Datu importēšana no Excel darbgrāmatas vai saistīšana ar to

Raksturīgākās situācijas Excel datu importēšanai programmā Access

• Jūs ilgi lietojat programmu Excel, taču darba optimizēšanas labad vēlaties darbā ar šiem datiem izmantot programmu Access. Jums nepieciešams pārvietot Excel darblapu datus vienā vai vairākās jaunās Access datu bāzēs.

• Jūsu nodaļa vai darbgrupa izmanto programmu Access, taču reizēm ar Access datu bāzēm sapludināmus datus jūs saņemat Excel formātā. Jūs vēlaties šīs Excel darblapas jau saņemot importēt datu bāzē.

• Datu pārvaldībai jūs izmantojat programmu Access, taču nedēļas atskaites no pārējiem darba grupas dalībniekiem saņemat Excel darbgrāmatu formātā. Jūs vēlaties racionalizēt importēšanas procesu, lai nodrošinātu datu importēšanu datu bāzē ik nedēļu noteiktā laikā.

Ja pirmo reizi importējat datus no programmas Excel

• Excel darbgrāmatu nav iespējams saglabāt kā Access datu bāzi. Excel nenodrošina funkcijas Access datu bāzes izveidei no Excel datiem.

• Atverot Excel darbgrāmatu programmā Access (dialoglodziņā Faila atvēršana mainiet sarakstlodziņā Faili, kuru tips ir esošo vērtību uz Microsoft Office Excel faili un atlasiet nepieciešamo failu), Access izveido saiti uz darbgrāmatu, nevis importē tās datus. Saites izveide uz darbgrāmatu būtiski atšķiras no darbgrāmatas importēšanas datu bāzē. Papildinformāciju par saišu izveidi skatiet tālāk šī raksta sadaļā Saites izveidošana uz datiem programmā Excel.

Darblapas sagatavošana

1. Atrodiet avota failu un atlasiet darblapu, kurā ir programmā Access importējamie dati. Ja vēlaties importēt tikai darblapas daļu, varat definēt nosauktu diapazonu, kurā ir tikai importējamās šūnas.
   
   Nosaukta diapazona definēšana (nav obligāti)   

   1. Pārslēdzieties uz programmu Excel un atveriet darblapu ar importējamajiem datiem.

   2. Atlasiet šūnu diapazonu, kurā ir importējamie dati.

   3. Noklikšķiniet atlasītajā diapazonā ar peles labo pogu un pēc tam uz Nosaukt diapazonu vai Definēt nosaukumu.

   4. Dialoglodziņā Jaunais nosaukums norādiet šī diapazona nosaukumu lodziņā Nosaukums un noklikšķiniet uz Labi.

      Atcerieties, ka vienā importēšanas darbībā varat vienlaikus importēt tikai vienu darblapu. Lai importētu vairāku darblapu datus, atkārtojiet importēšanas darbību katrai darblapai.

