Sende e-post i en arbeidsflyt

Åpne SharePoint Designer 2013, og koble til et SharePoint-område

SharePoint Designer 2013 installeres som en Office 2013-app. Følg disse trinnene for å åpne SharePoint Designer 2013 og koble til et SharePoint-område:

1. Hvis du vil åpne SharePoint Designer 2013, velger du det på Start-menyen. Velg Start-ikonet>Alle programmer>Microsoft Office 2013>SharePoint Designer 2013.

2. Velg Åpne område på startsiden for SharePoint Designer 2013.

3. Skriv inn SharePoint-området du vil koble til, for eksempel http://www.contoso.com/sites/a-sharepoint-site.

4. Hvis du vil åpne området, velger du Åpne.

5. Hvis du blir bedt om det, skriver du inn legitimasjonen din. (Hvis sikkerhet ikke er integrert med datamaskinen du logget på, blir du bedt om å angi legitimasjonen.) Sørg for å bruke legitimasjonen som har tilgang til SharePoint-området.

Opprette en Listearbeidsflyt basert på SharePoint-arbeidsflyt-plattformen

1. Velg Arbeidsflyter-noden i navigasjonsruten.

2. Velg rullegardinlisten Listearbeidsflyt i Den nye delen av Arbeidsflyter-fanen.

3. Velg listen du vil knytte til den nye arbeidsflyten.

4. Skriv inn et navn og en beskrivelse for arbeidsflyten i dialogboksen Opprett listearbeidsflyt, og pass på at du angir plattformtypen til SharePoint 2013-arbeidsflyt.

5. Velg OK for å opprette arbeidsflyten.

Nå som arbeidsflyten er opprettet, kan du legge til Handlinger, Betingelser, Faser, Trinn og Løkker i arbeidsflyten. Disse arbeidsflytkomponentene er tilgjengelige på SharePoint Designer 2013-båndet.

Hvis du vil ha mer informasjon om den tilgjengelige listen over arbeidsflythandlinger, kan du se Se også.

Opprette handlingen til å sende en e-postmelding

1. Velg Handlinger, og velg deretter Send en e-postmelding.

2. Velg disse brukerne i handlingen.

3. Velg brukere fra eksisterende brukere og Grupper i dialogboksen Definer e-postmelding, eller skriv inn din egen e-postadresse i Til-feltet.

   Obs!: 

   • Hvis du skal sende en e-postmelding til en ekstern e-postadresse, du må kunne hente informasjon fra den respektive e-postserveren.

   • Til-adressen for en e-postmelding kan enten være en bestemt, statisk adresse (for eksempel NORTHWINDTRADERS\junmin eller junmin@northwindtraders.com), eller et arbeidsflytoppslag for variabel informasjon. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bruker arbeidsflytoppslag til dynamisk å adressere e-postmeldinger som sendes fra arbeidsflyten i stedet for å bruke statiske adresser, kan du se Dynamisk velge brukere eller grupper for å motta meldingen.

   • Avsenderadressen til den gjengitte e-postmeldingen vil alltid være e-postadressen til serveradministratoren, med mindre serveradministratoren endrer avsenderadressen for den gjeldende nettappen eller alle nettapper. Hvis du vil finne ut mer, kan du lese Konfigurere Utgående e-post for en bestemt nettapp.

4. Skriv inn et emne for e-postmeldingen i Emne-feltet, eller hvis du vil definere et arbeidsflytoppslag til teksten du vil bruke her, velger du Vis databinding .

   Obs!: Hvis arbeidsflyten skal kompileres riktig, må du gjøre en oppføring i Emne-feltet.

5. Skriv inn eller lim inn brødteksten i e-postmeldingen i den store boksen under Emne-feltet.

   

6. Velg OK.

7. Velg Handling>Gå til en fase.

8. Velg Slutt på arbeidsflyt.

9. Velg Publiser.

Hvis du vil ha mer avanserte alternativer for å endre innholdet i e-postmeldingen, kan du se avsnittene nedenfor.

