Creare e gestire richieste di firma elettronica
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TeamsDa provare!
Quando sono necessarie firme per i documenti, non è necessario inviare più bozze o messaggi di posta elettronica in avanti e indietro agli utenti. Ora è possibile allegare documenti nelle richieste di firma elettronica e inviarli direttamente in Approvazioni sul desktop o sul dispositivo mobile.
Nota: Le approvazioni tramite Adobe Sign e DocuSign non sono disponibili in Government Community Cloud. Le approvazioni tramite Teams sono disponibili in GCC.
Per creare una richiesta di firma elettronica, è necessario accedere al proprio account con un provider di firma elettronica disponibile, ad esempio Adobe Sign o DocuSign. Se non si ha un account, è facile avviare una versione di valutazione gratuita o creare un account.
Scegliere il provider di firme elettronica da usare per creare, inviare e gestire le richieste di firma elettronica.
Creare una richiesta di firma elettronica
Nota: Le visualizzazioni classiche e nuove di una nuova richiesta non si riflettono in questo video. Aggiornamenti presto disponibile.
Dall'hub Approvazioni
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Se si è nella nuova visualizzazione di una nuova richiesta, selezionare Nuova richiesta di approvazione > Adobe Sign.
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Se si è nella visualizzazione classica , selezionare Firma elettronica > Adobe Sign.
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2. Accedere al proprio account Adobe Sign o avviare una versione di valutazione gratuita.
Da una chat o un canale
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Quando si crea un nuovo messaggio, selezionare Approvazione > Adobe Sign se si è nella nuova visualizzazione di Approvazioni.
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Se si è nella visualizzazione classica , selezionare Firma elettronica > Adobe Sign.
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Accedere al proprio account Adobe Sign o avviare una versione di valutazione gratuita.
Da una nuova richiesta
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Aggiungere il nome della richiesta ed eventuali altri dettagli.
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Selezionare Aggiungi allegato, quindi Scegliere da Adobe Sign o Carica dal computer.
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Immettere un indirizzo di posta elettronica e assegnare un ruolo a ogni destinatario:
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Firmatario : una persona a cui è richiesto di firmare il documento
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Responsabile approvazione: una persona che deve approvare la richiesta ma non deve firmare il documento
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Se i destinatari devono rispondere in un determinato ordine, selezionare Deve essere completato in ordine.
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Se è necessario aggiungere campi della firma alla richiesta, selezionare Prepara. In caso contrario, selezionare Invia.
Nota: Non sarà possibile modificare le richieste che utilizzano Adobe Sign dopo l'invio.
Esaminare una richiesta di firma elettronica
Dalla scheda Ricevuti in Approvazioni
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Scegli una richiesta, quindi seleziona Rivedi. Adobe Sign si aprirà in Teams e avrai la possibilità di firmare, rifiutare di firmare, approvare o rifiutare la richiesta.
Da una chat o un canale
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Seleziona Visualizza dettagli sulla richiesta scelta, quindi seleziona Rivedi. Adobe Sign si aprirà in Teams e avrai la possibilità di firmare, rifiutare di firmare, approvare o rifiutare la richiesta.
Nota: Una volta completata la richiesta, una copia firmata del documento verrà inviata tramite posta elettronica a tutti i destinatari.
Annullare una richiesta di firma elettronica
Dall'hub Approvazioni
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Scegli la richiesta che vuoi annullare, quindi seleziona Annulla richiesta.
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Se necessario, aggiungere commenti per spiegare perché stai annullando la richiesta.
Da una chat o un canale in Teams
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Seleziona Visualizza dettaglinella richiesta che vuoi modificare, quindi seleziona Annulla richiesta.
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Se necessario, aggiungere commenti per spiegare il motivo per cui si annulla la richiesta.
Nota: Non solo puoi tenere traccia di tutte le richieste nelle schede Inviate e Ricevute nell'hub, ma le richieste verranno visualizzate anche nella chat o nel canale in cui sono state create. Si riceveranno messaggi di posta elettronica da Adobe Sign e notifiche nel feed attività di Teams.
Creare una richiesta di firma elettronica
Dall'hub Approvazioni
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Se si è nella nuova visualizzazione di una nuova richiesta, selezionare Nuova richiesta di approvazione > DocuSign.
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Se si è nella visualizzazione classica , selezionare Firma elettronica > DocuSign.
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2. Accedere al proprio account DocuSign o Creare unaccount free.
Da una chat o un canale
1. Quando si crea un nuovo messaggio, selezionare Approvazione>DocuSign se si è nella nuova visualizzazione di una nuova richiesta.
a. Se si è nella visualizzazione classica , selezionare Firma elettronica > DocuSign.
2. Accedere al proprio account DocuSign o Creare un account gratuito.
Dalla nuova richiesta
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Aggiungere il nome della richiesta e altri dettagli.
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Selezionare Aggiungi allegato, quindi scegliere Scegli da DocuSign, Carica dal computer o Scegli un modello.
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Aggiungere il nome e l'indirizzo di posta elettronica di ogni destinatario e designare un'azione per ogni destinatario:
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Firma : il destinatario deve firmare il documento.
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Ottieni copia – Il destinatario riceverà solo una copia del documento firmato.
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Visualizzazione : il destinatario deve solo visualizzare il documento.
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Se hai bisogno che i destinatari rispondano in un determinato ordine, attiva Deve essere completato nell'ordine.
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Seleziona Prepara. Il sito DocuSign si aprirà in Teams e avrai la possibilità di firmare, rifiutare di firmare, approvare o rifiutare la richiesta.
Esaminare una richiesta di firma elettronica
Dalla scheda Ricevuti nell'hub Approvazioni
1. Scegli una richiesta, quindi seleziona Rivedi. DocuSign si aprirà in Teams e avrai la possibilità di firmare, rifiutare di firmare, approvare o rifiutare la richiesta.
Da una chat o un canale in Teams
1. Seleziona Visualizza dettagli, quindi seleziona Rivedi. DocuSign si aprirà in Teams e avrai la possibilità di firmare, rifiutare di firmare, approvare o rifiutare la richiesta.
Modificare una richiesta di firma elettronica
Solo la persona che ha creato la richiesta può modificarla. Dopo la firma di un documento, non è possibile apportare modifiche.
Dall'hub Approvazioni
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Seleziona la richiesta che vuoi modificare, quindi modifica.
Da una chat o un canale
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Selezionare Visualizza dettaglinella richiesta da modificare > Modifica.
Annullare una richiesta di firma elettronica
Dall'hub Approvazioni
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Selezionare la richiesta da annullare > Annulla richiesta.
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Aggiungi il motivo per cui stai annullando la richiesta. Questo passaggio è obbligatorio.
Da una chat o un canale
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Selezionare Visualizza dettaglinella richiesta da modificare > Annulla richiesta.
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Aggiungi il motivo per cui stai annullando la richiesta. Questo passaggio è obbligatorio.
Nota: Non solo puoi tenere traccia di tutte le richieste nelle schede Inviate e Ricevute nell'hub, ma le richieste verranno visualizzate anche nella chat o nel canale in cui sono state create. Si riceveranno messaggi di posta elettronica da DocuSign e notifiche nel feed attività di Teams.
Importante: È possibile accedere a un provider di firme elettronica in qualsiasi momento. Potrai rimanere connesso al tuo account per 30 giorni prima di dover immettere di nuovo le credenziali.
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