Deling i Outlook avhenger av hva du vil dele og hvilken type tilgang du vil gi personene du deler med.
Du kan for eksempel dele én enkelt postboks på tvers av flere personer der all innkommende og utgående e-post er fra den postboksen. Eller du kan dele én eller flere mapper eller hele postboksen med andre. Du kan også gi andre muligheten til å administrere kalenderen eller postboksen.
Når du gir noen tillatelse til å administrere postboksen, gir du dem representanttillatelser. Dette går utover redigeringsrettigheter og er det som gjør at noen kan sende eller svare på e-post- eller kalenderelementer på dine vegne. I spesielle tilfeller kan du til og med tillate full administrasjon av postboksen og kalenderen der representanten har tillatelse til å fungere som deg når du oppretter eller svarer på meldinger eller hendelser. Hvis du vil lære mer om representanter, kan du se Om representanter: Tillat noen andre å behandle e-post og kalender i Outlook.
Hvis og hvordan du får tilgang til disse ulike delingsalternativene i Outlook, avhenger også av hvilken type konto du bruker. Noen delingsalternativer er for eksempel begrenset til jobb- eller skolekontoer som brukes i en organisasjon. Andre alternativer, for eksempel kalenderdeling, har bredere tilgang og kan også gjøres med en personlig konto, for eksempel en Outlook.com- eller Hotmail.com-konto.
: Hvis du vil vite mer om kontoer, kan du se Hva er forskjellen mellom en Microsoft-konto og en jobb- eller skolekonto?
Ulike måter å dele på i Outlook
Tabellen nedenfor beskriver de ulike måtene å dele i Outlook på, hvilken type konto som kreves, og om du trenger organisasjonens IT-administrator for å konfigurere dette for deg.
|
Type deling |
Beskrivelse |
Eksempelsituasjoner |
Type konto |
Krever konfigurasjon av IT-administrator |
|
Delt postboks |
En delt postboks gir gruppe- eller individuell tilgang til hele postboksen. Dette omfatter postboksinnhold som mapper, kalendere og kontakter. Når en person i gruppen svarer på en melding som sendes til den delte postboksen, ser e-postmeldingen ut til å være fra den delte adressen, ikke fra en enkeltbruker. Tillatelser i delte postbokser kan variere mellom medlemmer. |
Et kundeserviceteam ønsker en enkelt postboks der all innkommende og utgående e-post sendes til info@contoso.com. Alle medlemmer av kundeserviceteamet med tilgang til den delte postboksen kan motta og svare på meldinger. Svar sendes alltid fra info@contoso.com uansett hvem fra gruppen som svarer på meldingen. |
Jobb- eller skolekontoer |
Ja, krever konfigurasjon av administrator.Administratoren tilordner tillatelser til alle brukere som trenger tilgang til den delte postboksen. |
|
Delte kalendere |
Delte kalendere er begrenset til kalendermappen i postboksen. Du kan velge å dele kalenderen med én person eller flere personer. Tillatelser kan variere mellom personer du deler kalenderen med, og avhenger også av kontoen du bruker til å dele kalenderen. Noen aspekter ved deling av kalendere er bare begrenset til jobb- eller skolekontoer. |
Du vil kanskje dele kalendere med planleggere, ledere, kolleger, venner, familie eller andre klarerte personer. |
Jobb- eller skolekontoer og personlige kontoer |
Ingen administratoroppsett kreves. I de fleste tilfeller kan du velge kalenderen du vil dele og tilordne tillatelser fra Outlook. Hvis du bruker en jobb- eller skolekonto, kan du gi representantrettigheter som gjør det mulig for en representant å sende og svare på møteinvitasjoner på dine vegne. |
|
Delte mapper |
Velg å dele én eller flere mapper i postboksen med andre i organisasjonen. Du kan angi tilgangsnivået for hver person du deler med, ved å gi visnings-, redigerings- eller delegeringsrettigheter.Det finnes to typer delegeringsrettigheter. Du kan velge å få personer til å sende på dine vegne, eller sende som deg. |
Scenario 1: Du vil dele en mappe med bare visningsrettigheter. Du administrerer for eksempel et prosjekt og ønsker å gi noen i gruppen tilgang til alle e-postmeldingene i denne mappen. Du kan gi denne personen muligheten til å svare på meldinger, men de kan bare svare som seg selv, ikke på dine vegne.Scenario 2: En leder tilordner representantrettigheter til assistenten sin, slik at assistenten kan overvåke og svare på e-postmeldinger på deres vegne. Eller de vil at assistenten skal ha fullstendig administrasjon av postboksen og gi dem Send som tillatelser. I begge tilfeller kan lederen velge å dele hele postboksen (inkludert kalenderen), eller dele bare valgte mapper. |
Jobb- eller skolekontoer |
Avhengig av hvordan du vil at andre skal få tilgang til det, kan det være nødvendig med administratoroppsettet. Du kan dele mapper med andre personer i organisasjonen. Dette inkluderer å legge til noen som representant og gi dem Send på vegne av rettigheter. Hvis du vil gi Send som rettigheter til noen, må du imidlertid kontakte IT-administratoren som er ansvarlig for å administrere Outlook i organisasjonen for å konfigurere dette for deg. |
Er du klar til å begynne å dele?
Velg en artikkel nedenfor for hvordan du begynner å dele.
