Aloittaminen: Access-tietojen siirtäminen Dataverseen

1. Käynnistä Access, valitse Tili, valitse Vaihda tiliä. Tili-valintaikkuna avautuu.

2.  Varmista, että olet kirjautunut Accessiin samoilla tunnistetiedoilla, joita käytät Power Appsissa. Ympäristön mukaan sinun on ehkä annettava muita suojaustietoja, kuten toissijainen todennus tai pin-koodi.
   
   Muistiinpano    Jos et käytä samaa tiliä Accessissa ja Power Appsissa, siirto epäonnistuu käyttöoikeusongelmien vuoksi.

3. Avaa siirrettävä Access-tietokanta.
   
   Juomaraha    Varmista, että kaikki avoimet Access-objektit on suljettu, koska lukitus voi estää taulukon siirtämisen.

4. Napsauta taulukkoa siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Vie > Dataverse. 

5. Valitse Vie objektit -valintaikkunassa kaikki taulukot, jotka haluat viedä, ja tyhjennä kaikki taulukot, joita et halua viedä.

6. Valitse OK.
   
   

7. Valitse Vie tiedot Dataverse-ympäristöön -valintaikkunassa esiintymän URL-osoite Yleisen etsintäpalvelun tarjoamasta luettelosta.
   
   Muistiinpano    Power Appsissa Esiintymän URL-osoite edustaa tiettyä Power Apps -ympäristön istuntoa. Sitä ei pidä sekoittaa verkkosivun URL-osoitteeseen. Merkkijonon "crm.dynamics" osa on siirto Power Appsin aiemmista versioista.
   
   
   
   Lisätietoja on ohjeaiheessa Dataverse-ympäristön määrittäminen.

Seuraava vaihe on tehdä tärkeitä valintoja siitä, miten haluat siirtää. Huomaa, että oletusarvot ovat yleisimpiä. 

1. Jos haluat viedä valittujen taulukoiden toisiinsa liittyvät taulukot, valitse Vie kaikki liittyvät taulukot.
   
   Muistiinpano    Tällä hetkellä vain suorat alitaulukot sisällytetään, kun päätät viedä toisiinsa liittyviä taulukoita. Jos haluat sisällyttää kaikki yhteydet, valitse kaikki siirrettävät taulukot Vie objektit -valintaikkunassa.

2. Jos haluat tarkastella näitä taulukoita, valitse Näytä liittyvät taulukot. Näkyviin tulee Liittyvät taulukot -valintaikkuna.
   
   Taulukoiden yhteydet näkyvät hierarkkisessa näkymässä kahdessa sarakkeessa: vasemmanpuoleisessa sarakkeessa näkyvät valitut taulukot ja oikeanpuoleisessa sarakkeessa toisiinsa liittyvät taulukot.
   
   

   Huomautus: Accessissa voit luoda yksi-moni-yhteyden ja viiteavainkenttä viitatussa taulukossa voi olla mikä tahansa kenttä. Mutta Dataversessa viitatun taulukon viiteavainkentän on oltava viitatun taulukon perusavain. Jos Accessin viiteavain ei ole viitatun taulukon perusavain, Dataverse-vientitoiminto epäonnistuu. Jos haluat viedä tiedot onnistuneesti, varmista, että Accessin viiteavain on viitatun taulukon perusavain.

3. Jos haluat luoda Accessissa taulukkolinkit jokaiselle vientitoiminnolla luodulle Dataverse-taulukolle, valitse Linkitä Dataverse-taulukkoon viennin jälkeen.

4. Jos haluat esikatsella tuloksia, valitse Avaa Dataverse-taulukon URL-osoite, kun olet valmis.
   
   Tämä asetus ei ole käytettävissä, jos viet tiedot Teamsin Dataverseen.

5. Jos haluat määrittää kentän ensisijaiseksi nimisarakkeeksi, valitse Valitse ensisijaisen nimen kentät ja valitse sitten kenttä avattavasta luettelosta. 
   
   Jos et määritä käytettävää saraketta, vasemmanpuoleista ensimmäistä tekstisaraketta käytetään Ensisijainen nimi -sarakkeena. Jos tekstisaraketta ei ole, luodaan ensisijainen nimen paikkamerkkisarake, jossa on tyhjäarvoja.
   
