À propos des flux de travail Recueillir les commentaires

Conseils pour l’utilisation de cet article

Les informations contenues dans cet article sont présentées en dix segments extensibles.

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S’il vous suffit d’effectuer une tâche de flux de travail Collecter des commentaires    Faites simplement défiler jusqu’au segment COMPLETE et développez-le. Vous n’avez peut-être pas besoin des autres segments pour l’instant.

Si vous souhaitez ajouter, démarrer, surveiller et gérer des flux de travail    Si vous n’êtes pas déjà familiarisé avec ces tâches, vous pouvez trouver utile de parcourir cet article, segment par segment, la première fois que vous concevez et ajoutez un workflow. Une fois que vous êtes familiarisé avec les informations et la disposition de l’article, vous serez en mesure d’accéder directement au segment dont vous avez besoin lors des visites de retour.

Remarque sur les graphiques    Les images d’écran et les diagrammes conceptuels de cette série d’articles de flux de travail sont généralement basés sur le type de flux de travail Approbation. Toutefois, chaque fois que cela est nécessaire pour une clarté conceptuelle ou pédagogique, les images et diagrammes de cet article ont été personnalisés pour les flux de travail de collecte de commentaires.

Un mot sur l’impression de cet article    C’est un long article. Si vous souhaitez imprimer uniquement les segments sélectionnés, assurez-vous que seuls ces segments sont développés lors de l’impression. (En outre, si vous souhaitez inclure les graphiques complets dans votre copie imprimée, imprimez en orientation paysage et non en mode portrait.)

Et un mot sur la recherche    Avant de rechercher un texte ou un terme dans cet article, assurez-vous que tous les segments dans lesquels vous souhaitez effectuer une recherche sont développés.

Que voulez-vous faire ?

En savoir plus sur les flux de travail de collecte de commentaires

Un flux de travail Collecter des commentaires est une fonctionnalité SharePoint qui achemine un document ou un autre élément stocké dans une liste ou une bibliothèque SharePoint vers une ou plusieurs personnes pour leurs commentaires. Le workflow automatise, rationalise et normalise l’ensemble du processus.

Le flux de travail Collecter les commentaires de base inclus dans les produits SharePoint fonctionne comme un modèle. À l’aide de ce modèle, vous pouvez ajouter plusieurs flux de travail Collecter des commentaires à vos sites. Chaque flux de travail que vous ajoutez est une version unique du flux de travail de collecte de commentaires de base, chacun avec sa propre méthode de travail spécialisée, en fonction des paramètres que vous spécifiez lorsque vous l’ajoutez.

Sections de ce segment

1. Que peut faire un flux de travail Collecter des commentaires pour moi ?

2. Que ne peut pas faire un flux de travail Collecter des commentaires ?

3. Qui peut utiliser ce type de workflow ?

4. Comment planifier, ajouter, exécuter et gérer ce type de workflow ?

1. Que peut faire un flux de travail Collecter des commentaires pour moi ?

• Lorsque vous ajoutez pour la première fois un flux de travail Collecter des commentaires à votre liste, bibliothèque ou collection de sites, vous pouvez spécifier le nombre de participants à inclure et indiquer si leurs tâches sont affectées les unes après les autres (en série) ou toutes à la fois (en parallèle). Vous pouvez même décider de diviser les tâches des participants en deux phases distinctes ou plus, ainsi que de spécifier une date d’échéance finale et/ou le temps imparti pour chaque tâche à accomplir. Chaque fois que vous démarrez le workflow manuellement sur un élément, vous pouvez modifier l’un de ces paramètres.

• Le flux de travail affecte une tâche à chaque participant spécifié. Chaque participant choisit parmi plusieurs réponses possibles : envoyer des commentaires sur l’élément, demander une modification de l’élément, réaffecter la tâche ou supprimer la tâche.

• Pendant l’exécution du flux de travail, vous pouvez surveiller la progression et effectuer des ajustements (si nécessaire) à partir d’une seule page d’état du flux de travail centrale.

• Pendant 60 jours après la fin du flux de travail, la liste de tous les événements de flux de travail qui se sont produits au cours de cette exécution (ou instance) du flux de travail est toujours disponible dans la page État du flux de travail, à titre de référence informelle.

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2. Que ne peut pas faire un flux de travail Collecter des commentaires ?

Le flux de travail Collecter des commentaires n’est pas conçu pour collecter les approbations et les rejet d’un élément, ni pour contrôler la publication d’une page web pour un site web. Si vous souhaitez ajouter un flux de travail dans lequel les participants approuvent ou rejettent l’élément qu’ils examinent, consultez l’article Tout sur les workflows d’approbation, dans la section Voir aussi .

En outre, les flux de travail de collecte de commentaires ne sont pas conçus pour collecter des signatures. Si vous souhaitez utiliser un flux de travail pour collecter des signatures dans un document Microsoft Word, un classeur Microsoft Excel ou un formulaire Microsoft InfoPath, consultez l’article All about Collect Signatures workflows dans la section Voir aussi.

Pour en savoir plus sur la façon dont vous pouvez utiliser Microsoft SharePoint Designer 2013pour personnaliser davantage les flux de travail inclus dans les produits SharePoint, consultez le système d’aide msdn (Microsoft Software Developer Network).

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3. Qui peut utiliser ce type de workflow ?

Pour ajouter un    flux de travail Par défaut, vous devez disposer de l’autorisation Gérer les listes pour ajouter un flux de travail. (Le groupe Propriétaires dispose de l’autorisation Gérer les listes par défaut; ce n’est pas le cas du groupe Membres et du groupe Visiteurs.)

Pour démarrer un    flux de travail Également par défaut, vous devez disposer de l’autorisation Modifier les éléments pour démarrer un flux de travail qui a déjà été ajouté. (Le groupe Membres et le groupe Propriétaires disposent tous deux de l’autorisation Modifier les éléments par défaut; ce n’est pas le cas du groupe Visiteurs.)

Les propriétaires peuvent également choisir de configurer des flux de travail spécifiques afin qu’ils puissent être démarrés uniquement par les membres du groupe Propriétaires. (Pour ce faire, sélectionnez la zone Exiger des autorisations gérer les listes pour démarrer ce flux de travail case activée, dans la première page du formulaire d’association.)

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4. Comment planifier, ajouter, exécuter et gérer ce type de workflow ?

Voici les étapes de base :

• AVANT l’exécution du workflow (planifier, ajouter, démarrer)   
  Avant d’ajouter un flux de travail, vous planifiez l’emplacement où vous souhaitez l’ajouter (pour une seule liste ou bibliothèque, ou pour l’ensemble de la collection de sites) et les détails de son fonctionnement. Une fois que vous avez ajouté et configuré le flux de travail, toute personne disposant des autorisations nécessaires peut démarrer le flux de travail sur un élément spécifique. Le workflow peut également être configuré pour s’exécuter automatiquement. Les exécutions automatiques peuvent être activées en fonction de l’un ou l’autre des deux événements déclencheurs : lorsqu’un élément est ajouté ou créé dans une liste ou une bibliothèque, ou lorsqu’un élément d’une liste ou d’une bibliothèque est modifié.

• PENDANT l’exécution du workflow (terminer, surveiller, ajuster)   
  Pendant l’exécution du flux de travail, les participants individuels effectuent les tâches qui leur sont assignées. Des rappels automatiques sont envoyés aux participants qui ne respectent pas les échéances des tâches. Pendant ce temps, la progression du flux de travail peut être surveillée à partir d’une page d’état du flux de travail centrale pour ce instance particulier du flux de travail. Les ajustements du flux de travail pendant son exécution peuvent être effectués à partir de cette même page ; et, si nécessaire, le flux de travail peut être annulé ou terminé à partir de là.

• APRÈS l’exécution du workflow (révision, rapport, modification)   
  Une fois le flux de travail terminé, l’historique complet de cette exécution (ou instance) peut être examiné pendant jusqu’à 60 jours dans la page État du flux de travail. À partir de la même page, des rapports statistiques sur les performances de cette version de workflow peuvent être créés. Enfin, si vous souhaitez modifier quelque chose concernant le fonctionnement du flux de travail, vous pouvez ouvrir et modifier le formulaire d’association que vous avez rempli lorsque vous avez ajouté le flux de travail pour la première fois.

L’organigramme suivant illustre ces étapes du point de vue de la personne qui ajoute un nouveau flux de travail.

Quelles sont les prochaines étapes ?

Avant de planifier un nouveau flux de travail Collecter des commentaires, passez d’abord en revue le segment ALLOW de cet article, puis passez au segment PLAN .

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Autoriser les commentaires dans le formulaire de tâche uniquement, ou également dans l’élément

Les deux questions suivantes peuvent vous aider à prendre une décision fondamentale concernant votre workflow :

• Les participants sont-ils autorisés à envoyer des commentaires uniquement dans le champ Commentaires du formulaire de tâche, ou peuvent-ils également insérer des modifications et des commentaires suivis dans l’élément lui-même ?

• Si les participants peuvent insérer des modifications et des commentaires suivis dans l’élément lui-même, le font-ils dans un environnement collaboratif, dans lequel plusieurs participants peuvent modifier le document en même temps, ou chaque participant case activée-il le document et dispose-t-il uniquement de droits de modification pour la durée de sa propre révision ?

Voici un diagramme qui peut vous aider à clarifier ces alternatives.

Pendant que vous poursuivez votre lecture, gardez ces points à l’esprit :

• Aucun flux de travail ne peut démarrer sur un élément actuellement extrait.

• Le type de flux de travail Collecter des commentaires inclut une option permettant d’annuler immédiatement le flux de travail si une modification est apportée à l’élément en cours de révision.

• Vous pouvez uniquement insérer des modifications et des commentaires suivis dans un élément lorsqu’il est ouvert dans la version installée du programme dans lequel il a été créé, et non quand il est ouvert dans une version d’application web de ce programme.

Sections de ce segment

1. Autoriser les commentaires dans le formulaire de tâche uniquement

2. Autoriser les commentaires dans le formulaire de tâche et l’élément (version collaborative)

3. Autoriser les commentaires dans le formulaire de tâche et l’élément (version à accès unique)

1. Autoriser les commentaires dans le formulaire de tâche uniquement

Cette disposition a l’avantage d’être mécaniquement la plus simple. Les participants n’ont que deux façons de suggérer des changements, qui impliquent toutes deux la forme de tâche :

• Envoyer des commentaires.

• Demandez qu’une modification soit apportée à l’élément pendant que le workflow est encore en cours d’exécution.

L’inconvénient main, bien sûr, est que les participants ne peuvent pas indiquer des modifications spécifiques directement dans l’élément. Plus le nombre de modifications suggérées est élevé, plus vos participants sont susceptibles de vouloir travailler directement dans l’élément.

Remarque sur la protection des éléments contre les modifications    Le moyen le plus simple de s’assurer que les participants n’apportentaucune modification à l’élément lui-même consiste à case activée l’élément pendant la durée de l’exécution. Mais comme nous l’avons dit un peu plus loin, les flux de travail ne peuvent pas démarrer sur un élément actuellement extrait.

Il existe deux façons de contourner ce problème :

• Vous pouvez attendre que le flux de travail ait démarré, puis case activée l’élément pendant la durée de l’exécution. (Si le flux de travail démarre automatiquement, assurez-vous que vous êtes répertorié dans le champ CC sur la deuxième page du formulaire d’association. Ensuite, lorsque vous recevez une notification indiquant que le flux de travail a démarré sur un élément, case activée cet élément.) L’une des limitations de cette méthode est qu’aucun autre flux de travail ne peut démarrer sur le même élément tant que vous l’avez extrait.

• Vous pouvez également laisser l’élément archivé, mais assurez-vous que les participants savent qu’il est important qu’ils ne case activée pas l’élément ni y apporter des modifications. Il est judicieux, bien sûr, d’inclure cette instruction dans les notes que vous incluez dans les notifications de tâche. Si vos participants ne connaissent pas les flux de travail de collecte de commentaires, il peut être judicieux d’en faire un point encore plus clair, en envoyant un e-mail distinct avant le début du flux de travail, ou en discutant avec vos participants en personne.

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2. Autoriser les commentaires dans le formulaire de tâche et l’élément (version collaborative)

Cette disposition maintient l’élément disponible pour tous les participants à tout moment. Personne n’a à attendre que quelqu’un d’autre termine son examen avant de commencer le sien. Cette flexibilité est rendue possible par les fonctionnalités de collaboration dans les produits SharePoint.

Assurez-vous simplement que vos participants savent qu’ils doivent effectuer les opérations suivantes :

• Laissez l’élément archivé pendant qu’ils apportent leurs modifications.

• Ouvrez l’élément dans la version installée du programme dans laquelle il a été créé, et non dans une version d’application web de ce programme.

• Activez le suivi des modifications avant d’apporter des modifications ou d’insérer des commentaires.

• Enregistrez leurs modifications sur le serveur.

N’oubliez pas que le type de flux de travail Collecter les commentaires inclut une option permettant d’annuler immédiatement le flux de travail si une modification est apportée à l’élément en cours de révision. Si cette option est sélectionnée, la première fois qu’un participant enregistre les modifications apportées à l’élément (même les modifications et/ou les commentaires suivis), le flux de travail est immédiatement annulé.

En outre, si vous envisagez d’autoriser les modifications apportées à l’élément lui-même, assurez-vous que dans les paramètres de contrôle de version de la liste ou de la bibliothèque, Exiger que les documents soient extraits avant qu’ils puissent être modifiés est défini sur Non.

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3. Autoriser les commentaires dans le formulaire de tâche et l’élément (version à accès unique)

Dans cette configuration, un seul participant est autorisé à case activée l’élément et à y apporter des modifications à tout moment :

• Si les tâches du workflow sont affectées une par une (en série), cela ne sera probablement pas un problème.

• Si les tâches sont affectées toutes en même temps (en parallèle), les participants peuvent parfois avoir à attendre l’accès à l’élément pendant qu’un autre participant termine de travailler dessus.

Étant donné que le flux de travail ne peut pas commencer sur un élément lorsque l’élément est extrait, vous devez vous assurer que les éléments sont archivés avant d’exécuter ce flux de travail sur ceux-ci.

Informez vos participants qu’ils doivent effectuer les opérations suivantes :

• Vérifiez l’élément avant de l’ouvrir.

• Ouvrez l’élément dans la version installée du programme dans laquelle il a été créé, et non dans une version d’application web de ce programme.

• Activez le suivi des modifications avant d’apporter des modifications ou d’insérer des commentaires.

• Enregistrez leurs modifications sur le serveur et case activée l’élément dès qu’ils ont fini de l’utiliser.

Là encore, n’oubliez pas que le type de flux de travail Collecter des commentaires inclut une option permettant d’annuler le flux de travail immédiatement si une modification est apportée à l’élément en cours de révision. Si cette option est sélectionnée, la première fois qu’un participant enregistre les modifications apportées à l’élément (même les modifications et/ou les commentaires suivis), le flux de travail est immédiatement annulé.

Quelles sont les prochaines étapes ?

Si vous êtes prêt à planifier un nouveau flux de travail Collecter des commentaires, passez au segment PLAN de cet article.

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Planifier un nouveau flux de travail Collecter des commentaires

Dans ce segment, nous identifions les décisions que vous devez prendre et les informations que vous devez rassembler avant d’ajouter une version du flux de travail Collecter des commentaires.

Si vous êtes déjà familiarisé avec l’ajout de ce type de flux de travail et que vous n’avez besoin que d’un rappel sur les étapes spécifiques, vous pouvez accéder directement au segment ADD approprié (Liste/bibliothèque ou Collection de sites) de cet article.

Sections de ce segment

1. Modèles et versions

2. Présentation du formulaire d’association

3. Douze questions à répondre

1. Modèles et versions

Les flux de travail inclus dans les produits SharePoint fonctionnent comme des modèles master sur lesquels les flux de travail individuels spécifiques que vous ajoutez à vos listes, bibliothèques et collection de sites sont basés.

Chaque fois que vous ajoutez un flux de travail Collecter des commentaires, par exemple, vous ajoutez en fait une version du modèle de flux de travail Collecter les commentaires général. Vous attribuez à chaque version son propre nom et ses propres paramètres, que vous spécifiez dans le formulaire d’association lorsque vous ajoutez cette version particulière. De cette façon, vous pouvez ajouter plusieurs flux de travail, toutes les versions basées sur le modèle de master de flux de travail recueillir des commentaires, mais chaque version nommée et adaptée à la façon dont vous l’utiliserez.

Dans cette illustration, trois flux de travail basés sur le modèle de flux de travail Approbation ont été ajoutés : un pour tous les types de contenu dans une seule bibliothèque, un pour un type de contenu unique dans une seule bibliothèque et un autre pour un seul type de contenu dans une collection de sites entière.

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2. Présentation du formulaire d’association

Chaque fois que vous ajoutez une nouvelle version de workflow basée sur l’un des modèles de flux de travail inclus, vous remplissez un formulaire d’association pour spécifier la façon dont vous souhaitez que votre nouvelle version fonctionne.

Dans la section suivante, vous trouverez une liste de questions qui vous prépareront à remplir le formulaire d’association. Tout d’abord, prenez un moment ou deux pour examiner le formulaire et ses champs.

Première page du formulaire d’association

Deuxième page du formulaire d’association

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3. Douze questions à répondre

Dès que vous avez les réponses à toutes les questions de cette section, vous êtes prêt à ajouter votre workflow.

1. S’agit-il du type de workflow approprié ?

2. Une liste ou une bibliothèque, ou l’ensemble de la collection de sites ? (et) Un type de contenu ou tous les types de contenu ?

3. Qu’est-ce qu’un bon nom ?

4. Listes de tâches et listes d’historique : existantes ou nouvelles ?

5. Comment (et par qui) ce workflow peut-il être démarré ?

6. Les types de contenu qui héritent de celui-ci obtiennent-ils également ce flux de travail ?

7. Participants : Quelles personnes, dans quel ordre ?

8. Quelles informations supplémentaires les participants ont-ils besoin ?

9. Commentaires dans le formulaire de tâche uniquement, ou également dans l’élément ?

10. Quand les tâches sont-elles dues ?

11. Quand ce workflow se termine-t-il ?

12. Qui doit être averti ?

01. S’agit-il du type de workflow approprié ?

Cet article concerne le modèle de flux de travail qui apparaît dans le menu en tant que Collecter des commentaires – SharePoint 2010. Si vous n’êtes pas sûr que ce type de flux de travail soit le meilleur choix pour vous, reportez-vous au segment LEARN de cet article. Pour plus d’informations sur les autres modèles de flux de travail disponibles, consultez l’article À propos des flux de travail inclus dans SharePoint dans la section Voir aussi .

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02. Une liste ou une bibliothèque, ou l’ensemble de la collection de sites ? (et) Un type de contenu ou tous les types de contenu ?

Vous pouvez rendre votre nouvelle version du flux de travail Collecter des commentaires disponible dans une seule liste ou bibliothèque, ou vous pouvez la rendre disponible dans l’ensemble de la collection de sites.

• Si vous ajoutez le flux de travail pour une seule liste ou bibliothèque, vous pouvez le configurer pour qu’il s’exécute sur tous les types de contenu ou sur un seul type de contenu.

• Toutefois, si vous ajoutez le flux de travail pour l’ensemble de la collection de sites, vous devez le configurer pour qu’il s’exécute sur un seul type de contenu de site.

Qu’est-ce qu’un type de contenu ?

Chaque document ou autre élément stocké dans une liste ou une bibliothèque SharePoint appartient à un type de contenu ou à un autre. Un type de contenu peut être aussi simple et générique que Document ou Feuille de calcul Excel, ou aussi hautement spécialisé que Contrat juridique ou Spécification de conception de produit. Certains types de contenu sont disponibles dans les produits SharePoint par défaut, mais vous pouvez les personnaliser et en ajouter d’autres que vous créez vous-même.

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03. Qu’est-ce qu’un bon nom ?

Donnez un nom à votre version de workflow qui :

• Indique clairement à quoi il sert.

• Le distingue clairement des autres flux de travail.

Exemple

Imaginez que vous êtes membre d’un groupe d’éditeurs. Votre groupe souhaite utiliser deux flux de travail collecter des commentaires :

• Vous allez exécuter le premier workflow sur chaque document soumis par un membre de votre propre groupe. Ce flux de travail collecte uniquement les commentaires duresponsable de votre groupe.

• Vous allez exécuter le deuxième workflow sur chaque document soumis par des personnes extérieures à votre propre groupe. Ce flux de travail collecte les commentaires dechaque membre de votre groupe.

Vous pouvez nommer le premier flux de travail à l’intérieur des commentaires sur la soumission et le second en dehors des commentaires sur la soumission.

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04. Listes de tâches et listes d’historique : existantes ou nouvelles ?

Votre flux de travail peut utiliser la liste des tâches et l’historique par défaut du site, utiliser d’autres listes existantes ou demander de nouvelles listes uniquement pour ce flux de travail.

• Si votre site comporte de nombreux flux de travail, ou si certains flux de travail impliquent de nombreuses tâches, envisagez de demander de nouvelles listes pour chaque flux de travail. (La gestion des listes trop longues est l’un des facteurs qui peuvent ralentir les performances. Il est plus rapide et plus facile pour le système de gérer plusieurs listes plus courtes qu’une liste très longue.)

• Si les tâches et l’historique de ce flux de travail contiennent des données sensibles ou confidentielles que vous souhaitez conserver séparées des listes générales, vous devez indiquer clairement que vous souhaitez de nouvelles listes distinctes pour ce flux de travail. (Après avoir ajouté le workflow, assurez-vous que les autorisations appropriées sont définies pour les nouvelles listes.)

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05. Comment (et par qui) ce workflow peut-il être démarré ?

Un flux de travail peut être configuré pour être démarré manuellement uniquement, automatiquement, ou de l’une ou l’autre manière :

• Lorsque vous démarrez manuellement un flux de travail Collecter des commentaires sur un document ou un élément spécifique, un autre formulaire, le formulaire d’initiation, est présenté. Le formulaire d’initiation contient la plupart des paramètres de la deuxième page du formulaire d’association . De cette façon, si la personne qui démarre le flux de travail souhaite modifier l’un de ces paramètres (pour le instance actuel uniquement), elle peut le faire avant de cliquer sur Démarrer.

• Avec un démarrage automatique, bien sûr, il n’est pas possible de présenter un formulaire d’initiation. Par conséquent, les paramètres par défaut spécifiés dans le formulaire d’association sont utilisés sans aucune modification.

L’illustration suivante montre la différence entre les démarrages manuels et les démarrages automatiques.

Toutes les modifications que vous apportez dans le formulaire d’initiation sont appliquées uniquement pendant la instance actuelle du flux de travail. Pour modifier les paramètres permanents par défaut du flux de travail, vous devez modifier le formulaire d’association d’origine, comme expliqué dans le segment CHANGE de cet article.

Démarrages manuels

Si vous autorisez les démarrages manuels, toute personne disposant des autorisations nécessaires peut démarrer le workflow sur n’importe quel élément éligible à tout moment.

Les avantages d’un démarrage manuel sont que vous et vos collègues pouvez exécuter le workflow uniquement quand et si vous le souhaitez, et que chaque fois que vous l’exécutez, vous aurez la possibilité de modifier certains paramètres à l’aide du formulaire d’initiation.

Exemple rapide    Si vous souhaitez exécuter votre workflow uniquement sur les éléments créés par un rédacteur externe à votre équipe, le fait de le démarrer uniquement manuellement empêche son exécution automatique sur les éléments créés par vous et vos collègues. (Autre solution : conservez une liste ou une bibliothèque pour les éléments des auteurs de votre équipe, et une liste ou bibliothèque distincte pour les éléments de tous les autres auteurs. De cette façon, vous pouvez exécuter le workflow automatiquement, mais uniquement sur la liste des auteurs externes.)

Le principal inconvénient des démarrages manuels est que quelqu’un doit se rappeler d’exécuter le workflow chaque fois qu’il est approprié de le faire.

Démarrages automatiques

Vous pouvez configurer le flux de travail pour qu’il démarre automatiquement par l’un des événements suivants ou par chacun des événements suivants :

• Un nouvel élément est créé ou chargé dans la liste ou la bibliothèque.

• Un élément déjà stocké dans la liste ou la bibliothèque est modifié.

L’avantage d’un démarrage automatique est que personne n’a à se rappeler de démarrer le workflow. Il s’exécute chaque fois qu’un événement de déclenchement se produit.

Exemple rapide    Imaginez que le comptable de votre organization doit examiner chaque budget chargé ou créé dans votre bibliothèque Budgets. Vous pouvez ajouter un flux de travail Recueillir des commentaires à cette bibliothèque et spécifier votre comptable comme seul participant. Vous pouvez configurer le flux de travail pour qu’il démarre automatiquement chaque fois qu’un nouvel élément est ajouté à la liste (« créé dans »). De cette façon, votre comptable sera toujours tenu à jour.

Deux inconvénients des démarrages automatiques :

• Vous ne pouvez pas arrêter l’exécution du workflow chaque fois qu’un événement déclencheur se produit.

• Vous ne pouvez pas modifier les paramètres au début d’une instance individuelle.

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06. Les types de contenu qui héritent de celui-ci obtiennent-ils également ce flux de travail ?

Lorsque vous ajoutez un flux de travail à un type de contenu pour l’ensemble de la collection de sites, vous avez également la possibilité d’ajouter le flux de travail à tous les autres types de contenu de la collection de sites qui héritent du type de contenu auquel vous ajoutez le flux de travail. (Si vous ajoutez un flux de travail pour une seule liste ou bibliothèque, cette option n’apparaît pas dans le formulaire d’association.)

Notes

• L’opération qui effectue tous les ajouts supplémentaires peut prendre beaucoup de temps.

• Si l’héritage a été rompu pour les sites ou sous-sites où vous souhaitez ajouter ce flux de travail à l’héritage des types de contenu, vérifiez que vous êtes membre du groupe Propriétaires dans chacun de ces sites ou sous-sites avant d’exécuter cette opération.

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07. Participants : Quelles personnes, dans quel ordre ?

Vous devez fournir le nom ou l’adresse e-mail de chaque personne à qui les tâches de révision seront affectées.

Une ou plusieurs phases    ? Vous pouvez choisir de n’avoir qu’une seule étape de tâches de révision, ou d’avoir plusieurs étapes. Si vous avez plusieurs étapes, les étapes sont effectuées l’une après l’autre.

Révisions parallèles ou en série    ? Pour les participants d’une étape donnée, vous pouvez choisir d’attribuer leurs tâches de révision en même temps (en parallèle) ou de faire attribuer leurs tâches de révision les unes après les autres (en série) dans l’ordre que vous indiquez. L’option série peut être utile si, par exemple, vous configurez le flux de travail pour qu’il se termine après le premier rejet, ou si vous souhaitez que les participants puissent consulter les commentaires des participants précédents dans le contexte de leurs révisions.

Exemple

Ce scénario simple illustre quelques-uns des avantages de plusieurs phases et des révisions en série :

Imaginez que Frank ajoute un nouveau flux de travail Collecter des commentaires. Il veut que ses collègues Anna et Sean passent en revue chaque élément d’abord, avant qu’il le révise lui-même. De cette façon, il peut voir leurs commentaires avant de commencer son propre examen. Frank peut configurer cela de l’une des deux manières suivantes :

• En utilisant une revue en série    , Frank met en place un examen en série en une seule étape dans lequel Anna et Sean sont les deux premiers participants et il est le troisième.
  Dans ce cas, Anna doit soumettre ses commentaires avant que la tâche de Sean ne soit assignée; Sean doit ensuite soumettre ses commentaires avant l’attribution de la tâche de Frank.
  Voici comment Frank configure son examen en série en une seule étape.
  

• En utilisant deux    étapes Si Frank souhaite qu’Anna et Sean se voient attribuer leurs avis en même temps, afin que Sean n’ait pas à attendre la fin d’Anna avant de pouvoir commencer, il peut configurer deux étapes dans le flux de travail : la première une étape parallèle pour les évaluations d’Anna et Sean, et la seconde une étape distincte pour sa propre révision uniquement. Si la première étape n’est pas terminée, la deuxième étape ne démarre jamais.
  Voici comment Frank configure son examen parallèle en deux étapes.
  

Voici des diagrammes des deux solutions.

Participants externes    Il existe un processus spécial pour inclure les participants qui ne sont pas membres de votre organization SharePoint. Dans ce processus, un membre de site agit comme un proxy pour le participant externe.

Voici un diagramme de ce processus :

Affecter une tâche à chaque groupe entier, ou une tâche à chaque membre du groupe ?    Si vous incluez une adresse de groupe ou une liste de distribution parmi vos participants de flux de travail, vous pouvez faire en sorte que le flux de travail attribue une tâche à chaque membre du groupe, ou n’affecte qu’une seule tâche à l’ensemble du groupe (tout en en continuant à envoyer une notification de cette tâche unique à chaque membre). Lorsqu’une seule tâche est affectée à l’ensemble du groupe, tout membre du groupe peut revendiquer et effectuer cette tâche unique. (Vous trouverez des instructions pour revendiquer une tâche de groupe dans le segment COMPLETE de cet article.)

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08. De quelles informations supplémentaires les participants ont-ils besoin ?

Le formulaire d’association contient un champ de texte dans lequel vous pouvez fournir des instructions, des détails sur les exigences, les ressources, etc.

Questions que vous pouvez résoudre dans ce champ de texte :

• Si les participants ont des difficultés ou des questions, qui doivent-ils contacter ?

• Les réviseurs peuvent-ils envoyer des commentaires uniquement dans le formulaire de tâche, ou peuvent-ils également insérer des modifications et des commentaires suivis dans l’élément itself?

• Si les réviseurs peuvent insérer des modifications et des commentaires suivis dans l’élément lui-même, doivent-ils case activée l’élément avant d’y apporter des modifications, ou doivent-ils le laisser archivé afin que plusieurs réviseurs puissent y travailler simultanément ?

• Si votre workflow n’affecte qu’une seule tâche à chaque groupe ou liste de distribution, mention ici qu’un seul membre de chaque groupe doit revendiquer la tâche avant de l’exécuter. De cette façon, les autres membres du groupe ne perdent pas de temps en commençant la même tâche. (Vous trouverez des instructions pour revendiquer une tâche de groupe dans le segment COMPLETE de cet article.)

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09. Commentaires dans le formulaire de tâche uniquement, ou également dans l’élément ?

