Οι αναφορές προόδου συγκρίνουν την προγραμματισμένη, την ολοκληρωμένη και την υπόλοιπη εργασία σε ένα γράφημα που ενημερώνεται αυτόματα καθώς αλλάζετε τα δεδομένα του έργου. Επιτρέπουν σε εσάς και στους ενδιαφερομένους να βλέπετε την κατάσταση του έργου με μια ματιά, σε λίγα μόνο βήματα.
Συμβουλή διαχείρισης έργων Οι αναφορές προόδου αποτελούν βασικό μέρος των ευέλικτη διαχείριση έργου, ειδικά του Scrum. Πρόκειται όμως για χρήσιμα εργαλεία για οποιοδήποτε στυλ διαχείρισης έργων.
Για να δημιουργήσετε μια αναφορά προόδου, κάντε κλικ στις επιλογές Αναφορά > Πίνακες εργαλείων > Πρόοδος.
Μπορεί να χρειαστεί να προσθέσετε πεδία στο έργο σας, για να έχετε τις πληροφορίες που θέλετε στην αναφορά προόδου. Δείτε παρακάτω συμβουλές για τη ρύθμιση του έργου σας, ώστε να αξιοποιήσετε στο έπακρο τη δυνατότητα αναφοράς προόδου.
Ρύθμιση αναφοράς προόδου
Γραφήματα προόδου όγκου εργασίας και γραφήματα προόδου εργασιών
Η προεπιλεγμένη αναφορά προόδου περιλαμβάνει δύο γραφήματα: ένα για την πρόοδο του όγκου εργασίας και ένα για την πρόοδο των εργασιών.
Το γράφημαπροόδου όγκου εργασίας δείχνει πόσος όγκος εργασίας έχουν ολοκληρωθεί, πόσο έχει προγραμματιστεί να ολοκληρωθεί πριν από την ημερομηνία λήξης του έργου και τη βασική εκτίμηση του όγκου εργασίας που θα ολοκληρωθεί σε αυτό το σημείο του έργου.
Το γράφημαπροόδου εργασιών εμφανίζει τον αριθμό των εργασιών που έχουν ολοκληρωθεί, τον αριθμό που απομένει και την εκτίμηση της γραμμής βάσης για τον αριθμό των εργασιών που θα ολοκληρωθούν σε αυτό το σημείο του έργου.
Ρύθμιση γραφήματος προόδου όγκου εργασίας
Ένα γράφημα προόδου όγκου εργασίας δείχνει πόσον όγκο εργασίας έχετε ολοκληρώσει και πόσος σας έχει απομείνει. Εάν η γραμμή της υπόλοιπης αθροιστικής εργασίας είναι η πιο απότομη στο γράφημα, τότε το έργο ενδέχεται να είναι εκτός χρονοδιαγράμματος.
Εργασία είναι ο χρόνος που έχει προγραμματιστεί για την ολοκλήρωση μιας εργασίας, Πραγματική εργασία είναι η ποσότητα εργασίας που έχει ολοκληρωθεί και Υπόλοιπη εργασία είναι η διαφορά ανάμεσα σε αυτά τα δύο. Μπορείτε να παρακολουθείτε τον όγκο εργασίας σε ανθρωποώρες ή σε ημέρες.
Καταγραφή πληροφοριών όγκου εργασίας
Καθώς τα γραφήματα προόδου όγκου εργασίας συγκρίνουν την προγραμματισμένη, την ολοκληρωμένη και την υπόλοιπη εργασία, βεβαιωθείτε ότι καταγράφετε αυτές τις πληροφορίες στο έργο σας πριν από τη δημιουργία της αναφοράς.
-
Αναθέστε πόρους σε εργασίες, ειδικά αν θέλετε να καταγράψετε τον όγκο εργασίας που έχει ολοκληρωθεί. Φροντίστε να το κάνετε αυτό πριν να ορίσετε μια γραμμή βάσης.
-
Ορίστε μια γραμμή βάσης, για να λάβετε ένα στιγμιότυπο του έργου σας. Σε μια αναφορά προόδου, οι γραμμές βάσης δείχνουν το χρονικό σημείο κατά το οποίο έχετε προγραμματίσει την ολοκλήρωση των εργασιών και του όγκου εργασίας.
Προσθήκη πεδίων όγκου εργασίας για παρακολούθηση
-
Κάντε κλικ στις επιλογές Προβολή > Χρήση πόρων.
-
Κάντε κλικ στα στοιχεία Εργαλεία χρήσης πόρου - Μορφή > Προσθήκη λεπτομερειών.
-
Επιλέξτε ένα πεδίο από την περιοχή Διαθέσιμα πεδία και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Εμφάνιση.
-
Αφού επιλέξετε όλα τα πεδία που θέλετε, κάντε κλικ στο κουμπί OK.
