Ketika menjalankan panduan impor atau panduan ekspor dalam Access, Anda dapat menyimpan pengaturan yang digunakan sebagai spesifikasi sehingga Anda dapat mengulangi operasi impor atau ekspor kapan pun.
Anda harus terlebih dahulu menjalankan operasi impor atau ekspor untuk menyimpan spesifikasi; namun, dapat juga menggunakan spesifikasi yang sudah ada untuk operasi yang belum pernah dilakukan sebelumnya jika operasi Anda memenuhi salah satu kondisi berikut ini:
-
Jika satu-satunya perbedaan antara operasi yang ingin dijalankan dan spesifikasi yang sudah ada adalah nama file sumber (dalam hal operasi impor) atau file tujuan (dalam hal operasi ekspor), Anda dapat mengubah nama file sumber atau tujuan yang disebutkan di spesifikasi yang sudah ada dan menjalankan spesifikasi tersebut.
-
Jika perlu mengekspor data yang diformat dan satu-satunya perbedaan antara operasi yang ingin dilakukan dan spesifikasi yang sudah ada adalah pengaturan kolom atau filter, Anda dapat mengubah pengaturan kolom dan filter di spesifikasi. Pengaturan kolom dan filter saat ini akan selalu menentukan apa yang akan diekspor, bukan pengaturan yang berlaku pada saat spesifikasi dibuat.
Menjalankan spesifikasi impor atau ekspor yang disimpan dari Access
Setelah menyimpan detail sebagai spesifikasi, lakukan langkah-langkah berikut ini ketika Anda ingin mengulangi operasi.
Menjalankan spesifikasi
-
Buka database Access yang berisi spesifikasi, jika belum terbuka. Ketika Anda menjalankan spesifikasi impor, database saat ini adalah database tujuan. Ketika Anda menjalankan spesifikasi ekspor, database saat ini adalah database sumber.
-
Jika spesifikasi mengekspor data yang diformat ke buku kerja Excel atau dokumen Word, buka objek dan pastikan bahwa bidang yang ingin Anda ekspor tidak disembunyikan di tampilan. Sama halnya, tinjau pengaturan filter untuk memastikan bahwa semua rekaman yang ingin Anda ekspor terlihat di tampilan.
-
Di tab Data eksternal, klik Impor Tersimpan atau Ekspor Tersimpan untuk membuka kotak dialog Kelola Tugas Data.
-
Dalam kotak dialog Kelola Tugas Data, di tab Impor Tersimpan atau Ekspor Tersimpan, klik spesifikasi yang ingin Anda jalankan.
-
Jika Anda ingin mengubah file sumber (ketika menjalankan operasi impor) atau file tujuan (ketika menjalankan operasi ekspor), klik jalur file untuk mengeditnya.
Penting untuk diketahui bahwa Anda dapat mengubah file sumber atau tujuan, tetapi file baru yang ditentukan harus memenuhi semua persyaratan yang penting untuk berhasil menyelesaikan operasi.
-
Sebelum mengklik Jalankan, Anda harus memastikan bahwa ada file sumber dan tujuan, data sumber siap untuk mengimpor, dan bahwa operasi tidak akan menimpa semua data di file tujuan secara tidak sengaja. Lakukan segala sesuatu yang akan Anda lakukan untuk memastikan keberhasilan operasi yang dijalankan oleh panduan sebelum menjalankan spesifikasi tersimpan apa pun.
-
Klik Jalankan.
Access menampilkan pesan yang mengomunikasikan status operasi. Jika operasi gagal, pecahkan masalah dengan cara yang sama yang akan dilakukan jika Anda menggunakan panduan.
Tips: Jika pesan tidak menunjukkan penyebab kegagalan, coba mulai panduan impor atau ekspor dan jalankan melalui kotak dialog untuk melakukan operasi yang sama.
Menjalankan spesifikasi impor atau ekspor yang disimpan dari Outlook
Jika telah menyiapkan spesifikasi sebagai tugas Outlook, Anda dapat memulai operasi dari dalam Outlook.
Catatan: Anda tidak dapat mengubah nama file atau nama jalur file eksternal pada spesifikasi sebelum memulai operasi ketika menjalankan spesifikasi dari dalam Outlook. Untuk mengubah nama file di spesifikasi, mulai operasi dari dalam Access, bukan sebagai tugas dari Outlook.
Sebelum memulai operasi di Outlook, pastikan bahwa Access terinstal di komputer Anda, dan file sumber dan tujuan ada. Lakukan segala sesuatu yang akan Anda lakukan untuk memastikan keberhasilan operasi yang dijalankan oleh panduan sebelum menjalankan spesifikasi tersimpan apa pun.
Menjalankan spesifikasi
-
Mulai Outlook dan klik Tugas di Panel Navigasi. Klik dua kali tugas tersebut untuk membukanya.
-
Di tab Tugas, dalam grup Microsoft Office Access, klik Jalankan Impor atau Jalankan Ekspor. Klik OK pada pesan konfirmasi untuk mengonfirmasi.
Jika operasi berjalan dengan sukses, tidak ada pesan yang ditampilkan. Jika operasi gagal, Access menampilkan pesan yang menjelaskan kemungkinan penyebab kesalahan. Coba pecahkan masalah dengan cara yang sama yang akan Anda lakukan jika menggunakan panduan.
Tips: Jika pesan tidak menunjukkan penyebab kegagalan, coba mulai panduan impor atau ekspor dan jalankan melalui kotak dialog untuk melakukan operasi yang sama.
Apa lagi yang perlu saya ketahui?
-
Untuk informasi tentang cara menjadwalkan spesifikasi untuk dijalankan pada waktu tertentu, lihat artikel Menjadwalkan operasi impor atau ekspor.
-
Untuk informasi tentang cara mengubah nama spesifikasi, menghapus spesifikasi, atau memperbarui nama file sumber di spesifikasi, lihat artikel Mengelola Tugas Data.
