Outlook on the web のメッセージ フォルダーを操作する

既定では、アカウントにはまず次のようなフォルダーがあります。

• 受信トレイ 受信メッセージは、受信トレイルールを作成して別のフォルダーにリダイレクトしたり、迷惑メールとして識別されたりしない限り、受信トレイに届きます。 Outlook でルールを使用してメール メッセージを管理する方法について詳しくは、こちらをご覧ください。

• 迷惑メール 迷惑メールの特性があるが、メールボックスに到達する前にスパム フィルターによってブロックされていないメッセージは、このフォルダーに自動的に移動されます。 Outlook on the web で迷惑メールとスパムをフィルター処理する方法について詳しくは、こちらをご覧ください。

• 下書き メッセージの書き込みを開始しても完了しない場合は、自動的に下書きフォルダーに保存されます。 後でメッセージに戻って編集を続け、送信することができます。

• 送信済みアイテム 既定では、送信するすべてのメッセージのコピーが [送信済みアイテム] フォルダーに配置されます。

• 削除済みアイテム メッセージを削除すると、[削除済みアイテム] フォルダーに移されます。

フォルダーに対して行うことができる操作の大部分は、フォルダーを右クリックすると表示される、コンテキスト メニューを見れば確認できます。

• 新しいサブフォルダーを作成する を使用して、右クリックしたフォルダーに新しいサブフォルダーを作成します。

• フォルダーの削除 フォルダーとそのすべての内容を [削除済みアイテム] に移動します。

• すべて削除する 選択したフォルダー内のすべてのアイテムを [削除済みアイテム] に移動します。

• すべて読み取りとしてマークする 選択したフォルダー内のすべてのアイテムを読み取りとしてマークします。

• 改名する フォルダーに別の名前を付けます。 受信トレイ フォルダーなどの既定のフォルダーの名前を変更することはできません。

新しいフォルダーを作成し、お好みの方法でメッセージを分類します。 たとえば、特定のプロジェクト用、特定のユーザーによって送信されたすべてのメッセージ用、または属している配布グループに送信されたすべてのメッセージ用などにフォルダーを作成することができます。

新しいフォルダーを作成する

1. フォルダーの一覧の下部にある [ 新しいフォルダー] を選択します。

2. 新しいフォルダー ボックスに、フォルダーの名前を入力して、Enter キーを押します。

新しいサブフォルダーを作成する

1. フォルダーウィンドウで、サブフォルダーを追加するフォルダーを右クリックします。

2. [新しいサブフォルダーの作成] を選択します。

3. 新しいフォルダー ボックスに、フォルダーの名前を入力し、Enter キーを押します。

1. フォルダーウィンドウで、名前を変更するフォルダーを右クリックします。

2. [名前の変更] を選択します。

3. フォルダーの名前を入力し、Enter キーを押します。

1. 左側のウィンドウで、削除するフォルダーまたはサブフォルダーを右クリックします。

2. [フォルダーの削除] を選びます。

3. 確認メッセージが表示されたら、[OK] を選択します。

Outlook on the web では、[お気に入り] フォルダーに、[受信トレイ]、[送信済みアイテム]、[削除済み] のフォルダーが自動的に含められます。 [お気に入り] にフォルダーを追加すると、最も重要なフォルダーを容易に追跡できるようになります。 フォルダーを [お気に入り] に追加しても、フォルダーが移動されるわけではなく、代わりにフォルダーと [お気に入り] との間にリンクが作成されます。 [お気に入り] に追加されたフォルダーは、個人用フォルダーにそのまま維持されます。

• [お気に入り] にフォルダーを追加するには、個人用フォルダーの下にあるフォルダーを右クリックし、[お気に入りに追加] を選択します。

• [お気に入り]のフォルダーを整列するには、フォルダーを選択し、そのフォルダーをフォルダー階層内の新しい位置までドラッグします。 または、フォルダーを右クリックし、[一覧で上へ移動] または [一覧から下へ移動] を選択します。

• フォルダーを削除するには、お気に入りから削除するフォルダーを右クリックし、[ お気に入りから削除] を選択します。 このアクションでは、フォルダーへのリンクのみが削除されます。フォルダーは個人用フォルダーに残ります。

組織のポリシーによっては、[お気に入り] にパブリック フォルダーを追加できる場合があります。 Outlook on the web にパブリック フォルダーを作成し、それを [お気に入り] に追加する方法の詳細については、「パブリック フォルダーを作成する」を参照してください。

アーカイブ ポリシーと保持ポリシーを使って、メールボックス内に残っているメッセージを一定時間の後に、自動的に移動または削除できます。 これらのポリシーとポリシーを割り当てる方法の詳細については、「 Outlook on the web で保持ラベルとアーカイブ ポリシーを割り当てる」を参照してください。

