テキスト ファイルのデータをインポートまたはリンクする

この記事の内容

• テキスト ファイルとサポートされる形式について

• テキスト ファイルからデータをインポートする

• インポートに関して知っておく必要があること

• インポートしたテーブルでの存在しない値または正しくない値のトラブルシューティング

• テキスト ファイルにリンクする

• リンク テーブルでの #Num! および正しくない値のトラブルシューティング

テキスト ファイルとサポートされる形式について

テキスト ファイルには、文字や数字などの書式設定されていない読み取り可能な文字と、タブ、改行、復帰などの特殊文字が含まれています。 Access がサポートするファイル名拡張子は、.txt、.csv、.asc、.tab です。

インポートまたはリンクのソース ファイルとしてテキスト ファイルを使用するには、インポート ウィザードおよびリンク ウィザードが内容をレコード (行) のセットに分割し、各レコードをフィールド (列) のコレクションに分割できるように、ファイルの内容が編成されている必要があります。 適切に編成されたテキスト ファイルは、次の 2 種類のいずれかです。

• 区切りファイル    区切りファイルでは、各レコードは個別の行で表され、フィールドは区切り記号と呼ばれる 1 つの文字で区切られます。 区切り記号には、タブ、セミコロン、コンマ、スペースなど、フィールド値に含まれない任意の文字を使うことができます。 次に、コンマ区切りテキストの例を示します。

  1,Company A,Anna,Bedecs,Owner
  2,Company C,Thomas,Axen,Purchasing Rep
  3,Company D,Christina,Lee,Purchasing Mgr.
  4,Company E,Martin,O’Donnell,Owner
  5,Company F,Francisco,Pérez-Olaeta,Purchasing Mgr.
  6,Company G,Ming-Yang,Xie,Owner
  7,Company H,Elizabeth,Andersen,Purchasing Rep
  8,Company I,Sven,Mortensen,Purchasing Mgr.
  9,Company J,Roland,Wacker,Purchasing Mgr.
  10,Company K,Peter,Krschne,Purchasing Mgr.
  11,Company L,John,Edwards,Purchasing Mgr.
  12,Company M,Andre,Ludo,Purchasing Rep
  13,Company N,Carlos,Grilo,Purchasing Rep
  

• 固定幅ファイル    固定幅ファイルでは、各レコードは個別の行で表され、各フィールドの幅は、すべてのレコードに渡って一定に維持されています。 たとえば、各レコードの最初のフィールドの長さは常に 5 文字であり、2 番目のフィールドの長さは常に 12 文字などとなっています。 あるフィールドの値の実際の長さがレコードによって異なる場合、必要な幅より短い値の末尾にはスペース文字を埋め込む必要があります。 次に、固定幅テキストの例を示します。

  1   Company A   Anna       Bedecs         Owner            
  2   Company C   Thomas     Axen           Purchasing Rep   
  3   Company D   Christina  Lee            Purchasing Mgr.  
  4   Company E   Martin     O’Donnell      Owner            
  5   Company F   Francisco  Pérez-Olaeta   Purchasing Mgr.  
  6   Company G   Ming-Yang  Xie            Owner            
  7   Company H   Elizabeth  Andersen       Purchasing Rep   
  8   Company I   Sven       Mortensen      Purchasing Mgr.  
  9   Company J   Roland     Wacker         Purchasing Mgr.  
  10  Company K   Peter      Krschne        Purchasing Mgr.  
  11  Company L   John       Edwards        Purchasing Mgr.  
  12  Company M   Andre      Ludo         Purchasing Rep   
  13  Company N   Carlos     Grilo          Purchasing Rep   
  

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テキスト ファイルからデータをインポートする

テキスト ファイルに含まれるデータの一部または全部を Access データベースに格納する場合は、新しいテーブルにファイルの内容をインポートするか、既存のテーブルにデータを追加する必要があります。 インポートしたデータは表示および編集でき、データに対して行った変更はソース テキスト ファイルに反映されません。

インポート操作では、ソース ファイルの編成方法と、新しいテーブルを作成するか、または既存のテーブルにデータを追加するかを指定できます。

インポート操作の最後に、インポート操作の詳細を定義として保存することができます。 インポート定義を使うと、後で操作を繰り返すことができ、毎回テキスト インポート ウィザードの手順を実行する必要はありません。

