SharePointi suhtlussaidi kavandamine

Sihtrühma mõistmine

Mõelge igale suhtlussaidile kui võimalusele oma lugejatele lugu rääkida. Suurepärane suhtlussait algab lugeja mõistmisest. Mõelge oma saidi kavandamisel järgmistele küsimustele.

• Kes on teie vaatajad? Mida nad otsivad?

• Mida nad soovivad õppida või teha? Millised on teie pakutavate teenuste põhitoimingud? (Mõelge nende põhiülesannetele, mitte ainult sellele, mida soovite, et nad näeksid. Mõelge peamistele saadetavatele küsimustele või telefonikõnedele– teile saadetavad küsimused annavad ülevaate sellest, mida lugejad vajavad või mida te oma praegusest sisevõrgust hõlpsalt ei leia.)

• Millised terminid on nende jaoks loogikaväärtused? Pidage meeles, et lugejad ei tea teie sisust nii palju kui teie – seega peate mõtlema nende "keelele" ja terminitele, mis neile midagi tähendavad.

• Milliseid tulemusi soovite saavutada? Kuidas teada saada, kas sait on edukas?

• Kas teil on üldpublik? Kas teie sait tuleb esitada mitmes keeles? Sel juhul vaadake kindlasti üle , kuidas luua mitmekeelseid suhtlussaite, lehti ja uudiseid.

Näpunäide. Teie suhtlussait on teie saidi külastajatele väärtuslik, kui see aitab vähendada ülesannete täitmiseks kuluva aja ja ühendab need enamlevinud ressurssidega. Teie sait on teie ettevõttele väärtuslik, kui see vähendab klienditoepileteid või automatiseerib ülesandeid, nagu lepingute töötlemine, või aitab inimestel avastada ja osaleda juhtkonna arendamise kursustel. Saidi plaanimine saidi külastajate seisukohast ja peamiste äriprobleemide lahendamine aitab tagada, et teie suhtlussait annab sisukaid tulemusi.

Kui olete kasutaja põhieesmärgid määratlenud, külastage otsinguraamatut ja vaadake näiteid selle kohta, kuidas kujutate oma saidil oma kasutaja tulemuste eesmärke.

Näide reaalsest elust: äritulemuste määratlemine

On kasulik mõelda suuri tüüpi külastajatele, kes tulevad teie saidile ja dokumenteerida oma eesmärgid järgmises vormingus: Nagu ..., ma pean ..., et ...

Vaadake alltoodud näidet Talent & Organization Development (T&OD) meeskonna suhtlussaidilt, kus peamine ärieesmärk oli parandada ettevõtte juhtimisoskusi. Edumõõdiku põhjal tuvastasid nad juhtimisoskuste parandamise volikirja – juhtkonna arendamise koolitusel osalevate inimeste arvu suurendamise.

Kasutaja tulemuste saavutamiseks määratlesid nad järgmised eesmärgid.

Selles reaalses näites migreeris ettevõte klassikaliselt SharePointi saidilt uuele SharePointi suhtlussaidile, mis keskendus nende eesmärkide saavutamisele. Selle asemel, et luua kursuseloend staatilise dokumendina nagu varem, lõi meeskond kursuseloendi, mis kirjeldab iga kursust ja kursusekalendri loendit iga kursuse plaanimiseks. Esimese 90 käivitamispäeva jooksul suurenes juhikoolitustel osalemine eelmise aasta sama kolme kuu jooksul 400% võrra!

Saidi sisu kavandamine

Teie suhtlussait jutustab lugejatele loo. Teie lugu räägitakse peamiselt lehtedest, kuid teie saidil võivad olla ka muud ressursid (sh loendid ja dokumenditeegid).

Saidi sisu kavandamisel tuleb silmas pidada järgmist.

• Lugejate jaoks vajaliku sisuni jõudmiseks kuluva aja (mitte klõpsude) minimeerimine

• Koostage oma suhtlussaidid rohkemate lehtedega kui dokumentidega, et seda oleks lihtne kasutada

• Looge oma avaleht viimasena ka siis, kui plaanite seda lehte esimesena. Nii saate avalehel navigeerimiselementide (nt pannoo või Kiirlingid ) loomisel tõmmata pildi automaatselt igalt lehelt, et muuta lugeja lingi klõpsamisel visuaalselt ühtlaseks.