   

6. Valitse Seuraava.

Vahvistusprosessi alkaa automaattisesti, kun näkyviin tulee valintaikkuna, jossa näkyy "Suoritetaan vahvistusta..." ylhäällä. Jos kelpoisuustarkistus onnistuu, toisessa viestissä näkyy "Kelpoisuustarkistus valmis", ja voit valita sitten OK.

Katso seuraavat viestit:

Viesti	Kuvaus
"Taulukoiden luettelon noutaminen OData-lähteestä"	Siirtoprosessi on alkanut.
"Valittujen objektien vieminen"	Valitsemasi taulukot siirretään Dataverseen.
"Kaikki taulukot, jotka eivät kohdanneet virhettä, on viety onnistuneesti."	Jos taulukossa tapahtuu yksittäinen virhe, taulukkoa ei viedä, muuten taulukon vientitoiminto on valmis. Jatka valitsemalla Sulje.
"Valittujen taulukoiden ja liittyvien taulukoiden tuominen"	Taulukoiden vientitavasta riippuen linkitetyt taulukot luodaan, alkuperäiset taulukot nimetään uudelleen ja Accessissa luodaan ja linkitetään useita Dataverse-järjestelmätaulukoita.

Jos kelpoisuustarkistusprosessin aikana on kenttiä, joita ei tueta, Access tunnistaa rajoitukset ylittävät tietotyypit tai rivit, joita ei tueta, ja luo Dataverse-sarakkeen kelpoisuustarkistuksen virhetaulukon, joka tallentaa jokaiselle riville viedyn taulukon nimen ja kentät, joita ei tuettu. Voit halutessasi siirtää kaikki tuetut tietotyypit ja päättää olla siirtämättä ei-tuettuja tietotyyppejä. Jos päätät olla siirtämättä tietoja, tiedot säilyvät Accessissa.

Mitä tapahtuu tietotyypeille, joita ei tueta ja jotka ylittävät rajoitukset

Jos päätit linkittää taulukoita, varmista, että tulokset ovat odotettuja. Katso tätä sanomaa "Taulukoiden luettelon noutaminen Dataverse-ympäristöstä". Alkuperäiset taulukot säilyvät, mutta niiden nimiä muutetaan. Linkitetyissä taulukoissa pitäisi nyt olla alkuperäiset taulukoiden nimet, jotta kaikki edustaobjektit toimivat edelleen entiseen tapaan. Accessin perusavain (Laskuri) säilyy. Lisätään uusi sarake, joka vastaa Dataverse-perusavainta (GUID), ja sarakkeen nimi on taulukon nimi.

Access lisää myös muita linkitettyjä taulukoita Dataversesta nimeltä Teams, Käyttäjät ja Liiketoimintayksiköt. Nämä järjestelmätaulukot sisältävät seuraavat hyödylliset tiedot:

• Käyttäjät      Sähköpostiosoite, koko nimi, puhelin, käyttöoikeustyyppi, liiketoimintayksikkö jne.

• Teams      Tiimi, tiimin nimi, jäsenyys ja niin edelleen.

• Liiketoimintayksikkö   Kustannuskeskus, verkkosivusto, luottorajoitus ja niin edelleen.

• ValuuttaKaikkien tapahtumavaluuttojen valuuttatiedot, mukaan lukien arvot, kuten valuuttakurssi, nimi, symboli, koodi ja niin edelleen. Tämä taulukko tulee näkyviin vain, jos Accessissa on valuuttatietotyyppi, jonka olet siirtänyt Dataverseen.

Voit käyttää näitä lisätietoja Access-ratkaisun parantamiseen. Voit säilyttää nämä taulukot lomakkeessa tai lisätä ne raporttiin. Lisätietoja on ohjeaiheessa Dataverse-järjestelmätaulukot ja -sarakkeet. 

Siirtoprosessia kannattaa tarkastella ja vahvistaa tarkastelemalla jokaista Dataverse-ympäristön taulukkoa ja kenttää. Dataverse-taulukoiden ja kenttien nimien pitäisi vastata Access-taulukon ja sarakkeiden nimiä. Access avaa Dataverse-ympäristön automaattisesti ensimmäiseen siirrettyyn taulukkoon.