ソース ファイルを準備する

1. メモ帳などのテキスト エディターでソース テキスト ファイルを開きます。

   注: インポート操作でインポートできるテキスト ファイルは 1 つだけです。 複数のファイルをインポートするには、ファイルごとにインポート操作を繰り返します。

2. ソース テキスト ファイルの内容を確認し、次の表で説明するアクションを実行します。

   要素	説明
   区切りファイルまたは固定幅ファイル	ファイルがいずれかの形式に一貫して従っていることを確認します。 ファイルが区切り形式の場合は、区切り文字を確認します。 ファイルが固定幅フィールドの場合は、すべてのレコードで各フィールドが同じ幅であることを確認します。
   テキスト区切り記号	区切りファイルでは、次のように、単一引用符または二重引用符で囲まれたフィールド値が含まれることがあります。 "金子 由佳里",25,2017/4/5,"東京都" "早川 諭",27,2018,"大阪府" フィールド値を囲む文字は、テキスト区切り記号と呼ばれます。 テキスト区切り記号は必須ではありませんが、次のいずれかの場合は必要です。 フィールド区切り記号がフィールド値の一部として使用されている場合。 たとえば、フィールド区切り記号にコンマが使用され、東京都, 大阪府 が有効なフィールド値である場合、"東京都, 大阪府" のように 1 組のテキスト区切り記号で値を囲む必要があります。 0452934 や 0034539 などのテキスト以外の値が Access でテキスト値として扱われ、テキスト フィールドに格納されるようにする場合。 インポート操作では、ファイルでテキスト区切り記号が使われているかどうかを指定でき、使われている場合はその文字を指定できます。 ファイル全体で同じテキスト区切り記号が使われていて、テキスト値のみがテキスト区切り記号のペアで含まれていることを確認します。
   フィールドの数	ソース フィールドの数は 255 以内にする必要があります。Access はフィールドが 255 個を超えるテーブルをサポートできません。
   レコードと値のスキップ	テキスト ファイルの一部のみが必要な場合は、インポート操作を始める前にソース ファイルを編集します。 インポート操作中にレコードをスキップすることはできません。 新しいテーブルにデータを追加する場合は特定のフィールドをスキップできますが、既存のテーブルに内容を追加する場合はできません。 既存のテーブルにデータを追加するときは、ソース データの構造が追加先のテーブルの構造と一致している必要があります。 つまり、ソース データと追加先のテーブルで、列の数とデータ型が一致していなければなりません。
   空白の行とフィールド	ファイルから、すべての不要な空白行を削除します。 空白のフィールドがある場合は、不足しているデータを追加するようにしてください。 既存のテーブルにレコードを追加する場合は、テーブルの対応するフィールドが Null 値を許容することを確認します。 フィールドの "値要求" フィールド プロパティが "いいえ" に設定され、"入力規則" プロパティが Null 値を許可する設定になっている場合は、Null 値が許容されます。
   不要な文字	不要なタブ、改行、復帰などが残っていないかを調べ、見つかったら削除します。
   データ型	インポート時のエラーを防ぐため、すべての行で各ソース フィールドに同じ型のデータが含まれることを確認します。 Access は、ファイルの最初の 25 行をスキャンして、テーブルのフィールドのデータ型を決定します。 ソースの最初の 25 行については、どのフィールドにも異なるデータ型を混在させないようにすることを強くお勧めします。 また、テキスト値として扱う必要のある非テキスト値を、単一引用符または二重引用符で囲みます。 ソース ファイルの 25 行目より後に異なるデータ型の値が混在する場合、インポート操作でスキップされたり不適切に変換されたりする可能性があります。 トラブルシューティングについては、この記事で後述する「インポートしたテーブルでの存在しない値または正しくない値のトラブルシューティング」セクションをご覧ください。
   フィールド名	区切りテキスト ファイルでは、ファイルにフィールドの名前が含まれていない場合、1 行目にフィールド名を配置することをお勧めします。 インポート時に、1 行目の値をフィールド名として扱うように指定できます。 固定幅テキスト ファイルをインポートするときは、1 行目の値をフィールド名として使用するオプションはありません。 注: 既存のテーブルに区切りテキスト ファイルを追加する場合は、各列の名前が対応するフィールドの名前と正確に一致していることを確認します。 列名がテーブル内の対応するフィールドの名前と異なる場合は、インポート操作が失敗します。 フィールドの名前を確認するには、追加先のテーブルをデザイン ビューで開きます。

