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Si vous envisagez de suivre les informations sur les coûts, vous êtes au bon endroit. Découvrez comment et où entrer différents détails des coûts afin de pouvoir afficher et analyser vos coûts totaux de temps en temps à mesure que votre projet progresse. Savoir où va votre argent vous aidera à prendre de meilleures décisions pour mener à bien votre projet dans les limites du budget. |
Conseils de gestion des coûts avant de commencer
Cet article est l’un des nombreux objectifs de gestion de projet sur la feuille de route de gestion de projet.
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Estimation des coûts du projetL’historique des coûts des projets similaires au projet que vous planifiez peut être utile lorsque vous commencez. Cela permet d’éviter les erreurs coûteuses. Si votre organization a des experts du Bureau de gestion de projets (PMO), vous pouvez également discuter de vos plans de coût et de budget avec eux, ou demander à un membre de l’équipe expérimenté et compétent de passer en revue vos estimations de coût des tâches et des ressources. Les estimations des coûts sont difficiles : les grandes organisations suivent les directives du PMO ou embauchent des estimateurs de coûts professionnels.
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Connaître les types de coûts dans Project La plupart des coûts du projet proviennent des ressources de travail : les personnes qui travaillent sur les tâches assignées ou les matériaux et l’équipement nécessaires pour mener à bien un projet. Les coûts des ressources sont généralement basés sur des taux de rémunération horaires ou des taux unitaires, mais ils peuvent également être des coûts ponctuels comme les honoraires des consultants, les coûts du fournisseur ou les frais de déplacement. Les coûts qui ne sont pas associés aux ressources sont généralement entrés en tant que coûts fixes pour des tâches spécifiques ou l’ensemble du projet.
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Saisie des coûts Les coûts des ressources sont entrés dans la vue Feuille de ressources pour les travailleurs horaires, les travailleurs salariés, les entrepreneurs, les coûts matériels ou d’autres coûts de ressources ponctuels, tels que les coûts d’assurance ou d’obligations. Les coûts des tâches sont entrés dans une table de coûts que vous pouvez ajouter à n’importe quelle feuille de tâches.
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Obtenir les totaux des coûts Project calcule les totaux des coûts pour tous les coûts que vous entrez afin que vous puissiez rapidement voir comment les coûts de votre projet se chiffrent. Partagez ces informations sur les coûts avec les parties prenantes de votre projet, qui les recherchent peut-être.
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Définition de votre budget Lorsque les totaux des coûts ressemblent au budget que vous et vos parties prenantes aviez à l’esprit pour le projet, l’enregistrement d’une ligne de base établit ces totaux de coût comme budget de votre projet. Vous le faites généralement une fois que vous avez entré toutes les informations dont votre projet a besoin et avant le début de tout travail. Un budget de base est nécessaire si vous envisagez de suivre et de gérer les coûts, en particulier si vous effectuez une analyse de la valeur acquise pour analyser les écarts de coût dans votre projet. Pour plus d’informations, consultez Définir et enregistrer une base de référence.
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Exécution d’une analyse des coûts Exportez vos données de coût vers Excel pour une analyse approfondie des données, à l’aide de tableaux croisés dynamiques Excel, de graphiques et d’autres fonctionnalités telles que la mise en forme conditionnelle et les graphiques sparkline (comme illustré dans l’image suivante).
Entrer les coûts dans votre projet
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Tout d’abord, vous commencez par entrer les taux de rémunération des personnes qui effectueront le travail et les taux unitaires pour les matériaux dont vous aurez besoin pour terminer votre projet. Ensuite, vous entrez les coûts de ressources « fixes » pour l’équipement, ainsi que les coûts de ressources ponctuels que vous souhaitez suivre dans votre projet. Project calcule automatiquement les coûts réels en fonction du travail réel accumulé ou des matériaux consommés sur les tâches, mais si nécessaire, vous pouvez entrer les coûts réels sur toutes les tâches attribuées qui ont été effectuées. |
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Après avoir entré les coûts des ressources, des tâches ou des deux, examinez les totaux des coûts pour voir s’ils doivent être ajustés pour atteindre votre objectif de coûts. |
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À un moment donné, vous souhaiterez signaler les informations de coût du projet à d’autres personnes de votre organization. Utilisez un rapport de coût prédéfini, tel qu’un rapport de flux de trésorerie ou de valeur acquise, ou affichez instantanément vos données de coût dans un rapport visuel, tel qu’un graphique croisé dynamique Excel ou visio. |
Gérer les coûts de votre projet
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Après avoir entré vos estimations de coûts, enregistrez-les avec votre plan de référence pour établir votre budget. Cela vous permet de comparer vos coûts planifiés avec les coûts réels que votre projet entraîne à mesure qu’il progresse, et de prédire si les coûts de votre projet resteront dans les limites du budget ou non. |
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Gardez un œil sur la progression du travail sur les tâches et la façon dont les coûts réels s’additionnent pour déterminer si votre projet restera dans les limites du budget ou s’il risque de dépasser le budget. |
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Effectuez une analyse de la valeur acquise à n’importe quel moment du projet pour déterminer si l’argent dépensé jusqu’à présent est conforme au travail effectué et correspond aux coûts de base que vous avez définis pour les tâches, les ressources et les affectations. |
