Lorsque vous définissez SharePoint dans Microsoft 365 dans Microsoft 365, vous avez probablement des documents et des fichiers que vous souhaitez ajouter à votre Site d’équipe. Voici quelques méthodes pour ajouter différents types de contenu à votre site.
Remarque : Pour consulter un article sur la façon de configurer OneDrive professionnel ou scolaire sites d’équipe afin de pouvoir les utiliser ensemble, voir Configurer le stockage et le partage des fichiers dans Office 365.
Contenu de cet article
Avant de commencer
Avant de commencer à déplacer des fichiers, vérifiez l’espace de stockage dont vous vous SharePoint dans Microsoft 365 dans Microsoft 365. Pour plus d’informations sur les limites de stockage SharePoint dans Microsoft 365 données, voir Limites de SharePoint.
Conseil : Il est important de ne pas oublier que dans Microsoft 365, les limites de stockage pour SharePoint dans Microsoft 365 (votre site d’équipe) diffèrent de celles d’Exchange Online (pour les comptes de messagerie). Pour plus d’informations sur les limites de stockage des boîtes aux lettres, voir Destinataires,dans la Microsoft 365 descriptions du service pour Exchange Online.
L’étape suivante consiste à analyser le contenu dont vous disposez actuellement. Cela inclut les documents, images, formulaires, etc.
Conseil : Dans l’Explorateur de fichiers, recherchez vos fichiers existants par taille et par date. Cela peut vous aider à identifier rapidement les fichiers qui ont été utilisés récemment ou qui sont très importants.
Réfléchissez à la quantité de contenu utilisée régulièrement et si vous souhaitez tout stocker dans Microsoft 365. Tout comme vous le feriez lorsque vous vous déplacez dans une plus petite maison, l’objectif est de décider ce qui sera adapté au nouveau site. Par exemple, si votre organisation utilise désormais plus de stockage que la Microsoft 365 limite de stockage SharePoint dans Microsoft 365, vous devez prendre des décisions comme celles-ci :
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Quels fichiers voulez-vous déplacer ?
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Voulez-vous acheter de l’espace de stockage supplémentaire ?
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Devez-vous prévoir de l’espace pour développer votre site ? (C’est à vous de jouer)
Si votre organisation est grande ou complexe, songez à inviter un expert à vous venir en aide. Vous pouvez obtenir une assistance de confiance sur Microsoft Pinpoint. Pinpoint permet aux entreprises du monde entier de trouver facilement et rapidement des experts Microsoft et des services professionnels certifiés.
Créer des dossiers, des bibliothèques et des sous-sites
Après avoir identifié le contenu que vous voulez déplacer, réfléchissez à la façon dont vous voulez l’organiser. Vous pouvez commencer par charger des fichiers dans la bibliothèque de documents de votre Site d’équipe. Il est pertinent d’organiser le contenu, en particulier si vous vous attendez à ce que vous finissiez par avoir un grand nombre de fichiers. À mesure que le volume de contenu augmente, vous pouvez créer des bibliothèques de documents, des bibliothèques de formulaires et des bibliothèques d’images supplémentaires pour stocker ce contenu. Vous pouvez également créer des sous-sites pour différents types de documents ou de projets.
Pour plus d’informations sur la façon de planifier une structure pour organiser le contenu de votre site, voir Planifier le contenu de votre Site d’équipe.
Charger des documents, des images et des fichiers
Pour télécharger des fichiers, tels que des documents Word, des fichiers PDF ou des photos JPG, téléchargez-les dans une bibliothèque ou un dossier dans une bibliothèque.
Remarque : La taille maximale d’un fichier unique qui peut être téléchargé vers une bibliothèque de fichiers SharePoint dans Microsoft 365 est actuellement de 2 Go. De plus, vous ne pouvez charger que 100 fichiers au moins à la fois.
La meilleure façon de le faire dépend du nombre de fichiers. Accédez d’abord à la bibliothèque de destination, puis utilisez ce tableau pour choisir une méthode :
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Nombre de fichiers |
Méthode de chargement |
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Document unique |
Sélectionnez Nouveau document > TÉLÉCHARGER UN FICHIER EXISTANT,puis recherchez le fichier sur votre ordinateur. |
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Documents et dossiers nombreux |
Sélectionnez le bouton Ouvrir avec l’Explorateur sous l’onglet Bibliothèque du ruban. Ensuite, glissez-déposez les fichiers à l’aide de l’Explorateur de fichiers. |
Pour plus d’informations, voir Charger, créer ou supprimer des fichiers dans une bibliothèque.
Remarque : Certains types de fichiers ne peuvent pas être téléchargés dans une bibliothèque. Pour obtenir une liste de ces types de fichiers, voir les types d’article qui ne peuvent pas être ajoutés à une liste ou une bibliothèque.