3. ソース ファイルが開いている場合は、それを閉じます。 ソース ファイルを開いたままにしておくと、インポート操作中にデータ変換エラーが発生する可能性があります。

Access でインポート プロセスを開始する

1. インポートしたデータを格納する Access データベースを開きます。 既存のデータベースにデータを格納しない場合は、空のデータベースを作成します。

2. インポート操作を開始する前に、データを新規と既存のいずれのテーブルに格納するかを決定します。

   • 新しいテーブルを作成する    データを新しいテーブルに格納する場合は、テーブルが作成されて、インポートしたデータがそこに追加されます。 指定した名前のテーブルが既に存在する場合は、テーブルの内容がインポートしたデータで上書きされます。

   • 既存のテーブルに追加する    既存のテーブルにデータを追加する場合は、指定したテーブルにデータが追加されます。

     続行する場合、追加操作中のほとんどの失敗の原因は、ソース データがインポート先のテーブルの構造とフィールド設定に一致しないことです。 これを避けるには、テーブルをデザイン ビューで開いて、次の項目を確認してください。

     • 最初の行    ソース テキスト ファイルの最初の行にフィールド名が含まれていない場合、各列の位置とデータ型がテーブルの対応するフィールドと一致していることを確認します。 区切りテキスト ファイルでは、1 行目に列見出しが含まれている場合は、列とフィールドの順序が一致している必要はありませんが、各列の名前とデータ型は、対応するフィールドと完全に一致する必要があります。 固定幅テキスト ファイルをインポートするときは、1 行目の値をフィールド名として使用するオプションはありません。

     • 存在しないフィールドまたは余分なフィールド    インポート先テーブルに存在しないフィールドがある場合は、インポート操作を始める前に、それらのフィールドを追加します。 ただし、インポート先テーブルに、ソース ファイルに存在しないフィールドが含まれる場合、それらのフィールドで Null 値が許容されるときは、フィールドをテーブルから削除する必要はありません。

       ヒント: フィールドの "値要求" フィールド プロパティが "いいえ" に設定され、"入力規則" プロパティが Null 値を許可する設定になっている場合は、Null 値が許容されます。

     • 主キー    テーブルに主キー フィールドがある場合、この主キー フィールドと互換性のある値を含む列がソース ファイルに含まれる必要があります。 さらに、インポートされるキー値が一意である必要があります。 インポート先テーブルの既存の主キー値と同じ値がインポートされるレコードにあると、インポート操作中にエラー メッセージが表示されます。 一意のキー値が含まれるようにソース データを編集した後、インポート操作を再度開始する必要があります。

     • インデックス フィールド    テーブル内に "インデックス" プロパティが [はい (重複なし)] に設定されているフィールドがある場合、ソース テキスト ファイルの対応する列は、一意の値を持つ必要があります。

3. テキスト インポート ウィザードやテキスト リンク ウィザードの場所は、Access のバージョンによって若干異なります。 Access のバージョンに対応した手順を選択してください。

   • 最新バージョンの Microsoft 365 サブスクリプション バージョンの Access または Access 2019 を使用している場合は、[インポートとリンク] グループで、[外部データ] タブの [新しいデータソース] > [ファイルから] > [テキストファイル] をクリックします。

   • Access 2016を使用している場合は、[ 外部データ ] タブの [ & リンクのインポート ] グループで、[ テキスト ファイル] をクリックします。

4. Accessは、[外部データの取り込み - テキストファイル] ダイアログボックスを開きます。

   

5. [外部データの取り込み - テキスト ファイル] ダイアログ ボックスの [ファイル名] ボックスに、ソース ファイルの名前を入力します。

6. インポートするデータをどのようなテーブルに格納するかを指定します。

   • データを新規テーブルに格納する場合は、[現在のデータベースの新しいテーブルにソース データをインポートする] を選びます。 後で、このテーブルに命名するよう求められます。

