Tijekovi rada korisnicima pojednostavnjuju suradnju na dokumentima i upravljanje zadacima u sklopu projekata implementacijom poslovnih procesa na dokumente i stavke na web-mjestu sustava SharePoint. Tijekovi rada tvrtkama i ustanovama pojednostavnjuju pridržavanje dosljednih poslovnih procesa te pridonose učinkovitosti i produktivnosti tvrtke ili ustanove upravljanjem zadacima i koracima u sklopu poslovnih procesa. Time se osobama koje obavljaju te zadatke omogućuje da se umjesto na upravljanje tijekom rada usredotoče na posao.
Napomene:
-
Tijekovi rada sustava SharePoint 2010 povučeni su iz upotrebe od 1. kolovoza 2020. za nove klijente i uklonjeni su s postojećih klijenata 1. studenog 2020. Ako koristite tijekove rada sustava SharePoint 2010, preporučujemo migraciju na Power Automate ili druga podržana rješenja. Dodatne informacije potražite u članku Povlačenje tijeka rada sustava SharePoint 2010.
-
Tijek rada sustava SharePoint 2013 zastario je od travnja 2023. i bit će isključen za nove klijente od 2. travnja 2024. Bit će uklonjen iz postojećih klijenata i bit će u potpunosti povučen iz upotrebe od 2. travnja 2026. Ako koristite tijek rada sustava SharePoint 2013, preporučujemo migraciju na Power Automate ili druga podržana rješenja. Dodatne informacije potražite u članku Povlačenje tijeka rada sustava SharePoint 2013 u sustavu Microsoft 365.
-
Poruke e-pošte koje generira sustav iz tijekova rada šalju no-reply@sharepointonline.com adresa s zaslonski nazivom "SharePoint Online"
Sadržaj članka
Što su tijekovi rada?
Tijek rada katkad se opisuje kao niz zadataka koji daju određeni rezultat. U kontekstu platforme Proizvodi i tehnologije SharePoint tijek rada uže se definira kao automatizirano kretanje dokumenata kroz niz akcija ili zadataka vezanih uz poslovni proces. Tijekovi rada omogućuju dosljedno upravljanje uobičajenim poslovnim procesima unutar tvrtke ili ustanove tako što tvrtki ili ustanovi omogućuju pridruživanje poslovne logike dokumentima i stavkama na popisu ili u biblioteci sustava SharePoint. Poslovna je logika u osnovi skup uputa koji određuje akcije koje se primjenjuju na određeni dokument ili stavku i upravlja njima.
Tijekovi rada mogu smanjiti troškove i skratiti koordinaciju uobičajenih poslovnih procesa, kao što su odobravanje projekata i pregledavanje dokumenata, upravljanjem zadacima koje zaposlenici obavljaju u sklopu tih procesa i njihovim praćenjem. Na web-mjestu sustava SharePoint, primjerice, u biblioteku dokumenata možete dodati tijek rada koji određeni dokument usmjerava određenoj skupini zaposlenika radi odobravanja. Kada autor dokumenta pokrene taj tijek rada na određenom dokumentu u toj biblioteci, tijek rada stvara zadatke za odobravanje dokumenta, te zadatke dodjeljuje sudionicima u tijeku rada, a zatim im e-poštom šalje upozorenja s uputama za zadatak i vezom na dokument koji je potrebno odobriti. Tijekom izvođenja tijeka rada njegov vlasnik (u ovom slučaju autor dokumenta) ili sudionici u njemu na stranici Status tijeka rada mogu pogledati koji su sudionici dovršili svoje zadatke u sklopu tijeka rada. Kada sudionici tijeka rada dovrše svoje zadatke u sklopu tijeka rada, tijek rada završava i njegovu se vlasniku automatski šalje obavijest da je dovršen.
Akcije u tijeku rada za odobravanje u prethodnom primjeru slijede proces prikazan na slici u nastavku.
