הגדרת הכללים עבור מיזוג דואר

נניח שאתה שולח את אותה הזמנה לפגישה רבעונית. מקור הנתונים שלך אינו מאחסן את תאריכי הפגישה, ותאריך הפגישה מופיע יותר מפעם אחת בהזמנה.

על-ידי הצבת סימניות במסמך וכולל שדה Ask, באפשרותך לבצע מיזוג זהה עבור כל פגישה. הדבר היחיד שתצטרך להקליד הוא תאריך הפגישה, ותקליד אותו פעם אחת בלבד.

1. במסמך המיזוג, הקש Ctrl + F9 ולאחר מכן הקלד שם כדי ליצור סימניה. חזור על פעולה זו, באמצעות אותו שם, בכל מקום שבו ברצונך להציג את התגובה לשדה Ask במסמך.

2. הצב את הסמן במקום כלשהו במסמך, לפני הסימניה הראשונה שיצרת זה עתה.

3. בכרטיסיה דברי דואר , עבור אל הכללים > שאל.

4. בחר את הסימניה שיצרת זה עתה (או הקלד את שמו) והזן בקשה, כגון "תאריך אירוע ?" בתיבה הנחיה.

5. בחר אישורולאחר מכן לחץ שוב על אישור .

6. בסוף התהליך, כאשר תלחץ על סיים את מיזוג &, בחר ערוך מסמכים בודדים. תתבקש לקבל תגובה עבור כל נמען. תגובה זו תתווסף לסימניות שציינת, במסמכים הנובעים מהמיזוג.

מידע נוסף: קודי שדה: השדה ' שאל '

נניח שאתה שולח את אותה הזמנה לפגישה רבעונית. מקור הנתונים אינו מאחסן את תאריכי הפגישה, ותאריך הפגישה מופיע פעם אחת בלבד בהזמנה.

על-ידי הצבת שדה מילוי במסמך, באפשרותך לבצע מיזוג זהה עבור כל פגישה. הדבר היחיד שתצטרך להקליד הוא תאריך הפגישה.

1. הצב את הסמן במקום שבו ברצונך שטקסט המילוי יעבור.

2. בכרטיסיה ' דברי דואר ', עבור אל ' כללים ' > מילוי'.

3. הזן בקשה, כגון "תאריך אירוע?" בתיבת ההנחיה .

4. בחר אישורולאחר מכן לחץ שוב על אישור .

5. בסוף התהליך, כאשר תלחץ על סיים את מיזוג &, בחר ערוך מסמכים בודדים. תתבקש לקבל תגובה עבור כל נמען. תגובה זו תתווסף לשדה המילוי, במסמכים הנובעים מהמיזוג.

מידע נוסף: קודי שדה: השדה ' מילוי '

נניח שאתה שולח התכתבות לרשימת משתתפי שיחות ועידה שמטיילים באופן מקומי ובינלאומי. השדה ' מדינה/אזור ' במקור הנתונים שלך עשוי להיות ריק עבור משתתפים ביתיים. באפשרותך להשתמש ב-If... לאחר מכן... אחר... כלל כדי להתאים אישית את ההודעה עבור כל הנמענים. לדוגמה, נמענים שהשדה מדינה/אזור שלהם ריק עשוי להיראות, "תתקבל בברכה בשער בעת ההגעה", בעוד שכל הנמענים האחרים יראו: "תתקבל בברכה בדלפק ליד המכס".

1. הצב את הסמן במקום שבו ברצונך שהטקסט המותנה יעבור.

2. בכרטיסיה דברי דואר , עבור אל הכללים > If... לאחר מכן... אחר.

3. ברשימה שם שדה , בחר את השדה ממקור הנתונים שלך שיקבע את הטקסט המותנה.

4. ברשימת ההשוואה , בחר דרך להשוות את ערך הנתונים.

5. בתיבה השווה ל , הזן את ערך ההשוואה (דלג על אפשרות זו אם בחרת ריק או שאינו ריק כהשוואה).

6. בתיבה הוסף טקסט זה , הזן את הטקסט הנכנס למסמך כאשר קריטריוני ההשוואה מתקיימים.

7. בתיבה הוסף טקסט זה אחרת , הזן את הטקסט הנכנס למסמך כאשר קריטריוני ההשוואה לא מתקיימים.

8. בחר באפשרות אישור.

מידע נוסף: קודי שדה: IF field

נניח שברצונך להתכתבות כדי להראות לכל נמען את מיקומו ב-המתנה. עליך למיין את רשימת הנמענים בסדר כרונולוגי של הרשמות, ולאחר מכן להשתמש בכלל של רשומת מיזוג כדי להציג את המיקום הממוספר של הנמען ברשימה.

מספר הרשומה משקף את כל המיון או הסינון שהחלת על מקור הנתונים לפני המיזוג.

1. הצב את הסמן במקום שבו ברצונך להציג את מספר הרשומה.

2. בכרטיסיה ' דברי דואר ', עבור אל ' כללים ' > מיזוג '.

מידע נוסף: קודי שדה: השדה MergeRec

נניח שברצונך להתכתבות כדי להראות לכל נמען את המספר הכולל של האנשים שנרשמו לאירוע. הכלל ' מזג רצף ' מספק לך ספירה של הרשומות במסמך הממוזג.

