Présentation du flux de travail SharePoint

Contenu de cet article

• Présentation des flux de travail

• Les deux plateformes de flux de travail SharePoint

• Flux de travail intégrés

• Prise en charge des flux de travail personnalisés

• Étapes d’utilisation des flux de travail

Présentation des flux de travail

Le flux de travail est parfois décrit comme une série de tâches produisant un résultat. Dans le contexte des produits et technologies SharePoint, un flux de travail est défini plus précisément comme le transfert automatisé des documents ou des éléments via une séquence d’actions ou de tâches liées à un processus d’entreprise. Les flux de travail peuvent servir à gérer de façon cohérente les processus métier au sein d’une organisation en permettant à celle-ci d’associer une logique métier aux documents ou éléments dans une liste ou une bibliothèque SharePoint. La logique métier est essentiellement un jeu d’instructions qui spécifie et contrôle les actions appliquées à un document ou un élément.

Les flux de travail peuvent réduire le coût et le temps nécessaires pour coordonner des processus métier courants tels que l’approbation de projets ou la révision de documents, en gérant et en suivant les tâches humaines impliquées dans ces processus. Par exemple, dans un site SharePoint, vous pouvez ajouter un flux de travail à une bibliothèque de documents qui achemine un document vers un groupe de personnes pour obtenir leur approbation. Lorsque l’auteur du document lance ce flux de travail sur un document dans cette bibliothèque, le flux de travail crée des tâches d’approbation du document, affecte ces tâches aux participants au flux de travail, puis envoie des alertes par courrier électronique aux participants avec des instructions relatives aux tâches et un lien vers le document devant être approuvé. Pendant l’exécution du flux de travail, le propriétaire du flux de travail (dans le cas présent, l’auteur du document) ou les participants au flux de travail peuvent consulter la page d’état du flux de travail pour voir quels participants ont terminé leurs tâches. Lorsque les participants terminent leurs tâches, le flux de travail s’achève et le propriétaire du flux de travail est informé automatiquement de l’achèvement du flux de travail.

Les actions contenues dans le flux de travail d’approbation de l’exemple précédent suivent le processus indiqué dans l’illustration suivante.

Les flux de travail ne prennent pas seulement en charge les processus de travail humains existants : ils développent également les modes de collaboration et d’utilisation des documents, listes et bibliothèques. Les utilisateurs du site peuvent démarrer des flux de travail et y participer à l’aide de formulaires personnalisables accessibles à partir du document ou de l’élément dans une liste ou une bibliothèque SharePoint. Par ailleurs, la fonctionnalité de flux de travail dans les produits SharePoint est étroitement intégrée à Microsoft Office 2013 de telle sorte que les tâches de flux de travail suivantes peuvent être effectuées dans les deux produits :

• consulter la liste des flux de travail disponibles pour un document ou un élément ;

• démarrer un flux de travail sur un document ou un élément ;

• afficher, modifier ou réattribuer une tâche de flux de travail ;

• exécuter une tâche de flux de travail.

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Les trois types de plateformes de flux de travail SharePoint

La plateforme de flux de travail SharePoint 2010 a été transférée à Office 365 et SharePoint Server 2013. Par conséquent, tous vos flux de travail qui ont été créés sur cette plateforme continuent de fonctionner. Cette plateforme est basée sur Windows Workflow Foundation 3.5 (WF3.5).

La plateforme de flux de travail SharePoint 2013 est basée sur Windows Workflow Foundation 4 (WF) et a été considérablement repensée. La fonctionnalité la plus importante de cette nouvelle plateforme de flux de travail est peut-être l’utilisation de Microsoft Azure en tant qu’hôte d’exécution de workflow. Le moteur d’exécution de flux de travail se trouve désormais en dehors de Office 365 et SharePoint Server 2013, dans Microsoft Azure.

Dans SharePoint Online, Microsoft Flow est désormais disponible. Il s’agit de notre moteur de workflow le plus récent, accessible à l’adresse : https://flow.microsoft.com . Pour en savoir plus sur l’utilisation de MS Flow, consultez : https://docs.microsoft.com/en-us/flow . Pour résoudre les problèmes liés à MS Flow, visitez, https://docs.microsoft.com/en-us/flow/fix-flow-failures & https://us.flow.microsoft.com/en-us/support/

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Flux de travail intégrés

Un site SharePoint comprend plusieurs flux de travail intégrés qui répondent à des scénarios métier courants :

• Approbation     Ce flux de travail achemine un document ou un élément vers un groupe de personnes pour approbation. Par défaut, le flux de travail Approbation est associé au type de contenu Document et est donc automatiquement disponible dans les bibliothèques de documents.