Tijekovi rada ne samo da podržavaju radne procese zaposlenika, već i proširuju mogućnosti njihove suradnje i rada s dokumentima, popisima i biblioteka. Korisnici web-mjesta mogu pokretati tijekove rada i sudjelovati u njima pomoću obrazaca koji se mogu prilagoditi, a dostupni su iz dokumenata i stavki na popisu ili u biblioteci sustava SharePoint. Uz to, funkcija tijeka rada u proizvodima sustava SharePoint usko je povezana sa sustavom Microsoft Office 2013 da bi se sljedeći zadaci u sklopu tijekova rada mogli izvoditi u oba proizvoda:
-
prikaz popisa tijekova rada koji su dostupni za određeni dokument ili stavku
-
pokretanje tijeka rada na dokumentu ili stavci
-
prikaz, uređivanje i ponovna dodjela zadatka u sklopu tijeka rada
-
dovršavanje zadatka u sklopu tijeka rada
Tri vrste platformi tijeka rada sustava SharePoint
Budući da je platforma tijeka rada sustava SharePoint 2010 prenesena u Office 365 i SharePoint Server 2013, svi tijekovi rada stvoreni na toj platformi i dalje će funkcionirati. Ta je platforma utemeljena na tehnologiji Windows Workflow Foundation 3.5 (WF3.5).
Platforma tijeka rada sustava SharePoint 2013 utemeljena je na tehnologiji Windows Workflow Foundation 4 (WF) i znatno je redizajnirana. Možda je najistaknutija značajka ove nove platforme tijeka rada korištenje platforme Microsoft Azure kao glavnog računala za izvođenje tijeka rada. Modul za izvođenje tijeka rada sada se nalazi izvan sustava Office 365 i SharePoint Server 2013, na platformi Microsoft Azure.
U sustavu SharePoint Online Microsoft Flow sada je dostupan. Ovo je naš najnoviji modul tijeka rada, pristup na: https://flow.microsoft.com . Da biste saznali više o korištenju servisa MS Flow, posjetite: https://docs.microsoft.com/en-us/flow . Da biste otklonili poteškoće sa servisom MS Flow, posjetite https://docs.microsoft.com/en-us/flow/fix-flow-failures & https://us.flow.microsoft.com/en-us/support/
Ugrađeni tijekovi rada
Web-mjesto sustava SharePoint obuhvaća nekoliko ugrađenih tijekova rada koji rješavaju uobičajene poslovne scenarije:
-
Odobravanje Taj tijek rada određeni dokument ili stavku usmjerava određenoj skupini zaposlenika radi odobravanja. Budući da je po zadanom pridružen vrsti sadržaja Dokument, tijek rada za odobravanje automatski je dostupan u bibliotekama dokumenata.
-
Prikupljanje povratnih informacija Taj tijek rada određeni dokument ili stavku usmjerava određenoj skupini zaposlenika radi prikupljanja povratnih informacija. Pregledavatelji mogu navesti povratne informacije, koje se nakon toga sakupljaju i šalju osobi koja je pokrenula tijek rada. Budući da je po zadanom pridružen vrsti sadržaja Dokument, tijek rada za prikupljanje povratnih informacija automatski je dostupan u bibliotekama dokumenata.
-
Prikupljanje potpisa Taj tijek rada određeni dokument sustava Microsoft Office usmjerava određenoj skupini zaposlenika radi prikupljanja njihovih digitalnih potpisa. Taj je tijek rada potrebno pokrenuti u odgovarajućem programu sustava Office 2013. Sudionici moraju dovršiti zadatke potpisivanja dodavanjem digitalnog potpisa u dokument u odgovarajućem programu sustava Office. Budući da je po zadanom pridružen vrsti sadržaja Dokument, tijek rada za prikupljanje potpisa automatski je dostupan u bibliotekama dokumenata. Tijek rada za prikupljanje potpisa za određeni se dokument u biblioteci dokumenata prikazat će se, međutim, samo ako taj dokument sadrži najmanje jedan redak za potpis sustava Microsoft Office.
-
Odobravanje objavljivanja Taj je tijek rada sličan tijeku rada za odobravanje jer automatizira usmjeravanje sadržaja stručnjacima za određenu temu i zainteresiranim stranama radi pregledavanja i odobravanja. Tijek rada za odobravanje objavljivanja razlikuje se po tome što je namijenjen web-mjestima za objavljivanje na kojima se objavljivanje novih i ažuriranih web-stranica strogo kontrolira.
-
Tri stanja Taj tijek rada omogućuje upravljanje poslovnim procesima u sklopu kojih tvrtke i ustanove moraju pratiti veliku količinu problema ili stavki, primjerice probleme u podršci za korisnike, potencijalne klijente prodaje i zadatke u sklopu projekata.