Lehed

Teie sait koosneb tavaliselt kahte tüüpi lehtedest:

Navigeerimislehed pakuvad lugejale teabekategooriaid. Navigeerimislehtedel on sageli kõrgetasemeline sisu, kuid enamasti on nende eesmärk esitada teabekategooriaid, et juhtida lugejaid teie saidi teekonnal. Seetõttu on nende kategooriate esitlemiseks kasutatavad sildid eriti olulised ja need peaksid olema hoolikalt kavandatud. Teie saidi avaleht on navigeerimislehe eritüüp ja pakub teie saidile "eesukse".

Navigeerimislehe näide:

Sihtlehtedel on lugeja tee lõpp ja see annab teavet lugemiseks, allalaadimiseks või printimiseks. Sihtlehtede eesmärk on hoida need lühikesed ja teemakohased, kuna inimesed ei loe veebilehtedel kõiki sõnu – nad skannivad ja vaatajad saavad otsingust palju parema kogemuse.

Sihtlehe näide:

Mõelge oma saidi peamistele jaotistele või teabekategooriatele ja sellele, kuidas saate vaaturit juhendada navigeerimis- ja sihtlehtede kombinatsiooni abil ning aidata neil võimalikult tõhusalt vajaliku teabeni jõuda.

Veenduge, et iga lehe (sh avalehe) vaatajale esitataks järgmine teave.

• Where am I?

• Mida ma siin teha saan?

• Mida peaks nüüd tegema?

Loendid ja teegid

Saidi loendite abil saate sisu dünaamiliselt kuvada tabelilaolises vormingus. Loendid saab kasutada saidi külastajatele sisu kuvamiseks või teabe kogumiseks.

Loendi veebiosa näide:

Näpunäide. Kuigi teie saidi külastajad ei saa teie suhtlussaidi sisu vaikimisi redigeerida, on teil võimalus hallata saidi mis tahes loendi õigusi , et anda külastajatele osalusõigus ainult kindlale loendile, mitte kogu saidile. Loendi veebiosa abil saate kuvada oma lehtedel loenditeabe.

Dokumenditeekide abil saate talletada ja kuvada sisu (nt dokumente ja faile). Teie suhtlussaidil on üks vaikedokumenditeek , kuid saate lisada mitut tüüpi dokumentide jaoks rohkem teeke. Dokumenditeegi veebiosa abil saate kuvada dokumenditeekide sisu. Samuti võite üksikute dokumentide linkide esitlemiseks kasutada veebiosi (nt veebiosa Kiirlingid või teksti veebiosas olevaid hüperlinke). Üksikud dokumendilingid hõlbustavad lugejate jaoks konteksti lisamist ja võivad olla kasulikumad kui kogu teegi kuvamine. Kui soovite dokumenditeegi sisu kuvada, kaaluge kohandatud vaadete loomist, et filtreerida igal lehel kõige asjakohasemat sisu ja kasutada seda vaadet dokumenditeegi veebiosas. Lugege lisateavet dokumenditeegis kohandatud vaadete loomise kohta.

Näpunäide. Proovige mitte kasutada teekides rohkem kui ühte või kahte kaustataset. Selle asemel looge uus teek, et teie failistruktuurid oleksid lamedamad ja sisu oleks paremini leitav. Kaaluge veergude kasutamist teekide sisu korraldamiseks. Hea tavana kasutage loendiveergude asemel saidiveerge, kuna saidiveerge saab uuesti kasutada kõigis teekides või loendites ning loendiveerge saab kasutada ainult ühes loendis või teegis. Lugege lisateavet veergude kasutamise kohta loendite ja teekide korraldamiseks.

Lehtede korraldamise viisi otsustamine

Saidi sisu kavandamisel mõelge, kuidas soovite lehti rühmitada ja korraldada.

• Kas soovite koostada kõik mõne kindla teema või kindlat tüüpi (nt Inimesed Tulipunkti) käsitlevad uudisartiklid? Sel juhul saate lehtedele lisada veerge, mida saate kasutada lehtede rühmitamiseks ja korraldamiseks sarnaselt failidega dokumenditeegis.

