Lorsque vous exécutez un assistant d’importation ou d’exportation dans Access, vous pouvez enregistrer les paramètres que vous avez utilisés en tant que spécification afin de pouvoir répéter l’opération à tout moment.
Pour enregistrer la spécification, vous devez commencer par exécuter une opération d’importation ou d’exportation. Toutefois, vous pouvez utiliser une spécification existante pour une opération que vous n’avez jamais exécutée si cette celle-ci remplit l’une des conditions suivantes :
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Si la seule différence entre l’opération que vous voulez exécuter et une spécification existante est le nom du fichier source (en cas d’opération d’importation) ou du fichier de destination (en cas d’opération d’exportation), vous pouvez modifier le nom du fichier source ou de destination mentionné dans la spécification existante, puis exécuter la spécification.
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Si vous devez exporter des données mises en forme et que la seule différence entre l’opération que vous voulez effectuer et une spécification existante réside dans les paramètres de colonne ou de filtre, vous pouvez modifier ceux-ci dans la spécification. Les paramètres actuels de colonne et de filtre déterminent toujours ce qui est exporté, pas les paramètres en vigueur au moment de la création de la spécification.
Exécuter une spécification d’importation ou d’exportation enregistrée à partir d’Access
Après avoir enregistré les détails en tant que spécification, lorsque vous souhaitez répéter l’opération, procédez comme suit.
Exécuter la spécification
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Le cas échéant, ouvrez la base de données Access contenant la spécification. Lorsque vous exécutez une spécification d’importation, la base de données active est la base de données de destination. Lorsque vous exécutez une spécification d’exportation, la base de données active est la base de données source.
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Si la spécification exporte les données mises en forme dans un classeur Excel ou un document Word, ouvrez l’objet et vérifiez que les champs que vous voulez exporter ne sont pas masqués dans la vue. De même, passez en revue les paramètres de filtre pour vous assurer que tous les enregistrements que vous voulez exporter sont visibles dans la vue.
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Sous l’onglet Données externes, cliquez sur Importations enregistrées ou Exportations enregistrées pour ouvrir la boîte de dialogue Gérer les tâches de données.
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Dans la boîte de dialogue Gérer les tâches de données, sous l’onglet Importations enregistrées ou Exportations enregistrées, cliquez sur la spécification que vous souhaitez exécuter.
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Si vous voulez modifier le fichier source (lorsque vous exécutez une opération d’importation) ou le fichier de destination (lorsque vous exécutez une opération d’exportation), cliquez sur le chemin d’accès du fichier pour le modifier.
Il est important de noter que vous pouvez modifier les fichiers sources ou de destination, mais que le nouveau fichier que vous spécifiez doit satisfaire toutes les exigences essentielles pour que l’opération réussisse.
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Avant de cliquer sur Exécuter, vous devez vous assurer que les fichiers source et de destination existent, que les données sources sont prêtes pour l’importation, et que l’opération ne risque pas de remplacer accidentellement des données dans votre fichier de destination. Avant d’exécuter une spécification enregistrée, faites tout ce que vous feriez pour garantir la réussite d’une opération pilotée par un assistant.
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Cliquez sur Exécuter.
Access affiche un message indiquant le statut de l’opération. Si l’opération a échoué, corrigez l’erreur de la même façon que vous le feriez si vous utilisiez l’Assistant.
Conseil : Si le message n’épingle pas la cause du problème, essayez de démarrer l’Assistant Importation ou Exportation et de parcourir les boîtes de dialogue pour effectuer la même opération.
Exécuter une spécification d’importation ou d’exportation enregistrée à partir d’Outlook
Si vous avez configuré la spécification en tant que tâche Outlook, vous pouvez démarrer l’opération à partir d’Outlook.
Remarque : Lorsque vous exécutez la spécification à partir d’Outlook, vous ne pouvez pas modifier le chemin d’accès ou le nom du fichier externe dans la spécification avant de démarrer l’opération. Pour modifier le nom de fichier dans la spécification, démarrez l’opération à partir d’Access au lieu de la démarrer en tant que tâche à partir d’Outlook.
Avant de démarrer l’opération dans Outlook, vérifiez qu’Access est installé sur votre ordinateur et que les fichiers source et de destination existent. Avant d’exécuter une spécification enregistrée, faites tout ce que vous feriez pour garantir la réussite d’une opération pilotée par un assistant.
Exécuter la spécification
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Démarrez Outlook, puis, dans le volet de navigation, cliquez sur Tâches. Double-cliquez sur la tâche pour l’ouvrir.
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Sous l’onglet Tâche, dans le groupe Microsoft Office Access, cliquez sur Exécuter l’importation ou sur Exécuter l’exportation. Cliquez sur OK dans le message de confirmation pour confirmer.
Si l’opération réussit, aucun message ne s’affiche. Si l’opération échoue, Access affiche un message expliquant la cause probable de l’erreur. Essayez de corriger l’erreur de la même façon que vous le feriez si vous utilisiez l’Assistant.
Conseil : Si le message n’épingle pas la cause du problème, essayez de démarrer l’Assistant Importation ou Exportation et de parcourir les boîtes de dialogue pour effectuer la même opération.
Informations supplémentaires
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Pour plus d’informations sur la planification de spécifications à exécuter à des heures spécifiques, voir Programmer une opération d’importation ou d’exportation.
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Pour plus d’informations sur la modification d’un nom de spécification, la suppression de spécifications ou la mise à jour des noms des fichiers sources dans les spécifications, voir Gérer les tâches de données.
