Saat anda menyetel SharePoint di Microsoft 365 di Microsoft 365, Anda mungkin memiliki dokumen dan file yang ingin Anda tambahkan ke Situs Tim Anda. Berikut adalah beberapa cara untuk menambahkan jenis konten lain ke situs Anda.
Catatan:Â Untuk artikel tentang cara menyiapkan situs OneDrive untuk kerja atau sekolah tim sehingga Anda dapat menggunakannya bersama-sama, lihat Menyiapkan penyimpanan file dan berbagi Office 365.
Di artikel ini
Sebelum Anda memulai
Sebelum mulai memindahkan file, periksa berapa banyak penyimpanan yang anda miliki untuk SharePoint di Microsoft 365 di Microsoft 365. Untuk menemukan informasi tentang batas penyimpanan bagi SharePoint di Microsoft 365, lihat Batas SharePoint.
Tips:Â Penting untuk diingat bahwa di Microsoft 365, batas penyimpanan untuk SharePoint di Microsoft 365 (Situs Tim Anda) berbeda dari batas penyimpanan untuk Exchange Online (untuk akun email). Untuk informasi selengkapnya tentang batas penyimpanan kotak surat, lihat Penerima,di Microsoft 365 Deskripsi Layanan untuk Exchange Online.
Langkah berikutnya adalah menganalisis konten yang saat ini Anda miliki. Ini termasuk dokumen, gambar, formulir, dan lain-lain.
Tips:Â Di File Explorer, cari file yang sudah ada menurut ukuran dan tanggal. Tindakan ini dapat membantu Anda dengan cepat mengidentifikasi file yang telah digunakan baru-baru ini, atau berukuran sangat besar.
Pikirkanlah berapa banyak konten yang digunakan secara teratur, dan apakah Anda ingin menyimpan semuanya di Microsoft 365. Sama seperti ketika Anda pindah ke rumah yang lebih kecil, tujuannya adalah untuk memutuskan apa yang akan cocok dengan situs baru tersebut. Misalnya, jika organisasi Anda sekarang menggunakan lebih banyak penyimpanan Microsoft 365 penyimpanan untuk SharePoint di Microsoft 365, Anda harus membuat keputusan seperti ini:
-
File apa yang ingin Anda pindahkan?
-
Ingin membeli lebih banyak ruang penyimpanan?
-
Sebaiknya Anda berencana untuk memiliki ruang bagi situs Anda untuk berkembang? (Hal ini pasti akan terjadi)
Jika organisasi Anda besar atau kompleks, pertimbangkan mengundang ahli untuk membantu Anda. Anda dapat menemukan bantuan terkemuka di Microsoft Pinpoint. Pinpoint adalah cara cepat dan mudah bagi perusahaan di seluruh dunia untuk menemukan pakar dan layanan profesional Microsoft bersertifikasi
Membuat folder, pustaka, dan subsitus
Setelah Anda mengidentifikasi konten yang ingin Anda pindahkan, pikirkan tentang bagaimana Anda ingin menatanya. Anda mungkin ingin memulai dengan mengunggah file ke pustaka Dokumen di Situs Tim Anda. Merupakan ide yang bagus untuk menata konten, terutama jika Anda berharap bahwa pada akhirnya Anda akan memiliki banyak file. Saat volume konten bertambah, Anda bisa membuat pustaka dokumen, pustaka formulir, dan pustaka gambar tambahan untuk menyimpan konten tersebut. Anda juga dapat membuat subsitus untuk berbagai jenis dokumen atau proyek.
Untuk informasi selengkapnya tentang cara merencanakan struktur untuk menata konten di situs Anda, lihat Merencanakan konten untuk Situs Tim Anda.
Mengunggah dokumen, gambar, dan file
Untuk mengunggah file, seperti dokumen Word, file PDF, atau foto JPG, unggah ke pustaka atau folder di pustaka.
Catatan:Â Ukuran file maksimal untuk satu file yang dapat diunggah ke pustaka SharePoint di Microsoft 365 saat ini adalah 2GB. Selain itu, Anda hanya dapat mengunggah 100 file atau lebih sedikit dalam satu waktu.
Cara terbaik untuk melakukan hal ini bergantung pada jumlah file. Pertama telusuri pustaka tujuan, lalu gunakan tabel ini untuk memilih metode:
|
Jumlah file |
Metode pengunggahan |
|---|---|
|
Satu dokumen |
Pilih Dokumen Baru > MENGUNGGAH FILE yang SUDAHADA, lalu telusuri file tersebut di komputer Anda. |
|
Banyak dokumen dan folder |
Pilih tombol Buka dengan Explorer pada tab Pustaka di pita. Kemudian, seret dan letakkan file menggunakan File Explorer. |
Untuk informasi selengkapnya, lihat Mengunggah, membuat, atau menghapus file di pustaka.
Catatan:Â Ada tipe file tertentu yang tidak bisa diunggah ke pustaka. Untuk daftar ini, lihat artikel Tipe file yang tidak bisa ditambahkan ke daftar atau pustaka.