Svi se navedeni tijekovi rada mogu na nekoliko načina prilagoditi vašoj tvrtki ili ustanovi. Prilikom dodavanja tijeka rada na popis, u biblioteku ili vrstu sadržaja radi omogućivanja njegova korištenja na dokumentima i stavkama, primjerice, možete prilagoditi popise zadataka i popise povijesti na kojima se pohranjuju podaci o tijeku rada.
Kada korisnik web-mjesta pokrene tijek rada na određenom dokumentu ili stavci, on može dodatno prilagoditi tijek rada navođenjem popisa sudionika, krajnjeg roka i uputa za zadatke.
Podrška za prilagođene tijekove rada
Premda je ugrađene tijekove rada moguće donekle prilagoditi različitim potrebama, tvrtka ili ustanova može se odlučiti za osmišljavanje i razvoj tijekova rada jedinstvenih za poslovne procese u njoj. Tijekovi rada ovisno o potrebama poslovnih procesa mogu biti jednostavni ili složeni. Razvojni inženjeri mogu stvarati tijekove rada koje pokreću osobe koje koriste web-mjesto ili tijekove rada koji se pokreću automatski ovisno o događaju, primjerice prilikom stvaranja ili promjene određene stavke popisa. Ako je vaša tvrtka ili ustanova razvila i implementirala prilagođene tijekove rada, oni mogu biti dostupni uz ili umjesto prethodno opisanih ugrađenih tijekova rada.
Prilagođeni se tijekovi rada mogu stvoriti na dva načina:
-
Power users can design no-code workflows for use in a specific list or library by using Microsoft SharePoint Designer 2013 and Office Visio 2013 Tijekovi rada sustava SharePoint Designer 2013 stvaraju se s popisa dostupnih aktivnosti tijeka rada, a osoba koja stvori tijek rada može implementirati tijekove rada izravno na popis ili u biblioteku u kojoj će se koristiti. Uz to, SharePoint Designer 2013 u kombinaciji s programom Visio 2013 nudi vizualno okruženje za razvoj tijekova rada koje omogućuje stvaranje dijagrama pomoću oblika i poveznika. Tijekove rada možete i uvoziti iz programa Visio 2013 u SharePoint Designer 2013 i obratno.
-
Profesionalni softverski razvojni inženjeri mogu stvarati tijekove rada pomoću programa Visual Studio 2012 ili novije verzije Ti tijekovi rada sadrže prilagođeni kod i aktivnosti u sklopu tijeka rada. Kada profesionalni programer stvori prilagođene tijekove rada, administrator poslužitelja može ih implementirati na više web-mjesta.
Koraci prilikom korištenja tijekova rada
Tijek rada na dokumentu ili stavci popisa uključen je u nekoliko koraka. Svaki korak mogu dovršiti pojedinci u različitim ulogama. Administrator web-mjesta, primjerice, može omogućiti korištenje tijeka rada u biblioteci dokumenata, autor sadržaja može pokrenuti tijek rada ili izmijeniti tijek rada koji je u tijeku, a treća osoba (npr. pregledavatelj dokumenta ili odobravatelj) može dovršiti zadatak tijeka rada.
Dodavanje tijeka rada na popis, u biblioteku ili u vrstu sadržaja
Da bi se tijek rada mogao koristiti, potrebno ga je dodati na popis, u biblioteku ili u vrstu sadržaja da bi bio dostupan za dokumente i stavke na određenom mjestu. Da biste tijek rada dodali na popis, u biblioteku ili u vrstu sadržaja, morate imati dozvolu za upravljanje popisima. Taj zadatak u većini slučajeva obavljaju administratori web-mjesta ili osobe koje upravljaju određenim popisima ili bibliotekama.
