Kada postavite SharePoint u okruženju Microsoft 365Microsoft 365, vjerojatno imate dokumente i datoteke koje želite dodati na timski web-mjesto. U nastavku su neki od načina dodavanja različitih vrsta sadržaja na web-mjesto.
Napomena: Članak o tome kako postaviti web-mjesta OneDrive za tvrtke ili obrazovne ustanove timova da biste ih mogli koristiti zajedno potražite u članku Postavljanje prostora za pohranu i zajedničko korištenje datoteka sustava Office 365.
Sadržaj članka
Prije početka
Prije nego što počnete premještati datoteke, provjerite koliko prostora za pohranu imate za SharePoint u okruženju Microsoft 365 u Microsoft 365. Informacije o ograničenjima prostora za pohranu za SharePoint u okruženju Microsoft 365 potražite u članku Ograničenja sustava SharePoint.
Savjet: Važno je zapamtiti da se u sustavu Microsoft 365 ograničenja prostora za pohranu za SharePoint u okruženju Microsoft 365 (timskog web-mjesta) razlikuju od ograničenja prostora za pohranu za Exchange Online (za račune e-pošte). Dodatne informacije o ograničenjima prostora za pohranu poštanskih sandučića potražite učlanku Primatelji u Microsoft 365 opisi servisa za Exchange Online.
Sljedeći je korak analiza trenutnog sadržaja. To obuhvaća dokumente, slike, obrasce i tako dalje.
Savjet: U eksploreru za datoteke pretražite postojeće datoteke po veličini i datumu. To može pomoći prilikom brzog prepoznavanja nedavno korištenih ili osobito velikih datoteka.
Razmislite o tome koliko se sadržaja redovito koristi te želite li sve pohraniti u Microsoft 365. Kao prilikom selidbe u manju kuću, cilj je odlučiti što prebaciti na novo web-mjesto. Na primjer, ako vaša tvrtka ili ustanova sada koristi više prostora za pohranu od Microsoft 365 ograničenja za SharePoint u okruženju Microsoft 365, morate donijeti odluke kao što su sljedeće:
-
Koje datoteke želite premjestiti?
-
Želite li kupiti dodatni prostor za pohranu?
-
Planirate li imati mjesta za rast web-mjesta? (Definitivno će)
Ako je vaša tvrtka ili ustanova velika ili složene strukture, razmislite o stručnoj pomoći. Uglednu pomoć možete pronaći na servisu Microsoft Pinpoint. Pinpoint omogućuje tvrtkama iz cijelog svijeta lako i brzo pronalaženje certificiranih Microsoftovih stručnjaka i profesionalnih usluga.
Stvaranje mapa, biblioteka i web-podmjesta
Sad kad znate koji sadržaj želite premjestiti, razmislite kako ga želite organizirati. Možda ćete htjeti započeti prijenosnom datoteka u biblioteku dokumenata na timskom web-mjestu. Dobro je organizirati sadržaje, osobito ako očekujete da ćete na posljetku imati puno datoteka. Kako će količina sadržaja rasti, možete stvarati dodatne biblioteke dokumenata, obrazaca i slika za pohranu tog sadržaja. Možete stvoriti i web-podmjesta za različite vrste dokumenata ili projekt.
Dodatne informacije o tome kako planirati strukturu radi organiziranja sadržaja na web-mjestu potražite u članku Planiranje sadržaja timskog web-mjesta.
Prijenos dokumenata, slika i datoteka
Da biste prenijeli datoteke, primjerice dokumente programa Word, PDF datoteke ili JPG fotografije, prenesite ih u biblioteku ili mapu u biblioteci.
Napomena: Maksimalna veličina datoteke za jednu datoteku koja se može prenijeti u biblioteku SharePoint u okruženju Microsoft 365 trenutno je 2 GB. Možete prenijeti maksimalno stotinu datoteka odjednom.
Najbolji način da se to učini ovisi o broju datoteka. Prvo otvorite odredišnu biblioteku, a zatim pomoću ove tablice odaberite metodu:
|
Broj datoteka |
Metoda prijenosa |
|---|---|
|
Jedan dokument |
Odaberite stavku Novi dokument > PRENESI POSTOJEĆU DATOTEKU, a zatim pronađite datoteku na računalu. |
|
Više dokumenata i mapa |
Odaberite gumb Otvori pomoću programa Explorer na kartici Biblioteka na vrpci. Zatim povucite i ispustite datoteke pomoću eksplorera za datoteke. |
Dodatne informacije potražite u članku Prijenos i stvaranje datoteka u biblioteci ili brisanje iz nje.
Napomena: Određene vrste datoteka nije moguće prenijeti u biblioteku. Popis takvih datoteka potražite u članku Vrste datoteka koje se ne mogu dodavati na popis ni u biblioteku.
Razmislite o stvaranju SharePoint popisa kontakata, kalendara i proračunskih tablica
Svaka tvrtka ima podatke u mnogim obrascima, kao što su kalendari, zadaci i proračunske tablice. Za tu vrstu podataka taj sadržaj možete premjestiti ili pretvoriti u popis na web-mjestu. Popis poslovnih kontakata možete, primjerice, pretvoriti u popis kontakata. Uz to, kalendare često možete pretvoriti u SharePoint kalendar, što je posebna vrsta popisa.
