Asutused on aastaid levirühmade abil teinud koostööd ja suhelnud inimrühmadega nii asutuse sees kui ka väljaspool seda. Nüüd aga pakuvad Microsoft 365 Rühmad Outlookis koostööks võimsamat lahendust.
Näpunäide.: Kui otsite teavet selle kohta, kuidas kasutada Outlooki kontaktirühmi meilide saatmiseks inimeste loendile (nt sõprade rühmale), vaadake teemat Outlook for PC-is kontaktirühma või leviloendi loomine.
Mis on Microsoft 365 rühmad?
Kui häälestate OutlookisMicrosoft 365 rühma, saate valida inimeste kogumi, kellega soovite koostööd teha, ja hõlpsalt häälestada ressursikogumi nende inimestega ühiselt kasutamiseks. Iga ressursi kohta õigusi eraldi määrama ei pea, kuna liikme lisamisel rühma saab ta automaatselt rühma tööriistade kasutamiseks vajalikud õigused.
Need lisaressursid on järgmised.
-
Ühiskaust – kus toimuvad teie tavapärased vestlused leviloendites. See ühine sisendkaust on täielikult otsitav, nii et see loob rühma sõnumitest elava arhiivi. Rühma uustulnukad saavad varem postitatud sisu kiiresti üles leida või ajaloos tagasi kerida. Vt Rühmavestlused Outlookis.
Näpunäide.: Kui kasutajad soovivad, et rühmasõnumid kuvataks nende isiklikus postkastis, nagu see oli leviloendi puhul, piisab vaid rühma tellimisest või Outlooki lindinupu Liikmesus klõpsamisest.
-
Ühisfailide teek . Teie rühmal on SharePointi failiteek, kus kasutajad saavad dokumente, töövihikuid, esitlusi, pilte või mis tahes muud tüüpi faile talletada, ühiskasutusse anda ja nende kallal koos töötada. Vt Rühmafailide ühiskasutus.
-
Ühiskalender . Teie rühm saab ühiskalendri rühmaga seotud sündmuste postitamiseks. Iga rühma tellinud liige kutsutakse automaatselt kalendrisse postitatud sündmustele, et need sündmused kuvataks soovi korral ka isiklikes kalendrites. Vt Koosoleku plaanimine Outlooki rühmakalendris.
-
OneNote'i ühismärkmik – rühmal on automaatselt ühine OneNote'i märkmik, kus rühma liikmed saavad teavet koguda ja selle kallal koos töötada. Paljud rühmad kasutavad märkmikku elava viki loomiseks, mis sisaldab korduma kippuvaid küsimusi ja muid ressursse.
-
Külalispääs – levirühmadesse saate varem väliseid kontakte lisada, kuid kõik, mis neil on, oli meil. Rühmade abil saate anda külalistele juurdepääsu meilivestlustele, failidele ja isegi OneNote'i ühismärkmikule. Vt: külalispääs Microsoft 365 rühmad.
-
Sisu on leitav . Outlooki rühmad on vaikimisi avalikud, mis tähendab, et teistel teie asutuse töötajatel on lihtne rühma materjale leida ja nendega liituda või neid läbi vaadata. Kui rühma sisu on tundlikum, saate rühma privaatseks muuta, mis peidab sisu mitteliikmete eest ja nõuab, et rühma omanik kinnitaks kõik liitumistaotlused.
-
Iseteeninduslik loomine – IT-d ei pea rühmade loomise taotluste alusel maha panema. Kasutajad saavad vastavalt vajadusele luua oma rühmad. Kui soovite määrata, millised teie asutuse kasutajad saavad rühmi luua, lugege teemat Microsoft 365 rühmad loomise õiguste haldamine.
Need on ainult mõned paljudest funktsioonidest, mis muudavad rühmad levirühmadest palju tõhusamaks.
Rühmade haldamine
Microsoft 365 pakub mitmeid kasulikke tööriistu ja võimalusi rühmade hõlpsamaks haldamiseks. Lisateabe saamiseks iga sellise eelise kohta klõpsake alltoodud pealkirju.
Kataloogi haldamine on probleem iga administraatori jaoks. Siin on mõned tööriistad, Microsoft 365 pakuvad selle hõlbustamiseks pakkumisi.
-
Nimepoliitikad – nimepoliitikad võimaldavad teil määratleda, mis on teie rühmade jaoks vastuvõetavad ja mitte. See takistab kasutajatel rühmadele nimesid või nimesid, mis on keelatud. Lisaks saate rühmanimedele jõustada ettevõtte standardeesliited või järelliited.