Πεδία προόδου όγκου εργασίας
Εργασία
|
Πεδίο |
Περιγραφή |
|
Ο συνολικός χρόνος κατά τον οποίο:
|
|
|
Ο χρόνος που απαιτείται ακόμη για την ολοκλήρωση μιας εργασίας. |
|
|
Ο συνολικός προγραμματισμένος όγκος εργασίας που έχει προγραμματιστεί για μια εργασία, έναν πόρο ή μια ανάθεση. |
Πραγματική εργασία
|
Πεδίο |
Περιγραφή |
|
Όγκος εργασίας που έχει ανατεθεί σε έναν πόρο για εργασίες που έχουν ήδη ολοκληρωθεί. |
|
|
Ο πραγματικός όγκος εργασίας που εκτελέστηκε από όλους τους πόρους που έχουν ανατεθεί σε εργασίες. |
|
|
Ο όγκος εργασίας που εξακολουθεί να απαιτείται για την ολοκλήρωση των εργασιών του έργου, μετά την αφαίρεση του πραγματικού όγκου εργασίας, αθροισμένος στη διάρκεια του χρόνου. |
Αθροιστικό ποσό εργασίας
|
Πεδίο |
Περιγραφή |
|
Ο χρόνος που έχει προγραμματιστεί για όλους τους πόρους στους οποίους έχουν ανατεθεί εργασίες, αθροισμένος στη διάρκεια του χρόνου. |
|
|
Ο όγκος εργασίας γραμμής βάσης που έχει προγραμματιστεί για όλους τους πόρους στους οποίους έχουν ανατεθεί εργασίες, αθροισμένος στη διάρκεια του χρόνου, όταν ορίστηκε η γραμμή βάσης. |
|
|
Ο όγκος εργασίας που εξακολουθεί να απαιτείται για την ολοκλήρωση των εργασιών του έργου, μετά την αφαίρεση της προγραμματισμένης εργασίας, αθροισμένος στη διάρκεια του χρόνου. |
|
|
Ο όγκος εργασίας γραμμής βάσης που εξακολουθεί να απαιτείται για την ολοκλήρωση των εργασιών του έργου, μετά την αφαίρεση του προγραμματισμένου όγκου εργασίας γραμμής βάσης, αθροισμένος στη διάρκεια του χρόνου. |
Ρύθμιση γραφήματος προόδου εργασιών
Ένα γράφημα προόδου εργασιών εμφανίζει πόσες εργασίες έχετε ολοκληρώσει και πόσες σας έχουν απομείνει.Εάν η γραμμή των υπόλοιπων εργασιών είναι η πιο απότομη στο γράφημα, το έργο σας μπορεί να έχει καθυστερήσει.
Καταγραφή πληροφοριών εργασιών
Καθώς τα γραφήματα προόδου εργασιών συγκρίνουν τις προγραμματισμένες, τις ολοκληρωμένες και τις υπόλοιπες εργασίες, βεβαιωθείτε ότι καταγράφετε αυτές τις πληροφορίες στο έργο σας πριν από τη δημιουργία της αναφοράς.
-
Ορίστε μια γραμμή βάσης, για να λάβετε ένα στιγμιότυπο του έργου σας. Σε μια αναφορά προόδου, οι γραμμές βάσης δείχνουν το χρονικό σημείο κατά το οποίο έχετε προγραμματίσει την ολοκλήρωση των εργασιών και του όγκου εργασίας.
-
Σήμανση εργασιών ως ολοκληρωμένων. Κάντε κλικ σε μια εργασία και, στη συνέχεια, επιλέξτε Εργασία στην κορδέλα. Επιλέξτε μια τιμή ποσοστού ολοκλήρωσης, αλλά να θυμάστε ότι το Project υπολογίζει ως "ολοκληρωμένες" μόνο τις εργασίες με 100% ολοκλήρωση σε ένα γράφημα προόδου εργασιών.
Προσθήκη πεδίων εργασιών για παρακολούθηση
-
Κάντε κλικ στις επιλογές Προβολή > Χρήση εργασιών.
-
Κάντε κλικ στα στοιχεία Εργαλεία χρήσης εργασιών - Μορφή > Προσθήκη λεπτομερειών.
-
Επιλέξτε ένα πεδίο από την περιοχή Διαθέσιμα πεδία και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Εμφάνιση.
-
Αφού επιλέξετε όλα τα πεδία που θέλετε, κάντε κλικ στο κουμπί OK.
Πεδία προόδου εργασιών
|
Πεδίο |
Περιγραφή |
|
Η τρέχουσα κατάσταση μιας εργασίας, ως ποσοστό της διάρκειάς της. |
|
|
Αθροιστικό ποσοστό (%) ολοκλήρωσης (πεδίο εργασίας χρονολογικής φάσης) |
Το αθροιστικό ποσοστό ολοκλήρωσης μιας εργασίας, κατανεμημένο στο χρόνο. |
|
Το πλήθος των προγραμματισμένων εργασιών που απομένουν να ολοκληρωθούν σε μια καθορισμένη ημέρα, όταν ορίστηκε η γραμμή βάσης. |
|
|
Το συνολικό πλήθος των πραγματικών εργασιών που απομένουν να ολοκληρωθούν σε μια καθορισμένη ημέρα. |
|
|
Το συνολικό πλήθος των προγραμματισμένων εργασιών που απομένουν να ολοκληρωθούν σε μια καθορισμένη ημέρα. |
Μορφοποίηση αναφοράς προόδου
Όπως ακριβώς και με άλλες αναφορές έργων, μπορείτε να αλλάξετε τα δεδομένα, τα χρώματα και τα σχήματα που εμφανίζονται στις αναφορές προόδου. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε γραφήματα, πίνακες ή εικόνες.
Για να μάθετε πώς γίνεται αυτό, ανατρέξτε στο άρθρο Δημιουργία αναφοράς έργου.