• Kas teil on konkreetse teema kohta mitu lehte, mida soovite hõlpsalt üksteisega ühendada? Samuti saate selleks kasutada lehe atribuute (teegi Saidilehed veergudele viitamist).

• Saate lehe atribuudid luua saidiveergudena, mitte loendiveergudena. See võimaldab teil potentsiaalselt jagada sama atribuuti nii dokumentide kui ka lehtede jaoks.

Saate teada, kuidas luua ja redigeerida lehe atribuute. Saate teada , kuidas kasutada esiletõstetud sisu ("roll up") veebiosas leheatribuute. Esiletõstetud sisu veebiosas leheatribuudi kasutamiseks valige allikaks Selle saidi leheteek .

Ettevõtte juhtimis- ja hõlbustusjuhiste mõistmine

SharePointi kaasaegses kasutajaliideses saate hõlpsasti muuta oma ettevõtte või organisatsiooni kaubamärgi ilmet, kuid teie ettevõte võib olla kehtestanud standardid, millele teie sait peab vastama. Kui need juhised ei kuulu saidi loomiseks kasutatud saidikujundusse, siis veenduge, et mõistaksite, mis need on, et teie sait vastaks teie ettevõtte kujundusmustritele. Lisaks veenduge, et mõistate oma ettevõtte hõlbustusstandardeid. Vaadake need ressursid SharePoint Online'is hõlbustusfunktsioonidega saitide loomiseks.

Saidi jaoks sisu (eriti piltide) kogumisel otsige kvaliteetseid pilte ja videovarasid. Kui juhtimiskava nõuab ettevõttekohaste piltide kasutamist, veenduge, et valite pildid oma asutuse varade teekidest (leiate pildivalija lingist "Teie organisatsioon"). Veenduge, et te ei rikuks SharePointi lehtedele piltide lisamisel autoriõiguse reegleid. Kasutage Microsofti pakutavaid tasuta aktsiapilte, mis on pildivalijas saadaval.

Vältige lehe ülelaadimist liiga suure teabega

• Kui uudiseartikkel või sisuleht on asjakohane ainult kindlale inimeste rühmale, saate sihtrühmale suunatudsisu suunata sellele inimeste rühmale. Kui sihtrühma valimine on lubatud, saab teatud sisu eelistada konkreetsetele sihtrühmadele SharePointi avalehel, uudiseid mobiilirakenduses ning veebiosades Uudised ja Esiletõstetud sisu.

• Vaatajad proovivad tööd ära teha. Liiga palju sisu muutub suureks ja teabe otsimiseks kulub liiga palju aega.

• Praktiseerige järk-järgult avalikustamist. Saate hoida vaatajad esmajärjekorras tähelepanu keskendatud kõrge prioriteediga sisule ja avaldada teisese sisu ainult juhul, kui vaataja on lubanud rohkem teavet

• Üksikasjaliku teabe rühmitamine loomulikesse kategooriatesse. Kategooriaid on lihtne kiiresti skannida ja seejärel klõpsata, et saada konkreetse kategooria kohta lisateavet.

• Jaotage sisu jaotisteks. Jaotised aitavad loetavust parandada nii suurtel kui ka väikestel ekraanidel.

• Tekstiosade visuaalseks eraldamiseks saate kasutada valmispealkirjalaade. Pealkirjalaadid toetavad pikkade lehtede ankrusilte ja võimaldavad ka ekraanilugerit kasutavatel inimestel liikuda jaotistest jaotisse ilma kogu ekraani ette lugemata.

Lehtede skannitavaks muutmine

• Üks idee tekstil lõigu kohta. Esimeses lauses tuleks esitada kokkuvõte või järeldus.

• Kasutage täpploendeid. 

• Vähem on rohkem. Kasutage võimalikult vähe sõnu.

• Ärge kriipsutage sõnu alla. Veebilehtede allakriipsutus annab märku hüperlinkidest ja te ajate lugejad segadusse, kui olete allakriipsutatud teksti, mis pole hüperlink.

• Ärge kunagi postitage pikka URL-i. Kasutage hüperlinkidega sõnu.

• Piltide abil saate luua põneva sisu. Veebiosade abil saate lisada pilte ja veenduda, et teie pildid on selle teemaga seotud ja vastavad teie ettevõtte kaubamärgi stiilile.

• Ärge kunagi seostage hüperlinki sõnaga "siin". Kui klõpsate lehel mitut linki "siin", peab lugeja lõpetama, lugema teksti enne ja pärast sõna "siin" ja seejärel välja selgitama, kuhu teie lingi sihtkohtliigub. Selle asemel peaksid hüperlingid alati olema sihtsildiga seostatud, näiteks nii:

  • Ära kasuta: rakendusevormi kuvamiseks klõpsake siin

  • Parem: rakendusevormi allalaadimine

  • Parim: rakenduse vorm

Veenduge, et lehed oleksid juurdepääsetavad

• Veenduge, et piltidel oleks asetekst. Kui ekraaniluger kohtab pilti, proovib see lugeda teksti aseteksti. Vaadake üle üleslaaditavate piltide automaatselt genereeritud asetekst ja muutke kirjeldust, kui see ei vasta pildile.

• Brauserid kuvavad aseteksti, kui pilte ei laadita. Teksti alternatiivid on olulised ka siis, kui pilte ei laadita levinud põhjustel (nt kehv võrguühendus).

• Olge animeeritud piltide kasutamisel ettevaatlik. Kognitiivse puudega, liikumistundlikkuse või krampide häiretega kasutajad ei pruugi taluda piltide (sh GIF-ide) teisaldamist, vilkumist või automaatset animeerimist.

• Vaadake need ressursid SharePoint Online'is hõlbustusfunktsioonidega saitide loomiseks.

Kõrge väärtusega sisu paigutamine lehe ülaossa

Kuna see on teie saidi eesuks, on eriti oluline lisada lehe ülaserva lingid lugejatele kõige sagedamini vajalikule sisule. Tuvastasite kõige sagedamini vajaliku sisu, kui kogusite teavet oma saidi plaanimiseks. Avaleht (ja ülemine navigeerimine) on parim koht selle teabe esitamiseks! Kiirlinkide veebiosa pakub teie kõige sagedamini vajalikule sisule või teemadele viivate linkide esitamiseks mitmesuguseid paigutussuvandeid ning sel eesmärgil saate kasutada ka põhiveebiosa.

Saidivaaturite saidi omaniku kontaktteabe kuvamine

Saidi omaniku nime lisamine avalehele võib olla väga kasulik. Selle teabe jaoks parim koht asub lehe allservas. Kuigi see on oluline, ei ole seda kogu aeg vaja. Kui kõigil teie suhtlussaitidel on avalehe allservas saidiomanik (või saidikontakt), tunnevad külastajad selle mustri ära ja teavad saidi kontakti otsimise vajaduse korral allapoole kerida. Lisage Inimesed veebiosa abil saidi omaniku nimi.

Uudiste abil tegevuste, vahe-eesmärkide ja sisu esiletõstmine

Uudiste abil saate esile tõsta sisu, vahe-eesmärgid või tegevused, mis on seotud teie saidi esitatud teema või osakonnaga. Saate kiiresti luua pilkupüüdvaid postitusi, mis võivad sisaldada graafikat ja rikkalikku vormingut. Uudiseartiklite hõlpsamaks loomiseks kaaluge uudistepostituste jaoks lehemalli loomist.

Uudised kuvatakse tavaliselt vastavalt artikli esimesele avaldamiskuupäevale, kusjuures uusim artikkel on loetletud esimesena. Uudiste veebiosas saate uudisteartikleid ka kindlas järjekorras kinnitada.

Uudiste veebiosa kasutamine

Veebiosa Uudised sisaldab mitut paigutust ja eri kasutuskogemust olenevalt sellest, kui suur on veerg, kuhu veebiosa paigutate. Hea tavana kasutage lehe ülaosas olevat uudiste veebiosa ja kinnitage sagedasi värskendusi. Kõik teie loodud uudisepostitused kuvatakse automaatselt uudiste veebiosas.

Julgustage vaatajaid teie saiti jälgima. Sel juhul suunatakse teie uued uudisepostitused SharePointi avalehele ja jälgijatele mõeldud mobiilirakenduse vahekaardil Uudised.

