"Si può avere buono, veloce, o a buon mercato. Selezionane due".
Gli ingegneri lo dicono da decenni ai project manager.
In termini leggermente diversi, ogni progetto bilancia un "triangolo" di tempo, denaro e ambito, non è possibile modificarne uno senza influire su almeno uno degli altri. Il compito del project manager consiste nel garantire l'integrità del triangolo.
Come? Prima di tutto, quando si verifica un problema, individuarlo nel triangolo del progetto: è tempo (pianificazione), denaro (budget) o ambito? In secondo luogo, individua quali lati del triangolo puoi modificare e quali sono "fissi" in posizione. In terzo luogo, modificare le opzioni disponibili per risolvere il problema e ottimizzare il progetto. Quarto, finisci il progetto e festeggia!
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Tempo + denaro + ambito = qualità
Il triangolo del progetto è noto anche come il "triangolo di ferro" e, meno poeticamente, i "vincoli triplo". Qualunque sia il nome, si tratta della stessa cosa: non è possibile modificare il budget, la programmazione o l'ambito di un progetto senza influire su almeno una delle altre due parti
Ecco alcuni esempi di come funziona:
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Per inserire il data di fine (tempo), è possibile spendere di più nelle risorse (denaro) per completare il lavoro più velocemente o tagliare le caratteristiche (ambito), in modo da ridurre il lavoro da svolgere prima della nuova scadenza.
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Per completare il progetto in base al preventivo (costo), è possibile eliminare il lavoro straordinario e completare il progetto in un secondo momento (tempo) o tagliare le feature (ambito).
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Per aggiungere caratteristiche a un prodotto (ambito), è possibile estendere la scadenza per rendere il tempo per il nuovo lavoro (tempo) o aggiungere persone per velocizzarlo (costi). Puoi anche fare entrambe le cose!
La qualità è la quarta parte del triangolo del progetto. Si siede al centro, dove qualsiasi modifica a qualsiasi lato lo colpisce.
Ad esempio, se si è in anticipo sulla programmazione, potrebbe essere possibile sostituire le feature di taglio o concedere più tempo per le attività esistenti. Con questo tempo aggiuntivo e l'ambito, il risultato finale potrebbe essere un prodotto migliore.
Un punto chiave: non esiste uno standard universale per la qualità. Per qualsiasi progetto, la qualità è definita all'interno del progetto stesso. Per alcune aziende, mantenere un progetto nel budget è la misura più importante di qualità. Per altri, fare in modo che il mercato in tempo conta di più. Un project manager deve sapere come viene definita la qualità per l'organizzazione e il progetto specifico.
Nell'esempio precedente, si potrebbe semplicemente finire il prodotto in anticipo con meno funzionalità, facendolo entrare sul mercato davanti ai vostri concorrenti. Questa potrebbe essere la definizione di qualità per il progetto nell'azienda.
Informazioni su cosa non è possibile modificare
Nella maggior parte dei progetti è presente almeno un lato del triangolo. Non è possibile modificarlo.
Forse il bilancio non è negoziabile. (Suona familiare?) O forse il prodotto deve assolutamente andare in vendita entro una certa data. Forse sono entrambe vere.
Spesso, gli elementi fissi di un progetto vengono dettati dall'alto del project manager, ma non sempre. A volte è sulle tue spalle decidere quale elemento è più importante per il successo del progetto. Ed è davvero necessario essere chiari su questo per quando i problemi vengono visualizzati (e lo fanno sempre).
Quando il problema si presenta su un lato fisso, il corso d'azione è spesso chiaro. Ad esempio, se si scopre che il completamento di una caratteristica software richiederà più tempo rispetto a quanto previsto e si è firmato un contratto in cui si prevede di fornire tale caratteristica (ambito), è necessario spostare la data di fine o aggiungere risorse per terminarla in tempo.
Se il lato corretto e il lato del problema sono diversi, non arrenderti. Questo è il bello del triangolo del progetto; C'è sempre spazio per apportare modifiche Ad esempio, se il progetto deve terminare entro i tempi previsti ed è cresciuto nell'ambito, è comunque possibile modificare i costi aggiungendo risorse.
Se tutti e tre i lati del triangolo sono bloccati, niente panico. Il progetto potrebbe essere in difficoltà, ma almeno si sa che è in difficoltà e si ha un buon punto di partenza per ripensare gli obiettivi del progetto o gli standard di qualità.
Ottimizzare la pianificazione
Prima o poi si dovrà affrontare un progetto che è impostato per superare una scadenza inflessibile.
Un modo sicuro per abbreviare la programmazione consiste nell'abbreviare il percorso critico, una serie di attività la cui ultima attività termina alla data di fine del progetto. La modifica di altre attività potrebbe non abbreviare la programmazione, ma la modifica delle attività del percorso critico è possibile. Per abbreviare il percorso critico, è possibile:
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Abbreviare la durata delle attività (ridurre l'ambito o aggiungere risorse).
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"Monitoraggio rapido" della programmazione: sovrapponi attività in modo che le persone possano lavorarvi contemporaneamente (aggiungere risorse). Questa tattica è meglio utilizzare più vicino all'inizio di un progetto.
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"Arresto anomalo" della programmazione: aggiungere risorse per completare le attività più velocemente (denaro).
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Rimuovere le attività (ridurre l'ambito).
Naturalmente, la correzione della programmazione in questo modo può avere effetti drammatici sul budget, sull'ambito e sulla qualità del progetto.
Ottimizzare il budget
Nella maggior parte dei progetti, la parte più grande del budget è costituita dai costi delle risorse: i costi fissi e basati su tariffa di persone, attrezzature e materiali. Mantenere il budget può richiedere scelte molto difficili:
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Tagliare l'ambito del progetto in modo che ci siano meno attività più brevi che richiedono risorse.
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Rimuovere risorse.
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Verificare che le tariffe, le tariffe e il lavoro straordinario siano appropriati.
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Verificare che le risorse siano la più adatta per il lavoro.
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Sostituire una risorsa costosa con una meno costosa.
Il controllo dei costi può forzare la scadenza o richiedere tagli nell'ambito del progetto. Ad esempio, se non si consente il lavoro straordinario per le attività, la data di fine potrebbe essere un mese dopo. In alternativa, se si taglia l'ambito, la data di fine potrebbe effettivamente essere spostata.
Ottimizzare l'ambito
Considereresti di risparmiare denaro facendo un ponte di pochi metri più corto del fiume che attraversa? Certo che no. A volte l'ambito del progetto non può cambiare, quindi è necessario eseguire altre azioni:
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Aggiungere risorse per assicurarsi che tutte le attività siano completate (costo).
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Tagliare le attività non presenti nel percorso critico, se presenti (costi).
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Aggiungere attività o aggiungere la durata alle attività (costo).
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Estendere la scadenza per consentire il tempo per tutte le attività con il livello corrente di risorse (tempo).