Dostupnost tijeka rada na web-mjestu ovisi o tome gdje je dodan:
-
ako tijek rada dodate izravno na popis ili u biblioteku, on je dostupan samo za stavke na tom popisu ili u toj biblioteci
-
ako tijek rada dodate na vrstu sadržaja popisa (instancu vrste sadržaja web-mjesta dodanu na određeni popis ili u određenu biblioteku), on je dostupan samo za stavke te vrste sadržaja na određenom popisu ili u određenoj biblioteci kojima je ta vrsta sadržaja pridružena
-
ako tijek rada dodate na vrstu sadržaja web-mjesta, on je dostupan za sve stavke te vrste sadržaja na svim popisima i u svim bibliotekama u koje je ta vrsta sadržaja dodana
-
ako želite da tijek rada bude dostupan na svim popisima i u svim bibliotekama na web-mjestu, stvorite tijek rada web-mjesta
Prilikom dodavanja tijeka rada na popis, u biblioteku ili u vrstu sadržaja možete ga prilagoditi za određeno mjesto navođenjem raznih mogućnosti:
-
naziva te instance tijeka rada
-
popisa zadataka na koji se pohranjuju zadaci vezani uz tijek rada
-
popisa povijesti na kojem se bilježe svi događaji vezani uz tijek rada
-
željenog načina pokretanja tijeka rada
-
dodatnih mogućnosti specifičnih za određeni tijek rada, npr. načina usmjeravanja zadataka sudionicima, okolnosti potrebnih za dovršavanje tijeka rada i akcija nakon dovršetka tijeka rada
Dodavanjem tijeka rada na popis, u biblioteku ili u vrstu sadržaja ne pokrećete ga, već ga činite dostupnim za dokumente i stavke na određenom mjestu.
Pokretanje tijeka rada na dokumentu ili stavci
Kada tijek rada dodate na popis, u biblioteku ili u vrstu sadržaja i tako ga učinite dostupnim za korištenje, možete ga pokrenuti na dokumentu ili stavci (ako je konfiguriran tako da se može ručno pokretati). Tijek rada pokrećete tako da ga odaberete na popisu tijekova rada dostupnih za određeni dokument ili stavku. Možda ćete morati i u obrazac unijeti podatke potrebne za tijek rada. Ovisno o tome kako je tijek rada osmišljen i konfiguriran, možda ćete ga moći dodatno prilagoditi nakon što ga pokrenete na određenom dokumentu ili stavci prilagodbom mogućnosti kao što su sudionici, krajnji rok i upute za zadatke.
Izmjena pokrenutog tijeka rada
Nakon pokretanja tijeka rada na određenoj stavci možda ćete morati promijeniti način njegova ponašanja. Nakon pokretanja tijeka rada, primjerice, osoba koja ga je pokrenula možda će morati dodati dodatne sudionike. Ili će neki njegov sudionik možda morati dodijeliti svoj zadatak nekoj drugoj osobi ili pak zatražiti promjenu dokumenta ili stavke na koje se tijek rada odnosi. Neke od ugrađenih tijekova rada moguće je izmijeniti dok su pokrenuti. Ako je vaša tvrtka ili ustanova razvila i implementirala prilagođene tijekove rada, možda su dopuštene promjene pokrenutih tijekova rada.
Dovršavanje zadataka u sklopu tijeka rada
Zadatak u sklopu tijeka rada svaki je događaj u sklopu tijeka rada za koji je potrebna interakcija s korisnikom. Kada tijek rada sudioniku tijeka rada dodijeli određeni zadatak, primatelj zadatka može ga dovršiti ili zatražiti promjene tijeka rada uređivanjem obrasca za zadatak u sklopu tijeka rada. Sudionici tijeka rada zadatke u sklopu tijeka rada mogu dovršavati na web-mjestu sustava SharePoint ili izravno u odgovarajućem programu sustava Office 2013. Kada neki sudionik tijeka rada dovrši određeni zadatak u sklopu tijeka rada ili zatraži promjenu tijeka rada, tijek rada prelazi na sljedeći relevantan korak.
Praćenje statusa tijekova rada
Vlasnici tijeka rada i sudionici u njemu mogu pratiti njegovo napredovanje na pridruženoj mu stranici sa statusom tijeka rada. Na toj su stranici navedeni podaci o statusu za nedovršene tijekove rada. Navedeni su i podaci o povijesti relevantni za tijek rada.
Alati za izvješćivanje omogućuju skupnu analizu povijesti tijeka rada. Tvrtke i ustanove na temelju te analize mogu pronaći uska grla procesa i utvrditi ostvaruje li određena skupina planiranu učinkovitost za određeni poslovni proces. Sa svakim se tijekom rada može koristiti nekoliko unaprijed definiranih izvješća programa Microsoft Office Excel. Uz to, podaci o povijesti tijeka rada dostupni su u obliku izvora podataka popisa sustava SharePoint koji se može koristiti i analizirati u drugim programima ili prilagođenim rješenjima za nadzor poslovnih procesa.
Pogledajte i sljedeće
O tijekovima rada ugrađenima u SharePoint
Tijekovi rada u sustavu SharePoint 2013
Razvoj tijeka rada u sustavu SharePoint Designer 2013 i Visio 2013
