Početak stvaranja datoteka na servisu OneDrive i u sustavu SharePoint te upravljanja datotekama i zajedničkog korištenja

Pogledajte: Kada koristiti OneDrive ili SharePoint

OneDrive je platforma za pohranu u oblaku na kojoj možete pohraniti pojedinačne ili osobne datoteke. OneDrive je usko integriran s aplikacijama kao što su Word, Excel i PowerPoint, što ga čini prikladnim mjestom za sigurno pohranu osjetljivih dokumenata i pristup njima.

OneDrive koristite kada želite stvoriti dokument koji je samo vaš, primjerice kada radite na vrlo osjetljivim ili privatnim podacima.

Da biste započeli s radom na servisu One Drive, prijavite se na Microsoftov račun ili se registrirajte za jedan, preuzmite i instalirajte aplikaciju OneDrive za stolna računala, a zatim slijedite upute da biste se prijavili i odabrali mape koje želite sinkronizirati s oblakom. 

• Da biste stvorili novu datoteku na servisu OneDrive, jednostavno kliknite gumb Novo i odaberite vrstu datoteke koju želite stvoriti, npr. Word ili proračunsku tablicu programa Excel.

• Da biste upravljali datotekama na servisu OneDrive, desnom tipkom miša kliknite datoteku i odaberite Preimenuj da biste joj dali opisni naziv ili povucite i ispustite datoteke u različite mape radi bolje tvrtke ili ustanove.

• Da biste zajednički koristili datoteke sa servisom OneDrive , kliknite gumb Zajedničko korištenje i unesite adrese e-pošte osoba s kojima želite zajednički koristiti datoteku. Saznajte više o upravljanju datotekama na servisu OneDrive.

SharePoint je alat za suradnju koji se koristi za upravljanje i zajedničko korištenje datoteka i informacija u cijeloj tvrtki ili ustanovi. SharePoint omogućuje više korisnika suradnju na jednom središnjem mjestu.

SharePoint koristite kada morate stvoriti dokument kojim će upravljati tim osoba ili kada ga je potrebno zajednički koristiti u širokom rasponu. Na primjer, koristite ga kao središnje mjesto za članove tima za prikaz vremenskih crta projekta, zadataka i kontrolnih točka. Time se timovima omogućuje praćenje napretka, praćenje rasporeda i učinkovitija suradnja.

• Da biste stvorili novu datoteku u sustavu SharePoint, otvorite biblioteku dokumenata u kojoj želite stvoriti datoteku i kliknite gumb Novo.

• Da biste upravljali datotekama, odjavite datoteku da biste je promijenili, a zatim ponovno prijavite datoteku kada završite.

• Da biste zajednički koristili datoteke, kliknite datoteku i odaberite Zajedničko korištenje. Možete i surađivati u stvarnom vremenu tako da otvorite datoteku u odgovarajućoj aplikaciji, kao što su Word ili Excel, te omogućite suautorstvo. Da biste pogledali prethodne verzije datoteke, kliknite datoteku i odaberite Povijest verzija. Saznajte više o upravljanju datotekama u sustavu SharePoint.

Regulirani pristup internim, dobavljačima, izvođačima radova i vanjskim stranama  

Da biste bili sigurni da samo ovlašteni korisnici imaju pristup osjetljivim datotekama i podacima na servisima OneDrive i SharePoint:

• Definirajte pravilnike o pristupu za različite vrste korisnika, kao što su interni, dobavljači, izvođači i vanjske strane. Možete, primjerice, stvoriti pravilnik o pristupu koji samo određenim zaposlenicima omogućuje pristup povjerljivim informacijama, kao što su financijski podaci ili podaci o klijentima. Možete navesti i vrstu podataka do koje im mogu pristupiti, kako im mogu pristupiti te koliko dugo. Time se jamči da samo ovlašteni korisnici imaju pristup osjetljivim datotekama i podacima.

• Koristite dozvole i uloge da biste upravljali pristupom određenim datotekama ili mapama. Primjerice, dodijelite pristup samo za čitanje članu tima koji mora pregledavati datoteke, ali ne i mijenjati datoteke, kao što je osoba koja nije izravno uključena u projekt, ali mora ostati informirana. Definiranjem tih dozvola i uloga možete osigurati da samo ovlašteni korisnici imaju pristup osjetljivim informacijama te da mogu samo pregledavati i uređivati datoteke kojima im je odobren pristup.

• Koristite višestruku provjeru autentičnosti da biste bili sigurni da samo ovlašteni korisnici mogu pristupati osjetljivim podacima. To može obuhvaćati i zahtijevanje od korisnika da na mobilni uređaj ili e-poštu uvrste lozinku i kod koji se šalje na mobilni uređaj ili e-poštu.

• Pratite pristup i korištenje okruženja servisa OneDrive i sustava SharePoint radi otkrivanja i sprječavanja neovlaštenog pristupa ili korištenja. Pregledom zapisnika o aktivnosti korisnika, primjerice, možete utvrditi neuobičajene aktivnosti, kao što su pokušaji neovlaštenog pristupa, te poduzeti radnje za sprječavanje kršenja prava na podatke.

• Implementiranje šifriranja za osjetljive podatke da bi se osiguralo da ih, čak i ako netko dobije neovlašten pristup podacima, ne može pročitati bez ključa za dešifriranje. To može pomoći u sprječavanju povreda podataka, zaštiti korisničkih podataka i osiguravanju usklađenosti s propisima o zaštiti privatnosti podataka.

• Postavite datume isteka za zajedničke veze da biste bili sigurni da će se pristup automatski opozvati nakon određenog razdoblja. Ako, primjerice, ugovor zajednički koristite s dobavljačem ili izvođačem i želite osigurati da dobavljač ili izvođač ima pristup dokumentu samo ograničeno vrijeme, možete postaviti datum isteka, a pristup dokumentu automatski će se opozvati nakon određenog razdoblja. Time se smanjuje rizik da neovlaštene strane pristupaju dokumentu.

Implementacijom tih mjera možete regulirati pristup internih, dobavljača, izvođača i vanjskih strana na servisima OneDrive i SharePoint te zaštititi vaše podatke. Saznajte više o tome kako zaštititi podatke.

Smanjivanje slabih točaka na servisu OneDrive i sustavu SharePoint  

Iako OneDrive i SharePoint nude brojne sigurnosne značajke za zaštitu od povreda podataka, i dalje postoji nekoliko ključnih slabih točaka koje mogu utjecati na sigurnost tih entiteta:

• Napadi krađe identiteta korisnicima mogu dati vjerodajnice za prijavu, koje se zatim mogu koristiti za pristup servisu OneDrive ili sustavu SharePoint.

• Slabe lozinke mogu se jednostavno pogoditi ili napuknuti, što dovodi do neovlaštenog pristupa.

• Zlonamjerni softver može se koristiti za krađu vjerodajnica za prijavu, snimanje osjetljivih podataka ili preuzimanje kontrole nad korisničkim uređajem, što može ugroziti OneDrive ili SharePoint.

• Prijetnje programa Insider, kao što su namjerno ili slučajno dijeljenje osjetljivih podataka s neovlaštenim stranama, mogu predstavljati i rizik za OneDrive ili SharePoint. Saznajte više o tome kako upravljati rizikom insidera.

Da biste ublažili te slabe točke, važno je implementirati najbolje sigurnosne prakse, obrazovati korisnike te redovito pregledavati i revidirati korisničke dozvole. Ključno je i da postoji sveobuhvatan plan odgovora na incidente kako bi se brzo odgovorilo na sve sigurnosne incidente do kojih može doći.