2. Pārskatiet avota datus un rīkojieties, kā aprakstīts šajā tabulā.

   Elements	Apraksts
   Kolonnu skaits	Importējamo avota kolonnu skaits nedrīkst pārsniegt 255, jo Access tabulā neatbalsta vairāk par 255 laukiem.
   Kolonnu un rindu izlaišana	Ieteicams iekļaut tikai tās avota darblapas vai nosauktā apgabala rindas un kolonnas, ko vēlaties importēt. Rindas    Importēšanas darbības laikā nevar filtrēt vai izlaist rindas. Kolonnas.    Importēšanas darbības laikā nevar izlaist kolonnas, ja esat izvēlējies pievienot datus esošai tabulai.
   Tabulas formāts	Pārliecinieties, vai šūnām ir tabulas formāts. Ja darblapā vai nosauktajā diapazonā ir sapludinātas šūnas, šo šūnu saturs tiek novietots laukā, kas atbilst pirmajai kolonnai pa kreisi, bet pārējie lauki tiek atstāti tukši.
   Tukšas kolonnas, rindas un šūnas	Izdzēsiet no darblapas vai diapazona visas nevajadzīgās tukšās kolonnas un rindas. Ja darblapā vai diapazonā ir tukšas šūnas, mēģiniet pievienot trūkstošos datus. Ja plānojat pievienot ierakstus esošai tabulai, pārliecinieties, vai atbilstošais tabulas lauks pieņem vērtības Null (trūkstošas vai nezināmas). Lauks pieņem vērtības Null, ja tā lauka rekvizīts Required ir iestatīts uz No un tā rekvizīta ValidationRule iestatījums neaizliedz vērtības Null.
   Kļūdu vērtības	Ja vienā vai vairākās darblapas vai diapazona šūnās ir kļūdu vērtības, piemēram, #NUM un #DIV, izlabojiet tās, pirms sākat importēšanu. Ja avota darblapā vai diapazonā ir kļūdu vērtības, programma Access ievieto vērtību Null atbilstošajos tabulas laukos. Papildinformāciju par šo kļūdu labošanas veidiem skatiet tālāk šī raksta sadaļā Problēmu novēršana trūkstošu vai nepareizu vērtību gadījumā.
   Datu tips	Lai izvairītos no importēšanas kļūdām, pārliecinieties, vai katrā avota kolonnā ir viena un tā paša tipa dati katrā rindā. Programma Access skenē pirmās astoņas avota rindas, lai noteiktu tabulas lauku datu tipu. Ļoti ieteicams pārliecināties, vai pirmajās astoņās avota rindās netiek jauktas vērtības ar dažādiem datu tipiem jebkurā no kolonnām. Pretējā gadījumā programma Access var nepiešķirt kolonnai pareizu datu tipu. Tāpat ieteicams arī formatēt katru avota kolonnu programmā Excel un piešķirt katrai kolonnai noteiktu datu formātu, pirms sākat importēšanu. Formatēšana ir ļoti ieteicama, ja kolonnā ir dažādu datu tipu vērtības. Piemēram, darblapas kolonnā ReisaNr. var būt skaitliskas un teksta vērtības, piemēram, 871, AA90 un 171. Lai izvairītos no trūkstošām vai nepareizām vērtībām, rīkojieties šādi: Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz kolonnas galvenes un pēc tam noklikšķiniet uz Formatēt šūnas. Cilnes Skaitlis sadaļā Kategorija atlasiet formātu. Iespējams, ka kolonnai ReisaNr. ir jāizvēlas Teksts. Noklikšķiniet uz Labi. Ja avota kolonnas ir formatētas, taču rindās, kas atrodas pēc astotās rindas, tām joprojām ir dažādas vērtības, iespējams, importēšanas darbība vērtības izlaidīs vai nepareizi konvertēs. Lai saņemtu informāciju par problēmu novēršanu, skatiet sadaļu Problēmu novēršana trūkstošu vai nepareizu vērtību gadījumā.
   Pirmā rinda	Ja pirmajā darblapas vai nosauktā diapazona rindā ir kolonnu nosaukumi, varat norādīt, lai programma Access importējot uzskatītu pirmās rindas datus par lauku nosaukumiem. Ja avota darblapā vai diapazonā nav nosaukumu, ieteicams tos pievienot avotam pirms importēšanas sākšanas. Piezīme.: Ja plānojat pievienot datus esošai tabulai, pārliecinieties, vai katras kolonnas nosaukums precīzi atbilst attiecīgā lauka nosaukumam. Ja kolonnas nosaukums atšķiras no attiecīgā tabulas lauka nosaukuma, importēšana neizdosies. Lai skatītu lauku nosaukumus, atveriet tabulu programmā Access noformējuma skatā.

3. Aizveriet avota darbgrāmatu, ja tā ir atvērta. Ja importēšanas laikā avota failu paturēsit atvērtu, var rasties datu konvertēšanas kļūdas.

Mērķa datu bāzes sagatavošana

1. Atveriet Access datu bāzi, kur tiks glabāti importētie dati. Pārliecinieties, vai datu bāze nav tikai lasāma un vai jums ir atļaujas tajā veikt izmaiņas,

   -vai-

   Ja nevēlaties glabāt datus nevienā no esošajām datu bāzēm, izveidojiet tukšu datu bāzi. Lai to izdarītu, rīkojieties šādi.

   Noklikšķiniet uz cilnes Fails uz Jauns un pēc tam noklikšķiniet uz Tukša datu bāze.

2. Pirms sākat importēšanu, izlemiet, vai vēlaties glabāt datus jaunā vai esošā tabulā.

   Jaunas tabulas izveide.    Ja izvēlaties glabāt datus jaunā tabulā, programma Access izveido tabulu un pievieno tai importētos datus. Ja tabula ar norādīto nosaukumu jau pastāv, programma Access pārraksta šo tabulu ar importētajiem datiem.

   Pievienošana esošai tabulai.    Ja datus esat izvēlējies pievienot esošai tabulai, Excel darblapas rindas tiek pievienotas norādītajai tabulai.

   Atcerieties, ka vairākums pievienošanas darbību kļūmju rodas tādēļ, ka avota dati neatbilst mērķa tabulas struktūrai un lauku iestatījumiem. Lai to novērstu, atveriet mērķa tabulu noformējuma skatā un pārskatiet šos elementus:

   • Pirmā rinda.    Ja avota darblapas vai nosauktā diapazona pirmajā rindā nav kolonnu virsrakstu, nodrošiniet, lai katras avota darblapas kolonnas novietojums un datu tips atbilstu atbilstošajiem tabulas laukiem. Ja pirmajā rindā ir kolonnu virsraksti, kolonnu un lauku secībai nav jāsakrīt, taču katras kolonnas nosaukumam un datu tipam precīzi jāsaskan ar atbilstošā lauka nosaukumu un datu tipu.

   • Trūkstoši vai lieki lauki.    Ja viens vai vairāki avota darblapas lauki mērķa tabulā nepastāv, pievienojiet tos, pirms sākat importēšanas darbību. Tomēr, ja tabulā ir lauki, kas nepastāv avotā, tie no tabulas nav jādzēš, ja tiem der vērtības Null.

     Padoms.: Laukam derēs vērtības Null, ja tā rekvizītam Required ir iestatīta vērtība No un tās rekvizīta ValidationRule iestatījums neaizliedz vērtības Null.

   • Primārā atslēga.    Ja tabulā ir primārās atslēgas lauks, avota darblapā vai diapazonā jābūt kolonnai, kurā ir vērtības, kas ir saderīgas ar primārās atslēgas lauku, un importētajām atslēgas vērtībām jābūt unikālām. Ja importētā ierakstā ir primārās atslēgas vērtība, kas mērķa tabulā jau pastāv, importēšanas darbība parāda kļūdas ziņojumu.

   • Indeksēti lauki    Ja tabulas lauka rekvizīts Indexed ir iestatīts uz Yes (No Duplicates), atbilstošajā avota darblapas kolonnā ir jābūt unikālām vērtībām.

     Izpildiet tālāk minētās darbības, lai palaistu importēšanas operāciju.

Importēšana

1. Importēšanas/saistīšanas vedņa atrašanās vieta nedaudz atšķiras atkarībā no Access versijas. Izvēlieties tālāk norādītās savai Access versijai atbilstošās darbības.

   • Ja izmantojat jaunāko Microsoft 365, Access 2021 vai Access 2019 versiju, cilnes Ārējie dati grupā Importēt & saiti noklikšķiniet uz Jauns datu avots >No faila > Excel.

   • Ja izmantojat Access 2016, cilnes Ārējie dati grupā Importēt un & noklikšķiniet uz Excel.

   Piezīme.: Cilne Ārēji dati nav pieejama, ja nav atvērta datu bāze.

2. Dialoglodziņa Ārējo datu iegūšana— Excel darblapa lodziņā Faila nosaukums norādiet tā Excel faila nosaukumu, kurā ir importējamie dati.

   -vai-

   Noklikšķiniet uz Pārlūkot un izmantojiet dialoglodziņu Faila atvēršana, lai atrastu importējamo failu.

3. Norādiet, kā jāglabā importētie dati.

   Lai glabātu datus jaunā tabulā, atlasiet Importēt avota datus pašreizējās datu bāzes jaunā tabulā. Uzvedne par nosaukuma piešķiršanu šai tabulai tiks parādīta vēlāk.

   Lai datus pievienotu esošai tabulai, atlasiet Pievienot tabulai ierakstu kopiju un nolaižamajā sarakstā atlasiet tabulu. Šī opcija nav pieejama, ja datu bāzē nav tabulu.

   Informāciju par saites izveidi ar datu avotu, izveidojot saistītu tabulu, skatiet tālāk šī raksta sadaļā Saites izveidošana uz datiem programmā Excel.

4. Noklikšķiniet uz Labi.

   Tiek startēts Izklājlapas importēšanas vednis, kas importēšanas gaitā sniedz norādes. Izpildiet tālāk norādītās darbības.

Izklājlapas importēšanas vedņa izmantošana

1. Vedņa pirmajā lapā atlasiet darblapu, kurā ir importējamie dati, un pēc tam noklikšķiniet uz Tālāk.

2. Vedņa otrajā lapā noklikšķiniet uz Rādīt darblapas vai Rādīt nosauktos diapazonus, atlasiet importējamo darblapu vai nosaukto diapazonu un pēc tam noklikšķiniet uz Tālāk.

3. Ja avota darblapas vai diapazona pirmajā rindā ir lauku nosaukumi, atlasiet Pirmajā rindā ir kolonnu virsraksti un noklikšķiniet uz Tālāk.

   Ja importējat datus jaunā tabulā, programma Access izmanto šos kolonnu nosaukumus, lai nosauktu tabulas laukus. Šos nosaukumus var mainīt importēšanas darbības laikā vai pēc tās. Ja pievienojat datus esošai tabulai, pārliecinieties, vai avota darblapas kolonnu virsraksti precīzi atbilst mērķa tabulas lauku nosaukumiem.

   Ja pievienojat datus esošai tabulai, pārejiet tieši pie 6. darbības. Ja pievienojat datus jaunā tabulā, veiciet pārējās darbības.

4. Vednis piedāvā pārskatīt lauku rekvizītus. Noklikšķiniet kolonnā lappuses lejasdaļā, lai parādītu atbilstošā lauka rekvizītus. Pēc izvēles izpildiet kādu no šīm darbībām:

   • Ja vēlaties, pārskatiet un mainiet mērķa lauka nosaukumu un datu tipu.

     Programma Access pārskata katras kolonnas pirmās astoņas rindas, lai ieteiktu atbilstošā lauka datu tipu. Ja darblapas kolonnas pirmajās astoņās rindās ir atšķirīgi vērtību tipi, piemēram, gan teksts, gan skaitļi, vednis piedāvā datu tipu, kas ir saderīgs ar visām kolonnas vērtībām, parasti datu tipu Text. Kaut gan varat izvēlēties citu datu tipu, atcerieties, ka vērtības, kas nav saderīgas ar izvēlēto datu tipu, importēšanas procesā tiks ignorētas vai nepareizi konvertētas. Lai saņemtu papildinformāciju par to, kā izlabot kļūdas trūkstošu vai nepareizu vērtību gadījumā, skatiet šī raksta sadaļu  Problēmu novēršana trūkstošu vai nepareizu vērtību gadījumā.

   • Lai izveidotu lauka indeksu, iestatiet rekvizītam Indexed vērtību Yes.

   • Lai pilnībā izlaistu avota kolonnu, atzīmējiet izvēles rūtiņu Neimportēt lauku (izlaist).

     Kad esat pabeidzis atlasīt opcijas, noklikšķiniet uz Tālāk.

