À l’aide de l’Assistant Exportation, vous pouvez exporter des données à partir d’une base de données Access vers un format de fichier qui peut être lu par Excel. Cet article vous explique comment préparer et exporter vos données vers Excel et donne des conseils de dépannage pour les problèmes courants qui peuvent se produire.
Contenu de cet article
Exportation de données vers Excel : généralités
Lorsque vous exportez des données vers Excel, Access crée une copie des données sélectionnées, puis stocke la copie dans un fichier pouvant être ouvert dans Excel. Si vous copiez souvent des données d’Access dans Excel, vous pouvez enregistrer les détails d’une opération d’exportation pour les réutiliser ultérieurement et même planifier l’exportation pour l’exécuter à des intervalles définis.
Scénarios courants d’exportation de données vers Excel
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Votre division ou votre groupe de travail gère ses données à la fois dans Access et Excel. De votre côté, vous stockez vos données dans des bases de données Access mais vous utilisez Excel pour les analyser et distribuer les résultats de vos analyses. Votre équipe exporte souvent des données vers Excel à chaque fois que cela est nécessaire, mais vous voulez rendre ce processus plus efficace.
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Vous utilisez Access depuis très longtemps, mais votre responsable préfère travailler avec les données dans Excel. Vous copiez régulièrement les données dans Excel, mais vous souhaitez automatiser le processus pour gagner du temps.
À propos de l’exportation de données vers Excel
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La commande Enregistrer sous d’Access ne permet pas d’enregistrer les données au format Excel. Pour copier les données dans Excel, vous devez utiliser la fonctionnalité d’exportation décrite dans cet article ou vous pouvez copier les données dans le Presse-papiers, puis les coller dans une feuille de calcul Excel.
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Vous pouvez exporter une table, une requête, un formulaire ou un état. Vous pouvez également exporter des enregistrements sélectionnés dans une vue contenant plusieurs enregistrements comme une feuille de données.
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Microsoft Excel inclut une commande afin d’importer des données à partir d’une base de données Access. Vous pouvez utiliser cette commande au lieu de la commande d’exportation dans Access ; Toutefois, la commande importation Excel uniquement vous permet d’importer des tableaux ou des requêtes. Pour plus d’informations, voir l’article d’aide d’ Excel Se connecter à (importer) des données externes.
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Vous ne pouvez pas exporter de macros ni de modules vers Excel. Si vous exportez un formulaire contenant des sous-formulaires, un état contenant des sous-états ou une feuille de données contenant des sous-feuilles, seul le formulaire, la feuille de données ou l’état principal est exporté. Vous devez répéter l’opération pour chaque sous-formulaire, sous-état et sous-feuille de données que vous souhaitez exporter vers Excel.
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Vous pouvez exporter un seul objet de base de données à la fois par opération d’exportation. Vous pouvez toutefois fusionner les données dans plusieurs feuilles de calcul Excel au terme de chaque opération d’exportation.
Préparer l’opération d’exportation
Avant d’effectuer une procédure d’exportation, il est conseillé de passer en revue les données à exporter pour vérifier qu’elles ne contiennent ni indicateur, ni valeur d’erreur. Si vous trouvez des erreurs, essayez de les corriger avant d’exporter les données vers Excel. Sinon, des problèmes peuvent se produire au cours de l’opération d’exportation et des valeurs Null risquent d’être ajoutées dans les cellules de la feuille de calcul Excel. Pour plus d’informations sur les problèmes qui peuvent se produire lors de l’exportation de données vers Excel, voir la section Corriger les valeurs manquantes et incorrectes.
Si l’objet source est une table ou une requête, décidez si vous souhaitez exporter les données avec ou sans la mise en forme. Cette décision affecte deux aspects du classeur obtenu : la quantité de données qui sont exportées et la mise en forme des données. Le tableau suivant décrit le résultat obtenu par une exportation de données mises en forme et d’autres non mises en forme.
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Exportation |
Objet source |
Champs et enregistrements |
Mise en forme |
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Sans mise en forme |
Table ou requête Remarque : Les formulaires et les états ne peuvent pas être exportés sans leur mise en forme. |
Tous les champs et enregistrements de l’objet sous-jacent sont exportés. |
Les paramètres de la propriété Format sont ignorés pendant l’opération. Dans le cas de champs Liste de choix, seuls les ID de liste de choix sont exportés. Pour les champs de liens hypertexte, le contenu est exporté sous la forme d’une colonne de texte qui contient les liens au format texte#adresse#. |
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Avec mise en forme |
Table, requête, formulaire ou état |
Seuls les champs et les enregistrements affichés dans la vue ou l’objet actif sont exportés. Les enregistrements filtrés, les colonnes masquées dans une feuille de données et les champs non affichés dans un formulaire ou un état ne sont pas exportés. |
L’Assistant respecte les paramètres de la propriété Format. Dans le cas de champs Liste de choix, les valeurs de liste de choix sont exportées. Pour les champs de liens hypertexte, les valeurs sont exportées sous la forme de liens hypertexte. Pour les champs contenant du texte enrichi, le texte est exporté mais pas la mise en forme. |
Choisissez le classeur de destination et le format de fichier. Notez que les états ne peuvent être exportés que dans l’ancien format de fichier *.xls, et non dans le nouveau format de fichier *.xlsx.
