Komme i gang med spørringer

Prøv det!

Bruk spørringer til å besvare forretningsmessige eller andre spørsmål basert på data, og til raskt og enkelt å gjøre masseoppdateringer eller slette informasjon fra databasen.

Hva er spørringer?

I Access ligner spørringer på spørsmål som du stiller for å finne relatert informasjon i databasen, selv med svært spesifikke detaljer.

I spørringer bruker du noen ganger data fra bare én tabell og andre ganger fra mer enn én. Du kan for eksempel ønske å finne telefonnummeret for en kontakt, noe som krever én enkel spørring mot feltet for telefonnummer for en bestemt person i en tabell over kontakter. Eller du kan kombinere data fra flere tabeller, for eksempel kundeinformasjon og ordreinformasjon, for å se hva en kunde har bestilt.

I Access er en spørring et databaseobjekt. Den lagrer ikke data. I stedet viser den data som er lagret i tabeller, og gjør data tilgjengelig for deg slik at du kan arbeide med dem. En spørring kan vise data fra én eller flere tabeller, fra andre spørringer eller fra en kombinasjon av begge deler. Eksempel:

• Vis data med en utvalgsspørring. Finn og vis informasjon fra én eller flere tabeller ved å angi vilkår som dataene må oppfylle og spesifiser hvilke verdier som skal vises. Du kan for eksempel be om å se alle produkter som er opprettet av Tailspin Toys.

• Skriv inn vilkår, og søk umiddelbart. Lag spørringer som kan brukes om igjen, og som alltid spør deg om søkekriterier. Du kan for eksempel opprette en spørring som ber brukeren om navnet på leverandøren det skal søkes etter, og deretter viser alle produkter som er kjøpt fra denne leverandøren.

• Oppdater eller legg til data basert på spørringen. Spør etter data, og bruk deretter resultatet for å legge inn eller oppdatere informasjon automatisk. Dersom Tailspin Toys for eksempel har lagt til «TT» i begynnelsen av navnet på alle produktene sine, kan du søke etter alle firmaets produkter og deretter oppdatere produktnavnene slik at hver oppføring begynner med «TT» – alt ved hjelp av en oppdateringsspørring.

• Slett data basert på en spørring. Finn informasjon eller poster og deretter slett dem. Hvis Tailspin Toys for eksempel opphører og firmaets produkter ikke lenger er tilgjengelig for salg, kan du finne alle produktene deres og automatisk slette dem fra de relevante tabellene.

Bruk spørringsveiviseren til å opprette en utvalgsspørring som viser informasjon i dataarkvisning.

Opprette en spørring

1. Velg Opprett > Spørringsveiviser.

2. Velg Veiviser for enkle spørringer, og velg deretter OK.

3. Velg tabellen eller spørringen som inneholder feltet, og legg så feltet til i listen Valgte felt. Klikk Neste når du er ferdig.

   Du kan legge til så mange felt du vil, fra så mange tabeller som du måtte ønske.

   Hvis du har lagt til et tallfelt

   Dersom du har lagt til et tallfelt, vil veiviseren spørre om du vil at spørringen skal returnere detaljer eller sammendragsdata. Gjør ett av følgende:

   • Dersom du vil se individuelle poster, velger du Detaljer og deretter Neste. Gå videre til trinn 4.

   • Hvis du vil se summerte numeriske data, for eksempel gjennomsnitt, velger du Sammendrag og deretter Alternativer for sammendrag. Angi hvilke felt du vil oppsummere og hvordan du vil trekke sammen dataene. Bare tallfelt blir oppført. Velg en funksjon for hvert tallfelt:

     • Summer   Spørringen returnerer summen av alle verdiene i feltet.

     • Gjennomsnitt    Spørringen returnerer gjennomsnittet av alle verdiene i feltet.

     • Min.    Spørringen returnerer den minste av alle verdiene i feltet.

     • Maks.   Spørringen returnerer den største av alle verdiene i feltet.

   • Hvis du vil at spørringsresultatene skal inkludere antall poster i en datakilde, velger du Antall poster i tabellnavn for tabellen.

     Dersom du har lagt til et dato/klokkeslett-felt

     Spørringsveiviseren ber deg om å angi hvordan du vil gruppere datoverdiene. Anta for eksempel at spørringen din omfatter et tallfelt, for eksempel pris, og et dato/klokkeslett-felt, for eksempel transaksjonstidspunkt, og at du så har angitt i dialogboksen Alternativer for sammendrag at du vil se den gjennomsnittlige verdien av prisfeltet. Ettersom du har inkludert et dato/klokkeslett-felt, kan du beregne sammendragsverdier for hver unike dato og klokkeslett-verdi, for hver dag, måned, kvartal eller år.

     Velg hvilken tidsperiode du vil bruke for å gruppere verdiene dato og klokkeslett, og velg deretter Neste.

     Obs!: I Utformingsvisning finnes det flere alternativer for å gruppere dato- og klokkeslettverdier.

4. Gi spørringen et navn.

5. Angi om du vil åpne spørringen (i Dataarkvisning) eller endre spørringen (i Utformingsvisning). Velg så Fullfør.

Vil du vite mer?

Opprette og kjøre en oppdateringsspørring

Excel-opplæring

Outlook-opplæring