|
|
Olet tehnyt projektin aikatauluun muutoksia, ja nyt päättymispäivä on liian myöhään. Voit korjata projektin päättymispäivämäärää säätämällä siihen eniten vaikuttavia tehtäviä. Nämä tehtävät sijaitsevat projektin kriittisellä polulla. Lisää artikkeleita projektinhallinnan oppaiden sarjassa on kohdassa Projektin suunnittelu. |
Projektinhallintavinkkejä ennen aloittamista
Kun teet muutoksia aikatauluun, ota huomioon kolme tekijää: projektin kustannukset, toimitusten laajuus ja aika. Nämä tekijät esitetään usein kolmiona. Et voi muuttaa yhtä kolmion pistettä ilman, että se vaikuttaa myös muihin pisteisiin.
Seuraavassa on esimerkkejä siitä, mitä tämä tarkoittaa projektin päättymispäivän kannalta.
-
Kun aikaistat projektin päättymispäivämäärää, kustannukset saattavat nousta ja laajuus pienentyä.
-
Jos et aio muuttaa projektin kustannuksia, aikataulu saattaa pidentyä ja laajuus pienentyä.
-
Jos kasvatat laajuutta tai toimitusten lukumäärää, projekti voi viedä enemmän aikaa ja olla kalliimpi ylimääräisten työntekijöiden tai resurssien vuoksi.
Jos sinulla ei vielä ole kokemusta projektinhallinnasta Jotakin menee yleensä pieleen, vaikka suunnittelisit projektin kuinka hyvin tahansa. Yritä tunnistaa ongelmat jo nyt eikä vasta myöhemmin, kun ne saattavat olla paljon hankalampia.
Seuraavilla keinoilla pääset alkuun projektin seurannassa ja säätämisessä.
-
Tärkeimpien tehtävien tarkasteleminen ensin Jotkin tehtävät ovat muita tärkeämpiä projektin ongelmia ratkaistaessa. Aikatauluun vaikuttavat eniten kriittiset tehtävät, ja niihin on kiinnitettävä eniten huomiota.
-
Oikean näkymän valitseminen projektille Project sisältää useita näkymiä ja raportteja, joiden avulla voit selvittää projektin ongelmia. Yksinkertaisissa projekteissa voit pitää projektin päättymispäivää silmällä Gantt-kaavion avulla. Monimutkaisissa projekteissa voit tarkistaa varianssitaulukot tai ansaitun arvon raportit.
-
Viikoittaisten tilanneraporttien pyytäminen Ryhmän jäsenten ei ole helppo lähettää tilanneraportteja työn edistymisestä. Eräs yksinkertainen tapa saada tilanneraportteja on järjestää viikoittaisia työryhmäkokouksia. Tilanneraporttien kerääminen useammin kuin kerran viikossa voi olla haitallista.
Jos olet kokenut projektipäällikkö Olet toiminut projektipäällikkönä pitkään, mutta nyt edessäsi on projekti, jota sinun on seurattava tarkasti pysyäksesi budjetissa.
Lisäksi projektin rahoittaja haluaa johtoryhmän raportit kuukausittain.
Seuraavilla keinoilla pääset alkuun projektin seurannassa, raportoinnissa ja säätämisessä.
-
Projektin perusaikataulun luominen Tallenna aikataulun luomisen jälkeen perusaikatauluversio. Perusaikataulu on projektin alkuperäinen versio, jota voit käyttää tehtävien edistymisen vertailussa.
-
Oikean näkymän valitseminen projektille Project sisältää useita näkymiä ja raportteja, joiden avulla voit selvittää projektin ongelmia. Kun projektit monimutkaistuvat, voit tarkastella ongelmia varianssitaulukoiden tai ansaitun arvon raporttien kautta.
-
Viikoittaisten tilanneraporttien pyytäminen Projektien monimutkaistuessa voit kerätä viikoittaisia tilanneraportteja kehittyneemmillä menetelmillä. Ryhmän jäsenet voivat lisätä tilatiedot SharePoint-tehtäväluetteloon, jonka voi synkronoida Microsoft Projectin kanssa. Jos käytössäsi on Project Professional, voit myös kerätä ryhmäsi tilanneraportteja Project Web Appin avulla. Tilanneraporttien kerääminen useammin kuin kerran viikossa voi olla haitallista.