Dünaamiline liikmesus . Dünaamilise liikmesuse abil saate määrata rühma liikmesuse reegli alusel, mis lisab (või eemaldab) rühmaliikmeid metaandmete (nt osakonna või rolli) põhjal teie Active Directorys. Dünaamilise liikmesuse loomise kohta leiate lisateavet teemast Atribuutide kasutamine täpsemate reeglite loomiseks .
-
Peidetud liikmesus. Kui on olemas põhjus muuta rühma liikmesus konfidentsiaalseks (nt kui liikmed on õpilased), saate väliste kasutajate eest liikmesuse peita.
-
Loomisõigused . Teie asutuses võib olla inimesi, keda te ei soovi uute rühmade loomise jaoks kasutada. Kataloogis loomisõiguste haldamiseks on mitu viisi. Lugege artiklit Microsoft 365 rühma loomise haldamine.
-
Auditilogid – võite olla kindlam, et kasutajad saavad rühmi luua ja rühmakuulekaid hallata, kuna Microsoft 365 rühmade auditilogid võimaldavad teil jälgida, kes on kindla rühma loonud või kustutanud või teinud muudatusi rühma liikmesuses. Lugege artiklit Auditilogist otsimine Microsoft 365 turbe- & vastavuskeskuses.
Kohaletoimetamishaldus annab mõned meetodid rühma sõnumite saatmis- ja vastuvõtmisviisi haldamiseks. Lisaks on saadaval tööriistad nende sõnumite voo jälgimiseks.
-
Sõnumite saatmine rühmana või rühma nimel. Nende sätete abil saavad määratud kasutajad saata meilisõnumeid nii, nagu need oleksid tulnud rühmalt, või rühma nimel.
-
Saatja piirangud – nende sätete abil saate määrata, kellel on lubatud rühmale sõnumeid saata. Rühma saab konfigureerida lubama meilisõnumeid välistelt osapooltelt, kuid soovi korral saate seda piirata ainult kindlate väliste osapooltega.
-
Väliste kasutajate tugi . Külaliste kutsumisel rühma saate valida, kas nad kaasatakse rühma meilivestlustesse. Vt: külalispääs Microsoft 365 rühmad.
-
Transpordireeglid . Transpordireeglid toimivad rühmade puhul samamoodi nagu Exchange'i serveris. Reeglid võivad otsida kindlatele tingimustele vastavaid sõnumeid ja seejärel nende sõnumitega midagi ette võtta.
-
MailTips – meilispikrid on informatiivsed sõnumid, mis kuvatakse kasutajatele sõnumi koostamise ajal. Nad saavad NDR-e vähendada, hoiatades kasutajat, kui tema sõnum tõenäoliselt saadetakse välistele osapooltele või ületab sõnumikvoote.
-
Mitu puhveraadressi – rühmal võivad olla pseudonüümid sarnaselt kasutaja postkastiga. Täiendavad puhverserveri aadressid võivad olla kasulikud nendele teistele pseudonüümidele saadetud sõnumite vastuvõtmiseks või pikka või raskesti õigekirja sisaldava rühmani jõudmiseks. Lugege artiklit Mitme domeeni tugi Microsoft 365 rühmade jaoks – Haldus spikker
-
Saatmise ja vastuvõtu maksimummaht. Nende kvootide abil saab talletusruumi ja läbilaskevõime nõuete parema halduse huvides vähendada probleeme, mis tekivad, kui rühm võtab vastu (või saadab) eriti mahukaid sõnumeid.
Microsoft 365 annab teile ka mõned tööriistad rühmas ühiskasutusse saava sisu haldamiseks.
-
Kasutusjuhised . Saate määratleda Microsoft 365 rühmade kasutusjuhised, et tutvustada kasutajatele häid tavasid, mis aitavad rühmasid tõhusamalt kasutada ja ettevõttesiseste sisupoliitikate osas harida.
-
Andmete liigitus – saate luua kohandatava andmeliigitussüsteemi Microsoft 365 rühmade jaoks, mis võimaldavad rühmade eraldamist poliitikatüübi järgi (nt "liigitamata", "ettevõtte konfidentsiaalne" või "ülisaladus"). Sel viisil võivad rühmadel olla teie organisatsiooni muu sisu poliitikad. Laiendatav poliitika võimaldab teie ettevõttel konfigureerida lõpp-punkti, mis kutsutakse rühma loomisel või muutmisel, ja seejärel saate rühma loomiseks või muutmiseks rakendada oma poliitikaid.
Muutustega toimetulek
Mõnikord on muutused kasutajate jaoks ebamugavad, nii et leviloendite olemasolevate liikmetega on oluline suhelda, et nad teaksid, mida oodata. Sellisesse sõnumisse võiks lisada järgmist teavet, kus on vastused mõnedele olulistele küsimustele.
Mis on Outlooki rühmad?
Microsoft 365 rühmad on ühtne koostöölahendus töörühmadele/rühmadele, kes soovivad arutelusid, faile, kalendreid ja märkmeid jagada ühtsel viisil, mida on lihtne leida. Rühmade üks kõige parem funktsioon on tõenäoliselt rühma postkast, kus säilitatakse arutelude ajalugu, kust on varasemaid arutelusid lihtne otsida.
Miks me selle muudatuse teeme?
Inimesed on sageli avaldanud soovi leviloendisse postitatud sõnumite hulgast varasema teabe otsimiseks. Üleminek leviloendilt rühmale tähendab seda, et inimesed ei pea samu küsimusi üha uuesti küsima ega neile vastama.
Uues rühmas on rühmasündmuste jaoks olemas ka kalender, ühisfailide teek ja OneNote’i ühismärkmik, kus saate koostööd teha ja hilisemaks kasutamiseks teavet koguda.
Kui kuulusin juba leviloendisse, kas selle rühmaga liitumiseks on vaja midagi eraldi teha?
Ei, aga kui kuulusite juba leviloendisse, saate automaatselt uue rühma liikmeks.
Kuidas uuele rühmale Outlookis juurde pääseb? Aga Outlooki veebirakenduses?
Outlookis piisab uuele rühmale juurdepääsuks vasakpoolse navigeerimispaani allservas kategooria Rühmad valimisest. Kui kasutate seda rühma sageli, kaaluge selle lemmikuks kinnitamist: paremklõpsake seda ja valige Kuva lemmikuna.
Lisaks on igal mobiiliplatvormil (iOS, Android jne) saadaval tasuta mobiilikliendid Microsoft 365 Groupsi jaoks, et saaksite rühmale liikvel olles hõlpsasti juurde pääseda.
Kas saab ka lihtsalt meili saata?
Jah, muidugi! Leviloendis kasutatud meilipseudonüüm toimib sama hästi ka Outlooki rühmas.
Lisaks...
Ärge unustage kasutajatele öelda, et ees seisab muudatus ja kelle poole nad peaksid küsimustega pöörduma.
Leviloendite migreerimine
Kas olete valmis üleminekuks leviloendilt rühmale? Lugege teemat Leviloendite migreerimine Microsoft 365 rühmadesse – Haldus spikker.
Milliseid leviloendeid ei saa Microsoft 365 rühmadeks uuendada?
Microsoft 365 rühmadesse saate üle viia ainult pilvepõhiseid lihtsaid ja pesastamata leviloendeid. Lugege teemat Leviloendite uuendamine Microsoft 365 rühmadeks – Exchange | Microsoft Learn
Mis saab edasi?
Kui olete levirühmaMicrosoft 365 rühmaks uuendanud, võite soovida teha paari järeltoimingut, et tagada selle sujuv toimimine.
-
Järeltegevus kasutajatega . Tulge kohe pärast versiooniuuenduse lõpulejõudmist ja paar päeva hiljem uuesti sisse. Kui näitate, et kuulate ja vastate küsimustele, mis neil võivad olla, on nende muudatustega rahul ja mugav tegeleda.
-
Kaasamisaruannete jälgimine – Microsoft 365 Haldus portaalis on häid aruandeid, mis näitavad, kui palju kasutajaid rühma kasutab, kui sageli ja milliseid funktsioone nad kasutavad. Need aruanded aitavad teil kujundada järeltegevust ja kasutajate koolitusi ning tõsta esile kohad, kus teie kasutajad uuest rühmast enim kasu saavad. Vt tegevusaruanded Microsoft 365 halduskeskus.
-
Jagage oma kogemusi . Andke oma ettevõtte teistele meeskondadele teada, et olete oma levirühma täiendanud ja milliseid samme selle edukaks muutmiseks tegite! Selle teabe jagamine aitab teistel meeskondadel teie näidet järgida ja edukat versiooniuuendust.
Vaata ka
Kas teil on küsimusi Microsoft 365 rühmade kohta?
Külastage Microsoft 365 rühmad tehnikakogukonda.
Ootame klientide arvamusi
Seda artiklit värskendati teie tagasiside põhjal viimati 16. oktoobril 2020. Kui see artikkel juhatas teid kasuliku teabeni, aga ka siis, kui ei juhatanud (eriti just siis), klõpsake allpool tagasisidenuppu ja saatke meile oma kommentaarid, et saaksime artiklit täiustada. Aitäh!