-
Da biste saznali kako stvoriti grupni kalendar u aplikaciji SharePoint u okruženju Microsoft 365, pogledajte ovaj videozapis: Videozapis: Stvaranje vlastitog kalendara.
Ako sada pomoću proračunskih tablica programa Microsoft Excel pratite informacije, te proračunske tablice možete prenijeti izravno u biblioteku dokumenata u SharePoint u okruženju Microsoft 365. Možete i uvesti proračunsku tablicu kao SharePoint popise. Budući da mnogi korisnici mogu istodobno ažurirati popis, popisi SharePoint pomažu u poticanju suradnje. Možete stvoriti različite prikaze popisa da biste otkrili samo željene informacije.
-
Da biste saznali više o radu s popisima, pročitajte članak Obuka: stvaranje i postavljanje popisa.
Razmislite SharePoint rješenja za obične poslovne potrebe
Drugi način za premještanje sadržaja jest korištenje SharePoint za bolje upravljanje postojećim zadatkom. Na primjer većina tvrtki ili ustanova želi prikupiti i zajednički koristiti praktična i specifična znanja zaposlenika koja se koriste svakodnevno. Možda bi upravo wiki na vašem web-mjestu bio idealan za tu vrstu zajedničkog korištenja.
U ovoj se tablici SharePoint značajke koje vam mogu pomoći u upravljanju poslovnim procesima.
|
Poslovni proces |
Opis |
|---|---|
|
Zajedničko korištenje timskih znanja i suradnja pomoću wikija |
Wikiji su posebna web-mjesta na kojima informacije stvara i održava zajednica korisnika. Wikiji mogu biti odličan alat za prikupljanje i razmjenu informacija o procesima ili općenitih referentnih informacija važnih za poslovanje.
|
|
Premještanje rasporeda resursa u SharePoint grupni kalendari |
Grupni kalendar može biti praktičan način zakazivanja korištenja zajedničkih resursa poput soba za sastanke, audiovizualne opreme i sličnoga. Budući da grupni kalendar živi na SharePoint u okruženju Microsoft 365 web-mjestu, svi u vašem timu mogu ga jednostavno pregledavati SharePoint programu Outlook.
|
|
Pretvaranje programa za baze podataka u aplikaciju programa Access |
Pomoću programa Microsoft Access 2013 možete izraditi i objaviti bazu podataka, a zatim stvoriti aplikaciju programa Access da biste koristili bazu podataka na timskom web-mjestu.
|
|
Automatizacija poslovnih procesa pomoću tijekova rada |
Pomoću tijekova rada moguće je automatizirati i pratiti ključne zadatke u poslovnom procesu. Izvrsni su za zadatke kao što su postupci odobravanja ili prikupljanja povratnih informacija.
|
Pomoć za korisnike web-mjesta u traženju sadržaja
Kad premjestite dokumente i datoteke na timsko web-mjesto, obavijestite o tome ostale korisnike web-mjesta. Možete im ponuditi nekoliko različitih načina pretraživanja sadržaja na web-mjestu.
U ovoj su tablici opisane različite metode koje možete koristiti.
|
Metoda |
Opis |
|---|---|
|
Korištenje pretraživanja za pronalaženje sadržaja |
Najjednostavniji način pronalaženja sadržaja na SharePoint u okruženju Microsoft 365 web-mjestu jest korištenje značajke pretraživanja.
|
|
Konfiguriranje prikaza na popisima i u bibliotekama radi jednostavnijeg pronalaženja sadržaja |
Možete odabrati elemente koji će biti prikazani. U jednom prikazu, primjerice, možete pokazati naslov i autora. U drugom ćete možda htjeti prikazati samo stavke koje su dodane određenog datuma.
|
|
Prilagodba navigacije web-mjestom |
Možete prilagoditi navigaciju timskog web-mjesta da bi korisnicima web-mjesta bilo lakše pronaći sadržaj.
|
|
Pretraživanje mrežnog sadržaja u izvanmrežnom načinu rada |
Možete koristiti OneDrive za tvrtke ili obrazovne ustanove ili Outlook da biste potražili sadržaj koji se nalazi SharePoint u okruženju Microsoft 365 web-mjestu kada ste izvan mreže
|
|
Praćenje ažuriranja sadržaja |
|
Da biste saznali više o načinima na koje možete pomoći korisnicima web-mjesta u lakom traženju sadržaja, pročitajte članak s vodičem za planiranje Planiranje sadržaja timskih web-mjesta .
Napišite nam komentar
Je li vam ovaj članak bio koristan? Ako jest, napišite nam to pri dnu stranice. Ako vam nije bio koristan, recite nam što nedostaje ili što vas je zbunilo. Na temelju vaših povratnih informacija još ćemo jedanput provjeriti činjenice i ažurirati ovaj članak.