Access-taulukot näkyvät Dataversessa taulukoina, joilla on vastaava näyttönimi ja tietotyyppi:

• Näyttönimi-sarakkeessa on oltava luettelo taulukon jokaisesta Access-kentän nimestä.

• Nimi-kentän muotoilussa on etuliite, alaviiva ja taulukon nimi, esimerkiksi cr444_<taulukon nimi>. Tätä kutsutaan loogisena nimenä Dataversessa.

• Kaikki siirretyt Access-kentät näkyvät mukautettuina Tyyppi-sarakkeessa automaattisesti luodun GUID-tunnuksen ja aiemmin luotujen Dataverse-kenttätietotyyppien vieressä.

Huomautus Jos on jo olemassa Dataverse-taulukko, jolla on sama nimi kuin viedyllä Access-taulukon nimellä, uuteen Dataverse-taulukkoon liitetään luku.

Access määrittää oletusarvoisesti ensimmäisen tekstisarakkeen (vasemmalta oikealle) Ensisijaiseksi Dataverse-nimeksi. Jos taulukossa ei ole tekstikenttiä, Access lisää tyhjän tekstisarakkeen taulukon viimeiseksi kentäksi ja määrittää kentän Ensisijaiseksi Dataverse-nimeksi. voit myös määrittää tietyn kentän ensisijaiseksi nimeksi. Tämä sarake näkyy Accessissa ja Dataversessa.

Lisätietoja on artikkelissa Tietojen käsitteleminen Dataversessa.

Kun olet siirtänyt Access-taulukot Dataverseen, voit tarkastella taulukoita ja sarakkeita Dataversessä ja Accessissa milloin tahansa. Huomaa, että Dataversessa kentät näytetään aakkosjärjestyksessä, ei alkuperäisessä järjestyksessä Accessissa.

Dataverse/Power Apps       Lisätietoja taulukoiden tarkastelemisesta ja käsittelemisestä Dataversessa on artikkelissa Taulukon muokkaaminen Power Appsissa.

Muistiinpano     Accessin siirretyn ja linkitetyn taulukon napsauttaminen hiiren kakkospainikkeella avaa taulukon selaimen Power Apps Maker -portaalissa.  Power Apps -portaalin oletusnäkymässä järjestelmäkentät eivät näy, joten Accessin siirretyt sarakkeet näkyvät yksinkertaisempina.

Teamsin Dataverse       Taulukoita ja sarakkeita voi tarkastella monella tavalla:

• Voit luoda nopean Power App -sovelluksen tietojen tarkastelemista tai päivittämistä varten.

• Valitse koontiversiovalikossa Näytä kaikki kohdassa "Kohteet, jotka on luotu..." ja napsauta sitten taulukkoa, jota haluat tarkastella.

• Käytä Taulukko-Designer Teamsissa. Lisätietoja on artikkelissa Taulukon luominen Teamsissa.

Juomaraha    Saatat haluta lisätä selaimessa haluamasi taulukkonäkymän URL-osoitteen kirjanmerkkeihin.

Vihje   Voit tarkastella tietoja myös Excelissä valitsemalla avattavan Tiedot-komennon ja valitsemalla sitten Muokkaa Excelissä. Lisätietoja on artikkelissa Taulukon tietojen muokkaaminen Excelissä. 

Lisätietoja on ohjeaiheessa Dataverse-järjestelmätaulukot ja -sarakkeet. 

Seuraavissa osissa on lisätietoja yleiskatsauksesta ja käsitteellisistä tiedoista.

Perusavainten ja ensisijaisten nimien ymmärtäminen

Perusavaimia käytetään tietokannan tietorivien tunnistamiseen. Accessilla ja Dataversellä on erilaiset keskeiset rakenteet. Siirron aikana Dataverse ja Access hallitsevat automaattisesti näiden kahden tuotteen välistä koordinointia omilla avaimillaan ilman käyttäjän toimia.