Il y a plusieurs considérations liées à cette question importante. Si ce n’est déjà fait, ouvrez et lisez le segment ALLOW de cet article pour plus d’informations.

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10. Quand les tâches sont-elles dues ?

Vous pouvez indiquer à quel moment les tâches de flux de travail sont dues de deux manières ou des deux :

Par date de calendrier    Vous pouvez spécifier une date de calendrier unique à laquelle toutes les tâches sont dues.

• Si vous configurez votre workflow pour qu’il démarre automatiquement, vous ne devez généralement pas utiliser cette option. En effet, la valeur de date que vous spécifiez ne s’ajuste pas automatiquement par rapport à la date actuelle chaque fois que le flux de travail démarre automatiquement.

Par durée de tâche    Vous pouvez spécifier un nombre de jours, de semaines ou de mois autorisés pour l’exécution de chaque tâche, à partir du moment où cette tâche est affectée.

• Une date d’échéance de calendrier remplace une durée de tâche spécifiée. Autrement dit : si aujourd’hui est le 10 juin, et qu’aujourd’hui je reçois une tâche qui a une durée de trois jours, mais qui a également une date d’échéance calendaire du 11 juin, alors la tâche sera due le 11 juin (date d’échéance du calendrier) et non le 13 juin (dernier jour de la durée de trois jours).

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11. Quand ce workflow se termine-t-il ?

Pour éviter une perte de temps sur les révisions inutiles, vous pouvez choisir d’annuler immédiatement le flux de travail si une modification est apportée à l’élément.

Si vous sélectionnez cette option, les participants peuvent envoyer des commentaires uniquement dans leurs formulaires de tâche. Autrement dit, ils ne peuvent pas insérer de modifications et de commentaires suivis dans l’élément lui-même, car cela modifierait l’élément, ce qui annulerait à son tour le flux de travail. Si vous sélectionnez cette option, veillez à inclure une note dans le champ Demande , indiquant aux participants de ne pas apporter de modifications directement dans l’élément pour révision.

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12. Qui doit être averti ?

Dans le champ CC , dans la deuxième page du formulaire d’association, vous pouvez entrer des noms ou des adresses pour toute personne qui doit être avertie chaque fois que ce flux de travail démarre ou se termine.

• L’entrée d’un nom ici n’entraîne pas l’affectation d’une tâche de flux de travail à cette personne.

• Lorsque le flux de travail est démarré manuellement, la personne qui le démarre reçoit les notifications de démarrage et d’arrêt sans avoir à être spécifiée dans ce champ.

• Lorsque le flux de travail est démarré automatiquement, la personne qui l’a initialement ajouté reçoit les notifications de démarrage et d’arrêt sans avoir à être spécifiée dans ce champ.

Quelles sont les prochaines étapes ?

Si vous êtes prêt à ajouter votre nouveau flux de travail Collecter des commentaires à votre liste, bibliothèque ou collection de sites, accédez au segment ADD approprié (Liste/bibliothèque ou Collection de sites) de cet article.

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Ajouter un flux de travail
Collecter des commentaires (pour une seule liste ou bibliothèque)

Si vous n’êtes pas encore familiarisé avec l’ajout de flux de travail, il peut être utile de consulter les segments LEARN, ALLOW et PLAN précédents dans cet article avant de poursuivre les étapes de ce segment.

Sections de ce segment

1. Avant de commencer

2. Ajouter le flux de travail

1. Avant de commencer

Deux points doivent être en ordre avant de pouvoir ajouter un flux de travail :

Courrier électronique    Pour que le flux de travail envoie des Notifications par e-mail et des rappels, le courrier électronique doit être activé pour votre site SharePoint. Si vous n’êtes pas sûr que cette opération a déjà été effectuée, case activée avec votre administrateur SharePoint.

Autorisations    Les paramètres par défaut nécessitent que vous disposiez de l’autorisation Gérer les listes pour ajouter des flux de travail pour des listes, des bibliothèques ou des collections de sites. (Le groupe Propriétaires dispose de l’autorisation Gérer les listes par défaut ; ce n’est pas le cas du groupe Membres et des groupes Visiteurs. Pour plus d’informations sur les autorisations, consultez le segment LEARN de cet article.)

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2. Ajouter le workflow

Procédez comme suit :

1. Ouvrez la liste ou la bibliothèque pour laquelle vous souhaitez ajouter le flux de travail.

2. Dans le ruban, cliquez sur l’onglet Liste ou Bibliothèque .

   Remarque : Le nom de l’onglet peut varier selon le type de liste ou de bibliothèque. Par exemple, dans une liste de calendriers, cet onglet est nommé Calendrier.

3. Dans le groupe Paramètres , cliquez sur Paramètres du flux de travail.

4. Dans la page Paramètres du flux de travail, spécifiez un type de contenu unique pour le flux de travail à exécuter ou Tous (pour tous les types de contenu), puis cliquez sur Ajouter un flux de travail.
   

5. Remplissez la première page du formulaire d’association.
   (Les instructions suivent l’illustration.)

1. Lorsque tous les paramètres de ce formulaire sont tels que vous le souhaitez, cliquez sur Suivant.

2. Remplissez la deuxième page du formulaire d’association.
   (Les instructions suivent l’illustration.)

   Remarque : Les produits SharePoint vous présentent les premières options de cette deuxième page du formulaire d’association (numéro un à sept dans l’illustration suivante, de Assign àcc) chaque fois que vous démarrez le flux de travail manuellement, afin que vous puissiez apporter des modifications à ces options pour une seule instance.

1. Lorsque vous avez tous les paramètres de cette page comme vous le souhaitez, cliquez sur Enregistrer pour créer le flux de travail.

Les produits SharePoint créent votre nouvelle version de flux de travail.

Quelles sont les prochaines étapes ?

Si vous êtes prêt, accédez au segment DÉMARRER de cet article et démarrez la première instance pour tester votre nouveau workflow.

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Ajouter un flux de travail
Collecter des commentaires (pour l’ensemble d’une collection de sites)

Si vous n’êtes pas encore familiarisé avec l’ajout de flux de travail, il peut être utile de consulter les segments LEARN, ALLOW et PLAN précédents dans cet article avant de poursuivre les étapes de ce segment.

Sections de ce segment

1. Avant de commencer

2. Ajouter le flux de travail

1. Avant de commencer

Deux points doivent être en ordre avant de pouvoir ajouter un flux de travail :

Email Pour que le flux de travail envoie des Notifications par e-mail et des rappels, l’e-mail doit être activé pour votre site. Si vous n’êtes pas sûr que cette opération a déjà été effectuée, case activée avec votre administrateur SharePoint.

Autorisations    Les paramètres par défaut de SharePoint nécessitent que vous disposiez de l’autorisation Gérer les listes pour ajouter des flux de travail pour des listes, des bibliothèques ou des collections de sites. (Le groupe Propriétaires dispose de l’autorisation Gérer les listes par défaut ; ce n’est pas le cas du groupe Membres et des groupes Visiteurs. Pour plus d’informations sur les autorisations, consultez le segment LEARN de cet article.)

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2. Ajouter le workflow

Procédez comme suit :

1. Accédez à la page d’accueil de la collection de sites (et non à la page d’accueil d’un site ou d’un sous-site dans la collection).

2. Cliquez sur l’icône Paramètres , puis cliquez sur Paramètres du site.

3. Dans la page Paramètres du site, sous Galeries du concepteur web, cliquez sur Types de contenu de site.

4. Dans la page Types de contenu de site, cliquez sur le nom du type de contenu de site pour lequel vous souhaitez ajouter un flux de travail.

   Remarque : Un flux de travail ajouté à l’ensemble de la collection de sites doit être ajouté pour les éléments d’un seul type de contenu uniquement.

   

   1. Dans la page du type de contenu sélectionné, sous Paramètres, cliquez sur Paramètres du flux de travail.
      

   2. Dans la page Paramètres du flux de travail, cliquez sur le lien Ajouter un flux de travail .
      

   3. Remplissez la première page du formulaire d’association.
      (Les instructions suivent l’illustration.)

1. Lorsque tous les paramètres de cette page sont tels que vous le souhaitez, cliquez sur Suivant.

2. Remplissez la deuxième page du formulaire d’association.
   (Les instructions suivent l’illustration.)

   Remarque : Les produits SharePoint vous présentent les premières options de cette deuxième page du formulaire d’association (numéro un à sept dans l’illustration suivante, de Réviseurs à CC) chaque fois que vous démarrez le flux de travail manuellement, afin que vous puissiez apporter des modifications à ces options pour une seule instance.

1. Lorsque vous avez tous les paramètres de cette page comme vous le souhaitez, cliquez sur Enregistrer pour créer le flux de travail.

Les produits SharePoint créent votre nouvelle version de flux de travail.

Quelles sont les prochaines étapes ?

Si vous êtes prêt, accédez au segment DÉMARRER de cet article et démarrez la première instance pour tester votre nouveau workflow.

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Démarrer un flux de travail de collecte de commentaires

Un flux de travail peut être configuré pour être démarré manuellement uniquement, automatiquement, ou de l’une ou l’autre manière :

• Manuellement à tout moment, par toute personne disposant des autorisations nécessaires.

• Automatiquement chaque fois qu’un événement déclencheur spécifié se produit, c’est-à-dire chaque fois qu’un élément est ajouté à la liste ou à la bibliothèque et/ou qu’un élément déjà présent dans la liste est modifié d’une manière ou d’une autre.
  (Le ou les événements déclencheurs sont spécifiés dans la première page du formulaire d’association, lors de l’ajout et de la configuration d’origine du flux de travail. Pour plus d’informations, consultez le segment PLAN de cet article.)

Sections de ce segment

1. Démarrer automatiquement le workflow

2. Démarrer le workflow manuellement

3. Démarrer manuellement à partir de la liste ou de la bibliothèque

4. Démarrer manuellement à partir d’un programme Microsoft Office

1. Démarrer le workflow automatiquement

Si le flux de travail est configuré pour démarrer automatiquement, chaque fois qu’un événement de déclenchement se produit, le workflow s’exécute sur l’élément qui l’a déclenché.

Lorsqu’il démarre, le flux de travail affecte la ou les premières tâches et envoie une notification de tâche à chaque destinataire. Pendant ce temps, il envoie également des notifications de démarrage (distinctes des notifications de tâche) à la personne qui a initialement ajouté le flux de travail et à toute personne répertoriée dans le champ CC de la deuxième page du formulaire d’association.

