Dengan menggunakan Panduan Ekspor, Anda bisa mengekspor data dari database Access ke format file yang bisa dibaca oleh Excel. Artikel ini memperlihatkan cara mempersiapkan dan mengekspor data Anda ke Excel, juga memberi Anda beberapa tips pemecahan masalah untuk masalah-masalah umum yang mungkin terjadi.
Di artikel ini
Mengekspor data ke Excel: dasar-dasar
Saat Anda mengekspor data ke Excel, Access membuat salinan data yang dipilih, lalu menyimpan data yang disalin di file yang bisa dibuka di Excel. Jika Anda sering menyalin data dari Access ke Excel, Anda bisa menyimpan detail operasi ekspor untuk digunakan di masa mendatang, dan bahkan menjadwalkan operasi ekspor untuk berjalan secara otomatis pada interval yang telah ditetapkan.
Skenario umum untuk mengekspor data ke Excel
-
Departemen atau grup kerja Anda menggunakan Access maupun Excel untuk bekerja dengan data. Anda menyimpan data di database Access, tapi Anda menggunakan Excel untuk menganalisis data dan mendistribusikan hasil analisis Anda. Tim Anda secara langsung mengekspor data ke Excel karena dan saat mereka harus, tapi Anda ingin membuat proses ini lebih efisien.
-
Anda sudah lama menggunakan Access, tapi manajer Anda lebih suka bekerja dengan data di Excel. Pada interval reguler, Anda melakukan pekerjaan menyalin data ke Excel, tapi Anda ingin mengotomatisasi proses ini untuk menghemat waktu Anda sendiri.
Tentang mengekspor data ke Excel
-
Access tidak menyertakan perintah “Simpan Sebagai” untuk format Excel. Untuk menyalin ke Excel, Anda harus menggunakan fitur Ekspor yang dijelaskan di artikel ini, atau Anda bisa menyalin data Access di clipboard lalu menempelkannya di lembar bentang Excel.
-
Anda bisa mengekspor tabel, kueri, formulir, atau laporan. Anda juga bisa mengekspor rekaman terpilih dalam tampilan beberapa rekaman, seperti lembar bentang.
-
Microsoft Excel menyertakan perintah untuk mengimpor data dari database Access. Anda dapat menggunakan perintah tersebut sebagai ganti perintah ekspor di Access. Namun, perintah impor Excel hanya memungkinkan pengimporan tabel atau kueri. Untuk informasi selengkapnya, lihat artikel Bantuan Excel Menyambungkan ke (mengimpor) data eksternal.
-
Anda tidak bisa mengekspor makro atau modul ke Excel. Saat Anda mengekspor formulir, laporan, atau lembar data yang berisi subformulir, sublaporan, atau sublembar data, hanya formulir, laporan, atau lembar data utama yang diekspor. Anda harus mengulangi operasi ekspor untuk tiap subformulir, sublaporan, dan sublembar data yang ingin Anda ekspor ke Excel.
-
Anda hanya bisa mengekspor satu objek database dalam sekali operasi ekspor. Tetapi, Anda bisa menggabungkan beberapa lembar kerja di Excel setelah Anda menyelesaikan operasi ekspor individual.
Mempersiapkan operasi ekspor
Sebelum menjalankan prosedur ekspor, sebaiknya Anda meninjau data yang ingin Anda ekspor untuk memastikan bahwa data tersebut tidak berisi indikator kesalahan atau nilai kesalahan sama sekali. Jika ada kesalahan, cobalah memperbaikinya sebelum Anda mengekspor data ke Excel. Jika tidak, masalah bisa terjadi selama operasi ekspor, dan nilai kosong mungkin disisipkan ke dalam sel di lembar kerja Excel. Untuk informasi selengkapnya tentang masalah yang bisa terjadi saat mengekspor ke Excel, lihat bagian Memecahkan masalah nilai hilang dan salah.
Jika objek sumber berupa tabel atau kueri, putuskan apakah Anda ingin mengekspor data dengan atau tanpa pemformatannya. Keputusan ini mempengaruhi dua aspek dari buku kerja yang dihasilkan — jumlah data yang diekspor dan format tampilan data. Tabel berikut ini menjelaskan hasil dari mengekspor data berformat dan tak berformat.