Näide asustatud uudiste veebiosast:

Enamik uudiste veebiosa paigutustest kasutab lehe pisipilti. Pisipilt luuakse automaatselt teie lehe esimesest kvaliteetsest pildist. See võib olla lehe päisepilt või kui teie lehel pole päisepilti, kasutab SharePoint lehe esimese jaotise esimese veeru esimest pilti. Parima tulemuse saamiseks kasutage iga uudiseartikli puhul primaarpildil horisontaalpilti. Siit saate teada , kuidas muuta või valida lehe pisipilti.

Kaasahaarava sisu loomine

Pange kõige olulisem teave alati oma uudiseartiklisse "peale", täpselt nagu ajalehe uudislugu.

 Järgmiste näpunäidete abil saate uudistelehtede pealkirjade abil lugeja tähelepanu haarata.

• Kasutage arve. Pealkirja alustamiseks numbriga on kõik korras.

• Kasutage lausealust (v.a juhul, kui teie ettevõtte standardid teisiti dikteerivad). Esimene sõna peas peaks olema suurtähestatud nagu kõik õiged nimisõnad. Enamik pealkirjasõnu peaks olema kuvatud väiketähtedega. Ärge suurtähestage iga sõna. Enamikul juhtudel suurtähestage esimene sõna pärast koolonit. (Mõnel juhul, kui koolonit järgneb ainult üks sõna, ei suurtähesta sõna. Kasutage oma parimat hinnangut.)

• Kasutage kaasahaaravaid omadussõnu. Näiteks: Effortless, Fun, Free, Erakordne, Hädavajalik, Kummaline, Hämmastav.

• Saate minimeerida hüüumärke ja avaldisi. Avaldiste või idioomide kasutamine uudiseartikli pealkirjades ei tähenda sageli mitte-emakeelsetele inglise keele kõnelejatele tähendust.

• Kasutage ainulaadset põhjendust. Inimesed nagu "loendi" artiklid. Loendipostituse abil kellegi tähelepanu püüdmiseks kasutage selliseid sõnu nagu põhjused, põhimõtted, faktid, õppetunnid, ideed, viisid, saladused ja nipid.

• Kasutage funktsiooni mida, miks, kuidas või millal. See on eriti kasulik, kui kirjutate veenmiseks artiklit.

• Tee julge lubadus. Luba lugejale midagi väärtuslikku – näiteks uut oskust või lahendust lahendamata saladusele. Julge lugejal oma artiklit lugeda ja siis kohale toimetada!

• Kirjutage praegusesse pingesse. Kasutage praeguseid pingeid vahetu minevikuteabe, varasema sisu mineviku pingete ja tulevaste sündmuste jaoks.

Õiguste kavandamine

Suhtlussaitidel on tavaliselt väike hulk sisuautoreid ja palju lugejaid. Õigusi haldavad SharePointi rühmad ja vaikimisi sisaldavad need kolme õigusetaset.

• Omanikud – täielikud kasutusõigused. Hea tava on, et iga suhtlussaidi jaoks on vähemalt kaks (2) omanikku.

• Liikmed – redigeerimisõigusi. Teil võib olla nii palju liikmeid, kui soovite, kuid soovitatav on arv hoida suhteliselt väiksena, et saaksite teha asjakohast järelevalvet. Iga liige saab redigeerida teiste liikmete loodud sisu ja vaadata mustandolekus lehti.

• Külastajad – lugemisõigused. Kui kasutate külastajate jaoks olemasolevat laia inimeste rühma (nt Kõik peale väliskasutajate), on seda märksa lihtsam hallata. Kui soovite luua privaatse suhtlussaidi, saate lisada olemasoleva Microsoft 365 rühma külastajate rühma või olemasolevasse meililoaga turberühma.

Sisu autorid lisatakse rühma Liikmed. Peamine erinevus omanike ja liikmete õiguste vahel on saidile õiguste määramine. Lisaks kolmele eespool loetletud õiguserühmale on igal saidil ka saidi administraator (varem saidikogumi administraator). Kui teie ettevõte toetab suhtlussaitide iseteenindusliku loomist, saab saidi Haldus isik, kes saidi lõi.