Projektikolmio

Tämän artikkelin sisältö

• Aika + raha + laajuus = laatu

• Tiedä, mitä et voi muuttaa

• Aikataulun optimointi

• Budjetin optimointi

• Laajuuden optimointi

• Lisätietoja projektinhallinnasta

Aika + raha + laajuus = laatu

Projektikolmio tunnetaan myös "rautakolmiona" ja vähemmän runollisesti "kolmoisrajoituksina". Kutsut sitä miksi tahansa, se on sama asia: Et voi muuttaa projektin budjettia, aikataulua tai laajuutta vaikuttamatta vähintään yhteen kahdesta muusta osasta

Esimerkkejä siitä, miten se toimii:

• Jos haluat tuoda valmistumispäivä (aikaa), voit käyttää enemmän resursseja (rahaa) työn suorittamiseen nopeammin tai leikata ominaisuuksia (laajuus), jotta työtä on vähemmän ennen uutta määräaikaa.

• Jos haluat saada projektin valmiiksi budjetissa (kustannuksissa), voit poistaa ylityöt ja viimeistellä projektin myöhemmin (aika) tai leikata ominaisuuksia (laajuus).

• Jos haluat lisätä ominaisuuksia tuotteeseen (laajuus), voit pidentää määräaikaa uuden työn (ajan) varaamiseksi tai lisätä henkilöitä, jotta saat sen tehtyä nopeammin (kustannukset). Voit myös tehdä molemmat!

Laatu on projektikolmion neljäs osa. Se sijaitsee keskellä, jossa mikä tahansa muutos mihin tahansa puoleen vaikuttaa siihen.

Jos olet esimerkiksi aikataulusta edellä, voit ehkä korvata leikatut ominaisuudet tai varata enemmän aikaa olemassa oleville tehtäville. Tämän lisäajan ja -laajuuden ansiosta lopputulos voi olla parempi tuote.

Yksi keskeinen seikka: Laadulle ei ole olemassa yleistä standardia. Missä tahansa projektissa laatu määritetään itse projektissa. Joillekin yrityksille projektin pitäminen budjetissa on tärkein laadun mittari. Toisille sen saaminen markkinoille ajoissa on tärkeämpää. Projektipäällikön on tiedettävä, miten laatu määritetään organisaatiolle ja tietylle projektille.

Edellisessä esimerkissä voit yksinkertaisesti viimeistellä tuotteen aikaisin vähemmillä ominaisuuksilla ja saada sen markkinoille ennen kilpailijoitasi. Tämä voi olla projektin laadun määritelmä yrityksessäsi.

Sivun alkuun

Tiedä, mitä et voi muuttaa

Useimmissa projekteissa kolmion ainakin toinen puoli on kiinnitetty paikalleen. Et voi muuttaa sitä.

Ehkä talousarviosta ei neuvotella. (Kuulostaako tutulta?) Tai ehkä tuotteen on ehdottomasti oltava myynnissä tiettyyn päivämäärään mennessä. Ehkä molemmat ovat totta.

Usein projektin kiinteät elementit määräytyvät projektipäällikön yläpuolelta, mutta eivät aina. Joskus on harteillasi päättää, mikä elementti on projektin menestyksen kannalta tärkein. Ja sinun on todella oltava selvillä tästä, kun ongelmia tulee näkyviin (ja ne tulevat aina näkyviin).

Kun ongelma ilmenee kiinteällä puolella, toimintatapa on usein selvä. Jos esimerkiksi huomaat, että ohjelmisto-ominaisuuden suorittaminen kestää ennustettua kauemmin ja olet allekirjoittanut sopimuksen, jonka mukaan kyseinen ominaisuus (laajuus) toimitetaan, sinun on joko siirrettävä päättymispäivä tai lisättävä resursseja, jotta voit viimeistellä sen ajoissa.

Jos korjattu puoli ja ongelman puoli ovat erilaiset, älä luovuta. Se on projektikolmion kauneus; On aina tilaa tehdä muutoksia Esimerkiksi jos projektin on valmistuttava ajoissa ja sen laajuus on kasvanut, voit silti mukauttaa kustannuksia lisäämällä resursseja.

Jos kolmion kaikki kolme puolta ovat jumissa, älä panikoi. Projekti voi olla vaikeuksissa, mutta ainakin tiedät, että se on vaikeuksissa ja että sinulla on hyvä lähtökohta miettiä uudelleen projektin tavoitteita tai laatustandardeja.

Sivun alkuun

Aikataulun optimointi

Ennemmin tai myöhemmin kohtaat projektin, jonka on määrä ylittää joustamaton määräaika.

Varma tapa lyhentää aikataulua on lyhentää kriittinen polku, tehtäväsarjaa, jonka viimeinen tehtävä päättyy projektin päättymispäivänä. Muiden tehtävien muuttaminen ei ehkä lyhennä aikataulua, mutta kriittisten polkutehtävien muuttaminen lyhentää aikataulua. Voit lyhentää kriittistä polkua seuraavasti:

• Lyhentää tehtävän kestoa (pienentää laajuutta tai lisätä resursseja).

• Aikataulun nopeuttaminen: Päällekkäiset tehtävät, jotta käyttäjät voivat työstää niitä samanaikaisesti (resurssien lisääminen). Tätä taktiikkaa käytetään parhaiten lähempänä projektin alkua.

• Aikataulun kaatuminen: Resurssien lisääminen tehtävien suorittamiseksi nopeammin (raha).

• Poista tehtäviä (pienennä laajuutta).

Aikataulun sopiminen tällä tavalla voi tietenkin vaikuttaa merkittävästi projektin budjettiin, laajuuteen ja laatuun.

Sivun alkuun

Budjetin optimointi

Useimmissa projekteissa suurin osa budjetista koostuu resurssikustannuksista: henkilöiden, laitteiden ja materiaalien korvausperusteisista ja kiinteistä kustannuksista. Budjetissa pysyminen voi vaatia erittäin vaikeita valintoja:

• Pienennä projektin laajuutta niin, että resursseja tarvitsevien tehtävien määrä on pienempi ja lyhyempi.

• Poista resurssit.

• Varmista, että hinnat, maksut ja ylityöt ovat asianmukaisia.

• Varmista, että resurssit sopivat työhön parhaiten.

• Korvaa kallis resurssi halvemmalla resurssilla.

Kustannusten hallinta voi pakottaa määräajan ylitykseen tai edellyttää projektin soveltamisalan leikkaamista. Jos et esimerkiksi salli ylitöitä tehtävissä, saatat huomata, että päättymispäivä on kuukautta myöhemmin. Tai jos leikkaat aluetta, päättymispäivä voi todellisuudessa siirtyä sisään.

Sivun alkuun

Laajuuden optimointi

Voisitteko säästää rahaa tekemällä sillan, joka on muutaman metrin lyhyempi kuin sen yltävä joki? Ei tietenkään. Joskus projektin laajuus ei voi muuttua, joten sinun on tehtävä muita toimia:

• Lisää resursseja varmistaaksesi, että kaikki tehtävät ovat valmiit (kustannukset).

• Leikkaa tehtäviä, jotka eivät ole kriittisellä polulla, jos niitä on (kustannuksia).

• Tehtävien lisääminen tai keston lisääminen tehtäviin (kustannukset).

• Pidennä määräaikaa, jotta kaikille tehtäville, joilla on nykyinen resurssitaso (aika), on aikaa.

Sivun alkuun

Lisätietoja projektinhallinnasta

• Siirry Exceliä pidemmälle projektinhallintaa varten.

• Projektinhallinnan historia.

• Miten projekti sopii kokonaiskuvaan.