Kui häälestate SharePoint teenusekomplektis Microsoft 365Microsoft 365, on teil arvatavasti dokumente ja faile, mida soovite oma meeskonnatöö saidile lisada. Siin on välja toodud mõned viisid, kuidas saate meeskonnatöö saidile mitmesugust tüüpi sisu lisada.
Märkus.: Lisateavet selle kohta, kuidas häälestada OneDrive töö või kooli jaoks meeskonnatöö saite, et neid koos kasutada, leiate teemast Office 365 failide talletus- ja ühiskasutusruumi häälestamine.
Selle artikli teemad
Enne alustamist
Enne failide teisaldamist kontrollige, kui palju salvestusruumi SharePoint teenusekomplektis Microsoft 365Microsoft 365. Lisateavet selle kohta, kuidas SharePoint teenusekomplektis Microsoft 365 salvestuslimiite, leiate teemast SharePointi piirangud.
Näpunäide.: Oluline on meeles pidada, et Microsoft 365 korral erinevad SharePoint teenusekomplektis Microsoft 365 (teie meeskonnatöö sait) salvestuslimiidid Exchange Online'i (meilikontode) salvestuslimiidist. Postkasti talletuslimiitide kohta leiate lisateavet teemast Adressaadidjaotises Microsoft 365 Exchange Online'i teenusekirjeldused.
Järgmiseks tuleb analüüsida praegu salvestatud sisu. See hõlmab dokumente, pilte, vorme jne.
Näpunäide.: File Exploreris saate faile otsida mahu ja kuupäeva alusel. See aitab teil kiiresti üles leida hiljuti kasutatud või väga suured failid.
Mõelge, kui palju sisu regulaarselt kasutatakse ja kas soovite kogu sisu salvestada Microsoft 365. Nii nagu väiksemasse korterisse kolimisel, on ka siin tarvis otsustada, mis uuele saidile ära mahub. Näiteks kui teie ettevõte kasutab nüüd rohkem salvestusruumi kui Microsoft 365 piirang, SharePoint teenusekomplektis Microsoft 365 peate tegema näiteks järgmisi otsuseid.
-
Milliseid faile soovite teisaldada?
-
Kas soovite osta lisatalletusruumi?
-
Kas peaksite varuma saidi kasvamiseks ruumi? (Tavaliselt läheb seda vaja.)
Kui teie ettevõte on suur või keeruka ülesehitusega, võiksite appi kutsuda eksperdi. Usaldusväärset abi leiate Microsoft Pinpointi veebilehelt. Pinpoint pakub ettevõtetele kogu maailmas kiiret ja hõlpsat viisi Microsofti sertifitseeritud asjatundjate ning professionaalsete teenuste otsimiseks
Kaustade, teekide ja alamsaitide loomine
Kui olete kindlaks teinud sisu, mida soovite teisaldada, mõelge sellele, kuidas seda korraldada soovite. Alustada võiksite näiteks failide üleslaadimisega meeskonnatöö saidi dokumenditeeki. Sisu korraldamine on hea mõte, eriti kui eeldate, et lõpuks on teil palju faile. Sisu mahu kasvades soovite ehk sisu talletamiseks luua täiendavaid dokumenditeeke, vormiteeke ja pilditeeke. Samuti saate erinevat tüüpi dokumentide või projektide jaoks luua alamsaite.
Lisateavet selle kohta, kuidas saidil sisu korraldamiseks struktuuri kavandada, leiate artiklist Meeskonnatöö saidi sisu kavandamine.
Dokumentide, piltide ja failide üleslaadimine
Laadige failid (nt Wordi dokumendid, PDF-failid või JPG-pildid) teeki või teegi kausta.
Märkus.: SharePoint teenusekomplektis Microsoft 365'i teeki üleslaaditava faili maksimaalne maht on praegu 2 GB. Lisaks saate korraga üles laadida üksnes kuni 100 faili.
Parim viis selle tegemiseks sõltub failide arvust. Kõigepealt liikuge sirvides sihtteeki ja valige järgmisest tabelist sobiv toiming.
|
Failide arv |
Üleslaadimisviis |
|---|---|
|
Üks dokument |
Valige Uus dokument > LAADI ÜLES OLEMASOLEV FAIL ja seejärel liikuge sirvides arvutis oleva failini. |
|
Mitu dokumenti ja kausta |
Valige lindi menüü Teek nupp Ava Exploreriga. Seejärel lohistage failid File Exploreri abil. |
Lisateavet leiate teemast Failide üleslaadimine teeki.
Märkus.: Teatud tüüpi faile ei saa teeki üles laadida. Nende failide loendi leiate artiklist Failitüübid, mida ei saa lisada loendisse ja teeki.