Au cours de l’opération d’exportation, Access vous invite à spécifier le nom du classeur de destination. Le tableau suivant indique quand un classeur est créé (s’il n’existe pas déjà) et quand il est remplacé (s’il existe déjà).
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Si le classeur de destination |
Si l’objet source est |
Et si vous souhaitez exporter |
Alors |
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N’existe pas |
Une table, une requête, un formulaire ou un état |
Les données avec ou sans mise en forme |
Le classeur est créé pendant l’opération d’exportation. |
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Existe déjà |
Une table ou une requête |
Les données sans la mise en forme |
Le classeur n’est pas remplacé. Une nouvelle feuille de calcul est ajoutée au classeur et il lui est attribué le nom de l’objet à partir duquel les données sont exportées. Si une feuille de calcul existante porte déjà ce nom, Access vous invite à remplacer le contenu de la feuille de calcul ou à spécifier un autre nom. |
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Existe déjà |
Une table, une requête, un formulaire ou un état |
Les données avec la mise en forme |
Le contenu du classeur est remplacé par les données exportées. Toutes les feuilles de calcul existantes sont supprimées et une nouvelle feuille de calcul portant le même nom que l’objet exporté est créée. Les données de la feuille de calcul dans Excel héritent des paramètres de mise en forme de l’objet source. |
Les données sont toujours ajoutées dans une nouvelle feuille de calcul. Vous ne pouvez pas ajouter les données à une feuille de calcul existante ou à une plage nommée.
Exécuter l’opération d’exportation
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Si le classeur Excel de destination est ouvert, fermez-le avant de poursuivre.
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Dans le volet de navigation de la base de données source, sélectionnez l’objet à exporter.
Exporter uniquement une partie des données
Si l’objet est une table, une requête ou un formulaire et vous voulez exporter une partie des données seulement, ouvrez l’objet en mode Feuille de données et sélectionnez les enregistrements de votre choix.
Pour ouvrir un formulaire en mode Feuille de données :
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Double-cliquez sur le formulaire pour l’ouvrir.
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Cliquez avec le bouton droit sur le formulaire, puis cliquez sur Mode Feuille de données. Si cette option n’est pas disponible :
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Cliquez sur Mode Création.
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Appuyez sur F4 pour afficher le volet Office Feuille de propriétés.
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Sélectionnez Formulaire dans la liste déroulante située en haut de la feuille de propriétés.
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Sous l’onglet Format de la feuille de propriétés, définissez la propriété Autoriser le mode Feuille de données sur Oui.
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Dans le groupe Affichages de l’onglet Création, cliquez sur Mode Feuille de données.
Remarque : Vous ne pouvez pas exporter une partie d’un état. Vous pouvez toutefois sélectionner ou ouvrir la table ou la requête sur laquelle est basée l’état, et ensuite exporter une partie des données de cet objet.
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Sous l’onglet Données externes, dans le groupe Exporter, cliquez sur Excel.
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Dans la boîte de dialogue Exporter - Feuille de calcul Excel, vérifiez le nom de fichier suggéré pour le classeur Excel (Access utilise le nom de l’objet source). Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier le nom de fichier.
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Dans la zone Format du fichier, sélectionnez le format de fichier souhaité.
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Si vous exportez une table ou une requête et si vous souhaitez exporter les données formatées, sélectionnez Exporter les données avec la mise en forme et la mise en page. Pour plus d’informations, voir la section Préparer l’opération d’exportation.
Remarque : Si vous exportez un formulaire ou un état, cette option est toujours sélectionnée mais indisponible (elle apparaît estompée).
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Pour afficher le classeur Excel de destination une fois l’exportation terminée, activez la case à cocher Ouvrir le fichier de destination une fois l’exportation terminée.
Si l’objet source est ouvert et si vous avez sélectionné plusieurs enregistrements dans la vue avant de commencer l’exportation, vous pouvez sélectionner Exporter uniquement les enregistrements sélectionnés. Pour exporter tous les enregistrements affichés dans la vue, n’activez pas cette case à cocher.
