Οδηγός εισαγωγής κειμένου

Βήμα 1 από 3

Αρχικός τύπος δεδομένων    Εάν τα στοιχεία στο αρχείο κειμένου διαχωρίζονται με στηλοθέτες, άνω και κάτω τελείες, ερωτηματικά, κενά διαστήματα ή άλλους χαρακτήρες, επιλέξτε Οριοθετημένα. Εάν όλα τα στοιχεία σε κάθε στήλη έχουν το ίδιο μήκος, επιλέξτε Σταθερό πλάτος.

Έναρξη εισαγωγής στη γραμμή    Πληκτρολογήστε ή επιλέξτε έναν αριθμό γραμμής για να καθορίσετε την πρώτη γραμμή των δεδομένων που θέλετε να εισαγάγετε.

Προέλευση αρχείου    Επιλέξτε το σύνολο χαρακτήρων που χρησιμοποιείται στο αρχείο κειμένου. Στις περισσότερες περιπτώσεις, μπορείτε να αφήσετε αυτήν τη ρύθμιση στην προεπιλεγμένη θέση. Εάν γνωρίζετε ότι το αρχείο κειμένου δημιουργήθηκε με τη χρήση διαφορετικού συνόλου χαρακτήρων από το σύνολο χαρακτήρων που χρησιμοποιείτε στον υπολογιστή σας, θα πρέπει να αλλάξετε αυτήν τη ρύθμιση ώστε να συμφωνεί με αυτό το σύνολο χαρακτήρων. Για παράδειγμα, εάν ο υπολογιστής σας έχει ρυθμιστεί ώστε να χρησιμοποιεί το σύνολο χαρακτήρων 1251 (Κυριλλικά, Windows), αλλά γνωρίζετε ότι το αρχείο δημιουργήθηκε με χρήση του συνόλου χαρακτήρων 1252 (Δυτικής Ευρώπης, Windows), θα πρέπει να ορίσετε την Προέλευση αρχείου σε 1252.

Προεπισκόπηση αρχείου    Αυτό το πλαίσιο εμφανίζει το κείμενο όπως θα εμφανίζεται όταν διαχωρίζεται σε στήλες στο φύλλο εργασίας.

Βήμα 2 από 3 (Οριοθετημένα δεδομένα)

Οριοθέτες    Επιλέξτε το χαρακτήρα που διαχωρίζει τις τιμές στο αρχείο κειμένου. Εάν ο χαρακτήρας δεν εμφανίζεται, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Άλλο και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το χαρακτήρα στο πλαίσιο που περιέχει το δρομέα. Αυτές οι επιλογές δεν είναι διαθέσιμες εάν ο τύπος δεδομένων σας είναι Σταθερό πλάτος.

Χειρισμός διαδοχικών οριοθέτες ως έναν    Επιλέξτε αυτό το πλαίσιο ελέγχου εάν τα δεδομένα σας περιέχουν έναν οριοθέτη με περισσότερους από έναν χαρακτήρες μεταξύ των πεδίων δεδομένων ή εάν τα δεδομένα σας περιέχουν πολλούς προσαρμοσμένους οριοθέτες.

Προσδιοριστικό κειμένου    Επιλέξτε το χαρακτήρα που περικλείει τιμές στο αρχείο κειμένου. Όταν το Excel συναντά το χαρακτήρα προσδιορίσματος κειμένου, όλο το κείμενο που ακολουθεί αυτόν το χαρακτήρα και προηγείται της επόμενης εμφάνισης αυτού του χαρακτήρα εισάγεται ως μία τιμή, ακόμη και αν το κείμενο περιέχει χαρακτήρα οριοθέτη. Για παράδειγμα, εάν ο οριοθέτης είναι κόμμα (,) και το προσδιοριστικό κειμένου είναι εισαγωγικά ("), το "Dallas, Texas" εισάγεται σε ένα κελί ως Dallas, Texas. Εάν δεν έχει καθοριστεί χαρακτήρας ή απόστροφος (') ως προσδιοριστικό κειμένου, το κείμενο "Ντάλας, Τέξας" εισάγεται σε δύο γειτονικά κελιά ως "Ντάλας και Τέξας".

Εάν ο χαρακτήρας οριοθέτησης εμφανίζεται μεταξύ προσδιοριστών κειμένου, το Excel παραλείπει τα προσδιοριστικά στην τιμή που εισάγεται. Εάν δεν εμφανίζεται χαρακτήρας οριοθέτη μεταξύ προσδιοριστών κειμένου, το Excel περιλαμβάνει το χαρακτήρα προσδιορίσματος στην τιμή που έχει εισαχθεί. Ως εκ τούτου, το "Dallas Texas" (χρησιμοποιώντας το προσδιοριστικό κειμένου εισαγωγικών) εισάγεται σε ένα κελί ως "Dallas Texas".