メッセージまたはフォルダーを削除すると、[削除済みアイテム]フォルダーに移動されます。 メッセージをそのフォルダーから手動で削除することも、サインアウト時に自動的に [削除済みアイテム] フォルダーを空にするように Outlook on the web を設定することもできます。

サインアウトするときに [削除済みアイテム] フォルダーを空にする

1. ページの最上部で、設定 をクリックする。

2. [メール]、[メッセージの処理] の順に選びます。

3. メッセージ オプション で、[ 削除済みアイテムを空にする ] フォルダーの横にあるチェックボックスを選択します。

4. 保存 をクリックします。

削除されたメッセージを復元する方法については、「 Outlook で削除されたアイテムを復元および復元する」を参照してください。

Outlook on the web コマンドバーのコマンドを使用したり、または、メッセージを受け取ったときに Outlook on the web で自動的にフォルダーに移動させるように設定します。

コマンドを使用してメッセージを自動的に処理します

[一括処理] と [移動先] などのコマンドを使用すると、特定の送信者からのメッセージを自動的に削除または移動できます。 受信トレイのメッセージを選択すると、コマンドは justOutlookOutlook on the web メニュー バーに表示されます。

• [一括処理] では、受信トレイの不要なメールをすばやく削除することができます。 メッセージを選択すると、その送信者からのすべての受信メールを自動的に削除したり、最新のメールのみを保持して残りを削除したり、10 日間経過したメールを削除したりすることができます。

• [移動先] を使用すると、メッセージを特定のメッセージに移動したり、別のフォルダーに移動したりすることができます。

ルールを設定してメッセージを自動的に処理する

ルールを使用して、メッセージを受信したときに自動的にフォルダーに移動します。

1. 受信トレイで、ルールを割り当てるメッセージを選択し、コマンド バーの [] を選択します。

2. [仕分けルールの作成] を選びます。 [仕分けルールの作成] ダイアログ ボックスが開きます。

3. その差出人からメッセージを移動するフォルダーを選びます。

4. その他の条件とアクションを選択するには、[その他のオプション] を選びます。

   既定では、 [ルールの処理を中止する] チェック ボックスはオンになります。 これがオンになっている場合は、それ以降のルールがメッセージに適用される場合でも無視されます。

5. [OK] を選択して、ルールを保存します。

既定では、アカウントにはまず次のようなフォルダーがあります。

• 受信トレイ 受信メッセージは、別のフォルダーにリダイレクトする受信トレイ ルールを作成した場合、または迷惑メールとして識別されない限り、受信トレイに届きます。 Outlook のルールを使用したメール メッセージの管理の詳細

• 低優先メール 過去の受信メッセージの処理方法に基づいてメールをフィルター処理するのに役立ちます。 オンにすると、メール サーバーは、読んだメッセージまたは読み取らないメッセージを追跡します。 読み取らないメッセージは、クラッター フォルダーに移動されます。

• 送信済みアイテム 既定では、送信するすべてのメッセージのコピーが [送信済みアイテム] フォルダーに配置されます。

• 削除済みアイテム メッセージを削除すると、[削除済みアイテム] フォルダーに移されます。

[ Outlook on the web] で、[フォルダー] で [その他] を選択すると、既定のフォルダーが [お気に入り] の下に整理されます。 同じ既定のフォルダーも個人用フォルダーの下に一覧表示され、フォルダーの長い一覧の一部になり、その多くは管理者が作成した可能性があります。 管理者が追加したと考えられるフォルダーには、次のようなものがあります。

• 下書き メッセージを作成または返信してもすぐに完了できない場合は、自動的に下書きフォルダーに保存されます。 後でメッセージに戻って編集を続け、送信することができます。

• 迷惑メール 迷惑メールの特性があるが、メールボックスに到達する前にスパム フィルターによってブロックされていないメッセージは、このフォルダーに自動的に移動されます。 迷惑メールとフィッシングに関する記事には、迷惑メール フォルダーに関する詳細情報が記載されています。

• 注 これは読み取り専用フォルダーです。 このフォルダー内のアイテムを作成または編集するには、 Outlook を使用する必要があります。

• 会話履歴 既定では、 Skype for Business のすべての会話のコピーが [会話の履歴] フォルダーに格納されます。

フォルダーで実行できることのほとんどは、フォルダーを選択して右クリックしたときに表示されるショートカット (コンテキスト) メニューにあります。 どのショートカットが表示されるかは、[お気に入り] または個人用フォルダーの下にあるフォルダーを選択した場合によって異なります。

[お気に入り] フォルダー

[お気に入り] フォルダーには、上位のメール フォルダーが表示されます。 ショートカット メニューには、これらのフォルダーを操作する際に最もよく使用または必要とされるオプションが用意されます。