|
Ekspor |
Objek Sumber |
Bidang dan rekaman |
Pemformatan |
|---|---|---|---|
|
Tanpa pemformatan |
Tabel atau kueri Catatan: Formulir dan laporan tidak bisa diekspor tanpa pemformatannya. |
Semua bidang dan rekaman di objek pokok akan diekspor. |
Pengaturan properti Format diabaikan selama operasi. Untuk bidang pencarian, hanya nilai ID pencarian yang akan diekspor. Untuk bidang hyperlink, konten diekspor sebagai kolom teks yang menampilkan tautan dalam format tekstampilan#alamat#. |
|
Dengan pemformatan |
Tabel, kueri, formulir, atau laporan |
Hanya bidang dan rekaman yang ditampilkan di tampilan atau objek sekarang yang diekspor. Rekaman yang difilter, kolom tersembunyi dalam lembar data, dan bidang yang tidak ditampilkan di formulir atau laporan tidak diekspor. |
Panduan sangat memperhatikan pengaturan properti Format. Untuk bidang lookup, nilai lookup diekspor. Untuk bidang hyperlink, nilai diekspor sebagai hyperlink. Untuk bidang teks kaya, teks diekspor tapi pemformatannya tidak. |
Pilih buku kerja tujuan dan format file. Perhatikan bahwa laporan hanya bisa diekspor dalam format file *.xls yang lebih lama, bukan dalam format file *.xlsx yang lebih baru.
Selama operasi ekspor, Access meminta Anda menentukan nama buku kerja tujuan. Tabel berikut ini merangkum kapan buku kerja dibuat (jika belum ada) dan kapan buku kerja ditimpa (jika sudah ada).
|
Jika buku kerja tujuan |
Dan objek sumber adalah |
Dan Anda ingin mengekspor |
Maka |
|---|---|---|---|
|
Tidak ada |
Tabel, kueri, formulir, atau laporan |
Data, dengan atau tanpa pemformatan |
Buku kerja dibuat selama operasi ekspor. |
|
Sudah ada |
Tabel atau kueri |
Data, tapi bukan pemformatan |
Buku kerja tidak ditimpa. Lembar kerja baru ditambahkan ke buku kerja, dan diberi nama objek yang menjadi sumber ekspor data. Jika lembar kerja yang memiliki nama itu sudah ada di buku kerja, Access meminta Anda mengganti konten lembar kerja terkait atau menentukan nama lain untuk lembar baru. |
|
Sudah ada |
Tabel, kueri, formulir, atau laporan |
Data, termasuk pemformatan |
Buku kerja ditimpa oleh data yang diekspor. Semua buku kerja yang sudah ada akan dihapus, dan lembar kerja baru yang memiliki nama yang sama dengan objek yang diekspor akan dibuat. Data di lembar kerja Excel mewarisi pengaturan format dari objek sumber. |
Data selalu ditambahkan dalam lembar kerja baru. Anda tidak bisa menambahkan data ke lembar kerja yang sudah ada atau rentang bernama.
Menjalankan operasi ekspor
-
Jika buku kerja Excel tujuan terbuka, tutuplah sebelum Anda melanjutkan.
-
Di Panel Navigasi dari database sumber, pilih objek yang ingin Anda ekspor.
Mengekspor hanya sebagian data
Jika objek berupa tabel, kueri, atau formulir, dan Anda hanya ingin mengekspor sebagian data, buka objek dalam tampilan Lembar Data dan pilih rekaman yang Anda inginkan.
Untuk membuka formulir dalam tampilan Lembar Data:
-
Klik ganda formulir untuk membukanya.
-
Klik kanan formulir, lalu klik Tampilan Lembar Data. Jika opsi ini tidak tersedia:
-
Klik Tampilan Desain.
-
Tekan F4 untuk menampilkan panel tugas Lembar Properti.
-
Pilih Formulir dari daftar turun bawah di bagian atas Lembar Properti.
-
Pada tab Format dari Lembar Properti, atur properti Perbolehkan Tampilan Lembar Data ke Ya.
-
Di tab Desain, di grup Tampilan, klik Tampilan Lembar Data.
Catatan: Anda tidak bisa mengekspor sebagian laporan. Tetapi, Anda bisa memilih atau membuka tabel atau kueri yang menjadi dasar laporan tersebut, lalu mengekspor sebagian data di objek itu.
-
-
-
Pada tab Data Eksternal, dalam grup Ekspor, klik Excel.
-
Dalam kotak dialog Ekspor - Lembar Bentang Excel, tinjau nama file yang dianjurkan untuk buku kerja Excel (Access menggunakan nama objek sumber). Jika Anda menghendaki, Anda bisa mengubah nama file.
-
Dalam kotak Format File, pilih format file yang Anda inginkan.
-
Jika Anda mengekspor tabel atau kueri, dan Anda ingin mengekspor data berformat, pilih Ekspor data dengan pemformatan dan tata letak. Untuk informasi selengkapnya, lihat bagian Mempersiapkan operasi ekspor.
Catatan: Jika Anda mengekspor formulir atau laporan, opsi ini selalu dipilih tapi tidak tersedia (terlihat redup).
-
Untuk menampilkan buku kerja Excel tujuan setelah operasi ekspor selesai, pilih kotak centang Buka file tujuan setelah operasi ekspor selesai.
Jika objek sumber terbuka, dan jika Anda memilih satu atau beberapa rekaman dalam tampilan sebelum memulai operasi ekspor, Anda bisa memilih Ekspor hanya rekaman yang dipilih. Untuk mengekspor semua rekaman yang ditampilkan dalam tampilan, kosongkan kotak centang ini.
