Hai mai confuso una fase con un processo? O un portfolio con un risultato finale? Forse no, ma la terminologia di gestione dei progetti può creare confusione e questo articolo può aiutarti a risolvere il questione.
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Nozioni di base: fasi, processi, portfolio e prodotti
Un progetto è semplicemente un insieme di attività che si verificano in base a una programmazione e che producono un qualche tipo di output. Alcuni progetti sono autonomi, senza alcuna relazione con altre attività in corso in un'organizzazione. D'altra parte, alcuni progetti fanno parte di sforzi più grandi, come fasi, processi, programmi e portfolio.
Fasi
I progetti possono essere programmati in fasi, in modo che più progetti relativi allo stesso obiettivo possano essere gestiti insieme. Ad esempio, un'organizzazione di beneficenza ha una raccolta fondi ogni anno. Per gestire tutti i progetti associati alla funzione, raggruppano i progetti in tre fasi: Pianificazione, Giorno dell'evento e Completamento. Ogni fase contiene più progetti.
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Fase |
Progetti |
Output di fase |
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Pianificazione |
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Documento piano eventi completato |
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Giorno dell'evento |
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L'evento viene eseguito come pianificato |
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Follow-Up |
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Documento post mortem completato |
Processi
Le attività di due progetti diversi possono essere correlate a formare un processo. Si supponga ad esempio di avere due progetti: uno contiene le attività necessarie per produrre un sistema di ticket del call center, mentre l'altro contiene le attività necessarie per assumere e formare il personale di supporto per un call center.
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Progetto 1 |
Progetto 2 |
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Attività:
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Attività:
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Output: Sistema di biglietteria del call center |
Output: Personale di supporto del call center |
Il set combinato di attività dei due progetti costituisce un processo per la configurazione di un call center. Il processo ha un output di un call center pienamente funzionante.
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Processo |
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Attività di Project 1:
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Attività di Project 2:
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Output del processo: Centro chiamate pienamente funzionante |
Programmi
Un programma è un gruppo di progetti gestiti insieme per sfruttare al meglio lo stato correlato. Ad esempio, una società di costruzione che sta lavorando a una nuova suddivisione gestisce ogni casa nella suddivisione come progetto separato. Raggruppando i progetti in un programma per l'intera suddivisione, l'azienda può facilmente vedere lo stato di avanzamento della suddivisione nel suo complesso e pianificare l'inserimento di risorse di terze parti, ad esempio camion di cemento o paesaggisti.
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Applicazione |
Progetti |
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Contoso Estates |
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Portafogli
Alcuni project manager possono usare i portfolio per associare progetti e programmi ai corrispondenti obiettivi aziendali strategici. Ad esempio, una società di sviluppo software ha identificato tre obiettivi aziendali strategici: "Innovare nel settore", "Sviluppare software sicuro" e "Fornire un supporto clienti di alto livello". L'organizzazione configura i portfolio per ognuno di questi obiettivi (Innovazione, Sicurezza e Supporto) e allinea i progetti e i programmi correnti all'interno di questi portfolio.
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Portfolio |
Progetti e programmi |
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Innovazione |
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Sicurezza |
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Supporto |
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L'output: i risultati finali del progetto
Progetti, fasi e processi producono tutti un tipo di output, definito risultato finale. In genere un risultato finale è un qualche tipo di elemento tangibile, ad esempio un documento o un prodotto completato. I risultati finali possono essere prodotti o beni, ma possono anche essere risultati o servizi. La tabella seguente contiene alcuni esempi di questi tipi di risultati finali.
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Tipo di risultato finale |
Descrizione |
Esempi |
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Prodotto |
Elemento tangibile che rappresenta l'output di un progetto, una fase o un processo. I prodotti possono essere risultati finali autonomi oppure essere un componente di un risultato finale di dimensioni maggiori. |
Documento, programma software, casa |
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Risultato |
Output di un progetto, una fase o un processo completato. |
Revisione del processo di valutazione dei bug, nuova struttura organizzativa, linee guida per la costruzione verde |
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Servizio |
Output di un progetto, una fase o un processo che consente a un'organizzazione di eseguire una funzione aziendale. |
Centro chiamate pienamente funzionante, tavolo con personale in conferenza, servizio di invio radio |
Come si inserisce Microsoft Project nel sistema di gestione dei progetti?
Sempre più indietro, un "sistema" di gestione dei progetti si riferisce al set integrato di processi, tecniche, metodologie e strumenti usati per la programmazione e la verifica dei progetti. Microsoft Project è uno strumento all'interno del più ampio sistema di gestione dei progetti. I progetti, detti anche piani di progetto, vengono salvati come file separati all'interno di Project 2010 e possono essere raggruppati in sforzi più ampi, ad esempio fasi, processi, programmi e portfolio.