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2. Démarrer le workflow manuellement

Remarque sur les autorisations    En règle générale, vous devez disposer de l’autorisation Modifier les éléments pour démarrer un workflow. (Par défaut, le groupe Membres et le groupe Propriétaires disposent tous deux de cette autorisation, mais pas le groupe Visiteurs. Toutefois, un propriétaire peut également choisir, sur une base de workflow par workflow, d’exiger l’autorisation Gérer les listes pour les personnes qui démarrent le flux de travail. En choisissant cette option, les propriétaires peuvent essentiellement spécifier que seuls eux et les autres propriétaires peuvent démarrer un flux de travail particulier. Pour plus d’informations, consultez le segment Learn de cet article.)

Deux endroits à partir duquel commencer

Vous pouvez démarrer un workflow manuellement à partir de l’un des deux emplacements suivants :

• À partir de la liste ou de la bibliothèque dans laquelle l’élément est stocké

• À partir de l’élément lui-même, ouvert dans le programme Microsoft Office dans lequel il a été créé. (Notez qu’il doit s’agir du programme complet et installé, et non d’une version d’application web.)

Les deux sections restantes de ce segment fournissent des instructions pour les deux méthodes.

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3. Démarrer manuellement à partir de la liste ou de la bibliothèque

1. Accédez à la liste ou à la bibliothèque où est stocké l’élément sur lequel vous souhaitez exécuter le flux de travail.

2. Cliquez sur l’icône située devant le nom de l’élément pour sélectionner l’élément, puis, sous l’onglet Fichiers du ruban, dans le groupe Flux de travail , cliquez sur Flux de travail.

3. Dans la page Flux de travail : Nom de l’élément , sous Démarrer un nouveau flux de travail, cliquez sur le flux de travail que vous souhaitez exécuter.
   

4. Dans le formulaire d’initiation, apportez toutes les modifications que vous souhaitez appliquer à cette instance spécifique du flux de travail.

   Remarque : Les modifications apportées ici, dans le formulaire d’initiation, sont utilisées uniquement pendant la instance actuelle du flux de travail. Si vous souhaitez apporter des modifications qui s’appliquent à chaque exécution du flux de travail, ou si vous souhaitez modifier les paramètres de flux de travail qui n’apparaissent pas dans ce formulaire, consultez le segment CHANGE de cet article.

1. Lorsque vous avez tous les paramètres dans le formulaire d’initiation comme vous le souhaitez, cliquez sur Démarrer pour démarrer le flux de travail.

Le flux de travail affecte la ou les premières tâches et envoie entre-temps des notifications de démarrage à vous et à toute personne listée dans le champ CC du formulaire d’initiation.

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4. Démarrer manuellement à partir d’un programme Microsoft Office

1. Ouvrez l’élément dans le programme Office installé sur votre ordinateur.

2. Dans l’élément ouvert, cliquez sur l’onglet Fichier , sur Enregistrer & Envoyer, puis sur le flux de travail que vous souhaitez exécuter sur l’élément.

3. Si le message suivant vous indique que le flux de travail doit être archivé, cliquez sur le bouton Point.

4. Cliquez sur le grand bouton Démarrer le flux de travail .

5. Dans la page Modifier un flux de travail, dans le formulaire d’initiation, apportez toutes les modifications que vous souhaitez appliquer à cette instance spécifique du flux de travail.

   Remarque : Les modifications apportées ici, dans le formulaire d’initiation, sont utilisées uniquement pendant la instance actuelle du flux de travail. Si vous souhaitez apporter des modifications qui s’appliquent à chaque exécution du flux de travail, ou si vous souhaitez modifier les paramètres de flux de travail qui n’apparaissent pas dans ce formulaire, consultez le segment CHANGE de cet article.

   

1. Lorsque vous avez les paramètres dans le formulaire d’initiation comme vous le souhaitez, cliquez sur Démarrer pour démarrer le flux de travail.

Le flux de travail affecte la ou les premières tâches et envoie entre-temps des notifications de démarrage à vous et à toute personne listée dans le champ CC du formulaire d’initiation.

Quelles sont les prochaines étapes ?

• S’il s’agit de la première exécution de ce flux de travail, les autres participants auront-ils besoin d’informations et d’assistance pour accomplir les tâches qui leur sont assignées ? (Ils peuvent trouver le segment COMPLETE de cet article utile.)

• En outre, il est judicieux de case activée si les participants reçoivent leur Notifications par e-mail, et en particulier que les notifications ne sont pas mal gérées par leurs filtres de courrier indésirable.

• Et bien sûr, vous pouvez avoir une ou plusieurs tâches de workflow à effectuer vous-même. Pour plus d’informations, accédez au segment COMPLETE de cet article.

• En attendant, pour savoir comment suivre la progression de la instance actuelle du flux de travail, accédez au segment MONITOR de cet article.

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Effectuer une tâche de flux de travail De collecte des commentaires

S’il s’agit de la première fois qu’une tâche vous est affectée dans un flux de travail De collecte de commentaires, il peut être utile de consulter ce segment de l’article dans son intégralité avant d’effectuer votre tâche. De cette façon, vous serez conscient de toutes les options qui peuvent s’ouvrir à vous.

Tout d’abord, vérifiez que vous avez le bon article

Différents types de flux de travail nécessitent différentes actions de tâche.

Par conséquent, avant de commencer, assurez-vous que la tâche qui vous a été affectée est bien une tâche de flux de travail Collecter des commentaires, et non une tâche pour un autre type de flux de travail.

Recherchez le texte Veuillez consulter dans l’un des emplacements suivants :

• Dans la ligne Objet de la notification
  de tâche

• Dans la barre des messages de l’élément à examiner
  

• Dans le titre de la tâche de la page
  État du flux de travail,

Si vous ne voyez pas le texte Veuillez consulter le texte dans ces emplacements, case activée avec la personne qui a démarré ou ajouté à l’origine le flux de travail pour savoir sur quel modèle de flux de travail il est basé, ou s’il s’agit d’un flux de travail personnalisé. Vous trouverez des liens vers des articles sur l’utilisation des autres types de flux de travail inclus dans les produits SharePoint dans la section Voir aussi de cet article.

Toutefois, si votre tâche est une tâche Collecter des commentaires, continuez à lire !

Sections de ce segment

1. Vue d’ensemble du processus

2. Accéder à l’élément et au formulaire de tâche à partir du message de notification de tâche

3. Accéder à l’élément et au formulaire de tâche à partir de la liste ou de la bibliothèque

4. Passer en revue l’élément

5. Remplir et envoyer le formulaire de tâche

6. Notifications en retard

7. Revendiquer une tâche de groupe avant de la terminer (facultatif)

8. Demander une modification de l’élément (facultatif)

9. Réaffecter votre tâche à une autre personne (facultatif)

10. Effectuer une tâche au nom d’un participant externe (facultatif)

1. Vue d’ensemble du processus

Lorsque vous êtes affecté à une tâche dans un flux de travail, vous découvrez généralement la tâche de l’une des trois manières suivantes :

• Vous recevez une notification de tâche par e-mail.

• Vous ouvrez un document Microsoft Office et voyez une barre de messages qui vous informe qu’une tâche associée vous a été affectée.

• Vous case activée le site SharePoint et découvrez qu’une ou plusieurs tâches vous sont actuellement attribuées.

Lorsque vous constatez qu’une tâche de flux de travail De collecte de commentaires vous a été affectée, vous effectuez généralement deux opérations :

• Passer en revue l’élément    Vous ouvrez et examinez l’élément.

• Terminer la tâche    Vous utilisez le formulaire de tâche pour soumettre les résultats de votre révision.

Par conséquent, les trois éléments suivants sont souvent impliqués dans l’achèvement de la tâche :

• Le message de notification (que vous recevez sous forme d’e-mail)

• L’élément soumis à votre révision (que vous ouvrez et révisez)

• Le formulaire de tâche (que vous ouvrez, complétez et envoyez)

Voici à quoi ressemblent ces trois éléments.

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2. Accéder à l’élément et au formulaire de tâche à partir du message de notification de tâche

Procédez comme suit :

1. Dans le message de notification de tâche, dans les instructions Pour effectuer cette tâche , cliquez sur le lien vers l’élément.

2. Dans l’élément ouvert, cliquez sur le bouton Ouvrir cette tâche dans la barre des messages.

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3. Accéder à l’élément et au formulaire de tâche à partir de la liste ou de la bibliothèque

Procédez comme suit :

1. Dans la liste ou la bibliothèque où l’élément à examiner est stocké, cliquez sur le lien En cours associé à l’élément et au flux de travail.

2. Dans la page État du flux de travail, cliquez sur le titre de votre tâche.

3. Dans le formulaire de tâche, dans la barre Cette tâche de flux de travail s’applique aux messages, cliquez sur le lien vers l’élément.

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4. Passer en revue l’élément

Dans cet exemple, l’élément est un document Microsoft Word.

Notez les deux barres de messages jaunes en haut du document :

Lecture du serveur-   Seul Ce document est ouvert en mode lecture seule, c’est-à-dire que vous pouvez lire le document, mais que vous ne pouvez pas y apporter de modifications.

La personne qui exécute le flux de travail a le choix d’autoriser les commentaires uniquement dans le formulaire de tâche, ou également d’autoriser le suivi des modifications et des commentaires dans l’élément lui-même. Si vous ne savez pas si vous êtes censé travailler dans l’élément lui-même, case activée avec la personne qui a démarré le workflow ou la personne qui l’a initialement ajouté. Si vous êtes censé insérer des modifications et des commentaires suivis, cliquez sur le bouton Modifier le document .

Voici quelques éléments à vérifier :

• Assurez-vous que vous savez si vous êtes censé case activée le document avant d’insérer des modifications et des commentaires suivis, ou si vous êtes censé le laisser archivé afin que plusieurs réviseurs puissent y travailler simultanément.

• Veillez à activer le suivi des modifications avant d’insérer des modifications ou des commentaires. Pour plus d’informations, consultez le segment ALLOW dans cet article.

• Veillez à enregistrer vos modifications sur le serveur lorsque vous avez terminé de travailler dans l’élément. Si vous avez extrait l’élément, case activée-le de nouveau.

