Vous pouvez simplifier les opérations d’importation et d’exportation que vous effectuez régulièrement dans Access en créant une spécification pour celles-ci, puis en créant une tâche dans Microsoft Outlook pour vous rappeler d’exécuter la spécification. Pour plus de commodité, la tâche Outlook contient un bouton permettant d’exécuter l’opération sans ouvrir la base de données Access. Pour pouvoir utiliser cette fonctionnalité, vous devez disposer d’Outlook installé et configuré sur votre ordinateur.
Vous devez tout d’abord exécuter une opération d’importation ou d’exportation afin de l’enregistrer en tant que spécification dans Access avant de la planifier en tant que tâche Outlook. Pour plus d’informations sur la façon d’enregistrer une spécification d’importation ou d’exportation dans Access, voir l’article Enregistrer les détails d’une opération d’importation ou d’exportation en tant que spécification.
Planifier une spécification d’importation ou d’exportation
Si vous avez une spécification d’importation ou d’exportation, vous pouvez créer une tâche Outlook pour l’exécution de celle-ci en procédant comme suit.
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Le cas échéant, ouvrez la base de données Access contenant la spécification. Lorsque vous travaillez avec une spécification d’importation, il s’agit de la base de données de destination. Avec une spécification d’exportation, il s’agit de la base de données source.
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Sous l’onglet Données externes, cliquez sur Importations enregistrées ou Exportations enregistrées pour sélectionner la spécification.
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Dans la boîte de dialogue Gérer les tâches de données, sous l’onglet Importations enregistrées ou Exportations enregistrées, cliquez sur la spécification pour la sélectionner.
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Cliquez sur Créer une tâche Outlook. Access démarre Outlook si l’application est installée.
Remarque : Si Outlook n’est pas installé, Access affiche un message d’erreur. Si Outlook n’est pas configuré correctement, l’Assistant Démarrage d’Outlook. Suivez alors les instructions de l’Assistant pour configurer Outlook.
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Dans la fenêtre Opération-Nom-Tâche dans Outlook, vérifiez et modifiez les paramètres de la tâche tels que Date d’échéance et Rappel.
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Si vous souhaitez que la tâche ne s’exécute qu’une seule fois, spécifiez une date dans le champ Date de début.
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Si vous souhaitez que la tâche s’exécute à des intervalles spécifiques, cliquez sur Périodicité. Dans la boîte de dialogue Périodicité de la tâche, spécifiez les intervalles souhaités d’exécution de la spécification, puis cliquez sur OK. Pour plus d’informations sur la configuration de tâches périodiques, voir l’Aide d’Outlook.
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Sous l’onglet Tâche dans la fenêtre de Tâche Outlook, dans le groupe Actions, cliquez sur Enregistrer et fermer. Outlook crée une tâche.
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Pour exécuter la spécification à une date ultérieure, ouvrez la tâche dans Outlook. Sous l’onglet Tâche, dans le groupe Microsoft Office Access, cliquez sur Exécuter l’importation ou Exécuter l’exportation, puis sur OK pour effectuer l’opération.
Exécuter une spécification d’importation ou d’exportation enregistrée
À l’heure planifiée, Outlook affiche un rappel. Procédez comme suit pour exécuter l’opération :
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Dans la boîte de dialogue Rappel, cliquez sur Ouvrir l’élément afin d’ouvrir la tâche dans Outlook.
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Sous l’onglet Tâche, dans le groupe Microsoft Office Access, cliquez sur Exécuter l’importation ou Exécuter l’exportation.
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Cliquez sur OK pour effectuer cette opération.
Vous pouvez également exécuter la tâche à tout moment en procédant comme suit.
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Ouvrez la tâche dans Outlook. Pour ce faire, dans le volet de navigation d’Outlook, cliquez sur Tâches, puis sur la tâche à exécuter.
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Sous l’onglet Tâche, dans le groupe Microsoft Office Access, cliquez sur Exécuter l’importation ou Exécuter l’exportation.
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Cliquez sur OK pour effectuer cette opération.
Informations supplémentaires
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Pour plus d’informations sur la façon d’enregistrer une spécification d’importation ou d’exportation, voir l’article Enregistrer les détails d’une opération d’importation ou d’exportation en tant que spécification.
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Pour plus d’informations sur la façon de modifier un nom de spécification, de supprimer des spécifications ou de mettre à jour les noms de fichiers sources dans des spécifications, voir l’article Gérer les tâches de données.