Catatan: Kotak centang ini tetap tidak tersedia (redup) jika tidak ada rekaman yang dipilih.
-
Klik OK.
Jika operasi ekspor gagal karena kesalahan, Access menampilkan pesan yang menjelaskan sebab kesalahan tersebut. Jika tidak, Access mengekspor data dan, bergantung pada pemilihan Anda di langkah 7, akan membuka buku kerja tujuan di Excel. Access lalu menampilkan kotak dialog di mana Anda bisa membuat spesifikasi yang menggunakan rincian dari operasi ekspor.
Apa lagi yang harus saya ketahui tentang pengeksporan?
-
Untuk informasi mengenai cara menyimpan detail ekspor menjadi spesifikasi yang dapat Anda gunakan di kemudian hari, lihat artikel Menyimpan detail operasi impor atau ekspor sebagai spesifikasi.
-
Untuk informasi mengenai cara menjalankan spesifikasi yang tersimpan, lihat artikel Menjalankan operasi impor atau ekspor yang tersimpan.
-
Untuk informasi tentang cara menjadwalkan spesifikasi untuk dijalankan pada waktu tertentu, lihat artikel Menjadwalkan operasi impor atau ekspor.
-
Untuk informasi tentang cara mengubah nama spesifikasi, menghapus spesifikasi, atau memperbarui nama file sumber di spesifikasi, lihat artikel Mengelola Tugas Data.
Memecahkan masalah nilai yang hilang dan salah
Tabel berikut ini menjelaskan berbagai cara memecahkan masalah yang umum terjadi.
Tips: Jika Anda menemukan bahwa ada beberapa nilai yang hilang, perbaikilah dalam buku kerja Excel. Jika tidak, perbaiki objek sumber di database Access, lalu ulangi operasi ekspor.
|
Penerbitan |
Deskripsi dan resolusi |
|---|---|
|
Bidang terhitung |
Hasil dari bidang terhitung akan diekspor; namun ekspresi pokok yang menjalankan perhitungan tersebut tidak diekspor. |
|
Bidang multinilai |
Bidang yang mendukung beberapa nilai diekspor sebagai daftar nilai yang dipisah oleh tanda titik koma (;). |
|
Gambar, objek, dan lampiran |
Elemen grafis (seperti logo, konten bidang objek OLE, dan lampiran yang menjadi bagian dari data sumber) tidak diekspor. Tambahkan elemen tersebut ke lembar kerja secara manual setelah Anda menyelesaikan operasi ekspor. |
|
Grafik |
Saat Anda mengekspor formulir atau laporan yang berisi objek Microsoft Graph, objek grafik tidak diekspor. |
|
Data di kolom yang salah |
Nilai kosong di lembar kerja yang dihasilkan terkadang diganti dengan data yang seharusnya ada di kolom berikutnya. |
|
Nilai tanggal yang hilang |
Nilai tanggal sebelum 1 Januari 1900 tidak akan diekspor. Sel yang terkait di lembar kerja akan berisi nilai kosong. |
|
Ekspresi yang hilang |
Ekspresi yang digunakan untuk menghitung nilai tidak diekspor ke Excel. Hanya hasil dari perhitungan yang diekspor. Tambahkan rumus secara manual ke lembar kerja Excel setelah Anda menyelesaikan operasi ekspor. |
|
Subformulir, sublaporan, dan sublembar data yang hilang |
Saat Anda mengekspor formulir, laporan, atau lembar data, hanya formulir, laporan, atau lembar data utama yang diekspor. Anda harus mengulangi operasi ekspor untuk setiap subformulir, sublaporan, dan sublembar data yang ingin Anda ekspor. |
|
Kolom yang hilang atau salah format |
Jika tidak ada kolom yang terlihat berformat dalam lembar kerja yang dihasilkan, ulangi operasi ekspor, pastikan memilih kotak centang Ekspor data dengan pemformatan dan tata letak di panduan. Sebaliknya, jika hanya beberapa kolom yang terlihat berformat berbeda dari versi di objek sumber, terapkan pemformatan yang Anda inginkan secara manual di Excel. Memformat kolom di Excel
|
|
Nilai "#" dalam kolom |
Anda mungkin melihat nilai # di kolom yang sesuai dengan bidang Ya/Tidak di sebuah formulir. Ini bisa jadi diakibatkan oleh memulai operasi ekspor dari Panel Navigasi atau di tampilan Formulir. Untuk menyelesaikan masalah ini, buka formulir dalam tampilan Lembar Data sebelum mengekspor data. |
|
Indikator kesalahan atau nilai kesalahan |
Periksa sel dengan indikator kesalahan (segitiga berwarna hijau di sudut) atau nilai kesalahan (string yang dimulai dengan karakter #, alih-alih data yang seharusnya). |
