Consolidar datos en varias hojas de cálculo

Hay dos formas de consolidar datos, ya sea por posición o categoría.

Consolidación por posición: los datos de las áreas de origen tienen el mismo orden y usan las mismas etiquetas. Use este método para consolidar datos de una serie de hojas de cálculo, como hojas de cálculo de presupuestos de departamento que se han creado a partir de la misma plantilla.

Consolidación por categoría: Cuando los datos en las áreas de origen no se organizan en el mismo orden pero usan las mismas etiquetas. Use este método para consolidar datos de una serie de hojas de cálculo que tienen diferentes diseños pero tienen las mismas etiquetas de datos.

• Consolidar datos por categoría es similar a crear una tabla dinámica. En cambio, con una tabla dinámica, puede reorganizar fácilmente las categorías. Considere la posibilidad de crear una tabla dinámica si necesita una consolidación más flexible por categoría.

Siga estos pasos para consolidar varias hojas de cálculo en una hoja de cálculo maestra:

1. Si aún no lo ha hecho, configure los datos en cada hoja constituyentes haciendo lo siguiente:

   • Asegúrese de que cada rango de datos está en formato de lista. Cada columna debe tener una etiqueta (encabezado) en la primera fila y contener datos similares. No debe haber filas ni columnas en blanco en ninguna parte de la lista.

   • Coloque cada rango en una hoja de cálculo independiente, pero no escriba nada en la hoja de cálculo maestra en la que planea consolidar los datos. Excel lo hará por usted.

   • Asegúrese de que cada rango tiene el mismo diseño.

2. En la hoja de cálculo maestra, haga clic en la celda superior izquierda del área donde desea que aparezcan los datos consolidados.

   Nota: Para evitar sobrescribir datos existentes en la hoja de cálculo maestra, asegúrese de dejar celdas suficientes a la derecha y debajo de esta celda para los datos consolidados.

3. Haga clic en Datos>Consolidar (en el grupo Herramientas de datos ).

   

4. En el cuadro Función, haga clic en la función de resumen que quiere que use Excel para consolidar los datos. La función predeterminada es SUMA.

   Este es un ejemplo en el que se han elegido tres rangos de hoja de cálculo:

   

5. Seleccione los datos.

   A continuación, en el cuadro Referencia , haga clic en el botón Contraer para reducir el panel y seleccionar los datos de la hoja de cálculo.

   

   Haga clic en la hoja de cálculo que contiene los datos que quiere consolidar, seleccione los datos y después haga clic en el botón Expandir diálogo de la derecha para volver al cuadro de diálogo Consolidar.
   
   Si una hoja de cálculo que contiene datos que necesita consolidar está en otro libro, haga clic en Examinar para buscar ese libro. Después de localizar y hacer clic en Aceptar, Excel escribirá la ruta de acceso del archivo en el cuadro Referencia y anexará un signo de exclamación a esa ruta. A continuación, puede seguir seleccionando otros datos.

   Este es un ejemplo en el que se han seleccionado tres rangos de hoja de cálculo:

   

6. En la ventana emergente Consolidar , haga clic en Agregar. Repita este procedimiento para agregar todos los rangos que consolide.

7. Actualizaciones automáticas frente a actualizaciones manuales: Si quiere que Excel actualice la tabla de consolidación automáticamente cuando cambien los datos de origen, active la casilla Crear vínculos a datos de origen . Si esta casilla permanece desactivada, puede actualizar la consolidación manualmente.

   Notas: 

   • No puede crear vínculos si las áreas de origen y destino están en la misma hoja.

   • Si necesita cambiar la extensión de un rango (o reemplazar un rango), haga clic en el rango en la ventana emergente Consolidar y actualícelo siguiendo los pasos anteriores. De este modo, se creará una nueva referencia de rango, por lo que tendrá que eliminar la anterior antes de volver a consolidar. Simplemente elija la referencia anterior y presione la tecla Suprimir.

8. Haga clic en Aceptar y Excel generará la consolidación. Opcionalmente, puede aplicar formato. Solo es necesario aplicar formato una vez, a menos que vuelva a ejecutar la consolidación.

   • Los rótulos que no coincidan con los de las otras áreas de origen producirán filas o columnas independientes en la consolidación.

   • Asegúrese de que las categorías que no quiere consolidar tienen etiquetas únicas que aparecen solo en un rango de origen.

Si los datos que se van a consolidar están en celdas diferentes de hojas de cálculo diferentes:

Escriba una fórmula con referencias de celda a las otras hojas de cálculo, una por cada hoja de cálculo independiente. Por ejemplo, para consolidar datos de hojas de cálculo denominadas Ventas (en la celda B4), HR (en la celda F5) y Marketing (en la celda B9), en la celda A2 de la hoja de cálculo maestra, tendría que escribir lo siguiente:

 

Si los datos que se van a consolidar están en las mismas celdas de diferentes hojas de cálculo:

Escriba una fórmula con una referencia 3D que use una referencia a un rango de nombres de hojas de cálculo. Por ejemplo, para consolidar datos en las celdas A2 desde Ventas hasta Marketing (ambos incluidos), en la celda E5 de la hoja de cálculo maestra tendría que escribir lo siguiente: