Darba sākšana ar datu bāzēm

Lai jūsu noformējums būtu fokusēts, apkopojiet datu bāzes mērķi un bieži atsaukties uz kopsavilkumu. Ja vēlaties, piemēram, nelielu datu bāzi mājas uzņēmumam, varat rakstīt kaut ko vienkāršu, piemēram, "Klientu datu bāzē ir klientu informācijas saraksts, lai varētu sagatavot pasta sūtījumus un atskaites". Uzņēmuma datu bāzei var būt nepieciešamas vairākas rindkopas, lai aprakstītu, kad un kā dažādu lomu lietotāji izmantos datu bāzi un tās datus. Jaunrade un detalizētu mission statement, kuru izmantot visā izstrādes procesā.

Sāciet ar esošajām informācijas un izsekošanas metodēm. Piemēram, jūs pašlaik reģistrējiet pirkšanas pasūtījumus kases grāmatā vai klientu informācija tiek glabāta papīra veidlapās. Izmantojiet šos avotus, lai uzskaitītu pašlaik tverto informāciju (piemēram, visus jūsu veidlapu lodziņus). Ja pašlaik neredzat svarīgu informāciju, pārdomājiet, kāda diskrētā informācija ir nepieciešama. Katrs atsevišķs datu tips kļūst par lauku datu bāzē.

Neuztraucieties par pirmā saraksta ideālu — laika gaitā varat to uzlabot. Tomēr ņemiet vērā visus cilvēkus, kas izmanto šo informāciju, un lūdziet viņu idejas.

Pēc tam pārdomājiet, ko vēlaties izmantot no datu bāzes, kā arī par to, kāda veida atskaites vai sūtījumus vēlaties izveidot. Pēc tam pārbaudiet, vai tiek tverta informācija, kas nepieciešama šo mērķu sasniegšanai. Piemēram, ja vēlaties atskaiti, kurā parādīti pārdošanas dati pēc reģiona, ir ņemiet vērā pārdošanas datus reģionālajā līmenī. Mēģiniet skicēt atskaiti ar faktisko informāciju, kā vēlaties to redzēt. Pēc tam uzskaitīt datus, kas nepieciešami, lai izveidotu atskaiti. Veiciet to pašu attiecībā uz pasta sūtījumu vai citām datu bāzes izvadēm.

Piemērs

Pieņemsim, ka sniedzat klientiem iespēju izvēlēties (vai atteikties) saņemt periodiskus e-pasta atjauninājumus un vēlaties izdrukāt to personu sarakstu, kuras ir pieteikjusies. Jums ir nepieciešama kolonna Nosūtīt e-pastu tabulā Klients ar atļautām vērtībām Jā un Nē.

Personām, kuras vēlas saņemt e-pasta ziņojumus, ir nepieciešama e-pasta adrese, kam ir nepieciešams arī lauks. Ja vēlaties iekļaut īpašvārdu uzrunu (piemēram, kungs, kundze vai kundze), iekļaujiet lauku Uzruna. Ja vēlaties klientus uzrunāt pēc vārda e-pasta ziņojumā, pievienojiet lauku Vārds.

Pēc nepieciešamās informācijas saraksta nosakiet galvenās entītijas (vai tēmas), kas nepieciešamas datu organizēšanai. Izvairieties no datu dublēšanās starp entītijām. Piemēram, produktu pārdošanas datu bāzes sākotnējais saraksts varētu izskatīties šādi:

Galvenās entītijas ir: klienti, piegādātāji, produkti un pasūtījumi. Tāpēc sāciet ar šīm četrām tabulām: vienu ar faktiem par klientiem, vienu ar faktiem par piegādātājiem un tā tālāk. Tas var nebūt jūsu gala noformējums, bet tas ir labs sākumpunkts.

Lai saprastu, kāpēc ir labāk nekā mazāk tabulu, apsveriet tālāk parādīto tabulu.

Katrā rindā ir informācija par produktu un tā piegādātāju. Tā kā var būt vairāki produkti no viena piegādātāja, piegādātājs vārds un adrese atkārtojas vairākas reizes. Tādējādi tiek nevajadzīgi aizņemta vieta diskā. Tā vietā ierakstiet piegādātāja datus tikai vienreiz atsevišķā tabulā Piegādātāji un pēc tam saistiet šo tabulu ar tabulu Produkti.

Otrā problēma ar šo noformējumu ir lieliska, ja ir jāmaina piegādātāja dati. Pieņemsim, ka ir jāmaina piegādātāja adrese. Tā kā tā ir redzama daudzās vietās, iespējams nejauši nomainīt adresi vienā vietā, bet aizmirst to nomainīt pārējās vietās. Reģistrējot piegādātāja adresi tikai vienā vietā, šī problēma tiek atrisināta.