Pertimbangkan untuk SharePoint kontak, kalender, dan lembar bentang
Setiap bisnis memiliki data dalam berbagai bentuk, seperti kalender, tugas, dan lembar bentang. Untuk tipe data ini, Anda bisa memindahkan atau mengonversi konten tersebut ke dalam daftar di situs Anda. Misalnya, Anda dapat mengonversi daftar kontak bisnis menjadi daftar Kontak. Selain itu, Anda bisa sering mengonversi kalender menjadi SharePoint Kalender, yang merupakan jenis daftar khusus.
-
Untuk mempelajari cara membuat kalender grup di SharePoint di Microsoft 365, tonton video ini: Video: Membuat kalender Anda sendiri.
Jika Anda sekarang menggunakan lembar bentang Microsoft Excel untuk melacak informasi, Anda bisa mengunggah lembar bentang ini secara langsung ke pustaka dokumen di SharePoint di Microsoft 365. Atau, Anda bisa mengimpor lembar bentang sebagai SharePoint daftar. Karena banyak orang bisa memperbarui daftar pada saat yang sama, SharePoint membantu mendorong kolaborasi. Anda dapat membuat tampilan daftar berbeda untuk menampilkan informasi yang diinginkan dengan tepat.
-
Untuk mempelajari selengkapnya tentang bekerja dengan daftar, lihat Pelatihan: Membuat dan menyiapkan daftar.
Mempertimbangkan SharePoint solusi untuk kebutuhan bisnis biasa
Cara lain untuk memindahkan konten adalah menggunakan solusi yang SharePoint untuk mengelola tugas yang sudah ada dengan lebih baik. Misalnya, sebagian besar organisasi ingin merekam dan berbagi pengetahuan sehari-hari tentang orang-orang yang bekerja di sana. Wiki di situs Anda mungkin tepat untuk berbagi semacam ini.
Tabel ini SharePoint fitur yang bisa membantu Anda mengelola proses bisnis.
|
Proses bisnis |
Deskripsi |
|---|---|
|
Menggunakan wiki untuk berbagi pengetahuan tim dan berkolaborasi |
Wiki adalah situs khusus tempat komunitas pengguna membuat dan memelihara informasi. Wiki bisa menjadi alat yang hebat untuk menangkap dan berbagi informasi proses atau informasi referensi umum yang penting bagi pekerjaan Anda.
|
|
Memindahkan penjadwalan sumber daya SharePoint kalender grup |
Kalender grup bisa menjadi cara yang baik untuk menjadwalkan sumber daya umum, seperti ruang konferensi, perlengkapan audiovisual, dan lain sebagainya. Karena kalender grup berada di situs SharePoint di Microsoft 365 , setiap orang dalam tim Anda bisa menampilkannya dengan mudah di SharePoint atau di Outlook. |
|
Mengonversi program database menjadi aplikasi Access |
Anda bisa menggunakan Microsoft Access 2013 untuk mendesain dan menerbitkan database, lalu membuat aplikasi Access untuk menggunakan database di situs tim Anda. |
|
Mengotomatiskan proses bisnis dengan alur kerja |
Alur kerja mengotomatisasi dan melacak tugas utama dalam proses bisnis. Umpan balik sangat cocok untuk tugas seperti proses persetujuan atau mengumpulkan umpan balik. |
Membantu pengguna situs menemukan konten Anda
Setelah Memindahkan dokumen dan file ke Situs Tim, beri tahu pengguna situs lain tentang hal tersebut. Anda bisa menawarkan beberapa cara berbeda yang bisa mereka gunakan untuk menemukan konten di situs.
Tabel ini menjelaskan beberapa metode yang dapat digunakan.
|
Metode |
Deskripsi |
|---|---|
|
Menggunakan pencarian untuk menemukan konten |
Cara termudah untuk menemukan konten SharePoint di Microsoft 365 Anda adalah menggunakan fitur pencarian.
|
|
Mengonfigurasi tampilan pada daftar dan pustaka untuk membuat konten mudah ditemukan |
Anda bisa memilih elemen yang muncul dalam tampilan. Misalnya, dalam satu tampilan, Anda dapat memperlihatkan judul dan penulis. Dalam tampilan yang berbeda, Anda mungkin ingin memperlihatkan item yang ditambahkan setelah tanggal tertentu saja. |
|
Mengkustomisasi navigasi situs |
Anda bisa mengkustomisasi navigasi untuk situs Tim Anda untuk mempermudah pengguna situs menemukan konten. |
|
Mencari konten online saat Anda offline |
Anda bisa menggunakan OneDrive untuk tempat kerja atau sekolah atau Outlook untuk mencari konten yang ada di situs SharePoint di Microsoft 365 saat Anda offline |
|
Memantau pembaruan konten |
Untuk mempelajari selengkapnya tentang cara yang dapat membantu pengguna situs menemukan konten dengan mudah, lihat artikel Panduan Perencanaan Merencanakan konten untuk situs Tim Anda.
Tinggalkan komentar untuk kami
Apakah artikel ini bermanfaat? Jika membantu, beri tahu kami di bagian bawah halaman ini. Jika tidak membantu, beri tahu kami apa yang kurang atau membingungkan Anda. Kami akan menggunakan umpan balik Anda untuk memeriksa kembali fakta-fakta kami, menambahkan informasi, dan memperbarui artikel ini.