Envisagez de créer SharePoint listes de contacts, de calendriers et de feuilles de calcul
Chaque entreprise possède des données sous de nombreux formes, telles que des calendriers, des tâches et des feuilles de calcul. Pour ce type de données, vous pouvez déplacer ou convertir ce contenu en liste sur votre site. Par exemple, vous pouvez convertir votre liste de contacts professionnels en liste de contacts. En outre, vous pouvez souvent convertir des calendriers en un calendrier SharePoint calendrier, qui est un type de liste spécial.
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Pour découvrir comment créer un calendrier de groupe dans SharePoint dans Microsoft 365, regardez cette vidéo : Vidéo : Créer votre propre calendrier.
Si vous utilisez désormais des feuilles de calcul Microsoft Excel pour suivre des informations, vous pouvez télécharger ces feuilles de calcul directement dans une bibliothèque de documents de SharePoint dans Microsoft 365. Vous pouvez également importer une feuille de calcul en tant que SharePoint listes. Étant donné que de nombreuses personnes peuvent mettre à jour une liste en même temps, SharePoint listes vous aident à favoriser la collaboration. Vous pouvez créer différents affichages de listes pour exposer exactement les informations que vous souhaitez.
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Pour en savoir plus sur l’emploi des listes, voir Formation : Créer et configurer une liste.
Envisager des solutions SharePoint des besoins ordinaires de l’entreprise
Une autre façon de déplacer du contenu consiste à utiliser SharePoint solution de gestion optimale d’une tâche existante. Par exemple, la plupart des organisations souhaitent capturer et partager les connaissances au quotidien des personnes qui y travaillent. Un site Wiki sur votre site est peut-être idéal pour partager exactement ce type de partage.
Ce tableau décrit SharePoint fonctionnalités qui peuvent vous aider à gérer les processus d’entreprise.
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Processus métier |
Description |
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Utiliser un site Wiki pour partager les connaissances de l’équipe et collaborer |
Les Wikis sont des sites spéciaux où une communauté d’utilisateurs crée et tient à jour des informations. Les Wikis peuvent être un excellent outil pour capturer et partager des informations de processus ou des informations de référence générales importantes pour votre travail.
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Déplacer la planification des ressources vers SharePoint calendriers de groupe |
Un calendrier de groupe peut être un bon moyen de planifier des ressources communes, telles que des salles de conférence, des équipements audiovisuels, etc. Étant donné qu’un calendrier de groupe se SharePoint dans Microsoft 365 sur un site, tous les membres de votre équipe peuvent le consulter facilement sur un SharePoint ou dans Outlook.
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Convertir des programmes de base de données en application Access |
Vous pouvez utiliser Microsoft Access 2013 pour concevoir et publier une base de données, puis créer une application Access pour utiliser la base de données sur votre site d’équipe. |
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Automatiser les processus métiers avec un flux de travail |
Les flux de travail automatisent et suivez les tâches clés dans un processus métier. Ils sont parfaits pour des tâches telles que les processus d’approbation ou la collecte de commentaires. |
Aider les utilisateurs du site à trouver votre contenu
Une fois que vous avez fait déplacer vos documents et fichiers vers votre Site d’équipe, indiquez-le aux autres utilisateurs du site. Vous pouvez offrir différentes méthodes pour rechercher du contenu sur le site.
Ce tableau décrit différentes méthodes que vous pouvez utiliser.
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Méthodes |
Description |
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Utiliser la recherche pour localiser du contenu |
La méthode la plus simple pour localiser du contenu sur SharePoint dans Microsoft 365 site consiste à utiliser la fonctionnalité de recherche.
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Configurer les affichages sur les listes et les bibliothèques pour rendre le contenu accessible à tous |
Vous pouvez sélectionner les éléments qui apparaissent dans une vue. Par exemple, dans un seul affichage, vous pouvez afficher le titre et l’auteur. Dans un autre affichage, vous souhaitez peut-être afficher uniquement les éléments ajoutés après une date précise. |
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Personnaliser la navigation dans un site |
Vous pouvez personnaliser la navigation pour votre site d’équipe afin de faciliter aux utilisateurs du site la localisation du contenu. |
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Rechercher du contenu en ligne lorsque vous êtes hors connexion |
Vous pouvez utiliser OneDrive professionnel ou scolaire ou Outlook pour rechercher du contenu sur le site SharePoint dans Microsoft 365 lorsque vous êtes hors connexion |
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Suivre les mises à jour de contenu |
Pour en savoir plus sur les façons dont vous pouvez aider les utilisateurs du site à trouver facilement du contenu, voir l’article Guide de planification Planifier le contenu de vos sites d’équipe.
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