Suunnittelun ja siirtoprosessin aikana on kaksi perusavainta ja yksi peruskenttä, joista voit olla tietoinen:

Accessin laskuri     Access käyttää taulukon perusavaimena usein Laskuri-tietotyyppiä, joka lisää automaattisesti yksilöllisiä lukuja. Tämä kenttä luodaan Dataverse-sovelluksessa kokonaislukukenttänä, jossa käytetään kompleksilukumuotoilua. Siirron aikana Dataversen aloitusnumeroksi on määritetty Seuraava peräkkäinen luku Access-rivien perusteella. Access käyttää edelleen Laskuri-saraketta tietorivien tunnistamiseen, vaikka Dataverse käyttää eri näppäintä.

Tärkeä    Dataverse luo Kompleksiluku-kentän valinnaiseksi, mutta tämä on rakenteen mukaan. Dataverse luo sen peräkkäisen numeron, kun tietue tallennetaan. Jos tämä arvo on määritetty pakolliseksi, Dataverse-asiakasohjelmat edellyttävät arvon antamista ennen tallentamista, mikä estää kompleksilukujen luomisen. Jos kenttä jätetään tyhjäksi, luodaan aina kompleksiluku.

Dataverse GUID Dataverse käyttää GUID (Globally Unique Identifier) -tietotyyppiä perusavaimenaan, joka luodaan automaattisesti yksilöllisenä tunnisteena ja vaaditaan kussakin taulukossa. Dataverse ei edellytä tuotujen tietojen perusavainta, se luo automaattisesti GUID-tunnuksen puolestasi.

Dataversen ensisijainen nimi Dataverse sisältää myös toisen sarakkeen nimeltä Ensisijainen nimi. Tämä on kutsumanimi, jonka avulla rivit tunnistetaan vaihtoehtona GUID-tunnuksen käytölle. Tämän kentän on oltava näkyvissä, ja Power Platform -asiakasohjelmien asetusten mukaan tämä voi edellyttää sarakkeen täyttämistä. Voit muuttaa tätä vaatimusta manuaalisesti. Ensisijainen nimi ei ole oletusarvoisesti yksilöllinen. Esimerkiksi asiakkaan nimi voi olla ensisijainen nimi, joka vastaa yksilöllisiä asiakastunnuksia. Voi olla kaksi asiakasta, joiden nimi on "Jones", mutta kummallakin on yksilöllinen asiakastunnus.

Perusavaimia koskevien päätösten ohjeet

Accessin perusavain, Dataverse-perusavain ja Ensisijainen nimi -sarake luodaan oletusarvoisesti automaattisesti. Voit kuitenkin valita, miten voit käsitellä kolmea perusavainta. Seuraavassa on joitakin ohjeita, joiden avulla voit päättää:

Perusavain       Jos Accessin perusavain (Laskuri) on myös liiketoiminta-avain, kuten osanumero, haluat todennäköisesti säilyttää sen, koska sitä käytetään objektien tunnistamiseen todellisessa maailmassa. Jos Accessin perusavainta (laskuri) käytetään yksinomaan yhteyksien luomiseen, se voidaan korvata GuiD (Dataverse Primary Key) -näppäimellä.

Muistiinpanot

• Joskus Access-taulukossa on Laskuri-sarake, jota ei käytetä perusavaimena. Tässä tapauksessa Dataverse muuntaa sen Kokonaisluku-kentäksi ja automaattisen numeroinnin mahdollisuus poistetaan.

• Dataverse vastaa myös Accessin Laskuri-kenttää, jota kutsutaan Laskuri-kentäksi. Sitä käytetään järjestyslukujen luomiseen ja tallennetaan merkkijonoarvona. Tämä kenttä voi myös sisältää etuliitteen (kuten merkkijonon tai päivämäärän) lukuun, mikä mahdollistaa joustavuuden kentän käytössä. Tämä sarake perustuu SQL Server automaattisen järjestyksen tietotyyppiin. Lisätietoja on artikkelissa Microsoft Dataversen kompleksilukusarakkeet.

