Tehtävien hallinta Silmukkatehtäväluetteloista ja yhteiskäyttömuistiinpanoista Plannerissa ja To Dossa
Tehtäväluettelot, kuten muutkin Loop-komponentit, ovat siirrettäviä sisältöosia, jotka pysyvät synkronoituina kaikissa niiden jakamispaikoissa. Sen lisäksi, että nämä tehtävät ovat siirrettäviä, ne synkronoidaan myös Plannerin ja To Do:n kanssa, jolloin käyttäjät voivat hallita tehtäviään haluamistaan sovelluksista. Alla on lueteltu joitakin tapoja, joilla tehtäväluetteloita voi luoda tänään. Jatkossa lisätään lisää aloituskohtia, mutta toiminnan pitäisi pysyä samana."
Tehtäväluettelon lisääminen Loop Appissa
Silmukkatyötilojen avulla voit yhdistää projektiin kaikki tarvitsemasi, myös tehtävät. Silmukka-sivulla voit lisätä tehtäväluettelon kirjoittamalla "/" ja lisätä tehtäviä valitsemalla Lisää tehtävä. Jokainen tehtävä voidaan määrittää käyttäjälle vain mainitsemalla tai valitsemalla käyttäjän nimi. Voit muuttaa tehtäväluettelon Silmukka-komponentiksi, jotta voit jakaa sen Microsoft 365:ssä Teamsissa, Outlookissa tai jopa sovelluksissa, kuten Whiteboardissa ja Word verkossa. Kun tehtäviä lisätään tai viimeistellään, päivitykset pysyvät synkronoituina kaikissa paikoissa, joissa tehtäväluettelo on jaettu, riippumatta siitä, missä muokkaukset tehdään. Voit käsitellä näitä tehtäviä Microsoft Planner ja kaikkialla, missä voit käyttää Planner-suunnitelmiasi (esimerkiksi Tehtävät Teamsissa) tai tehtäviä (esimerkiksi To Do).
Lisätietoja Loop-sovelluksen käyttämisestä on artikkelissa Microsoft Loop käytön aloittaminen
: Loop-sovellus on nyt käyttäjien käytettävissä esikatselussa.
Tehtäväluettelon lisääminen Outlookin sähköpostissa tai Teams-keskusteluissa
Tehtäväluettelon Silmukka-osat ovat käytettävissä myös viestintäkeskuksissa, kuten Outlookissa ja Teamsissa. Uuden sähköpostiviestin Lisää-välilehdessä näet vaihtoehdon "Silmukkakomponentit", jossa on vielä useita vaihtoehtoja. Valitse tehtäväluettelo, jos haluat luoda uuden tehtäväluettelon sähköpostin tekstiosaan. Voit lisätä uusia tehtäviä tähän tehtäväluetteloon, määrittää siihen käyttäjiä ja lisätä kutakin tehtävää vastaavat määräpäivät. Jokainen käyttäjä, jolle on määritetty tehtävä, lisätään automaattisesti sähköpostiviestin Vastaanottaja-luetteloon.
Voit luoda tehtäväluettelon myös Teams-keskustelussa napsauttamalla Silmukka-kuvaketta ja valitsemalla Tehtäväluettelo.
Kun tehtäviä lisätään tai viimeistellään, päivitykset pysyvät synkronoituina kaikissa paikoissa, joissa tehtäväluettelo on jaettu, riippumatta siitä, missä muokkaukset tehdään. Voit käsitellä näitä tehtäviä Microsoft Planner ja kaikkialla, missä voit käyttää Planner-suunnitelmiasi (esimerkiksi Tehtävät Teamsissa) tai tehtäviä (esimerkiksi To Do).
: Tämä toiminto synkronoida tehtäviä Plannerin/To Do:n kanssa viestintäpinnoilta (Outlook/Teams) on käyttäjien käytettävissä esikatselussa.
Tehtäväluettelon lisääminen kokoukseen
Kun teet muistiinpanoja kokouksesta Teamsissa (yhteiskäyttömuistiinpanot) tai Outlookin verkkoversiossa, voit lisätä toimintokohteita tehtäväluetteloon. Voit käsitellä näitä tehtäviä Microsoft Planner ja kaikkialla, missä voit käyttää Planner-suunnitelmiasi (esimerkiksi Teamsin tehtävät) tai tehtäviä (esimerkiksi To Do). Lisätietoja kokousmuistiinpanojen käyttämisestä on artikkelissa Kokousmuistiinpanojen tekeminen työryhmässä
: Kokousmuistiinpanot ovat nyt yhteiskäyttömuistiinpanoja.
Voit lisätä tehtäväluettelon kokoukseen Teamsissa tai Outlookin verkkoversiossa. Kokoukseen lisäämiesi tehtäväluetteloiden luominen ja synkronointi Plannerin suunnitelman kanssa säilyy.
-
Tee jompikumpi seuraavista:
-
Siirry Teamsissa sovelluksen vasemmassa reunassa olevaan Kalenteri-kohtaan ja valitse uusi kokous oikeassa yläkulmassa.
-
Valitse Outlookin verkkoversiossa vasemmalla oleva kalenterikuvake ja valitse sitten Uusi tapahtuma.
-
-
Valitse sivun alareunassa Lisää esityslista, jota muut voivat muokata.
-
Hetken kuluttua näet Esityslista-, Kokousmuistiinpanot- ja Seurantatehtävät-osiot . Seurantatehtävät-osa on tehtäväluettelo. Lisää tehtävien nimet, vastuuhenkilöt ja määräpäivät valitsemalla Seurantatehtävät .
-
Lisää muut haluamasi kokoustiedot (katso lisätietoja kohdasta Kokouksen ajoittaminen Teamsissa) ja valitse sitten Tallenna.
Tehtävien tarkasteleminen ja muokkaaminen Plannerissa
Kun käyttäjä on lisännyt tehtäväluetteloosi vähintään yhden tehtävän (edellä kuvatulla tavalla), Plannerissa luodaan suunnitelma.
Voit sitten tarkastella tehtäväluetteloa Plannerissa:
-
Siirry https://www.office.com, valitse sivun vasemmassa yläkulmassa oleva sovellusten käynnistys ja valitse Sovellukset-kohdassa Planner (sinun on ehkä valittava Kaikki sovellukset, jotta näet sen).
Tehtäväluetteloissa tai yhteiskäyttömuistiinpanoissa voit lisätä tai muuttaa vain tehtävien otsikoita, vastuuhenkilöitä ja määräpäiviä. Jos haluat käsitellä muita tehtäväominaisuuksia, kuten tarkistusluetteloita, liitteitä ja paljon muuta, valitse kolme pistettä (...) ja valitse sitten Avaa Plannerissa.
Katso Plannerin ohjeesta, mitä muuta voit tehdä Plannerilla.
Tehtäväluettelot ja säilöt Plannerissa
Plannerissa yhteistyömuistiinpanojen ensimmäiseen tehtäväluetteloon lisättävät tehtävät lisätään ja synkronoidaan suunnitelman ensimmäiseen säilöön. Voit lisätä uusia tehtäväluetteloita, ja jokainen uusi tehtäväluettelo Yhteistyömuistiinpanot-tiedostossa luo uuden säilön synkronoituun suunnitelmaan. Kun olet luonut useita tehtäväluetteloita Yhteiskäyttömuistiinpanot-tiedostoon, voit siirtää tehtäviä suunnitelman säilöstä toiseen siirtämällä tehtäviä näiden tehtäväluetteloiden välillä. Voit myös siirtää tehtäviä näiden säilöjen välillä ja siirtää tehtäviä tehtäväluettelosta toiseen yhteiskäyttömuistiinpanoissa. Jos kuitenkin lisäät uuden säilön Planneriin, se ei luo uutta tehtäväluetteloa yhteiskäyttömuistiinpanoihin. Jos siirrät tehtäviä pois luodusta Muistiinpanojen yhteiskäyttö -säilöstä, nämä tehtävät katoavat kokousmuistiinpanoista, mutta ne ovat edelleen olemassa suunnitelmassa. Jos siirrät tehtävän Yhteiskäyttömuistiinpanot-suunnitelmasta toiseen suunnitelmaan, myös tehtävä poistetaan kokousmuistiinpanoista.
Vastaavasti useille Silmukka-sivulla Silmukka-sivulla luoduille tehtäväluetteloille kukin tehtäväluettelo luo suunnitelmaan uuden säilön.
Useille Teamsin keskusteluikkunassa luoduille tehtäväluetteloille luodaan useita suunnitelmia.
Tehtäväluettelon poistaminen
Voit joko poistaa tehtäväluettelon Loop-osien pinnoilta tai Plannerista.
-
Tehtäväluettelon poistaminen Plannerissa Katso Tehtävän tai suunnitelman poistaminen. Tämä poistaa tehtäväluettelon myös yhteiskäyttömuistiinpanotiedostosta, kun tiedosto avataan seuraavan kerran.
: Tehtäväluetteloiden luomat suunnitelmat ovat kevyitä suunnitelmia, mikä tarkoittaa, että suunnitelman omistajaa ei ole ja kuka tahansa jäsen voi poistaa suunnitelman.
-
Tehtäväluettelo-osan poistaminen Valitse tehtäväluettelo ja paina sitten askelpalautinta. Tämä ei poista näitä tehtäviä Plannerin linkitetystä suunnitelmasta .
Tehtävien tarkasteleminen ja muokkaaminen To Dossa
Kun käyttäjälle on määritetty tehtävä tehtäväluettelo-osassa, käyttäjä näkee nämä tehtävät Tehtävät-kohdan Vastuuhenkilö minulle -osassa. Käyttäjä voi muuttaa tehtävän otsikkoa tai määräpäivää To Dosta.
Tarvitsetko lisäohjeita?
Haluatko lisää vaihtoehtoja?
Tutustu tilausetuihin, selaa harjoituskursseja, opi suojaamaan laitteesi ja paljon muuta.
Osallistumalla yhteisöihin voit kysyä kysymyksiä ja vastata niihin, antaa palautetta sekä kuulla lisää asiantuntijoilta, joilla on runsaasti tietoa.
