Videozapis: stvaranje upita s više izvora podataka

Isprobajte!

Da biste dobili potrebne odgovore, često stvarate upite koji prikupljaju informacije iz više tablica ili iz kombinacije tablica i upita.

Početak rada s pridruživanjima

Ponekad morate koristiti podatke iz više izvora (tablice ili upita) da biste odgovorili na pitanje. Možda ćete, primjerice, htjeti vidjeti koliko je korisnika u određenoj regiji naručilo određeni proizvod.

Kada dodate više izvora podataka, Access koristi postojeće, definirane odnose između njih ili stvara spoj između njih u svrhu upita. Spoj je samo vrsta odnosa između izvora podataka u upitu.

Unutrašnja pridruživanja

Većina spoja su unutarnja pridruživanja. To se protivi vanjskim spojima koji se raspravljaju u Create s vanjskim spojima.

Unutarnji spoj vraća podatke iz jednog izvora samo kada pronađe podudarne zapise u drugom. Ako, primjerice, u upitu zatražite informacije o proizvodima i narudžbama, vidjet ćete samo podatke za proizvode koji imaju odgovarajući redoslijed.

Self-joins

Spajanjem se spajaju dvije kopije iste tablice ili upita. Pomoću njega kombinirajte zapise iz iste tablice kada u spojenim poljima postoje podudarne vrijednosti.

Pretpostavimo, primjerice, da imate tablicu Zaposlenici s popisom svih zaposlenika u tvrtki ili ustanovi, uključujući rukovoditelje. Tablica sadrži polje Izvješće u koje se nalazi ID rukovoditelja zaposlenika.

Da biste pronašli ime zaposlenikova rukovoditelja, pronađite zaposlenika u tablici, pronađite ID rukovoditelja u polju Izvješće, a zatim potražite ID rukovoditelja u istom polju Zaposlenici. Nancy, primjerice, izvješćuje rukovoditelja čiji id zaposlenika ima 5 godina – to je Steven Thorpe.

Da biste automatizirali ovaj zadatak, dvaput dodajte tablicu Zaposlenik u upit, a zatim stvorite samo-pridruživanje. Kada drugi put dodate izvor podataka, Access dodaje _1 nazivu druge instance. Ako, primjerice, tablicu Zaposlenici dodate dvaput, druga će se instanca Employees_1. Da biste prikazali imena rukovoditelja za svakog zaposlenika, stvorite spoj između polja Izvješća primatelja u tablici Zaposlenici i polja ID zaposlenika u Employees_1 tablici.

1. Dodavanje izvora podataka

• Odaberite Create > dizajna upita.

Dodajte sve tablice i upite koji su vam potrebni kao izvori podataka. (Ne brinite. Ako ga zaboravite, i dalje ćete imati priliku dodati više izvora podataka kasnije.)

Izvori podataka mogu sadržavati tablice iz kojih želite prikazati podatke (kao što je tablica proizvoda) i tablice koje sadrže informacije koje su vam potrebne za kriterije.

Imajte na umu da su postojeći spremljeni upiti dostupni i kao izvori podataka. Ako ste, primjerice, već stvorili upit da biste pronašli sve narudžbe za određeni mjesec, upotrijebite taj upit i tablicu proizvoda da biste prikazali sve proizvode prodane u određenom mjesecu.

2. Spajanje povezanih izvora podataka

• Da biste sami dodali spoj, povucite polje iz jednog izvora podataka u odgovarajuće polje u drugom izvoru podataka. Access po zadanom stvara unutarnji spoj.

Za većinu odnosa Access stvara unutarnji spoj. Ako ste naveli da se referencijalni integritet treba nametnuti, obuhvaćen je. No u nekim slučajevima Access ne stvara spoj koji vam je potreban. Ako, primjerice, u novi upit dodate postojeće upite, a niste stvorili odnose, Access neće automatski stvarati spojke.

3. Dovršavanje upita

• Slijedite uobičajene korake za stvaranje upita: dodajte izlazna polja, dodajte kriterije i pokrenite ili spremite upit. Da biste saznali kako to učiniti, Create osnovne upite.

Želite li više?

Obuka za Excel

Obuka za Outlook