1. הצב את הסמן במקום שבו ברצונך להציג את מספר הרשומה.

2. בכרטיסיה ' דברי דואר ', עבור אל ' כללים ' > מיזוג '.

מידע נוסף: קודי שדה: השדה MergeSeq

נניח שאתה משתמש במיזוג דואר כדי להדפיס את רשימת אנשי הקשר שלך על גליון נייר בודד. השתמש בכלל הרשומה הבא כדי להורות ל-Word להמשיך לרשומה הבאה מבלי להתחיל עמוד חדש.

1. הצב את הסמן במקום שבו ברצונך להציג נתונים מהרשומה הבאה.

2. בכרטיסיה דברי דואר , עבור אל ' כללים ' > הבא'.

3. הוספת שדה מיזוג עבור הנתונים הרצויים הבאים
   לדוגמה, רשימה של שמות חברה עשויה להיראות כך:

   «Company_Name»
   «הרשומה הבאה» «
   Company_Name» «הרשומה הבאה» «Company_Name»

מידע נוסף: קודי שדה: השדה הבא

נניח שברצונך להציג רשימה של משתתפים בנושאי שיחות ועידה מקומיות בגיליון אחד של נייר ומשתתפי נסיעה בינלאומית המפורטים בגליון עבודה אחר. השדה ' מדינה/אזור ' במקור הנתונים שלך עשוי להיות ריק עבור המטיילים המקומיים. באפשרותך להשתמש ברשומה הבאה אם כלל כדי למנוע מ-Word להתחיל עמוד חדש עד שהוא יגיע לנמענים שהשדה מדינה/אזור שלו אינו ריק. כדי להשיג זאת, עליך למיין תחילה את מקור הנתונים לפי מדינה/אזור.

1. הצב את הסמן במקום שבו ברצונך להציג נתונים מהרשומה הבאה.

2. בכרטיסיה דברי דואר , עבור אל כללים > הבא ' אם.

3. ברשימה שם שדה , בחר את שם שדה המיזוג, כגון City.

4. ברשימת ההשוואה , בחר דרך להשוות את ערך הנתונים. לדוגמה, כדי לבחור נמענים מעיר מסוימת, בחר באופרטור שווה ל.

5. בתיבה השווה ל , הזן את הערך שבו ברצונך להשתמש. לדוגמה, כדי לבודד נמענים בטוקיו, הקלד Tokyo (דלג על אפשרות זו אם בחרת ריק או שאינו ריק כהשוואה).

מידע נוסף: קודי שדה: השדה NextIf

נניח שאתה מכין הזמנות לוועידה שבה הנואם המרכזי טרם הושלם. באפשרותך להשאיר מצייני מיקום עבור שם הדובר לכל אורך המסמך, ולכלול כלל סימניה מוגדר, שבו אתה מזין את שם הדובר פעם אחת, והוא מופיע בכל מצייני המיקום.

מצייני מיקום הם שדות Ref; כלל הסימניה ' הגדר ' מוסיף שדה שאינו מוצג במסמך (אלא אם תקיש Alt + F9 כדי לחשוף קודי שדה).

1. הצב את הסמן במקום כלשהו במסמך.

2. בכרטיסיה דברי דואר , עבור אל כללי > Set Bookmarkוהקלד שם ולאחר מכן בחר אישור.

3. הצב את הסמן בכל מקום שבו תרצה שיופיע טקסט הסימניה.

4. בכרטיסיה הוספה, עבור אל השדה ' חלקים מהירים '> ' ובחר Ref.

5. בחר את שם הסימניה שיצרת זה עתה ובחר אישור.

6. הוסף את השדה Ref בכל מקום שבו ברצונך שיופיע טקסט הסימניה.

7. לפני שתפעיל את המיזוג, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על השדה Set, בחר ערוך שדהוהזן את הטקסט הרצוי בתיבת הטקסט.

8. בחר באפשרות אישור.

מידע נוסף: קודי שדה: השדה Set 

נניח שאתה הבעלים של חנות הלבשה וגלה שיש לך overstock של חולצת T מסוימת, אך לא בגודל הפופולרי ביותר. כאשר תתכונן לשלוח עלון מכירות, לא תכלול לקוחות שלובשים גודל מסוים. השתמש באפשרות דלג על הרשומה If כדי להשוות תוכן של נתוני גודל הלקוחות לגודל שברצונך לכלול.

1. בכרטיסיה דברי דואר , עבור אל כללים _GT_ דילוג על הרשומה If.

2. ברשימה שם שדה , בחר את שם שדה המיזוג, כגון גודל.

3. ברשימת ההשוואה , בחר דרך להשוות את ערך הנתונים. לדוגמה, כדי לבודד לקוחות שלובשים גודל מסוים, בחר שווה ל.

4. בתיבה השווה ל , הזן את הערך שבו ברצונך להשתמש. לדוגמה, כדי לבודד לקוחות שלובשים גודל נוסף-sall, בחר XS (דלג על אפשרות זו אם בחרת ריק או שאינו ריק כהשוואה).

מידע נוסף: קודי שדה: השדה SkipIf