Pengenalan alur kerja SharePoint

Di artikel ini

• Apa itu alur kerja?

• Dua platform Alur Kerja SharePoint

• Alur kerja bawaan

• Dukungan untuk alur kerja kustom

• Langkah-langkah dalam menggunakan alur kerja

Apa itu alur kerja?

Alur kerja terkadang dijelaskan sebagai rangkaian tugas yang menghasilkan hasil. Dalam konteks Produk dan Teknologi SharePoint, alur kerja didefinisikan secara lebih sempit sebagai Pergerakan otomatis dokumen atau item melalui urutan tindakan atau tugas yang terkait dengan proses bisnis. Alur kerja bisa digunakan secara konsisten untuk mengelola proses bisnis yang umum dalam organisasi dengan memungkinkan organisasi untuk melampirkan logika bisnis ke dokumen atau item dalam daftar atau pustaka SharePoint. Logika Bisnis pada dasarnya merupakan kumpulan instruksi yang menentukan dan mengontrol tindakan yang terjadi pada dokumen atau item.

Alur kerja dapat mempersingkat biaya dan waktu yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan proses bisnis, seperti persetujuan proyek atau tinjauan dokumen, dengan mengelola dan melacak tugas-tugas manusia yang terlibat dalam proses ini. Misalnya, di situs SharePoint, Anda bisa menambahkan alur kerja ke pustaka dokumen yang merutekan dokumen ke sekelompok orang untuk disetujui. Saat penulis dokumen memulai alur kerja ini pada dokumen dalam pustaka tersebut, alur kerja membuat tugas persetujuan dokumen, menetapkan tugas tersebut kepada peserta alur kerja, lalu mengirimkan email pemberitahuan ke peserta dengan instruksi tugas dan link ke dokumen yang akan disetujui. Saat alur kerja sedang berlangsung, pemilik alur kerja (dalam kasus ini, penulis dokumen) atau peserta alur kerja bisa memeriksa halaman Status Alur Kerja untuk melihat peserta mana yang telah menyelesaikan tugas alur kerja mereka. Ketika peserta alur kerja menyelesaikan tugas alur kerja mereka, alur kerja berakhir, dan pemilik alur kerja secara otomatis diberi tahu bahwa alur kerja telah selesai.

Tindakan dalam alur kerja persetujuan dalam contoh sebelumnya mengikuti proses yang diperlihatkan dalam ilustrasi berikut.

Alur Kerja tidak hanya mendukung proses kerja manusia yang ada tapi juga memperluas cara orang-orang bisa berkolaborasi dan bekerja dengan dokumen, daftar, dan pustaka. Pengguna situs bisa memulai dan berpartisipasi dalam alur kerja menggunakan formulir yang dapat dikustomisasi yang dapat diakses dari dokumen atau item dalam daftar atau pustaka SharePoint. Selain itu, fungsionalitas alur kerja dalam Produk SharePoint terintegrasi erat dengan Microsoft Office 2013 sehingga tugas alur kerja tersebut bisa dijalankan di kedua produk:

• Menampilkan daftar alur kerja yang tersedia untuk dokumen atau item.

• Memulai alur kerja di dokumen atau item.

• Menampilkan, mengedit, atau menetapkan ulang tugas alur kerja.

• Menyelesaikan tugas alur kerja.

Atas Halaman

Tiga tipe platform alur kerja SharePoint

Platform alur kerja SharePoint 2010 telah dilanjutkan ke Office 365 dan SharePoint Server 2013, sehingga semua alur kerja yang Anda buat pada platform ini terus berfungsi. Platform ini berbasis Windows Workflow Foundation 3.5 (WF3.5).

Platform alur kerja SharePoint 2013 didasarkan pada Windows Workflow Foundation 4 (WF) dan benar-benar didesain ulang. Mungkin fitur paling menonjol dari platform alur kerja baru ini adalah penggunaan Microsoft Azure sebagai host eksekusi alur kerja. Mesin pelaksana alur kerja sekarang berada di luar Office 365 dan SharePoint Server 2013, di Microsoft Azure.

Di SharePoint Online, Microsoft Flow kini tersedia. Ini adalah mesin alur kerja terbaru kami, akses di: https://flow.microsoft.com . Untuk mempelajari selengkapnya tentang menggunakan MS Flow, kunjungi: https://docs.microsoft.com/en-us/flow . Untuk memecahkan masalah MS Flow, kunjungi, https://docs.microsoft.com/en-us/flow/fix-flow-failures & https://us.flow.microsoft.com/en-us/support/

Atas Halaman

Alur kerja bawaan

Situs SharePoint menyertakan beberapa alur kerja bawaan yang membahas skenario bisnis umum:

• Persetujuan     Alur kerja ini merutekan dokumen atau item kepada sekelompok orang untuk disetujui. Secara default, alur kerja Persetujuan diasosiasikan dengan tipe konten Dokumen, dan dengan demikian secara otomatis tersedia di pustaka dokumen.

• Kumpulkan Umpan Balik     Alur kerja ini merutekan dokumen atau item kepada sekelompok orang untuk umpan balik. Peninjau dapat memberikan umpan balik, yang kemudian disusun dan dikirim ke orang yang memulai alur kerja. Secara default, alur kerja Kumpulkan Umpan Balik diasosiasikan dengan tipe konten Dokumen, dan dengan demikian secara otomatis tersedia di pustaka dokumen.

