|
|
Projektitietojen välittäminen on usein vaikeaa, olipa kyse sitten tilatietojen hankkimisesta tiimiltä tai projektin tilan ilmoittamisesta johtajille. Opi, milloin ja miten projektitietoja voidaan viestiä ja raportoida. Muutoin tehokas yhteistyö kärsii ja projektin onnistuminen voi olla vaarassa. Muita projektinhallinnan opassarjaan liittyviä artikkeleja on ohjeaiheessa Projektinhallinnan suunnittelu. |
Projektinhallintavinkkejä ennen aloittamista. . .
-
Sidosryhmien luetteloiminen Selvitä ennen projektin aloittamista, keitä sidosryhmät ovat. Yksi varma tapa viivyttää projektia on unohtaa kriittinen sidosryhmä, jolla on go/no go -vaikutus projektiisi.
-
Viestintäsuunnitelman saaminen ajoissa Suunnittele projektiin viestintästrategioita ja -prosesseja ennen projektin alkamista. Vielä parempi on, että viestintäprosessit näkyvät projektin ensimmäisillä riveillä tehtäväna, jotta tästä yhteistyön kriittisestä osasta tulee kaikkien sitoutuminen.
-
Viestintä usein Tehtävän tilatietojen kerääminen kerran viikossa on suunnilleen oikea ratkaisu ongelmien ratkaisuun ennen niiden kärjistymistä. Jos viestit useammin, työryhmän jäsenet saattavat lopettaa päivitysten lähettämisen, koska niiden valmisteluun on aikaa.
-
Ongelmien etsiminen Jos kaikki näyttää menevän hyvin, koska et ole kuullut mitään negatiivista, olet todennäköisesti menossa kohti ongelmia. Parhaillakin projekteilla on ongelmia. Sinun tehtäväsi on etsiä ne, ennen kuin ne kasvavat suuremmiksi ongelmiksi.
-
Käytä asianmukaista tekniikkaa Tutustu työryhmän jäsenen ja sidosryhmien viestintätarpeisiin. Esimerkiksi työryhmän jäsenet, jotka raportoivat tehtävän tilasta, saattavat haluta käyttää sähköpostia tai Project Online, kun taas johtohenkilö voi haluta hyvin esitellyn kaavion tai Pivot-taulukon. Seuraavassa on luettelo ohjelmista, joiden avulla voit auttaa viestinnässä.
|
Sovellus |
Hyvät puolet |
Huonot puolet |
|---|---|---|
|
Project |
|
|
|
Project Online |
|
|
|
Excel |
|
|
|
Word |
|
|
|
SharePoint |
|
|
|
PowerPoint |
|
|
|
Visio |
|
|
|
Microsoft Teams |
|
|
Projektitietojen välittäminen
|
Jos työryhmäsi käyttää Project Online, lataa tehtävän tilapäivitykset palvelimelta, ennen kuin kerrot työryhmälle projektin edistymisestä. |
|
|
Aikataulun etenemisen seuranta, yksinkertaisesta tavasta vaativaan |
Edistymisen seuraamiseen on yksinkertaisia tapoja, ja on monimutkaisempiakin tapoja. Etsi tapa, joka sopii parhaiten projektille ja työryhmälle. |
|
Ansaitun arvon tietojen kerääminen on edistyneempi mutta erittäin tehokas askel kohti projektin suorituskyvyn hyvien ja huonojen tietojen löytämistä. Sidosryhmät haluavat nähdä tästä hankkimiasi korkean tason tietoja. |
|
|
Projectin avulla voit luoda ja mukauttaa näyttäviä graafisia raportteja haluamistasi projektitiedoista käyttämättä muita ohjelmistoja. Kun työskentelet projektin parissa, raportit muuttuvat vastaamaan uusimpia tietoja – manuaalisia päivityksiä ei tarvita! |
|
|
Työryhmän jäsenet voivat tarkastella aikataulua ja päivittää työnsä SharePointissa, ja näet muutokset Projectissa. Ja päinvastoin. |
|
|
Projektitietojen välittäminen Microsoft 365 avulla. Tarvitset vain tietokoneen, jossa on Internet-yhteys, niin voit työstää tiedostojasi Wordin, Excelin, PowerPointin tai OneNoten täysien versioiden avulla missä vain. |
|
|
Kun teet muutoksia tehtäviin, julkaise muutokset Project Online, jotta kaikilla on oikeat tiedot jatkaa työtään. |
|
|
Jos henkilöt eivät pääse kokoukseen, jaa projektitiedot Teamsin avulla. Jaa projektisuunnitelmia jakamalla PowerPoint-dioja, Excel-taulukoita tai OneNote-muistikirjaa. Ihmiset voivat osallistua verkkokokouksiin toimistossaan, kotonaan tai mobiililaitteellaan. |
Palaa ohjeaiheeseen Projektinhallinnan suunnittelu