Remarque : Cette case à cocher demeure indisponible (estompée) si aucun enregistrement n’est sélectionné.
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Cliquez sur OK.
Si l’opération d’exportation échoue en raison d’une erreur, Access affiche un message qui décrit la cause de l’erreur. Sinon, Access exporte les données et, selon votre sélection à l’étape 7, ouvre le classeur de destination dans Excel. Access affiche ensuite une boîte de dialogue dans laquelle vous pouvez créer une spécification qui utilise les détails de l’opération d’exportation.
Que faut-il savoir d’autre sur l’exportation ?
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Pour plus d’informations sur l’enregistrement des détails de votre exportation vers une spécification réutilisable par la suite, voir Enregistrer les détails d’une opération d’importation ou d’exportation en tant que spécification.
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Pour plus d’informations sur l’exécution de spécifications d’exportation enregistrées, voir Exécuter une opération d’importation ou d’exportation enregistrée.
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Pour plus d’informations sur la planification de spécifications à exécuter à des heures spécifiques, voir Programmer une opération d’importation ou d’exportation.
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Pour plus d’informations sur la modification d’un nom de spécification, la suppression de spécifications ou la mise à jour des noms des fichiers sources dans les spécifications, voir Gérer les tâches de données.
Corriger les valeurs manquantes et incorrectes
Le tableau suivant décrit différentes méthodes pour résoudre des erreurs courantes.
Conseil : Si vous vous rendez compte que seules quelques valeurs manquent, ajoutez-les dans le classeur Excel. Dans le cas contraire, corrigez l’objet source dans la base de données Access, puis répétez l’exportation.
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Problème |
Description et solution |
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Champs calculés |
Les résultats des champs calculés sont exportés. Les expressions sous-jacentes qui effectuent le calcul ne le sont pas. |
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Champs à valeurs multiples |
Les champs qui prennent en charge plusieurs valeurs sont exportés sous forme de listes dans lesquelles les valeurs sont séparées par des points-virgules (;). |
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Images, objets et pièces jointes |
Les éléments graphiques (tels que les logos, le contenu des champs d’objets OLE et les pièces jointes) qui font partie des données sources ne sont pas exportés. Vous devez les ajouter manuellement à la feuille de calcul une fois l’exportation terminée. |
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Graphe |
Lorsque vous exportez un formulaire ou un état qui contient un objet graphique Microsoft, l’objet graphique n’est pas exporté. |
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Données dans une colonne incorrecte |
Les valeurs Null de la feuille de calcul résultant de l’exportation sont parfois remplacées par les données qui devraient se trouver dans la colonne suivante. |
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Valeurs de dates manquantes |
Les valeurs correspondant aux dates antérieures au 1er janvier 1900 ne sont pas exportées. Les cellules correspondantes dans la feuille de calcul contiendront une valeur Null. |
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Expressions manquantes |
Les expressions qui sont utilisées pour calculer des valeurs ne sont pas exportées vers Excel. Seuls les résultats des calculs sont exportés. Vous devez ajouter la formule manuellement dans la feuille de calcul Excel une fois l’exportation terminée. |
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Sous-formulaires, sous-états et sous-feuilles de données manquants |
Lorsque vous exportez un formulaire, un état ou une feuille de données, seul le formulaire principal, l’état principal ou la feuille de données principale est exportée. Vous devez répéter l’exportation pour chaque sous-formulaire, sous-état et sous-feuille de données à exporter. |
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Colonnes manquantes ou incorrectement mises en forme |
Si les colonnes apparaissent sans mise en forme dans la feuille de calcul résultante, renouvelez l’opération d’exportation en vous assurant d’activer la case à cocher Exporter les données avec la mise en forme et la mise en page dans l’Assistant. Par contre, si quelques colonnes seulement apparaissent dans une mise en forme différente de celle définie dans l’objet source, appliquez cette mise en forme manuellement dans Excel. Mise en forme d’une colonne dans Excel
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Valeur « # » dans une colonne |
Vous pouvez parfois voir la valeur # dans une colonne, correspondant à un champ Oui/Non dans un formulaire. Cela peut résulter du démarrage de l’opération d’exportation à partir du volet de navigation ou du mode Formulaire. Pour résoudre ce problème, ouvrez le formulaire en mode Feuille de données avant d’exporter les données. |
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Indicateurs d’erreur ou valeurs d’erreur |
Recherchez la présence de cellules contenant des indicateurs d’erreur (triangles verts dans l’angle) ou des valeurs d’erreur (chaînes commençant par le caractère # au lieu des données appropriées). |