• リスト内を上に移動 するか 、リスト内で下に移動 次のいずれかのオプションを使用して、フォルダー階層の上位または下位のフォルダーの位置を変更します。

• お気に入りから削除する [お気に入り] からフォルダーを削除します。 お気に入りからフォルダーを削除しても、個人用フォルダーから削除されることはありません。

• 空のフォルダー フォルダー内のすべてのサブフォルダーを削除します。

• すべて読み取りとしてマークする フォルダー内のすべての項目を読み取りとしてマークします。

• ポリシーの割り当て フォルダー内のメッセージにアーカイブまたはアイテム保持ポリシーを割り当てます。 管理者が有効にしていない場合、このオプションを使用できない場合があります。

• アクセス許可 他のユーザーにメールボックス内のフォルダーへのアクセス権を付与します。

個人用フォルダー

個人用フォルダーは、使用可能なすべてのメール フォルダーのコレクションです。 個人用フォルダーにアタッチされているショートカット (コンテキスト) メニューには、[お気に入り] フォルダーを含むショートカット メニューよりも多くのオプションが用意されています。 ただし、すべてのオプションがすべてのフォルダーで使用できるわけではありません。また、管理アクセス許可のために一部のオプションが使用できない場合があります。

個人用フォルダーのショートカット メニューに含まれているオプションのうち、4 つは、お気に入りフォルダーのショートカット メニューに含まれていないオプションです。

• 新しいフォルダーを作成する を使用して、右クリックしたフォルダーに新しいサブフォルダーを作成します。

• 改名する フォルダーに別の名前を付けます。 受信トレイ フォルダーなどの既定のフォルダーの名前を変更することはできません。

• お気に入りに追加 現在のフォルダーをお気に入りに追加 (リンク) します。

• 移動 選択したフォルダーをフォルダー階層内の新しい場所に移動できるように、ウィンドウを開きます。 フォルダーを選択して新しい場所にドラッグすることもできます。

  注: 次にサインインしたときに、作成したフォルダーはアルファベット順に並べられます。

新しいフォルダーを作成し、お好みの方法でメッセージを分類します。 たとえば、特定のプロジェクト用、特定のユーザーによって送信されたすべてのメッセージ用、または属している配布グループに送信されたすべてのメッセージ用などにフォルダーを作成することができます。

新しいフォルダーを作成する

1. [フォルダー] の下で、[その他] を選択します。

   

2. 次のいずれかの操作を行います。

   • [お気に入り] または個人用フォルダーの名前の横にある [新しいフォルダーの作成] ボタンをクリックします。 .

   • 個人用フォルダーを右クリックして、[新しいフォルダーの作成] を選択します。

3. 新しいフォルダー ボックスに、フォルダーの名前を入力して、Enter キーを押します。

新しいサブフォルダーを作成する

1. [フォルダー] の下で、[その他] を選択します。

   

2. 個人用フォルダーで、サブフォルダーを追加するフォルダーを右クリックして [新しいサブフォルダーの作成] を選択します。

3. 新しいフォルダー ボックスで、サブフォルダーの名前を入力し、Enter キーを押します。

1. [フォルダー] の下で、[その他] を選択します。

   

2. 個人用フォルダーで、名前を変更するフォルダーを右クリックして [名前の変更] を選択します。

3. フォルダーの名前を入力し、Enter キーを押します。

フォルダーをフォルダー階層内の新しい場所までドラッグして移動することができます。この操作は、ショートカット メニューの [移動] オプションを使用して行うこともできます。

1. [フォルダー] の下で、[その他] を選択します。

   

2. 個人用フォルダーで、移動するフォルダーを右クリックして [移動] を選択します。

3. [フォルダーの移動] ウィンドウが開いたら、フォルダーを移動する新しいフォルダーを選択し、[移動] を選択します。

また、目的の親フォルダーを右クリックし、[新しいフォルダーの作成] を選択して、フォルダーを移動する 新しいフォルダーを作成することもできます。 選択した条件に基づいて、受信メッセージを特定のフォルダーに自動的に移動できます。 Outlook でルールを使用して電子メール メッセージを管理する方法について説明します

1. [フォルダー] の下で、[その他] を選択します。

   

2. 削除するフォルダーまたはサブフォルダーを右クリックし、[削除] を選択します。

3. 確認メッセージが表示されたら、[OK] を選択します。

Outlook on the web では、[お気に入り] フォルダーには、[受信トレイ]、[送信済みアイテム]、[低優先メール]、[削除済み] のフォルダーが自動的に含められます。 [お気に入り] にフォルダーを追加すると、最も重要なフォルダーを容易に追跡できるようになります。 フォルダーを [お気に入り] に追加しても、フォルダーが移動されるわけではなく、代わりにフォルダーと [お気に入り] との間にリンクが作成されます。 [お気に入り] に追加されたフォルダーは、個人用フォルダーにそのまま維持されます。