5. Nākamajā ekrānā norādiet tabulas primāro atslēgu. Ja atlasāt Ļaut programmai Access pievienot primāro atslēgu, programma Access pievieno AutoNumber lauku kā mērķa tabulas pirmo lauku un automātiski ģenerē tam unikālu identifikatoru vērtības, sākot ar 1. Noklikšķiniet uz Tālāk.

6. Vedņa pēdējā ekrānā norādiet mērķa tabulas nosaukumu. Lodziņā Importēt tabulā ievadiet tabulas nosaukumu. Ja tabula jau pastāv, programma Access parāda uzvedni, kurā jautāts, vai vēlaties pārrakstīt tabulas esošo saturu. Noklikšķiniet uz Jā, lai turpinātu , vai uz Nē, lai norādītu citu mērķa tabulas nosaukumu, un pēc tam noklikšķiniet uz Pabeigt , lai importētu datus.

   Ja programmai Access izdodas importēt daļu datu vai visus datus, vednis parāda lapu, kurā redzams importēšanas statuss. Turklāt detalizētu informāciju par šo operāciju izmantošanai vēlāk var saglabāt kā specifikāciju. Pretējā gadījumā, ja importēšana ir bijusi pilnībā nesekmīga, programma Access parāda ziņojumu Mēģinotimportēt failu, radās kļūda.

7. Noklikšķiniet uz Jā, lai saglabātu detalizētu informāciju par šo operāciju lietošanai vēlāk. Datu saglabāšana palīdz vēlāk atkārtot importēšanu, un nav nepieciešams ikreiz izpildīt vednī norādītās darbības.

Lai uzzinātu, kā saglabāt specifikācijas informāciju, skatiet rakstu Importēšanas vai eksportēšanas operācijas detaļu saglabāšana specifikācijas veidā.

Lai uzzinātu, kā palaist saglabātās importēšanas vai saistīšanas specifikācijas, skatiet rakstu Saglabātas importēšanas vai eksportēšanas specifikācijas palaišana.

Lai uzzinātu, kā ieplānot importēšanas un saistīšanas uzdevumu palaišanu noteiktā laikā, skatiet rakstu Importēšanas vai eksportēšanas specifikācijas ieplānošana.

Kļūdu virknes un problēmu novēršanas padomi

Uz lapas sākumu

Raksturīgākās situācijas saites izveidei ar Excel darblapu programmā Access

Parasti saiti ar Excel darblapu izveido (nevis importē datus) šādu iemeslu dēļ:

• Ja vēlaties turpināt glabāt datus Excel darblapās, bet izmantot arī programmas Access efektīvos vaicājuma un atskaišu rīkus.

• Ja jūsu nodaļa vai darbgrupa izmanto programmu Access, taču dati no ārējiem avotiem, ar kuriem strādājat, ir Excel darblapās. Jūs nevēlaties uzturēt ārējo datu kopijas, bet vēlaties strādāt ar tiem programmā Access.

Ja pirmo reizi veidojat saiti ar Excel darblapu

• Programmā Excel nevar izveidot saiti uz Access datu bāzi.

• Veidojot saiti ar Excel failu, programma Access izveido jaunu tabulu, ko bieži dēvē par saistītu tabulu. Tabulā tiek parādīti avota darblapas vai nosauktā diapazona dati, taču faktiski datu bāzē šie dati netiek glabāti.

• Saiti ar Excel datiem nevar izveidot esošā datu bāzes tabulā. Tas nozīmē, ka nevar pievienot datus esošai tabulai ar saistīšanas palīdzību.

• Vienā datu bāzē var būt vairākas saistītas tabulas.

• Visas programmā Excel veiktās datu izmaiņas tiek automātiski atspoguļotas saistītajā tabulā. Tomēr saistītās tabulas struktūra un saturs programmā Access ir tikai lasāms.

• Atverot Excel darbgrāmatu programmā Access (dialoglodziņā Faila atvēršana mainiet sarakstlodziņā Faili, kuru tips ir esošo vērtību uz Microsoft Excel un atlasiet nepieciešamo failu), Access izveido tukšu datu bāzi un automātiski startē Izklājlapas saistīšanas vedni.