Workflow    Tâche Lorsque vous êtes prêt à terminer et à envoyer le formulaire de tâche, cliquez sur le bouton Ouvrir cette tâche .

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5. Remplir et envoyer le formulaire de tâche

Le formulaire de tâche d’une tâche de flux de travail Collecter des commentaires ressemble à ceci.

Notez que les deux premiers contrôles (Supprimer l’élément et Cette tâche de flux de travail s’applique au titre de l’élément) n’apparaissent pas dans le formulaire de tâche lorsqu’il est ouvert à partir de l’élément pour révision.

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6. Notifications en retard

Si l’exécution d’une tâche ou d’un instance de workflow entier est en retard, les notifications sont automatiquement envoyées à :

• Personne à qui la tâche est affectée.

• Personne qui a démarré le flux de travail (ou, si le démarrage était automatique, à la personne qui a initialement ajouté le flux de travail).

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7. Revendiquer une tâche de groupe avant de la terminer (facultatif)

Si une seule tâche est affectée à un groupe entier auquel vous appartenez, tout membre du groupe peut revendiquer et effectuer cette tâche unique au nom de l’ensemble du groupe.

Revendiquer la tâche avant de passer en revue l’élément. Dès que vous revendiquez la tâche, elle vous est attribuée, et aucun autre membre du groupe ne peut la terminer. (De cette façon, une seule personne effectue le travail nécessaire.)

1. Dans la page État du flux de travail, pointez sur le nom de la tâche affectée à votre groupe jusqu’à ce qu’une flèche s’affiche.

2. Cliquez sur la flèche, cliquez sur Modifier l’élément , puis, dans le formulaire de tâche, cliquez sur le bouton Revendication de tâche .
   

Lorsque la page État du flux de travail est actualisée, vous pouvez voir que la tâche n’est plus affectée au groupe, mais désormais spécifiquement à vous.

Plus tard, si vous souhaitez libérer la tâche dans le groupe sans l’exécuter, utilisez les mêmes étapes pour revenir au formulaire de tâche, mais cliquez maintenant sur le bouton Libérer la tâche .

Revenir à Vérifier l’élément

8. Demander une modification de l’élément (facultatif)

Avant de commencer ce processus, notez que le flux de travail peut être configuré pour se terminer immédiatement si une modification est apportée à l’élément. Il peut être judicieux de case activée avec la personne qui a démarré ou ajouté à l’origine le flux de travail pour vous assurer qu’il est correct qu’une modification soit apportée et que le flux de travail se termine à ce stade.

Nous allons illustrer l’option de demande de modification en la plaçant dans un scénario :

Tout d’abord, imaginez que votre nom est Frank.

Ensuite, imaginez qu’une collègue nommée Anna a démarré un flux de travail Collecter des commentaires sur un document qu’elle a créé.

Lorsque vous passez en revue le nouveau document d’Anna, vous pensez que l’introduction est trop longue.

Cliquez sur le bouton Demander une modification en bas du formulaire de tâche de flux de travail, puis remplissez ce formulaire.

Lorsque vous avez toutes les entrées de formulaire comme vous le souhaitez, vous cliquez sur Envoyer et votre tâche actuelle est marquéeComme terminée. (Mais vous n’avez pas encore terminé. Une tâche de révision vous sera affectée une fois qu’Anna aura terminé la tâche de modification.)

Pendant ce temps, Anna reçoit la notification par e-mail suivante :

Anna peut dire après un simple coup d’œil à la ligne Objet (numéro 1 dans l’illustration) qu’il ne s’agit pas d’une notification de collecte de commentaires ordinaire, mais plutôt d’une demande de modification de l’élément. Elle trouve les informations sur la modification spécifique qui a été demandée dans la modification demandée du texte (numéro 2).

Anna extrait l’élément, apporte les modifications demandées (ou non), puis enregistre ses modifications (le cas échéant) et réinte l’élément. (N’oubliez pas que si le flux de travail est configuré pour se terminer dès qu’une modification est apportée à l’élément, cette action entraîne la fin du flux de travail.)

Anna accède ensuite à la page État du flux de travail et ouvre sa tâche de demande de modification à partir de la zone Tâches .

Anna ajoute toutes les informations qu’elle souhaite dans le champ Commentaires , puis clique sur Envoyer une réponse. Le flux de travail effectue deux actions :

• Il marque la tâche de demande de modification d’Anna comme terminée.

• Il vous affecte une nouvelle tâche de révision (avec les commentaires d’Anna ajoutés dans la zone Commentaires consolidés ) et vous envoie une notification sur cette tâche.

Vous pouvez maintenant passer en revue l’élément modifié.

Pendant ce temps, toutes ces actions sont suivies et visibles dans la section Historique du flux de travail de la page État du flux de travail, comme illustré dans l’illustration suivante.

Voici un diagramme de l’ensemble du processus.

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9. Réaffecter votre tâche à une autre personne (facultatif)

Si vous souhaitez qu’une autre personne effectue une tâche de flux de travail qui vous a été affectée, cliquez sur le bouton Réaffecter la tâche dans le formulaire de tâche de flux de travail.

Ce formulaire s’affiche.

Une fois le formulaire terminé, cliquez sur Envoyer. Votre tâche est marquée Comme terminée, une nouvelle tâche est affectée à la personne désormais responsable de la tâche et une notification de tâche est envoyée.

Toutes les nouvelles informations que vous avez fournies sont incluses dans le texte Délégué par dans la notification de nouvelle tâche (numéro 1 dans l’illustration suivante).

Pendant ce temps, toutes ces modifications sont suivies et visibles dans les sections Tâches et Historique de la page État du flux de travail, comme illustré ici.

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10. Effectuer une tâche pour le compte d’un participant externe (facultatif)

Il existe un processus spécial pour inclure les participants qui ne sont pas membres de votre organization SharePoint. Dans ce processus, un membre de site agit comme un proxy pour le participant externe :

1. Incluez l’adresse e-mail du participant externe dans la phase Attribuer à appropriée sur la deuxième page du formulaire d’association.

2. Le flux de travail affecte en fait la tâche du participant externe au membre du site qui démarre le flux de travail ou, si le flux de travail démarre automatiquement, au membre qui a initialement ajouté le flux de travail. Cette personne à qui la tâche est réellement affectée agit comme le proxy pour le participant externe.

3. Ce membre du site reçoit une notification de tâche, avec des instructions pour envoyer une copie de l’élément pour révision au participant externe. (Pendant ce temps, le participant externe reçoit une copie de la notification de tâche, qui peut fonctionner comme une alerte ou une alerte utile.)

4. Le membre du site auquel la tâche est réellement affectée envoie une copie de l’élément au participant externe.

5. Le participant externe examine l’élément et renvoie sa réponse au membre du site.

6. Lorsque la réponse du participant externe arrive, le membre du site termine la tâche dans les produits SharePoint pour le compte du participant externe.

Voici un diagramme du processus.

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Surveiller, ajuster ou arrêter un flux de travail Collecter des commentaires en cours d’exécution

L’emplacement central à partir duquel vous pouvez surveiller, ajuster ou arrêter un workflow en cours d’exécution est la page État du flux de travail pour ce instance du flux de travail.

Tout d’abord, nous allons vous montrer comment accéder à cette page, puis nous allons vous montrer comment utiliser les options et les informations que vous y trouverez. Enfin, nous allons vous montrer deux autres pages où vous pouvez obtenir des informations de surveillance supplémentaires.

Sections de ce segment

1. Accéder à la page État du flux de travail

2. Utiliser la page État du flux de travail pour surveiller la progression du flux de travail

3. Modifier les tâches actives (tâches déjà affectées)

4. Modifier les tâches futures (tâches qui n’ont pas encore été affectées)

5. Annuler ou mettre fin à cette exécution de workflow

6. Déterminer les workflows en cours d’exécution sur un élément

7. Surveiller les flux de travail pour l’ensemble de la collection de sites

1. Accéder à la page État du flux de travail

Dans la liste ou la bibliothèque où se trouve l’élément, cliquez sur le lien En cours pour l’élément et le flux de travail souhaités.

Dans cet exemple, l’élément est le document nommé Brouillon de présentation et le flux de travail est Approbation 3.

La page État du flux de travail s’ouvre.

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2. Utiliser la page État du flux de travail pour surveiller la progression du flux de travail

Ici, sous l’illustration de chaque section de la page État du flux de travail, vous trouverez les questions de surveillance auxquelles la section répond.

Section Informations sur le flux de travail

Questions:

• Qui a démarré cette instance du workflow ?

• Quand cette instance a-t-elle commencé ?

• Quand la dernière action de cette instance s’est-elle produite ?

• Sur quel élément cette instance s’exécute-t-elle ?

• Quelle est la status actuelle de cette instance ?

Section Tâches

Questions:

• Quelles tâches ont déjà été créées et affectées, et quelles sont leurs status actuelles ?

• Quelles tâches ont déjà été effectuées et quel a été le résultat de chacune de ces tâches ?

• Quelle est la date d’échéance de chaque tâche qui a déjà été créée et affectée ?

Les tâches qui ont été supprimées et les tâches qui n’ont pas encore été affectées n’apparaissent pas dans cette section.

Section Historique des flux de travail

Questions:

• Quels sont les événements qui se sont déjà produits dans cette instance du workflow ?

• Notez que les tâches en retard et les notifications de tâches en retard n’apparaissent pas dans cette zone.

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3. Modifier les tâches actives (tâches déjà affectées)

Il existe deux façons de modifier les tâches qui sont déjà attribuées, mais qui ne sont pas encore terminées :

• Modifier une seule tâche active

• Modifier toutes les tâches actives

Modifier une seule tâche active

Autorisations Pour apporter toute modification à une seule tâche qui est affectée à une personne autre que vous-même, vous devez disposer de l’autorisation Gérer les listes. (Le groupe Propriétaires dispose de l’autorisation Gérer les listes par défaut ; ce n’est pas le cas du groupe Membres et des groupes Visiteurs. Il est donc possible, par exemple, d’avoir des autorisations qui vous permettent de démarrer un workflow, mais pas d’apporter des modifications à la tâche d’un autre participant.)

Si vous disposez des autorisations nécessaires :

1. Dans la page État du flux de travail, cliquez sur le titre de la tâche dans la liste Tâches .
   

2. Utilisez le formulaire de tâche pour terminer, supprimer ou réaffecter la tâche, ou pour demander une modification de l’élément.

Pour obtenir des instructions plus détaillées sur l’utilisation du formulaire de tâche, consultez le segment COMPLETE de cet article.

Modifier toutes les tâches actives

Autorisations Les quatre liens de commande dans l’illustration suivante s’affichent dans la page État du flux de travail de toute personne disposant de l’autorisation Gérer les listes. Les trois premiers liens apparaissent sur la page de la personne qui a démarré le flux de travail instance, mais le lienTerminer ce flux de travailn’apparaîtpas, sauf si cette personne dispose également de l’autorisation Gérer les listes. (Là encore, le groupe Propriétaires dispose de l’autorisation Gérer les listes par défaut; ce n’est pas le cas du groupe Membres et des groupes Visiteurs.)

1. Dans la page État du flux de travail, dans la zone juste en dessous de la visualisation du flux de travail, cliquez sur le lien Mettre à jour les tâches actives de Collecter des commentaires .

2. Apportez vos modifications dans le formulaire qui s’ouvre, puis cliquez sur OK.

   • Les messages reflétant vos modifications sont envoyés aux personnes auxquelles des tâches sont actuellement affectées dans cette exécution.

   • Les tâches déjà terminées ou supprimées, et les tâches qui ne sont pas encore affectées, nesontpas affectées par les modifications que vous apportez dans ce formulaire.

   • Si vous souhaitez apporter des modifications aux tâches qui n’ont pas encore été affectées, consultez la section suivante dans ce segment, Modifier les tâches futures.

     

1. Lorsque vous avez tous les champs dans le formulaire comme vous le souhaitez, cliquez sur OK.

Toutes les tâches actives dans le instance actuel sont mises à jour.

Haut du segment

4. Modifier les tâches futures (tâches qui ne sont pas encore affectées)

Autorisations Les quatre liens de commande dans l’illustration suivante s’affichent dans la page État du flux de travail de toute personne disposant de l’autorisation Gérer les listes. Les trois premiers liens apparaissent sur la page de la personne qui a démarré le flux de travail instance, mais le lienTerminer ce flux de travailn’apparaît pas, sauf si cette personne dispose également de l’autorisation Gérer les listes. (Là encore, le groupe Propriétaires dispose de l’autorisation Gérer les listes par défaut; ce n’est pas le cas du groupe Membres et des groupes Visiteurs.)

1. Dans la page État du flux de travail, dans la zone juste en dessous de la visualisation du flux de travail, cliquez sur le lien Ajouter ou mettre à jour des réviseurs de Collecter des commentaires .

2. Apportez vos modifications dans le formulaire qui s’ouvre, puis cliquez sur METTRE À JOUR.

   Remarque : Les tâches déjà créées et affectées ne sont pas affectées par les modifications que vous apportez dans ce formulaire.

1. Lorsque vous avez tous les champs dans le formulaire comme vous le souhaitez, cliquez sur OK.

Toutes les tâches futures de la instance actuelle reflèteront vos modifications.

Haut du segment

5. Annuler ou mettre fin à cette exécution de workflow

Il existe deux façons d’arrêter un workflow en cours d’exécution instance avant son achèvement normal :

• Annuler le flux de travail    Toutes les tâches sont annulées, mais sont conservées dans la zone Tâches de la page État du flux de travail.

• Mettre fin à ce flux de travail    Toutes les tâches sont annulées et supprimées de la zone Tâches de la page État du flux de travail. (Toutefois, elles sont toujours reflétées dans la zone Historique du flux de travail.)

Les instructions pour les deux méthodes suivent.

Annuler (toutes les tâches annulées mais conservées dans la liste des tâches et l’historique)

Autorisations Les quatre liens de commande dans l’illustration suivante s’affichent dans la page État du flux de travail de toute personne disposant de l’autorisation Gérer les listes. Les trois premiers liens apparaissent sur la page de la personne qui a démarré le flux de travail instance, mais le lienTerminer ce flux de travailn’apparaîtpas, sauf si cette personne dispose également de l’autorisation Gérer les listes. (Là encore, le groupe Propriétaires dispose de l’autorisation Gérer les listes par défaut; ce n’est pas le cas du groupe Membres et des groupes Visiteurs.)

Si le instance actuel d’un workflow n’est plus nécessaire ou souhaité, il peut être arrêté.

• Dans la page État du flux de travail, dans la zone juste en dessous de la visualisation du flux de travail, cliquez sur le lien Annuler toutes les tâches de collecte de commentaires .

Toutes les tâches en cours sont annulées et le flux de travail se termine par un status annulé. Les tâches annulées sont toujours répertoriées à la fois dans la zone Tâches et dans la zone Historique du flux de travail .

Terminer (toutes les tâches supprimées de la liste des tâches, mais conservées dans l’historique)

Autorisations Les quatre liens de commande dans l’illustration suivante s’affichent dans la page État du flux de travail de toute personne disposant de l’autorisation Gérer les listes. Les trois premiers liens apparaissent sur la page de la personne qui a démarré le flux de travail instance, mais le lienTerminer ce flux de travailn’apparaîtpas, sauf si cette personne dispose également de l’autorisation Gérer les listes. (Là encore, le groupe Propriétaires dispose de l’autorisation Gérer les listes par défaut; ce n’est pas le cas du groupe Membres et des groupes Visiteurs.)

Si une erreur se produit ou si le flux de travail s’arrête et ne répond pas, il peut être mis fin.

• Dans la page État du flux de travail, dans la zone juste en dessous de la visualisation du flux de travail, cliquez sur le lien Terminer ce flux de travail .

Toutes les tâches créées par le flux de travail sont annulées et supprimées de la zone Tâches de la page État du flux de travail, bien qu’elles soient toujours reflétées dans la zone Historique du flux de travail . Le flux de travail se termine par un status annulé.

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6. Déterminer les workflows en cours d’exécution sur un élément

Dans la page Flux de travail de n’importe quel élément, vous trouverez la liste des flux de travail en cours d’exécution sur cet élément.

1. Accédez à la liste ou à la bibliothèque dans laquelle l’élément est stocké.

2. Cliquez sur l’icône située devant le nom de l’élément pour sélectionner l’élément, puis, sous l’onglet Fichiers du ruban, dans le groupe Flux de travail , cliquez sur Flux de travail.

3. Dans la page Flux de travail : Nom de l’élément , sous Flux de travail en cours d’exécution, vous trouverez la liste des instances de flux de travail en cours d’exécution sur l’élément.

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7. Surveiller les flux de travail pour l’ensemble de la collection de sites

Les administrateurs de collection de sites peuvent afficher en un coup d’œil :

• Le nombre de flux de travail basés sur chaque modèle de flux de travail existe actuellement dans la collection de sites.

• Indique si chaque modèle de workflow est actuellement actif ou inactif dans la collection de sites.

• Nombre d’instances de versions de workflow basées sur chaque modèle de workflow en cours d’exécution dans la collection de sites.

Voici comment procéder :

1. Ouvrez la page d’accueil de la collection de sites (et non la page d’accueil d’un site ou d’un sous-site au sein de la collection).

2. Cliquez sur l’icône Paramètres , puis cliquez sur Paramètres du site.

3. Dans la page Paramètres du site, sous Administration du site, cliquez sur Flux de travail.

La page Flux de travail s’ouvre et affiche les informations.

Quelles sont les prochaines étapes ?

S’il s’agit de la première fois que cette version de workflow s’exécute, vous pouvez utiliser les instructions du segment RÉVISION de cet article pour afficher les événements dans le instance et découvrir si le flux de travail fonctionne comme vous le souhaitez.

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Consultez Collecter les résultats du flux de travail de commentaires et créer des rapports

Une fois votre instance de workflow terminée, vous pouvez passer en revue les événements enregistrés dans son historique. (Vous pouvez accéder à l’enregistrement pour n’importe quel instance pendant 60 jours après la fin de l’instance.)

Vous pouvez également exécuter des rapports sur les performances globales du workflow entre les instances.

Sections de ce segment

1. Passer en revue les événements de la instance la plus récente

2. Accéder à l’historique instance jusqu’à 60 jours

3. Créer des rapports de performances de flux de travail

1. Passer en revue les événements de la instance la plus récente

Tant qu’un élément reste dans la même liste ou bibliothèque, et tant que le même flux de travail n’est pas réexécuter sur ce même élément, l’historique des instance les plus récents est accessible à partir de la liste ou de la bibliothèque.

Pour afficher la page État du flux de travail pour les instance les plus récentes d’un flux de travail exécuté sur n’importe quel élément :

• Dans la liste ou la bibliothèque où se trouve l’élément, cliquez sur le lien status pour l’élément et le flux de travail souhaités.

Dans cet exemple, l’élément est le document intitulé Brouillon de présentation et le flux de travail est Approbation du nouveau document.

Dans la page État du flux de travail, la section Historique du flux de travail se trouve en bas.

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2. Accéder à l’historique instance jusqu’à 60 jours

Que se passe-t-il si vous souhaitez consulter l’historique d’un instance après avoir réexécuté le même workflow sur le même élément ?

En fait, vous pouvez le faire pendant jusqu’à 60 jours, à partir de l’un des deux points d’entrée : la liste ou la bibliothèque, ou la notification d’achèvement du flux de travail. (Soixante jours correspond à la durée pendant laquelle les produits SharePoint conservent l’historique des tâches pour les flux de travail.)

À partir de la liste ou de la bibliothèque

1. Accédez à la liste ou à la bibliothèque dans laquelle l’élément est stocké.

2. Cliquez sur l’icône située devant le nom de l’élément pour sélectionner l’élément, puis, sous l’onglet Fichiers du ruban, dans le groupe Flux de travail , cliquez sur Flux de travail.

3. Dans la page Flux de travail : Nom de l’élément, sous Flux de travail terminés, cliquez sur le nom ou le status du instance de flux de travail que vous souhaitez examiner.
   
   La page État du flux de travail de cette instance s’ouvre.

À partir de la notification d’achèvement du flux de travail

• Ouvrez la notification d’achèvement du flux de travail pour le instance que vous souhaitez examiner, puis cliquez sur le lien Afficher l’historique du flux de travail.

