Har du noen gang forvirret en fase med en prosess? Eller en portefølje med en leveranse? Kanskje ikke, men terminologi for prosjektstyring kan være forvirrende, og denne artikkelen kan hjelpe deg med å finne ut av det.
I denne artikkelen
Få oversikten: faser, prosesser, porteføljer og produkter
Et prosjekt er ganske enkelt et sett med aktiviteter som forekommer i henhold til en tidsplan, og som produserer en slags utdata. Noen prosjekter er frittstående, uten noen relasjoner til annet arbeid som foregår i en organisasjon. På den annen side er noen prosjekter en del av større innsats, for eksempel faser, prosesser, programmer og porteføljer.
Faser
Prosjekter kan planlegges i faser, slik at flere prosjekter knyttet til det samme målet kan administreres sammen. En veldedig organisasjon har for eksempel en innsamlingsaksjon hvert år. Hvis du vil administrere alle prosjektene som er knyttet til funksjonen, grupperer de prosjektene i tre faser: Planlegging, hendelsesdag og oppfølging. Hver fase inneholder flere prosjekter.
|
Fase |
Prosjekter |
Faseutdata |
|
Planlegging |
|
Fullført dokument for arrangementsplan |
|
Hendelsesdag |
|
Hendelsen kjøres som planlagt |
|
Follow-Up |
|
Fullført post-mortem dokument |
Prosesser
Aktivitetene i to forskjellige prosjekter kan bli koblet sammen for å danne en prosess. La oss for eksempel si at du har to prosjekter: én inneholder aktivitetene som er nødvendige for å produsere et billettsystem for telefonsenteret, og det andre prosjektet inneholder aktivitetene som er nødvendige for å leie og lære opp støttepersonell for et telefonsenter.
|
Prosjekt 1 |
Prosjekt 2 |
|
Aktiviteter:
|
Aktiviteter:
|
|
Utgang: Billettsystem for telefonsenter |
Utgang: Telefonsenterstøttepersonell |
Det kombinerte settet med aktiviteter fra de to prosjektene danner en prosess for å konfigurere et telefonsenter. Prosessen har utdata fra et fullt fungerende telefonsenter.
|
Prosess |
|
Prosjekt 1-aktiviteter:
|
|
Project 2-aktiviteter:
|
|
Prosessutdata: Fullt fungerende telefonsenter |
Programmer
Et program er en gruppe prosjekter som administreres sammen, for å få mest mulig ut av sin sammenhengende status. Et byggefirma som arbeider med en ny underinndeling administrerer for eksempel hvert hus i underinndelingen som et eget prosjekt. Ved å gruppere prosjektene i et program for hele underinndelingen, kan selskapet enkelt se fremdriften til underinndelingen som helhet, og planlegge å hente inn tredjepartsressurser, for eksempel betonglastebiler eller landskapsarkitekter.
|
Program |
Prosjekter |
|
Contoso Estates |
|
Porteføljer
Noen prosjektledere kan bruke porteføljer til å pare prosjekter og programmer med tilsvarende strategiske forretningsmål. Et programvareutviklingsselskap har for eksempel identifisert tre strategiske forretningsmål: «Innover i bransjen», «Utvikle sikker programvare» og «Gi førsteklasses kundestøtte.» Organisasjonen setter opp porteføljer for hvert av disse målene (innovasjon, sikkerhet og støtte), og justerer gjeldende prosjekter og programmer innenfor disse porteføljene.
|
Portefølje |
Prosjekter og programmer |
|
Innovasjon |
|
|
Sikkerhet |
|
|
Støtte |
|
Utdataene: prosjektets leveranser
Prosjekter, faser og prosesser produserer alle noen form for utdata, som kalles en leveranse. Vanligvis er en leveranse et slags konkret element, for eksempel et dokument eller et fullført produkt. Leveranser kan være produkter eller varer, men de kan også være resultater eller tjenester. Tabellen nedenfor inneholder noen eksempler på disse leveransetypene.
|
Leveransetype |
Beskrivelse |
Eksempler |
|
Produkt |
Et konkret element som er resultatet av et prosjekt, en fase eller en prosess. Produkter kan være frittstående leveranser, eller de kan være en komponent i en større leveranse. |
Dokument, programvare, hus |
|
Resultat |
Utdataene for et fullført prosjekt, en fase eller en prosess. |
Revidert feilsorteringsprosess, ny organisasjonsstruktur, retningslinjer for grønn konstruksjon |
|
Tjeneste |
Utdata for et prosjekt, en fase eller prosess som gjør det mulig for en organisasjon å utføre en forretningsfunksjon. |
Fullt fungerende telefonsenter, bemannet bord på en konferanse, radioutsendingstjeneste |
Hvordan passer Microsoft Project inn i prosjektstyringssystemet?
Hvis du går enda lenger tilbake, refererer et system for prosjektstyring til det integrerte settet med prosesser, teknikker, metoder og verktøy som brukes til planlegging og sporing av prosjekter. Microsoft Project er et verktøy i det større prosjektstyringssystemet. Prosjekter, også kalt prosjektplaner, lagres som separate filer i Project 2010, og kan grupperes sammen i større innsats, for eksempel faser, prosesser, programmer og porteføljer.
