Anda dapat menyederhanakan operasi impor dan ekspor yang digunakan secara rutin dalam Access dengan membuat spesifikasi untuknya, lalu membuat tugas di Microsoft Outlook guna mengingatkan Anda untuk menjalankan spesifikasi. Untuk kenyamanan tambahan, tugas Outlook berisi tombol yang dapat Anda gunakan untuk menjalankan operasi tanpa membuka database Access. Untuk menggunakan fitur ini, Outlook harus diinstal dan dikonfigurasi di komputer Anda.
Anda harus terlebih dahulu menjalankan operasi impor atau ekspor untuk menyimpannya sebagai spesifikasi di Access sebelum menjadwalkannya sebagai tugas Outlook. Untuk informasi mengenai cara menyimpan spesifikasi impor atau ekspor di Access, lihat artikel Menyimpan detail operasi impor atau ekspor sebagai spesifikasi.
Menjadwalkan spesifikasi impor atau ekspor yang sudah ada
Jika memiliki spesifikasi impor atau ekspor yang sudah ada, Anda dapat membuat tugas Outlook untuk spesifikasi tersebut menggunakan prosedur berikut ini.
-
Buka database Access yang berisi spesifikasi, jika belum terbuka. Ketika bekerja dengan spesifikasi impor, database ini akan menjadi database tujuan. Dengan spesifikasi ekspor, database ini akan menjadi database sumber.
-
Di tab Data Eksternal, klik Impor Tersimpan atau Ekspor Tersimpan untuk memilih spesifikasi Anda.
-
Dalam kotak dialog Kelola Tugas Data, di bawah tab Impor Tersimpan atau Ekspor Tersimpan, klik spesifikasi Anda untuk memilihnya.
-
Klik Buat Tugas Outlook. Akses memulai Outlook, jika program ini diinstal.
Catatan: Jika Outlook tidak terinstal, Access menampilkan pesan kesalahan. Jika Outlook tidak dikonfigurasi dengan tepat, Access menampilkan panduan Mulai Outlook. Ikuti instruksi dalam panduan untuk mengonfigurasi Outlook.
-
Dalam jendela Operasi-Nama-Tugas di Outlook, tinjau dan modifikasi pengaturan tugas, seperti Tanggal jatuh tempo dan Pengingat.
-
Jika Anda ingin tugas hanya sekali dijalankan, tentukan tanggal dalam kotak Tanggal mulai.
-
Jika Anda ingin tugas untuk dijalankan pada interval tertentu, klik Perulangan. Dalam kotak dialog Perulangan Tugas, tentukan pada interval apa Anda ingin menjalankan spesifikasi, lalu klik OK. Untuk bantuan dalam menyiapkan tugas berulang, lihat Bantuan Outlook.
-
Di tab Tugas dalam jendela Tugas Outlook, dalam grup Tindakan, klik Simpan & Tutup. Outlook membuat tugas baru.
-
Untuk menjalankan spesifikasi nanti, buka tugas di Outlook. Di tab Tugas, dalam grup Microsoft Office Access, klik Jalankan Impor atau Jalankan Ekspor, kemudian klik OK untuk menjalankan operasi.
Menjalankan spesifikasi impor atau ekspor yang dijadwalkan
Pada waktu terjadwal, Outlook menampilkan pengingat. Gunakan langkah-langkah berikut untuk menjalankan operasi:
-
Dalam kotak dialog Pengingat, klik Buka Item untuk membuka tugas di Outlook.
-
Di tab Tugas, dalam grup Microsoft Office Access, klik Jalankan Impor atau Jalankan Ekspor.
-
Klik OK untuk menjalankan operasi.
Anda juga dapat menjalankan tugas tersebut kapan saja dengan mengikuti langkah-langkah berikut.
-
Buka tugas di Outlook. Untuk melakukannya, klik Tugas di Panel Navigasi Outlook, lalu klik tugas yang ingin Anda jalankan.
-
Di tab Tugas, dalam grup Microsoft Office Access, klik Jalankan Impor atau Jalankan Ekspor.
-
Klik OK untuk menjalankan operasi.
Apa lagi yang perlu saya ketahui?
-
Untuk informasi mengenai cara menyimpan spesifikasi impor atau ekspor, lihat artikel Menyimpan detail operasi impor atau ekspor sebagai spesifikasi.
-
Untuk informasi tentang cara mengubah nama spesifikasi, menghapus spesifikasi, atau memperbarui nama file sumber dalam spesifikasi, lihat artikel Mengelola Tugas Data.