   • 既存のテーブルにデータを追加するには、[レコードのコピーを次のテーブルに追加する] を選んで、ドロップダウン リストからテーブルを選びます。

     注: リンク テーブルを作成してデータ ソースにリンクする手順については、この記事で後述する「テキスト ファイルにリンクする」セクションをご覧ください。

7. [OK] をクリックします。

   ファイルの内容がスキャンされて、ファイルの編成方法の推奨が表示されます。 ファイルでフィールドを分割するのに区切り文字が使われている場合は、[区切り記号付き] オプションを選択します。 固定幅フィールドの場合は、[固定長] オプションを選択します。 ファイルが固定幅フィールドか区切りフィールドかはっきりしない場合は、前の「ソース ファイルを準備する」セクションをご覧ください。

   注: ソース テキスト ファイルにタブまたはその他の特殊文字が含まれる場合、テキスト インポート ウィザードではデータ列の間の小さいボックスとして表されます。

8. [次へ] をクリックします。

   ウィザードに表示される情報は、[区切り記号付き] オプションまたは [固定長] オプションのどちらを選択したかにより異なります。

   区切り記号付き

   フィールド値を区切る文字を選択または指定します (タブ、セミコロン、コンマ、スペース、その他)。 ファイルでテキスト区切り記号が使われている場合は、[テキスト区切り記号] ボックスで、二重引用符 (") または単一引用符 (') を選択します。 ソース ファイルの最初の行にフィールド名が含まれている場合は、[先頭行をフィールド名として使う] チェック ボックスをオンにします。 [次へ] をクリックします。

   固定長

   ウィザードにはファイルの内容が表示されます。 Access がデータの列構造を検出した場合は、フィールドを分割する垂直線がデータに表示されます。 ウィザードが提案した構造を確認し、必要な場合は、ウィザードのページの指示に従って線を追加、削除、または調整します。 [次へ] をクリックします。

9. データの追加を選択する場合は、手順 13 に進みます。 新しいテーブルにデータをインポートする場合は、[次へ] をクリックします。 この時点で、ウィザードに表示されるフィールドのプロパティを確認する必要があります。

   注: 既存のテーブルにレコードを追加する場合は、インポートしているフィールドの情報を指定できるウィザードのページは表示されません。

10. ウィザード ページの下部で列をクリックすると、対応するフィールドのプロパティが表示されます。 インポート先のフィールドの名前とデータ型を確認し、必要に応じて変更します。

    Access は、各列の最初の 25 行を確認し、対応するフィールドの既定のデータ型の候補を示します。 列の最初の 25 行に異なるデータ型が含まれる場合 (テキスト型と数値型など)、列のすべてまたはほとんどの値と互換性のあるデータ型 (通常、テキスト型) の候補が示されます。 別のデータ型を選択することもできますが、選んだデータ型と互換性のない値は、無視されるか誤って変換されることに注意してください。 存在しない値や誤った値を修正する方法の詳細については、この記事で後述する「インポートしたテーブルでの存在しない値または正しくない値のトラブルシューティング」セクションをご覧ください。

11. フィールドにインデックスを作成する場合は、[インデックス] を [はい] に設定します。 特定のソース列を完全にスキップする場合は、[このフィールドをインポートしない] チェック ボックスをオンにします。 [次へ] をクリックします。

12. 新しいテーブルにレコードを追加していると、テーブルの主キーの指定を求められます。 [主キーを自動的に設定する] を選ぶと、自動的にオートナンバー型フィールドがインポート先テーブルの最初のフィールドとして追加され、1 から始まる一意の ID が入力されます。 [次へ] をクリックします。

    注: 既存のテーブルにレコードを追加する場合は、インポートしているフィールドの情報を指定できるウィザードのページは表示されません。

13. ウィザードの最後のページが表示されます。 新しいテーブルにレコードをインポートしている場合は、インポート先テーブルの名前を指定します。 [インポート先のテーブル] ボックスに、テーブルの名前を入力します。 テーブルが既に存在する場合は、テーブルの既存内容を上書きするかどうかの確認を求められます。 続行する場合は [はい]、インポート先テーブルに別の名前を指定する場合は [いいえ] をクリックします。