• Kumpulkan Tanda Tangan    Alur kerja ini merutekan dokumen Microsoft Office ke sekelompok orang untuk mengumpulkan tanda tangan digital mereka. Alur kerja ini harus dimulai dalam program Office 2013. Peserta harus menyelesaikan tugas tanda tangan mereka dengan menambahkan tanda tangan digital mereka ke dokumen di program Office yang relevan. Secara default, alur kerja Kumpulkan Tanda Tangan diasosiasikan dengan tipe konten Dokumen, dan dengan demikian secara otomatis tersedia di pustaka dokumen. Tetapi, alur kerja Kumpulkan Tanda Tangan muncul untuk dokumen dalam pustaka dokumen hanya jika dokumen tersebut berisi satu atau beberapa dokumen Baris Tanda Tangan Microsoft Office.

• Persetujuan Penerbitan     Alur kerja ini mirip dengan alur kerja Persetujuan yang mengotomatisasi perutean konten ke pakar pokok permasalahan dan pemangku kepentingan untuk ditinjau dan disetujui. Yang membuat alur kerja persetujuan penerbitan bersifat unik adalah karena didesain khusus untuk menerbitkan situs di mana penerbitan halaman web baru dan yang telah diperbarui dikontrol secara ketat.

• Tiga-Status     Alur kerja ini bisa digunakan untuk mengelola proses bisnis yang mengharuskan organisasi untuk melacak masalah-masalah atau item dalam jumlah besar, seperti masalah dukungan pelanggan, calon prospek atau tugas-tugas proyek.

Masing-masing alur kerja di atas dapat dikustomisasi untuk organisasi Anda dalam beberapa cara. Misalnya, saat Anda menambahkan alur kerja ke daftar, pustaka, atau tipe konten untuk membuatnya tersedia untuk digunakan pada dokumen atau item, Anda bisa mengkustomisasi daftar tugas dan daftar riwayat tempat informasi tentang alur kerja disimpan.

Ketika pengguna situs memulai alur kerja di dokumen atau item, pengguna mungkin memiliki opsi untuk mengkustomisasi alur kerja lebih lanjut dengan menentukan daftar peserta, tanggal jatuh tempo, dan instruksi tugas.

Atas Halaman

Dukungan untuk alur kerja kustom

Meskipun alur kerja bawaan dapat dikustomisasi untuk memenuhi kebutuhan yang berbeda, organisasi Anda dapat memilih untuk mendesain dan mengembangkan alur kerja unik untuk proses bisnis dalam organisasi. Alur kerja bisa sesederhana atau sekompleks yang dibutuhkan proses bisnis. Pengembang dapat membuat alur kerja yang dimulai oleh orang-orang yang menggunakan situs, atau mereka bisa membuat alur kerja yang dimulai secara otomatis berdasarkan acara, seperti saat item daftar dibuat atau diubah. Jika organisasi Anda telah mengembangkan dan menggunakan alur kerja kustom, alur kerja ini mungkin tersedia sebagai tambahan atau sebagai ganti alur kerja bawaan yang sudah diuraikan.

Ada dua cara membuat alur kerja kustom:

• Pengguna Power bisa mendesain alur kerja tanpa kode untuk digunakan dalam daftar atau pustaka tertentu dengan menggunakan Microsoft SharePoint Designer 2013 dan Office Visio 2013     Alur kerja SharePoint Designer 2013 dibuat dari daftar aktivitas alur kerja yang tersedia, dan orang yang membuat alur kerja bisa menggunakan alur kerja secara langsung ke daftar atau pustaka tempat mereka akan digunakan. SharePoint Designer 2013 juga bekerja sama dengan Visio 2013 untuk menyediakan pengalaman pengembangan alur kerja visual untuk membuat diagram menggunakan bentuk dan konektor. Anda juga bisa mengimpor alur kerja dari Visio 2013 ke SharePoint Designer 2013, dan sebaliknya.

• Pengembang perangkat lunak profesional dapat membuat alur kerja menggunakan Visual Studio 2012 atau yang lebih baru     Alur kerja ini berisi kode kustom dan aktivitas alur kerja. Setelah pengembang professional membuat alur kerja kustom, administrator server dapat meggunakannya di beberapa situs.

Atas Halaman

Langkah-langkah dalam menggunakan alur kerja

Ada beberapa langkah dalam menggunakan alur kerja dalam item dokumen atau daftar. Setiap langkah dapat diselesaikan oleh individu dalam peran yang berbeda. Misalnya, administrator situs dapat membuat alur kerja tersedia untuk digunakan dalam pustaka dokumen, pembuat konten dapat memulai alur kerja atau memodifikasi alur kerja yang sedang berlangsung, dan orang ketiga (misalnya, peninjau dokumen atau pemberi izin) bisa menyelesaikan tugas alur kerja.

Lihat Juga

Gambaran umum alur kerja yang disertakan dengan SharePoint

Alur kerja di SharePoint 2013

Pengembangan alur kerja di SharePoint Designer 2013 dan Visio 2013

Mulai menggunakan alur kerja SharePoint Server 2013