È possibile ammettere che si sta usando un foglio di calcolo di Microsoft Excel per gestire i progetti e non si vede un buon motivo per modificarlo. Non sei l'unico.
È consigliabile iniziare un piano di progetto in Excel perché consente di elencare rapidamente tutti i progetti, disporli nel modo desiderato e persino creare qualcosa di simile a un Visualizzazione Diagramma di Gantt. Quando si calcolano le modifiche apportate al progetto, tuttavia, un foglio di calcolo non è molto breve.
Quando ci si trova a destreggiarsi tra più progetti, pianificazioni interrotte e risorse condivise, gestire una programmazione in un foglio di calcolo diventa un'attività travolgente. Con il suo motore di programmazione dinamico, gli strumenti di gestione delle risorse e il supporto per una migliore comunicazione, Microsoft Project può aiutarti a rispettare le scadenze.
Per saperne di più
Sfruttare i vantaggi della gestione delle risorse a livello aziendale
Quando si usano fogli di calcolo per tenere traccia dei progetti, cosa accade quando una singola risorsa viene assegnata a più progetti? È necessario gestire le risorse all'esterno del piano di progetto, manualmente o con un programma di terze parti. Le risorse spesso finiscono per sovrassegnare inavvertitamente ed è possibile dedicare molto tempo al tentativo di riprogrammare il lavoro.
Con Microsoft Project Server, tutti i progetti dell'organizzazione possono provenire da un pool di risorse centrale a livello aziendale. In questo modo i project manager possono visualizzare rapidamente il disponibilità di una risorsa prima di assegnarla a un'attività.
Consentire a Project di calcolare l'effetto delle modifiche alla data
Si supponga di tenere traccia di un progetto in un foglio di calcolo. Il progetto ha un'attività che non può iniziare finché un altro progetto non produce un risultato finale specifico. Tale risultato finale è previsto per il 18 giugno. Ora è il 25 giugno e lo stai ancora aspettando. Quanto tempo è necessario per aggiornare il foglio di calcolo con una nuova data per l'attività che dipende dal risultato finale? Magari non molto tempo se l'attività è vicina alla fine del progetto, ma cosa succede se è quasi all'inizio? E se il progetto ha più di 50 attività? Più di 100 attività?
Project consente di modificare rapidamente la programmazione del progetto e le assegnazioni delle risorse con il relativo motore di programmazione dinamica. Gestisce una modifica della data e i relativi effetti senza problemi, tenendo conto di tutte le dipendenze, i risultati finali e le assegnazioni delle risorse. Oltre a ricalcolare automaticamente la programmazione, Project evidenzia anche le date modificate in modo da visualizzare rapidamente l'effetto di ogni turno di programmazione.
Usare metodi di creazione di report flessibili
Si avrà una riunione estemporanea con il proprio manager in dieci minuti per discutere dello stato del progetto. Si vuole creare un report dello stato di avanzamento del progetto, ma con un preavviso così breve, la cosa migliore da fare è stampare il foglio di calcolo e sperare che tutti i dati siano accurati. Si vuole fornire al manager un report più efficace sul progetto, ma non è possibile con un preavviso così breve quando si usa un foglio di calcolo.
Con Project è possibile generare rapidamente un rapporto visivo che usa un modello che esporta i dati in un diagramma pivot in Microsoft Visio Professional. È possibile scegliere i campi da evidenziare nel report, inclusi eventuali campi personalizzati configurati per il progetto, e presentare un report pulito e conciso per la riunione con la gestione.
Integrazione con Excel
Esportando i dati del progetto in Excel, è possibile continuare a usare le potenti funzionalità del foglio di calcolo, sfruttando al contempo Project per tenere traccia della programmazione e delle risorse del progetto. È anche possibile importare o incorporare dati di Excel nel piano di progetto.
