjøre å skrive ut regnearket og håpe at alle dataene er nøyaktige. Du vil gi lederen en mer robust rapport om prosjektet, men det er bare ikke mulig på så kort varsel når du bruker et regneark.
Med Project kan du raskt generere en visuell rapport som bruker en mal som eksporterer dataene til et pivotdiagram i Microsoft Visio Professional. Du kan velge hvilke felt du vil utheve i rapporten, inkludert eventuelle egendefinerte felt som du har satt opp for prosjektet, og presentere en ren, konsis rapport for møtet med ledelsen.
Integrer med Excel
Ved å eksportere prosjektdataene til Excel kan du fortsette å bruke den kraftige regnearkfunksjonaliteten samtidig som du drar nytte av Project for å spore prosjektets tidsplan og ressurser. Du kan også importere eller bygge inn Excel-data i prosjektplanen.