Ensisijainen nimi      Dataverse edellyttää Ensisijaisen nimen sarakkeen olemassaoloa. Ensisijaisessa nimessä on oltava merkkijonoarvoja. Siirron aikana käyttäjät voivat määrittää Accessin tekstisarakkeen, jota he haluavat käyttää ensisijaisena nimenä. Jos käyttäjä ei määritä käytettävää saraketta, vasemmanpuoleista ensimmäistä tekstisaraketta käytetään Ensisijainen nimi -sarakkeena. Jos tekstisaraketta ei ole, lisätään uusi ensisijaisen nimen paikkamerkki, joka täyttää Dataverse-vaatimuksen. Tämän sarakkeen arvoksi on määritetty Valinnainen , ja se voidaan jättää asumatta.

Lisätietoja on artikkelissa Ensisijaisen nimisarakkeen luominen.

Perusavainten ja ensisijaisten nimien vertailu

Kuvaus	Accessin perusavain	Dataverse-perusavain	Dataversen ensisijainen nimi
Tietotyyppi	Laskuri (tai mikä tahansa indeksoitava sarake)	GUID	String
Sisällys	Yksinkertainen, peräkkäinen luku	Satunnaistetut numerot ja kirjaimet, jotka ovat yksilöllisiä ympäristölle	Ihmisen luettavat merkkijonoarvot
Esimerkki	234	123e4567-e89b-12d3-a456-426655440000	Nimi, kuten "Jones". Kokonaisluku, kuten 234, tai yhdistelmä, kuten SalesOrder9071
Vaatimus	Usein käytetty, mutta ei pakollinen	Jokaisella taulukolla on oltava sellainen	Jokaisella taulukolla on oltava sellainen
Muokattavissa	Kompleksilukukenttää ei voi muokata, muita kenttätyyppejä voi muokata	Ei	Kyllä
Yksilöllinen tunnus	Aina	Aina	Vain vaihtoehtoisena avaimena
Yhdistelmäavain	Tuettu ja usein yhdistetty laskuriin	Ei tuettu	Ei tuettu
Näkyvyys	Yleensä taulukon ensimmäinen sarake	Yleensä piilotettu, mutta se voidaan näyttää.	Näkyvyyttä oletusarvoisesti
Indeksointi	Voidaan indeksoida. Lisätietoja on artikkelissa Indeksin luominen ja käyttäminen suorituskyvyn parantamiseksi.	Indeksoida automaattisesti	Indeksoida automaattisesti
Kommentit	Kun olet määrittänut ja syöttänyt tietoja, et voi muuttaa mitään muuta kenttää Laskuri-tietotyypiksi.	Käyttäjä ei voi luoda sitä tai tietojen tuontitoiminnon aikana.	Käytetään myös automaattisesti luotujen kenttien kanssa tietokorteissa, mallipohjaissa lomakkeissa ja lomakkeen luomisen hakujen kanssa.

Muistiinpanot 

• Access-indeksejä ei muunneta automaattisesti Dataverse-indekseiksi.

• Tietojen käyttömallien perusteella Dataverse luo automaattisesti indeksejä Azure SQL Server avulla. Perusavainten ja vaihtoehtoisten näppäinten indeksit luodaan aina, ja muut indeksit lisätään tai poistetaan sen mukaan, miten käytät tietojasi.

Access- ja Dataverse-yhteyksien ymmärtäminen

On tärkeää ymmärtää, miten haluat hallita taulukoiden yhteyksiä perusavainten kanssa. Siirrettäviä taulukoita varten voit siirtää automaattisesti kaikki toisiinsa liittyvät taulukot valittujen taulukoiden kanssa tai ohittaa ne siirron aikana ja jättää liittyvät taulukot Accessiin. Kummassakin tapauksessa voit myös linkittää siirretyt taulukot säilyttääksesi nykyiset yhteydet Accessissa.

Tietojen vientitoiminnon aikana Yksi-moneen-yhteyksiä sisältävät Access-taulukot voidaan luoda uudelleen yksi-moneen-yhteyksinä Dataversessa. Accessin tavoin Dataversella on myös viite-eheys, kuten toisiinsa liittyvien kenttien päivitysten johdannaispäivitys ja toisiinsa liittyvien tietueiden johdannaispoisto. Jos Access-tietokannassa on yhteyskaavio, se säilyy. Alkuperäiset paikalliset taulukot korvataan kuitenkin uusilla linkitetyillä taulukoilla.