Visbeidzot, pieņemsim, ka ir tikai viens produkts, ko piegādā Coho Winery, un jūs vēlaties izdzēst šo produktu, bet saglabāt piegādātāja nosaukumu un adreses informāciju. Ar šo noformējumu kā var izdzēst produkta ierakstu, nezaudējot piegādātāja datus? Nevar. Tā kā katrā ierakstā ir informācija par produktu papildus faktiem par piegādātāju, nav iespējams izdzēst vienu, neizdzēšot otru. Lai šos faktus saglabātu atsevišķi, sadaliet šo tabulu divās daļās: pirmā informācijai par produktu, bet otra informācijai par piegādātājiem. Pēc tam, dzēšot produkta ierakstu, tiek izdzēsti tikai fakti par attiecīgo produktu, nevis fakti par piegādātāju.

Kad datu bāzes tabulai esat izvēlējies tēmu, šīs tabulas kolonnās jābūt tikai faktiem par šo atsevišķu tēmu. Piemēram, produktu tabulā jāglabā tikai informācija par produktiem, nevis par produktu piegādātājiem.

Lai izlemtu, kādu informāciju izsekot tabulā, izmantojiet iepriekš izveidoto sarakstu. Piemēram, tabulā Customers var būt iekļauts: Vārds, Uzvārds, Adrese, Sūtīt e-pastu, Uzruna un E-pasta adrese. Katrs tabulas ieraksts (klients) satur vienu un to pašu kolonnu kopu, tāpēc saglabājat tieši tādu pašu informāciju par katru klientu.

Jaunrade un pēc tam pārskatiet un precizējiet to. Atcerieties sadalīt informāciju mazākajos iespējamos laukos. Piemēram, ja sākotnējā saraksta laukā adrese ir adrese, ievadiet to laukā Adrese, Pilsēta, Valsts un Pasta indekss, bet, ja klienti ir globāli, ievadiet vēl vairāk lauku. Šādi, piemēram, pasta sūtījumus var veikt pareizā formātā vai atskaitē par pasūtījumiem pēc valsts/pasta.

Kad ir precizētas datu kolonnas katrā tabulā, esat gatavs izvēlēties katras tabulas primāro atslēgu.

Ir nepieciešams veids, kā unikāli identificēt katru rindu katrā tabulā. Vai atceraties iepriekšējo piemēru, kurā diviem klientiem ir viens un tas pats nosaukums? Tā kā nosaukums tiek koplietots, ir nepieciešams veids, kā katru atsevišķi identificēt.

Tāpēc katrā tabulā jāiekļauj kolonna (vai kolonnu kopa), kas unikāli identificē katru rindu. To sauc par primāro atslēgu, un bieži vien tas ir unikāls skaitlis, piemēram, darbinieka ID numurs vai sērijas numurs. Programma Access izmanto primārās atslēgas, lai ātri saistītu datus no vairākām tabulām un apvienotu datus jūsu vajadzībām.

Dažreiz primārā atslēga sastāv no diviem vai vairāk laukiem. Piemēram, tabula Detalizēta informācija par pasūtījumu, kurā tiek glabāti pasūtījumu rindas vienumi, varētu izmantot divas kolonnas tās primārajā atslēgā: Pasūtījuma ID un Produkta ID. Ja primārajā atslēgā ir izmantotas vairākas kolonnas, tā tiek dēvēta arī par salikto atslēgu.

Ja jums jau ir tabulas informācijas unikāls identifikators, piemēram, produktu numuri, kas unikāli identificē katru produktu katalogā, izmantojiet to, taču tikai tad, ja vērtības atbilst šīm primārās atslēgas kārtulām:

• Identifikators vienmēr atšķirsies katram ierakstam. Vērtību dublikāti primārajā atslēgā nav atļauti.

• Vienmēr ir vienuma vērtība. Katram tabulas ierakstam jābūt primārajai atslēgai. Ja atslēgas izveidošanai izmantojat vairākas kolonnas (piemēram, Daļu saimes un daļas numuru), abām vērtībām vienmēr jābūt ievadītām.

• Primārā atslēga ir vērtība, kas nemainās. Tā kā uz atslēgām atsaucas citas tabulas, visas primārās atslēgas izmaiņas vienā tabulā nozīmē, ka pāriešana uz to notiek visur, kur ir ietverta atsauce. Bieži veiktās izmaiņas palielina kļūdu risku.

Ja jums nav pašsaprotami identifikatora, izmantojiet brīvi izvēlētu, unikālu skaitli kā primāro atslēgu. Piemēram, katram pasūtījumam var piešķirt unikālu pasūtījuma numuru tikai ar pasūtījuma identificēšanu.