-
Ansaitun arvon analyysin ymmärtäminen Ansaitun arvon analyysi auttaa määrittämään, eteneekö projekti aikataulun mukaisesti.
Projektin seuranta
|
Voit selvittää ongelmakohtia tarkastelemalla ryhmän jäsenten tehtäväpäivityksiä. Voit seurata etenemistä nopeasti Gantt-kaavion avulla tai käyttää kehittynyttä ansaitun arvon analyysiä. Näin näet, etenevätkö projektin työt odotetusti. |
|
|
Projektin aikataulun hahmottaminen tehtävän ajoitustiedot näyttämällä |
Lue, miten projektisi ajoitetaan. Näet, miten tehtävän aikataulun muutokset vaikuttavat projektin valmistumispäivään. |
|
Näytä tehtävät, joilla on suurin vaikutus projektin päättymispäivään. Tarkastele ensin näitä tehtäviä, kun korjaat aikataulun ongelmia. |
|
|
Tunnista ongelmakohdat ja tee muutoksia aikatauluun Projectin näkymien ja raporttien avulla. |
|
|
Jos haluat aloittaa seurannan uudestaan, luo tulevan kehityksen seuraamista varten uusi perusaikataulu. |
|
|
Voit luoda ja mukauttaa graafisia raportteja projektin etenemisestä. Voit tarkastella näitä raportteja Projectissa tai viedä ne muihin sovelluksiin, kuten PowerPointiin, Wordiin tai Exceliin. |
|
|
Ansaitun arvon avulla voit vastata kysymyksiin, kuten "Katsomalla tähän mennessä projektin tähänastista työmäärää, kuinka paljon rahaa meidän olisi pitänyt käyttää?" tai "Valmistuuko ajoissa?" |
Ongelmien ratkaiseminen
|
Valitse päivämäärä, joka alkaa tai päättyy päivämääränä, joka on aiempi kuin nykyisen suunnitelman päivämäärä. Jos tämä on vaihtoehto projektille, yritä muuttaa alkamispäivä ensin. |
|
|
Lyhennä tehtävien kestoja päättymispäivämäärän aikaistamiseksi. Varmista, että lyhennät kriittisten tehtävien kestoja, sillä niillä on suurin vaikutus projektin päättymispäivämäärään. |
|
|
Jos työntekijöillä on liian monta tehtävää samaan aikaan, voit antaa Projectin jakaa työt tasaisemmin resurssivarauksia tasaamalla. |
|
|
Voit jakaa yksittäisen tehtävän, jos se koostuu useista elementeistä, joita voidaan käsitellä samanaikaisesti eri resursseilla. Jos jaat kriittisen polun tehtävän näihin eri elementteihin eri varauksilla, voit ehkä täyttää päättymispäivämäärän. |
|
|
Voit siirtää lisää henkilöitä tehtäviin, jotka siirtävät päättymispäivää. |
|
|
Henkilöiden poistaminen tehtävistä on toinen tapa aikaistaa projektin päättymispäivää. Liian monen henkilön tai väärien henkilöiden varaaminen tehtävään voi luoda viestintäongelmia, jotka pidentävät tehtävän kestoa. |
|
|
Voit aikaistaa projektin päättymispäivää muuttamalla henkilöiden työkalentereita. Voit lisätä henkilöiden aikatauluihin työpäiviä tai teettää heillä ylitöitä. |
|
|
Pyydä asiantuntijoilta vastauksia Projectiin liittyviin kysymyksiin. Answers.com-sivuston Project-keskustelupalstalla on kokeneita käyttäjiä sekä Projectin konsultteja, jotka voivat vastata kysymyksiin. |
|
|
Kun olet tehnyt muutoksia henkilön aikatauluun, kerro niistä, jotta tieto ei häviä. |
|
|
Kaikki projektiin tehtävät muutokset vaikuttavat aikaan, rahaan tai laajuuteen. Joudut tasapainoilemaan näiden tekijöiden kanssa päivittäin, jotta onnistut pitämään projektisuunnitelman oikeassa aikataulussa. Opettele työskentelemään näiden rajoitusten kanssa. |
|
|
Kun Project muuttaa aikatauluasi, tehtävät saattavat siirtyä odottamattomasti. Ymmärrätkö suuren "Miksi?" Projectin tehokkaan ajoitusmoduulin takana. |