Til toppen av siden

Bruke en egendefinert liste til å lagre mottakeradresser

Hvis mottakerne endres med jevne mellomrom, men ikke ofte nok til at de må angis i et startskjema hver gang arbeidsflyten startes, kan du opprette en egendefinert mottakerliste som inneholder ett listeelement for hver arbeidsflyt som refererer til den, og deretter opprette kolonner der du kan lagre adressene som hver e-postmelding fra hver arbeidsflyt skal sendes til. Når mottakerne for en arbeidsflytmelding endres, trenger du bare å endre adressene i riktig felt i elementet for listen over mottakere for den aktuelle arbeidsflyten.

Slik bruker du et arbeidsflytoppslag til en egendefinert liste over mottakere:

1. Opprett en egendefinert liste i nettleseren, med navnet Mottakere, med følgende tre kolonner:

   • Endre navnet på standard Tittel-kolonne til Navn på arbeidsflyt. La alle de andre alternativene være som de er. Hvis du vil ha mer informasjon om endring av kolonne i en liste eller et bibliotek, kan du se Se også.

   • Legg til en Person- eller Gruppekolonne med navnet Til. Tillat valg av både Personer og Grupper i denne kolonnen, men ikke tillat flere valg. La alle de andre alternativene være som de er. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du oppretter kolonner i en liste eller et bibliotek, kan du se Se også.

   • Legg til en kolonne med én linje med tekst med navnet Kopi. La alle de andre alternativene være som de er.

2. Opprett et nytt element i mottakerlisten, og gjør deretter følgende:

   • Skriv inn Dokumentgjennomgang i feltet Navn på arbeidsflyt, som er navnet på eksempelarbeidsflyten som brukes her.

   • Velg adressebok i Til-feltet, og velg deretter én enkelt person eller gruppe du vil adressere e-postmeldinger til, i dialogboksen Velg Folk og Grupper.

   • Skriv inn e-postadressene til mottakerne du vil adressere kopier til, i Kopi-feltet , som skiller flere adresser med semikolon.

3. Opprett en ny arbeidsflyt.

4. Velg Handlinger, og velg deretter Send en e-postmelding.

5. Velg disse brukerne i handlingen.

6. Klikk Adressebok nederst i Til-boksen i dialogboksen Definer e-postmelding.

7. Velg Arbeidsflytoppslag for en bruker i listen Eller velg fra eksisterende brukere og Grupper i dialogboksen Velg brukere, og velg deretter Legg til.

8. Velg følgende alternativer i dialogboksen Oppslag for person eller gruppe :

   • Datakilde: Mottakere eller navnet på den egendefinerte listen.

   • Felt fra kilde: Til eller feltet som inneholder adressen du vil bruke, på Til-linjen.

   • Returner felt som: Påloggingsnavn. Dette bestemmer «Til»-feltformatet i e-postmeldingen.

   • Felt: Mottakere: Navn på arbeidsflyt

   • Verdi: Skriv inn dokumentgjennomgang eller navnet på gjeldende arbeidsflyt.

     

     Dette oppslaget sier «Velg verdien for Til-feltet der arbeidsflytnavnet er lik Dokumentgjennomgang» fra mottakerlisten.

     Den øverste halvdelen av dialogboksen angir listen og kolonnen. den nederste halvdelen av dialogboksen angir raden.

9. Velg OK i dialogboksen Oppslag for person eller gruppe.

10. Velg OK i e-postmeldingen om å sikre unike oppslag.

11. Hvis du vil lukke dialogboksen Velg brukere , velger du OK på nytt.

12. Velg Adressebok på slutten av kopifeltet i dialogboksen Definer e-postmelding.

13. Velg Arbeidsflytoppslag for en bruker i listen Eller velg fra eksisterende brukere og Grupper i dialogboksen Velg brukere, og velg deretter Legg til.

14. Velg følgende alternativer i dialogboksen Definer arbeidsflytoppslag :

    • Datakilde: Mottakere eller navnet på den egendefinerte listen.

    • Felt fra kilde: Kopi eller feltet som inneholder adressen du vil bruke, på Kopi-linjen.