• Collecter des commentaires     Ce flux de travail achemine un document ou un élément vers un groupe de personnes à des fins de commentaires. Les réviseurs peuvent fournir des commentaires, qui sont ensuite compilés et envoyés à la personne qui a lancé le flux de travail. Par défaut, le flux de travail Collecter les commentaires est associé au type de contenu Document et est donc automatiquement disponible dans les bibliothèques de documents.

• Collecter des signatures    Ce flux de travail achemine un document Microsoft Office vers un groupe de personnes pour collecter leurs signatures numériques. Ce flux de travail doit être démarré dans un programme Office 2013. Les participants doivent effectuer leurs tâches de signature en ajoutant leur signature numérique au document dans le programme Office approprié. Par défaut, le workflow Collecter les signatures est associé au type de contenu Document et est donc automatiquement disponible dans les bibliothèques de documents. Toutefois, le flux de travail Collecter les signatures s’affiche pour un document dans la bibliothèque de documents uniquement si ce document contient une ou plusieurs lignes de signature Microsoft Office.

• Approbation de publication     Ce flux de travail est semblable au flux de travail Approbation dans la mesure où il automatise le routage de contenu vers des experts sur ce thème et des personnes concernées à des fins de révision et d’approbation. La particularité du flux de travail Approbation de publication est qu’il est conçu de manière spécifique pour publier des sites pour lesquels la publication de pages web, nouvelles ou mises à jour, est étroitement contrôlée.

• Trois états     Ce flux de travail peut servir à gérer des processus d’entreprise qui nécessitent, de la part des organisations, le suivi de grands volumes d’informations ou d’éléments, tels que les questions liées au support client, aux pistes commerciales ou aux tâches de projet.

Chacun des flux de travail ci-dessus peut être personnalisé pour votre organisation de plusieurs façons. Par exemple, lorsque vous ajoutez un flux de travail à une liste, une bibliothèque ou un type de contenu afin qu’il puisse être utilisé sur des documents ou des éléments, vous pouvez personnaliser les listes de tâches et historiques dans lesquels les informations sur le flux de travail sont stockées.

Lorsqu’un utilisateur du site démarre un flux de travail sur un document ou un élément, il peut avoir la possibilité de personnaliser le flux de travail en spécifiant la liste des participants, une date d’échéance et des instructions sur la tâche.

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Prise en charge des flux de travail personnalisés

Si les flux de travail prédéfinis peuvent être quelque peu personnalisés pour satisfaire différents besoins, votre organisation peut choisir de concevoir et développer des flux de travail spécifiques pour les processus métier dans l’organisation. Les flux de travail peuvent être simples ou complexes, selon les exigences des processus métier. Les développeurs peuvent créer des flux de travail démarrés par les personnes qui utilisent un site ou démarrés automatiquement sur la base d’un événement (par exemple, lorsqu’un élément de liste est créé ou modifié). Si votre organisation a développé et déployé des flux de travail personnalisés, ils peuvent être disponibles en complément ou en remplacement des flux de travail intégrés déjà décrits.

Les flux de travail personnalisés peuvent être créés de deux manières :

• Les utilisateurs expérimentés peuvent concevoir des flux de travail sans code à utiliser dans une liste ou une bibliothèque spécifique à l’aide de Microsoft SharePoint Designer 2013 et d’Office Visio 2013     Les flux de travail SharePoint Designer 2013 sont créés à partir d’une liste d’activités de flux de travail disponibles, et la personne qui crée le flux de travail peut déployer les flux de travail directement dans la liste ou la bibliothèque où ils seront utilisés. SharePoint Designer 2013 fonctionne également main dans la main avec Visio 2013 pour fournir une expérience de développement de flux de travail visuel permettant de créer des diagrammes à l’aide de formes et de connecteurs. Vous pouvez également importer des flux de travail de Visio 2013 dans SharePoint Designer 2013, et inversement.

• Les développeurs de logiciels professionnels peuvent créer des flux de travail à l’aide de Visual Studio 2012 ou version ultérieure     Ces flux de travail contiennent du code personnalisé et des activités de flux de travail. Lorsqu’un développeur professionnel crée des flux de travail personnalisés, un administrateur de serveur peut les déployer sur plusieurs sites.

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Étapes d’utilisation des flux de travail

L’utilisation d’un flux de travail sur un document ou un élément de liste implique plusieurs étapes. Chaque étape peut être effectuée par des individus dotés de rôles différents. Par exemple, un administrateur de site peut rendre un flux de travail disponible pour l’utilisation dans une bibliothèque de documents, un créateur de contenu peut démarrer un flux de travail ou modifier un flux de travail en cours, et un tiers (par exemple, réviseur ou approbateur) peut effectuer la tâche de flux de travail.

Voir aussi

Vue d’ensemble des flux de travail inclus dans SharePoint

Flux de travail dans SharePoint 2013

Développement de flux de travail dans SharePoint Designer 2013 et Visio 2013

Prise en main du flux de travail SharePoint Server 2013