Sekä Access että Dataverse tukevat kahden taulukon välistä hakua yksi-moneen-yhteydessä. Siirtoprosessin aikana Access-haut luodaan uudelleen Dataversessa seuraavan esimerkin mukaisesti:

• Kahdessa Access-taulukossa, Asiakkaat ja Tilaukset, on perusavaimet CustomerID ja OrderID Laskuri-tietotyypin perusteella. Accessin Tilaukset-taulukossa on viiteavain, joka sisältää Access-perusavaimen arvoja Asiakkaat-taulukossa.

• Vientitoiminnon aikana molemmat Accessin perusavaimet säilytetään ja niitä ylläpidetään kokonaisluvun Laskuri-sarakkeina, mutta niitä ei käytetä Dataverse-taulukon perusavainsarakkeena. Jokaiseen taulukkoon on lisätty uusi GUID-sarake, josta tulee Dataverse-taulukon perusavain.

• Asiakastunnus-viiteavaimelle luodaan haku Tilaukset-taulukossa, jotta asiakastunnusta vastaava perusavain löytyy Asiakkaat-taulukosta. Kun taulukot on siirretty Dataverseen ja muokkaat tilaukset-taulukkoon lisättyä viiteavaimen hakusaraketta, se päivittää myös alkuperäisen viiteavainsarakkeen. Access-sovellus voi jatkaa Accessin viiteavaimen käyttöä Dataverse-viiteavaimen sijaan. Jos Accessin viiteavainta muokataan Accessin linkitetyssä taulukossa, se päivittää myös viiteavaimen Dataverse. Accessin viiteavain on kuitenkin vain luku -tilassa Dataversessa.

• Tässä yksi-moi-yhteysesimerkiksi Tilaukset-perusavainta ei käytetä, mutta sitä voidaan tietenkin käyttää muissa yhteyksissä.

Lisätietoja on ohjeaiheessa Video: Yhteyksien luominen ohjatun hakukentän luomisenavulla ja Yhteyden luominen taulukoiden välille hakusarakkeen avulla.

Avaimia ja suhdetta koskeviin päätöksiin liittyviä ohjeita

Seuraavassa on yhteenveto yleisistä vaihtoehdoista siirron aikana, jotta voit päättää, mikä on sinulle paras vaihtoehto:

Tietojen siirtäminen, mutta suhteiden ohittaminen      Päätät poistaa Accessin perusavainsarakkeen (Laskuri), koska muita Access-taulukoita, joissa on viittauksia tai yhteyksiä, ei ole, ja olisi hämmentävää, jos se olisi Dataverse-taulukossa Dataverse-perusavaimen (GUID) rinnalla.

Tietojen ja yhteyksien siirtäminen linkitettyjen taulukoiden avulla      Oletusskenaario on säilyttää alkuperäinen Accessin perusavain (Laskuri), mutta sitä ei käytetä Perusavaimena Dataversessa. Käytät nyt Dataverse-perusavainta (GUID) ja käytät sitä Dataverse-taulukossa yksilöllisenä tunnisteena. Access luo linkitettyjä taulukoita Access-yhteyksien säilyttämiseksi. Huomaa, että Et voi poistaa Dataverse-perusavainta (GUID).

Yhteydessä voit muokata viiteavaimen arvoja (joko Accessissa tai Dataverse-ympäristössä). Voit myös muokata viiteavaimia, jotka viittaavat Accessin perusavaimeen Accessin linkitetyssä taulukossa, ja se päivittää automaattisesti viiteavaimen, joka viittaa viitetaulukon Dataverse-perusavaimeen.

Tietojen siirtäminen ilman linkitettyjä taulukoita ja suhteiden luominen uudelleen Dataversessa      Koska taulukoita ei enää käytetä Accessissa, voit luoda yhteyksiä uudelleen Dataverse-sovelluksessa käyttämällä GuiD (Dataverse Primary Key), lisäämällä Dataverse-hakuja ja valitsemalla kunkin taulukon tekstikentän ensisijaiseksi nimeksi siirtoprosessin aikana.