Vous pouvez l’admettre : vous avez utilisé une feuille de calcul Microsoft Excel pour gérer vos projets, et vous ne voyez pas vraiment une bonne raison de changer. Tu n’es pas seul.
Il est tentant de démarrer un plan de projet dans Excel, car il vous permet de répertorier rapidement tous vos projets, de les organiser comme vous le souhaitez et même de créer quelque chose qui ressemble à un affichage Diagramme de Gantt. Toutefois, une feuille de calcul ne peut pas être utilisée pour calculer les modifications apportées à votre projet.
Lorsque vous vous retrouvez à jongler avec plusieurs projets, des planifications interrompues et des ressources partagées, la gestion d’une planification dans une feuille de calcul devient une tâche écrasante. Avec son moteur de planification dynamique, ses outils de gestion des ressources et sa prise en charge d’une meilleure communication, Microsoft Project peut vous aider à rester sur la bonne voie.
Que voulez-vous faire ?
Tirer parti de la gestion des ressources à l’échelle de l’entreprise
Lorsque vous utilisez des feuilles de calcul pour suivre des projets, que se passe-t-il lorsqu’une seule ressource est affectée à plusieurs projets ? Vous devez gérer les ressources en dehors de votre plan de projet, manuellement ou avec un programme tiers. Les ressources finissent souvent par surutiliser involontairement, et vous pouvez passer beaucoup de temps à essayer de replanifier le travail.
À l’aide de Microsoft Project Server, tous les projets de votre organization peuvent tirer parti d’un liste de ressources partagées central à l’échelle de l’entreprise. Cela permet aux responsables de projet de voir rapidement les disponibilité d’une ressource avant d’affecter cette ressource à une tâche.
Laisser Project calculer l’effet des modifications de date
Supposons que vous avez suivi un projet dans une feuille de calcul. Ce projet a une tâche qui ne peut pas démarrer tant qu’un autre projet n’a pas produit un livrable spécifique. Ce livrable est prévu pour le 18 juin. C’est maintenant le 25 juin, et vous l’attendez toujours. Combien de temps vous faudra-t-il pour mettre à jour votre feuille de calcul avec une nouvelle date pour la tâche qui dépend de ce livrable ? Peut-être pas longtemps si la tâche est proche de la fin du projet, mais que se passe-t-il si elle est proche du début ? Et que se passe-t-il si votre projet comporte plus de 50 tâches ? Plus de 100 tâches ?
Project peut vous aider à ajuster rapidement la planification de votre projet et les affectations de ressources avec son moteur de planification dynamique. Il gère un changement de date et ses effets en toute transparence, en tenant compte de toutes les dépendances, livrables et affectations de ressources. Non seulement il recalcule automatiquement la planification, mais Project met également en évidence les dates qu’il a modifiées afin que vous puissiez voir rapidement l’effet de chaque décalage de planification.
Utiliser des méthodes de création de rapports flexibles
Vous avez une réunion impromptue avec votre responsable dans dix minutes pour discuter des status de votre projet. Vous souhaitez apporter un rapport de l’avancement de votre projet, mais dans un délai aussi court, le mieux que vous puissiez faire est d’imprimer votre feuille de calcul et d’espérer que toutes les données sont exactes. Vous souhaitez fournir à votre responsable un rapport plus robuste sur votre projet, mais cela n’est tout simplement pas possible dans un délai aussi court lorsque vous utilisez une feuille de calcul.
Avec Project, vous pouvez rapidement générer un rapport visuel qui utilise un modèle qui exporte les données vers un graphique croisé dynamique dans Microsoft Visio Professionnel. Vous pouvez choisir les champs que vous souhaitez mettre en surbrillance dans le rapport, y compris les champs personnalisés que vous avez configurés pour votre projet, et présenter un rapport propre concis pour votre réunion avec la direction.
Intégrer à Excel
En exportant vos données de projet vers Excel, vous pouvez continuer à utiliser sa puissante fonctionnalité de feuille de calcul tout en tirant parti de Project pour suivre la planification et les ressources de votre projet. Vous pouvez également importer ou incorporer des données Excel dans votre plan de projet.