    [詳細設定] ボタンの用途

    テキスト インポート ウィザードの [詳細設定] ボタンを使うと、以前のバージョンの Access で使われていた形式でインポート定義を作成または表示できます。 以前のバージョンの Access から仕様をインポートしている場合を除き、[ 詳細設定 ] ボタンは使用しないことをお勧めします。 代わりに、このインポート操作の詳細を保存したい場合は、次のセクションで詳しく説明します。

14. [完了] をクリックしてデータをインポートします。

    Access はデータをインポートしようとします。 いずれかのデータがインポートされると、インポート操作の状態を示すダイアログ ボックスが表示されます。 逆に、操作が完全に失敗すると、"ファイルをインポートするときにエラーが発生しました。" というエラー メッセージが表示されます。

15. データシート ビューでインポート先のテーブルを開きます。 テーブルのデータをソース ファイルと比較し、データが正しく表示されることを確認します。

インポートに関して知っておく必要があること

• インポート定義を後で利用できるように保存する方法の詳細については、「インポートやエクスポートの操作の詳細を定義として保存する」の記事を参照してください。

• 保存済みのインポート定義を実行する方法の詳細については、「保存済みのインポート操作またはエクスポート操作を実行する」の記事を参照してください。

• スケジュールを設定して任意の時刻で実行する方法の詳細については、「インポート操作やエクスポート操作のスケジュールを設定する」を参照してください。

• 定義名の変更、定義の削除、定義のソース ファイル名の更新を行う方法の詳細については、「データ操作を管理する」の記事を参照してください。

インポートしたテーブルでの存在しない値または正しくない値のトラブルシューティング

"ファイルをインポートするときにエラーが発生しました" というメッセージが表示された場合、インポート操作は完全に失敗しています。 代わりに、操作の詳細を保存するよう求めるページが表示された場合は、データの全部か一部が正常にインポートされています。 状態メッセージには、インポート操作中に発生したすべてのエラーの説明を含むエラー ログ テーブルの名前も示されます。

状態メッセージに操作が成功したことが示された場合でも、テーブルを使い始める前にテーブルの内容と構造を表示し、それらが正しいことを確認することが重要です。

すべてのデータがテーブルに正常に追加されたかどうかを確認するには、データシート ビューでインポート先のテーブルを開きます。 データ型などのフィールド プロパティ設定を確認する場合は、デザイン ビューでテーブルを開く必要があります。

次の表に、不足している値や誤った値を修正するための手順を示します。

また、データシート ビューで、ウィザードの最終ページのエラー ログ テーブルを確認します。 このテーブルには、[エラー]、[フィールド]、[行] の 3 つのフィールドがあります。 各行には特定のエラーについての情報が表示され、[エラー] フィールドの内容は問題のトラブルシューティングに役立ちます。

エラー文字列とトラブルシューティングのヒントの完全な一覧

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テキスト ファイルにリンクする

データをインポートしないで別のファイルのデータに接続するには、リンクを使います。リンクを使うと、Access でコピーを作成して保持しなくても、元のプログラムと Access ファイルの両方で、最新のデータを確認することができます。 テキスト ファイルの内容を Access データベースにコピーしたくないが、クエリを実行してそのデータに基づくレポートを作成したい場合は、テキスト ファイルをインポートするのではなく、テキスト ファイルにリンクする必要があります。

テキスト ファイルにリンクすると、ソース ファイルにリンクされた新しいテーブルが作成されます。 ソース ファイルに行った変更はリンクされたテーブルに反映されますが、対応するテーブルの内容を Access で編集することはできません。 データの内容や構造を変更する場合は、ソース ファイルを開いてそれを変更する必要があります。

リンク テーブルでの #Num! および正しくない値のトラブルシューティング

"テーブルをリンクしました" というメッセージが表示された場合でも、データシート ビューでテーブルを開いて、すべての行と列に正しいデータが表示されていることを確認する必要があります。

テーブルにエラーや誤ったデータが表示されている場合は、次の表に示された修正アクションを実行し、リンクをやり直します。 リンク テーブルは読み取り専用のため、テーブルに値を直接追加することはできないことに注意してください。

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