• [お気に入り] にフォルダーを追加するには、個人用フォルダーの下にあるフォルダーを右クリックし、[お気に入りに追加] を選択します。

• フォルダーを整列するには、フォルダーを選択し、そのフォルダーをフォルダー階層内の新しい位置までドラッグします。 または、フォルダーを右クリックし、[一覧で上へ移動] または [一覧から下へ移動] を選択します。

• フォルダーを削除するには、お気に入りから削除するフォルダーを右クリックし、[ お気に入りから削除] を選択します。 このアクションでは、フォルダーへのリンクのみが削除されます。フォルダーは個人用フォルダーに残ります。

組織のポリシーによっては、[お気に入り] にパブリック フォルダーを追加できる場合があります。 Outlook on the web にパブリック フォルダーを作成し、それを [お気に入り] に追加する方法の詳細については、「パブリック フォルダーを作成する」を参照してください。

アーカイブ ポリシーと保持ポリシーを使って、メールボックス内に残っているメッセージを一定時間の後に、自動的に移動または削除できます。 これらのポリシーとポリシーを割り当てる方法の詳細については、「 Outlook on the web で保持ラベルとアーカイブ ポリシーを割り当てる」を参照してください。

メッセージを削除すると、[削除済みアイテム] フォルダーに移されます。 メッセージをそのフォルダーから削除することも、サインアウト時に自動的に [削除済みアイテム] フォルダーを空にするように Outlook on the web を設定することもできます。 事前に設定された日数を過ぎたら削除済みアイテム フォルダーのアイテムを空にするポリシーを管理者が設定している場合があります。

サインアウトするときに [削除済みアイテム] フォルダーを空にする

1. 画面の上部にある [ 設定] をクリックします。

2. [アプリの設定] で、[メール] を選択します。

3. [自動処理]、[メッセージのオプション]、[サインアウトするときに削除済みアイテム フォルダーを空にする] の順に選択します。

4. [保存] をクリックします。

削除されたメッセージを復元する方法については、「 Outlook で削除されたアイテムを復元および復元する」を参照してください。

Outlook on the web メニュー バーのコマンドを使用したり、Outlook on the web のルールを設定すると、メッセージを受け取ったときに自動的にフォルダーに移動されます。

コマンドを使用してメッセージを自動的に処理する

[一括処理] と [移動先] などのコマンドを使用すると、特定の送信者からのメッセージを自動的に削除または移動できます。 受信トレイのメッセージを選択すると、コマンドは Outlook on the webメニュー バーに表示されます。

• [一括処理] では、受信トレイの不要なメールをすばやく削除することができます。 メッセージを選択すると、その送信者からのすべての受信メールを自動的に削除したり、最新のメールのみを保持したり、10 日間経過したメールを削除したりすることができます。

• [移動先] を使用すると、メッセージを特定のメッセージに移動したり、その送信者からのすべてのメッセージを別のフォルダーに自動的に移動したりすることができます。

ルールを設定してメッセージを自動的に処理する

ルールを使用して、メッセージを受信したときに自動的にフォルダーに移動します。

1. 受信トレイで、ルールを割り当てるメッセージを選択し、 Outlook on the web メニュー バーの [ ] をクリックします。

   

2. [仕分けルールの作成] をクリックします。 [新しい受信トレイの仕分けルール] ダイアログボックス (フォーム) が開きます。

   • 名前 送信者の名前を表示します。

   • メッセージが到着し、これらのすべての条件に一致する場合 既定では、受信したメッセージに対して 3 つの条件が設定されます。 矢印を選択して、他の条件を選択します。 さらに条件を使用する場合は、[ 条件の追加] を選択します。

   • 次の操作をすべて行います 既定では、3 つの定義済みアクションのいずれかが設定されています。 矢印を選択して、他のアクションを選択します。 別のアクションを追加する場合は、[ アクションの追加] を選択します。

   • これらの条件のいずれかに一致する場合を除く 既定では、例外は設定されません。 矢印を選択して、上記の条件に例外を設定します。 複数の例外が必要な場合は、[ 例外の追加] を選択します。

   • その他のルールの処理を停止する 既定では、チェック ボックスがオンになっています。 これがオンになっている場合は、それ以降のルールがメッセージに適用される場合でも無視されます。

3. [OK] を選択して、ルールを保存します。 アカウントの構成によっては、ルールの変更に関する警告が表示される可能性があります。 必要な場合は、管理者にお問い合わせください。