    • Returner felt som: Påloggingsnavn. Dette bestemmer «Til»-feltformatet i e-postmeldingen.

    • Felt: Mottakere: Navn på arbeidsflyt

    • Verdi: Skriv inn dokumentgjennomgang eller navnet på gjeldende arbeidsflyt.

      

      Dette oppslaget sier «Velg verdien for Kopi-feltet der arbeidsflytnavnet er lik Dokumentgjennomgang» fra mottakerlisten.

15. Velg OK, og velg OK på nytt i advarselen.

16. Hvis du vil lukke dialogboksen Velg brukere , velger du OK.

Når arbeidsflyten sender denne e-postmeldingen, sendes den nå til adressene som er oppført i Til- og Kopi-feltene i dokumentgjennomgangselementet i listen over egendefinerte mottakere. Hvis du vil endre mottakere, gjør du endringene du ønsker i listeelementet.

Én enkelt arbeidsflyt kan sende flere e-postmeldinger, og det kan hende at e-postmeldingene ikke sendes til de samme mottakerne. Hvis du vil lagre andre adresser for flere e-postmeldinger som sendes av denne arbeidsflyten, kan du legge til kolonner i listen for å lagre de andre adressene. Du bør i dette tilfellet kalle kolonnene «Første melding til», «Andre melding til» og så videre.

Du kan også utforme listen slik at du oppretter ett element for hver e-postmelding som arbeidsflyten sender, i stedet for ett element for hver arbeidsflyt. I dette tilfellet må du kontrollere at navnet som brukes til å identifisere hver e-postmelding, er unikt, slik at oppslagene som henter adressene, returnerer den unike verdien du vil bruke.

Bruke startskjema for arbeidsflyt til å angi mottakere

Hvis du vil at mottakere skal angis hver gang en arbeidsflyt startes manuelt, kan du tilpasse startskjemaet for arbeidsflyten til å samle adressene fra personen som starter arbeidsflyten. Arbeidsflyten kan deretter enten bruke de angitte adressene direkte, eller kopiere dem til feltene i det gjeldende elementet. Her er de fremdeles tilgjengelige og kan brukes som referanse etter at arbeidsflyten har fullført gjeldende forekomst. Hvis arbeidsflyten er konfigurert slik at den også starter automatisk, kan du angi standardadresser i startskjemaet når det oppstår en automatisk start.

Til toppen av siden

Hvis gjeldende element er et dokument i et dokumentbibliotek

Du bør oppgi en kobling til det nye dokumentet i oppstarteksempelet for arbeidsflyten:

1. Skriv inn eller lim inn den statiske teksten der du vil at koblingen skal vises.

2. Merk teksten, og velg Rediger hyperkobling.

3. Velg funksjon (fx) i dialogboksen Rediger hyperkobling .

   Tips!: Når du har satt inn et oppslag, kan du ikke dra det til en ny plassering. (Det er imidlertid mulig å «flytte» et oppslag ved å dra annen tekst rundt det.) Det er på samme måte ikke mulig å klippe ut, kopiere eller lime inn et oppslag eller annen tekst som inneholder et oppslag.

4. Velg Gjeldende element i datakildefeltet i dialogboksen Oppslag for streng.

5. Velg Kodet absolutt URL-adresse i Feltet fra kildefeltet, og velg deretter OK.

   

Når mottakeren av e-postmeldingen velger koblingen, åpnes dokumentet for visning eller redigering.

Hvis gjeldende element er et listeelement

Når du oppretter en kobling til et listeelement, for eksempel en kunngjøring eller en kalenderhendelse, kan du velge å la koblingen åpne enten visningsskjemaet (DispForm.aspx) eller redigeringsskjemaet (EditForm.aspx) for listeelementet.

Slik oppretter du en kobling som åpner listeelementet:

1. Naviger til listen du vil opprette denne arbeidsflyten i, i nettleseren.

2. Åpne listeelementet for et eksisterende dokument i biblioteket, ved hjelp av Vis element hvis du vil at koblingen skal åpne visningsskjemaet, eller Rediger element hvis du vil at koblingen skal åpne redigeringsskjemaet.