Kaaluge kontaktide SharePoint kalendrite ja arvutustabelite loendite loomist
Igal ettevõttel on andmeid paljudes vormides (nt kalendrites, ülesannetes ja arvutustabelites). Seda tüüpi andmete korral saate selle sisu teisaldada või teisendada oma saidi loendisse. Näiteks saate ärikontaktide loendi teisendada kontaktiloendiks. Lisaks saate sageli teisendada kalendreid SharePoint kalendriks, mis on eri tüüpi loend.
-
SharePoint teenusekomplektis Microsoft 365'is rühmakalendri loomise kohta teabe saamiseks vaadake seda videot: Video: oma kalendri loomine.
Kui kasutate teabe jälgimiseks Microsoft Exceli arvutustabeleid, saate need otse SharePoint teenusekomplektis Microsoft 365'i dokumenditeeki üles laadida. Samuti saate arvutustabeli importida SharePoint loendina. Kuna paljud inimesed saavad loendit samal ajal värskendada, on SharePoint loendid julgustada koostööd. Ainult soovitud teabe kuvamiseks saate luua loendite eri vaateid.
-
Lisateavet loenditega töötamise kohta leiate teemast Koolitus: loendi loomine ja häälestamine (inglise keeles).
Kaaluge SharePoint lahendusi tavaliste ärivajaduste jaoks
Teine võimalus sisu teisaldamiseks on kasutada SharePoint lahendust olemasoleva ülesande paremaks haldamiseks. Näiteks soovib enamik ettevõtteid töötajate igapäevateadmisi talletada ja töötajate vahel jagada. Selleks sobib hästi saidil olev viki.
Selles tabelis kirjeldatakse SharePoint funktsioone, mis aitavad teil äriprotsesse hallata.
|
Äriprotsessid |
Kirjeldus |
|---|---|
|
Koostöö ja meeskonnateadmiste ühiskasutus viki abil |
Viki on sait, kus kasutajate kogukond loob ja haldab teavet. Viki on suurepärane vahend tööks olulise protsessiteabe ja üldiste abimaterjalide talletamiseks ning ühiskasutuseks.
|
|
Ressursi plaanimise teisaldamine SharePoint kalendrisse |
Rühmakalender on hea viis tavapäraste ressursside (nt konverentsiruumid, helivarustus jne) plaanimiseks. Kuna rühmakalender elab SharePoint teenusekomplektis Microsoft 365 saidil, saavad kõik teie meeskonnaliikmed seda hõlpsalt vaadata SharePoint Outlookis.
|
|
Andmebaasiprogrammide teisendamine Accessi rakenduseks |
Andmebaaside kujundamiseks ja avaldamiseks saate kasutada rakendust Microsoft Access 2013. Seejärel saate luua Accessi rakenduse, et andmebaasi kasutada ka oma meeskonnatöö saidil.
|
|
Töövoogude abil äriprotsesside automatiseerimine |
Töövood automatiseerivad ja jälgivad äritoimingute käigus tehtavaid põhiülesandeid. Töövood sobivad selliste ülesannete jaoks nagu kinnitamisprotsessid ja tagasiside kogumine.
|
Saidikasutajatel sisu otsimise hõlbustamine
Pärast dokumentide ja failide teisaldamist meeskonnatöö saidile teavitage sellest teisi saidikasutajaid. Saidilt sisu otsimiseks saate neile pakkuda erinevaid võimalusi.
Järgnevas tabelis kirjeldatakse neid erinevaid viise, mida saate kasutada.
|
Meetod |
Kirjeldus |
|---|---|
|
Otsingu kasutamine sisu leidmiseks |
Lihtsaim viis sisu otsimiseks SharePoint teenusekomplektis Microsoft 365'i saidil on otsingufunktsiooni kasutamine.
|
|
Loendite ja teekide vaadete konfigureerimine sisu hõlpsamaks leidmiseks |
Vaates kuvatavad üksused saate ise valida. Näiteks saate ühes vaates kuvada pealkirja ja autori. Järgmises vaates omakorda võite kuvada ainult kindlatel kuupäevadel lisatud üksused.
|
|
Saidil navigeerimise kohandamine |
Sisu hõlpsamaks otsimiseks saate meeskonnatöö saidil navigeerimist kohandada.
|
|
Veebist teabe otsimine võrguühenduseta režiimis |
Saate OneDrive töö või kooli jaoks või Outlooki abil otsida sisu, mis on SharePoint teenusekomplektis Microsoft 365 saidil, kui olete ühenduseta
|
|
Sisuvärskenduste jälgimine |
|
Lisateavet selle kohta, kuidas saidikasutajatel sisu otsimist hõlbustada, leiate plaanimisjuhendi artiklist Meeskonnatöö saitide sisu plaanimine .
Saatke meile kommentaar
Kas sellest artiklist oli abi? Kui jah, siis palun andke meile sellest lehe allservas teada. Kui te abi ei saanud, siis kirjutage, mis jäi arusaamatuks või ebaselgeks. Vaatame teie tagasiside põhjal faktid üle, lisame teabe ja täiendame seda artiklit.