La page État du flux de travail de cette instance s’ouvre.

Pour conserver toutes vos notifications d’achèvement, vous pouvez créer une règle Outlook. Configurez la règle pour copier tous les messages entrants dont le texte est terminé dans la ligne Objet dans leur propre dossier distinct. (Assurez-vous que votre règle Outlook copie les messages entrants et ne les déplace pas simplement, sinon ils n’apparaissent pas également dans votre boîte de réception.) Pour en savoir plus sur la création de règles Outlook, consultez l’article Gérer les messages électroniques avec des règles.

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3. Créer des rapports de performances de flux de travail

Pour savoir comment l’une de vos versions de workflow fonctionne de manière générale, au fil du temps et sur plusieurs instances, vous pouvez créer l’un ou l’autre des deux rapports prédéfinis :

• Rapport de durée d’activité    Utilisez ce rapport pour voir les moyennes du temps nécessaire à l’exécution de chaque activité au sein d’un workflow, ainsi que le temps nécessaire à chaque exécution ou instance de ce flux de travail.

• Rapport d’annulation et d’erreurs    Utilisez ce rapport pour voir si un flux de travail est fréquemment annulé ou rencontre des erreurs avant l’achèvement.

Créer les rapports disponibles pour un workflow

1. Dans la liste ou la bibliothèque, dans la colonne État de ce flux de travail, cliquez sur n’importe quel lien d’informations status.
   

2. Dans la page État du flux de travail, sous Historique du flux de travail, cliquez sur Afficher les rapports de flux de travail.
   

3. Recherchez le flux de travail pour lequel vous souhaitez afficher un rapport, puis cliquez sur le nom du rapport que vous souhaitez afficher.
   

4. Dans la page Personnaliser, conservez ou modifiez l’emplacement où le fichier de rapport sera créé, puis cliquez sur OK.
   
   Le rapport est créé et enregistré à l’emplacement spécifié.

5. Une fois le rapport terminé, vous pouvez cliquer sur le lien indiqué dans l’illustration suivante pour l’afficher. Sinon, cliquez sur OK pour terminer et fermer la boîte de dialogue. (Plus tard, lorsque vous serez prêt à afficher le rapport, vous le trouverez à l’emplacement que vous avez spécifié à l’étape précédente.)
   

Quelles sont les prochaines étapes ?

Si votre workflow fonctionne comme vous le souhaitez, vous êtes prêt à l’utiliser.

Si vous souhaitez modifier quelque chose sur son fonctionnement, consultez le segment CHANGE de cet article.

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Modifier, désactiver ou supprimer un workflow de collecte de commentaires

Après avoir exécuté la première instance de votre nouveau flux de travail Collecter des commentaires et passé en revue les résultats, vous pouvez apporter une ou plusieurs modifications à la façon dont le flux de travail est configuré.

En outre, vous pouvez souhaiter à différents moments à l’avenir apporter d’autres modifications à la configuration.

Enfin, vous pouvez à un moment donné souhaiter désactiver le flux de travail pendant une période plus courte ou plus longue, mais pas le supprimer, ou vous pouvez, en effet, choisir de le supprimer entièrement.

Sections de ce segment

1. Modifier les paramètres permanents d’un workflow

2. Désactiver ou supprimer un workflow

1. Modifier les paramètres permanents d’un flux de travail

Pour apporter des modifications permanentes aux paramètres d’un flux de travail existant, ouvrez et modifiez le formulaire d’association qui a été utilisé à l’origine pour l’ajouter.

Si le flux de travail s’exécute dans une seule liste ou bibliothèque

1. Ouvrez la liste ou la bibliothèque dans laquelle le workflow s’exécute.

2. Dans le ruban, cliquez sur l’onglet Liste ou Bibliothèque .

   Remarque : Le nom de l’onglet peut varier selon le type de liste ou de bibliothèque. Par exemple, dans une liste de calendriers, cet onglet est nommé Calendrier.

3. Dans le groupe Paramètres , cliquez sur Paramètres du flux de travail.

4. Dans la page Paramètres du flux de travail, sous Nom du flux de travail (cliquez pour modifier les paramètres), cliquez sur le nom du flux de travail pour lequel vous souhaitez modifier les paramètres.

   Remarque : Si le flux de travail Collecter les commentaires souhaité n’apparaît pas dans la liste, il peut être associé à un seul type de contenu. Les flux de travail qui apparaissent dans cette liste sont contrôlés par le contrôle Afficher les associations de flux de travail de ce type , situé juste au-dessus de la liste. (Voir l’illustration.) Cliquez sur les options content-type dans le menu déroulant pour découvrir laquelle affiche le flux de travail souhaité. Lorsque le flux de travail souhaité s’affiche dans la liste, cliquez sur son nom.

5. Dans le même formulaire d’association de deux pages que celui utilisé à l’origine pour ajouter le flux de travail, effectuez et enregistrez les modifications souhaitées.

   Pour plus d’informations sur les champs et les contrôles du formulaire d’association, consultez le segment PLAN et le segment ADD approprié (liste/bibliothèque ou collection de sites) de cet article.

Si le flux de travail s’exécute dans toutes les listes et bibliothèques de la collection de sites

1. Ouvrez la page d’accueil de la collection de sites (et non la page d’accueil d’un site ou d’un sous-site au sein de la collection).

2. Cliquez sur l’icône Paramètres , puis cliquez sur Paramètres du site.

3. Dans la page Paramètres du site, sous Galeries, cliquez sur Types de contenu de site.

4. Dans la page Types de contenu de site, cliquez sur le nom du type de contenu de site sur lequel le flux de travail s’exécute.

5. Dans la page du type de contenu sélectionné, sousParamètres, cliquez surParamètres du flux de travail.

6. Dans la page Paramètres du flux de travail, sous Nom du flux de travail (cliquez pour modifier les paramètres), cliquez sur le nom du flux de travail pour lequel vous souhaitez modifier les paramètres.

7. Dans le même formulaire d’association de deux pages que celui utilisé à l’origine pour ajouter le flux de travail, effectuez et enregistrez les modifications souhaitées.

   Pour plus d’informations sur les champs et les contrôles du formulaire d’association, consultez le segment PLAN et le segment ADD approprié (liste/bibliothèque ou collection de sites) de cet article.

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2. Désactiver ou supprimer un workflow

Si le flux de travail s’exécute dans une seule liste ou bibliothèque

1. Ouvrez la liste ou la bibliothèque dans laquelle le workflow s’exécute.

2. Dans le ruban, cliquez sur l’onglet Liste ou Bibliothèque .

   Remarque : Le nom de l’onglet peut varier selon le type de liste ou de bibliothèque. Par exemple, dans une liste de calendriers, cet onglet est nommé Calendrier.

3. Dans le groupe Paramètres , cliquez sur Paramètres du flux de travail.

4. Dans la page Paramètres du flux de travail, cliquez sur le lien Supprimer un flux de travail .
   

5. Utilisez le formulaire de la page Supprimer les flux de travail pour désactiver, réactiver ou supprimer des flux de travail.
   

Le formulaire comporte cinq colonnes :

• Workflow    Nom du flux de travail.

• Cas    Nombre d’instances du workflow en cours d’exécution sur les éléments.

• Permettre    Option qui permet au flux de travail de continuer à fonctionner normalement.

• Aucune nouvelle instance    Option qui autorise l’exécution de toutes les instances du flux de travail en cours d’exécution, mais désactive le flux de travail en le rendant indisponible pour exécuter de nouvelles instances. (Cette action est réversible. Pour réactiver le flux de travail ultérieurement, revenez à cette page et sélectionnez Autoriser.)

• Supprimer    Option qui supprime complètement le flux de travail de la liste ou de la bibliothèque. Toutes les instances en cours d’exécution sont immédiatement arrêtées et la colonne de ce flux de travail n’apparaît plus sur la page de la liste ou de la bibliothèque. (Cette action n’estpas réversible.)

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Si le flux de travail s’exécute dans toutes les listes et bibliothèques de la collection de sites

1. Ouvrez la page d’accueil de la collection de sites (et non la page d’accueil d’un site ou d’un sous-site au sein de la collection).

2. Cliquez sur l’icône Paramètres , puis cliquez sur Paramètres du site.

3. Dans la page Paramètres du site, sous Galeries, cliquez sur Types de contenu de site.

4. Dans la page Types de contenu de site, cliquez sur le nom du type de contenu de site sur lequel le flux de travail s’exécute.

5. Dans la page du type de contenu sélectionné, sousParamètres, cliquez sur Paramètres du flux de travail.

6. Dans la page Paramètres du flux de travail, cliquez sur le lien Supprimer un flux de travail .

7. Utilisez le formulaire de la page Supprimer les flux de travail pour désactiver, réactiver ou supprimer des flux de travail.
   

Le formulaire comporte cinq colonnes :

• Workflow    Nom du flux de travail.

• Cas    Nombre d’instances du workflow en cours d’exécution sur les éléments.

• Permettre    Option qui permet au flux de travail de continuer à fonctionner normalement.

• Aucune nouvelle instance    Option qui autorise l’exécution de toutes les instances du flux de travail en cours d’exécution, mais désactive le flux de travail en le rendant indisponible pour exécuter de nouvelles instances. (Cette action est réversible. Pour réactiver le flux de travail ultérieurement, revenez à cette page et sélectionnez Autoriser.)

• Supprimer    Option qui supprime complètement le flux de travail de la collection de sites. Toutes les instances en cours d’exécution sont immédiatement arrêtées et la colonne de ce flux de travail n’apparaît plus sur la page de la liste ou de la bibliothèque. (Cette action n’estpas réversible.)

Quelles sont les prochaines étapes ?

Si vous avez apporté des modifications, exécutez un test instance du workflow pour double case activée les effets des modifications.

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Personnalisation supplémentaire

Il existe un large éventail de façons de personnaliser davantage les flux de travail inclus avec les produits SharePoint.

Vous pouvez même créer des flux de travail personnalisés à partir de zéro.

Vous pouvez utiliser tout ou partie des programmes suivants :

• Microsoft SharePoint Designer 2013    Personnalisez les formulaires, les actions et les comportements de flux de travail.

• Microsoft Visual Studio    Créez vos propres actions de workflow personnalisées.

Pour plus d’informations, consultez le système d’aide MSDN (Microsoft Software Developer Network).

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