3. Kopier adressen i adresselinjen fra begynnelsen av http: eller https: gjennom det første likhetstegnet (=).

   

4. ?ID=-teksten er en parameter i spørrestreng som instruerer at siden må vise skjemaet for det elementet i den gjeldende listen eller biblioteket, som har liste-ID-en som følger etter likhetstegnet (=), som i dette eksemplet er liste-ID for gjeldende element, som identifisert av arbeidsflyoppslaget.

   Obs!: Hvis gjeldende element er en oppgave som er opprettet av én av de tre arbeidsflytoppgavehandlingene, og hvis du vil at koblingen skal åpne det egendefinerte oppgaveskjemaet (og ikke standardvisnings- eller redigeringsskjemaet for oppgavelisten), kan du se Om gjeldende element er et egendefinert oppgaveskjema. For oppgaver som ikke er opprettet av en oppgavehandling for arbeidsflyt, og for visningsskjemaer for de oppgavene som er opprettet av en av oppgavehandlingene for arbeidsflyt, er gjeldende prosedyre alt du trenger.

5. I dialogboksen Definer e-postmelding skriver du inn eller limer inn den statiske teksten der du vil at koblingen skal vises, for eksempel – Hvis du vil vise listeelementet, klikker du her.

6. Merk teksten, og velg Rediger hyperkobling.

7. Velg Strengverktøy i boksen Rediger hyperkobling for adressefeltet.

8. Lim inn adressen i dialogboksen Strengverktøy .

9. Plasser innsettingspunktet rett etter likhetstegnet (=), og velg deretter Legg til eller Endre oppslag.

10. Velg Gjeldende element i Kilde-feltet i dialogboksen Oppslag for streng, og velg ID i feltet Feltfra kilde.

    

11. Velg OK.

    Den siste strengen i strengverktøyet skal starte med http:// eller https:// og slutte med [%Current Item:ID%].

    Viktig!: Selv om det gjeldende element-ID-oppslaget er nyttig for å bygge koblinger til gjeldende listeelement, kan følgende oppslag presentere feil i den gjengitte banen, og vi anbefaler dem ikke for inkludering i e-postkoblinger: Bane, server relativ URL-adresse, url-adresse for kilde og url-bane.

12. Velg OK to ganger.

Koblingene vises i blå tekst med understreking i e-postmeldingen.

Hvis du planlegger å bruke koblingen mer enn én gang, fortsetter du til neste del.

Lagre en listeelementadresse som en arbeidsflytvariabel

Du kan lagre nettadressen til visningsskjemaet eller redigeringsskjemaet til et listeelement i en arbeidsflytvariabel, slik at du ban bruke den på flere plasseringer i samme arbeidsflyt.

1. Velg Handlinger i arbeidsflytvinduet Designer, og velg deretter Trekk ut delstreng fra indeks for streng.

   

2. Velg streng i fasen, og velg ellipseknappen [...].

3. Lim inn den statiske tekstdelen av URL-adressen (men ikke oppslaget for gjeldende element-ID) i dialogboksen Strengverktøy .

   

4. Plasser innsettingspunktet etter likhetstegnet (=), og velg deretter Legg til eller endre oppslag.

5. Velg Gjeldende element i datakildefeltet i dialogboksen Oppslag for streng, og velg ID i Feltet fra kildefeltet.

   

6. Velg OK.

   Oppslaget legges til i teksten i dialogboksen.

   

7. Velg OK for å lukke strengverktøydialogboksen.

8. Velg 0 i Start på 0 , og erstatt den med 1.

   Obs!: Når Start på har en verdi som er større enn 1, har den endelige strengen fjernet tegn.

9. Velg variabel: delstreng eller variabel: delstreng1 i utdata til variabel: delstreng.

10. Velg Opprett en ny variabel i listen, og skriv deretter inn et navn for den nye variabelen i dialogboksen Rediger variabel .

11. Kontroller at Type er satt til Streng, og velg deretter OK.

12. Velg nedenfor handlingen du nettopp opprettet, og legg til handlingen Send en e-post til handlingene, og velg deretter disse brukerne i handlingen.

13. Hvis du vil bruke den nye variabelen i dialogboksen Definer e-postmelding , skriver du inn eller limer inn teksten der du vil at koblingen skal vises i brødteksten i e-postmeldingen. Merk teksten, og velg Rediger hyperkobling fra formateringsmenyen. Velg [fx]-knappen, eller velg ellipseknappen [...], og velg deretter Legg til eller endre oppslag.

14. Velg arbeidsflytvariabler og parameterei datakildebokslisten i dialogboksen Oppslag for streng.

15. Velg Variabel: navnet på variabelen i feltfra kildelisten, og velg deretter OK, og velg OK iden neste boksen.

    

Nå kan du sette inn denne variabelen der du ønsker i gjeldende arbeidsflyt.

Til toppen av siden

Grunnleggende feilsøkingstips 

Følgende liste over spørsmål kan hjelpe deg med å finne årsaken til et problem med å opprette en arbeidsflyt:

1. Kan du opprette en annen type arbeidsflyt på samme liste? Prøv for eksempel å opprette en arbeidsflyt for godkjenning.

2. Kan du opprette samme arbeidsflyt:

   • på en annen liste på det samme området?

   • på et annet område under samme områdesamling?

   • på en annen områdesamling under samme nettprogram?

   • på et annet nettprogram?

   • logget på med en annen konto?

   • ved bruk av en annen datamaskin?

 Avanserte feilsøkingstips

Hvis ingen av de grunnleggende feilsøkingstipsene bidrar til å finne årsaken til et problem med arbeidsflyten, kan du følge disse trinnene:

1. Sikre at du har nødvendige tillatelser på område- og arbeidsflytnivå. Gå til Områdeinnstillinger>Områdetillatelser>Kontroller tillatelser/listeinnstillinger>tillatelser for denne listen, og kontroller at resultatene for kontroller tillatelser samsvarer med følgende:

   1. Minimumstillatelser for å utforme en arbeidsflyt (lagre og publisere):

      1. på SharePoint området: Utforming

      2. på SharePoint listen: Redigere

   2. Minimumstillatelser for å starte en arbeidsflyt:

      1. på SharePoint området: Skrivebeskyttet/lese

      2. på SharePoint listen: Bidra

2. Sikre at innstillinger for utgående e-post er angitt til riktig Exchange-server.

   1. Åpne Ledetekst som administrator.

   2. Kjør nslookup <Exchange serveradresse>. For eksempel: nslookup exch.contoso.com

   3. Du skal kunne se den løste IP-adressen til Exchange-serveren i utdataene. Hvis ikke, kan du kontakte Exchange-administratoren og be om det riktige Exchange fullstendige domenenavnet (FDQN).

3. Send en e-postmelding til samme person ved hjelp av SendEmail-funksjonen i SPUtility-klassen med SharePoint Management Shell ved hjelp av følgende fremgangsmåte.

   1. Åpne SharePoint Management Shell som administrator. (Høyreklikk SharePoint Management Shell>Kjør som administrator)

   2. Kjør følgende skript. Hvis skriptet svarer med True, og brukeren mottar en e-postmelding fra SharePoint, er SMTP konfigurert riktig i SharePoint.

   $Site = "Your Site Name"
   $Email = "User to whom you are sending an email through the workflow"
   $Subject = "Subject Line with the email"
   $Body = "Test Email Body"
   $web = Get-SPWeb $Site
   [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
   
   # Below is the same script with sample data              
   $Site = "http://sp/"
   $Email = "User1@contoso.com"
   $Subject = "Test Email from SharePoint"
   $Body = "This is a Test Email"
   $web = Get-SPWeb $Site
   [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)

4. Ved hjelp av SMTP-funksjonalitet sender du en e-postmelding til samme bruker fra SharePoint-serveren. Følg trinnene i Bruke Telnet til å teste SMTP-kommunikasjon.