Προεπισκόπηση δεδομένων    Εξετάστε το κείμενο σε αυτό το πλαίσιο για να βεβαιωθείτε ότι το κείμενο θα διαχωρίζεται σε στήλες στο φύλλο εργασίας όπως θέλετε.

Βήμα 2 από 3 (Δεδομένα σταθερού πλάτους)

Προεπισκόπηση δεδομένων    Ορίστε το πλάτος των πεδίων σε αυτή την ενότητα. Κάντε κλικ στο παράθυρο προεπισκόπησης για να ορίσετε μια αλλαγή στήλης, η οποία αντιπροσωπεύεται από μια κατακόρυφη γραμμή. Κάντε διπλό κλικ σε μια αλλαγή στήλης για να την καταργήσετε ή σύρετε μια αλλαγή στήλης για να τη μετακινήσετε.

Βήμα 3 από 3

Κάντε κλικ στο κουμπί Για προχωρημένους για να κάνετε ένα ή περισσότερα από τα εξής:

• Καθορίστε τον τύπο των διαχωριστικών δεκαδικών και χιλιάδων που χρησιμοποιούνται στο αρχείο κειμένου. Κατά την εισαγωγή των δεδομένων στο Excel, τα διαχωριστικά θα ταιριάζουν με αυτά που έχουν καθοριστεί για τη θέση σας στις Τοπικές ρυθμίσεις και ρυθμίσεις γλώσσας ή στις Τοπικές ρυθμίσεις (Windows Πίνακας Ελέγχου).

• Καθορίστε ότι μία ή περισσότερες αριθμητικές τιμές μπορεί να περιέχουν το τελικό σύμβολο μείον.

Μορφή δεδομένων στήλης    Κάντε κλικ στη μορφή δεδομένων της στήλης που έχει επιλεγεί στην ενότητα Προεπισκόπηση δεδομένων . Εάν δεν θέλετε να εισαγάγετε την επιλεγμένη στήλη, κάντε κλικ στην επιλογή Να μην γίνει εισαγωγή στήλης (παράβλεψη).

Αφού επιλέξετε μια επιλογή μορφοποίησης δεδομένων για την επιλεγμένη στήλη, η επικεφαλίδα στήλης στην περιοχή Προεπισκόπηση δεδομένων εμφανίζει τη μορφή. Εάν επιλέξετε Ημερομηνία, επιλέξτε μια μορφή ημερομηνίας στο πλαίσιο Ημερομηνία .

Επιλέξτε τη μορφή δεδομένων που ταιριάζει πολύ με τα δεδομένα προεπισκόπησης, έτσι ώστε το Excel να μπορεί να μετατρέψει σωστά τα δεδομένα που έχουν εισαχθεί. Για παράδειγμα:

• Για να μετατρέψετε μια στήλη με όλους τους χαρακτήρες νομισματικής μονάδας στη μορφή νομισματικής μονάδας του Excel, επιλέξτε Γενικά.

• Για να μετατρέψετε μια στήλη όλων των αριθμητικών χαρακτήρων στη μορφή κειμένου του Excel, επιλέξτε Κείμενο.

• Για να μετατρέψετε μια στήλη όλων των χαρακτήρων ημερομηνίας, κάθε ημερομηνία με τη σειρά του έτους, του μήνα και της ημέρας, στη μορφή Ημερομηνία του Excel, επιλέξτε Ημερομηνία και, στη συνέχεια, επιλέξτε τον τύπο ημερομηνίας YMD στο πλαίσιο Ημερομηνία .

Το Excel θα εισαγάγει τη στήλη ως Γενική εάν η μετατροπή μπορεί να έχει ανεπιθύμητα αποτελέσματα. Για παράδειγμα:

• Εάν η στήλη περιέχει ένα συνδυασμό μορφοποιήσεων, όπως αλφαβητικούς και αριθμητικούς χαρακτήρες, το Excel μετατρέπει τη στήλη σε Γενική.

• Εάν, σε μια στήλη ημερομηνιών, κάθε ημερομηνία είναι στη σειρά των ετών, του μήνα και της ημερομηνίας και επιλέξετε Ημερομηνία μαζί με έναν τύπο ημερομηνίας MDY, το Excel μετατρέπει τη στήλη σε Γενική μορφή. Μια στήλη που περιέχει χαρακτήρες ημερομηνίας πρέπει να συμφωνεί απόλυτα με μια ενσωματωμένη ημερομηνία ή προσαρμοσμένες μορφές ημερομηνίας του Excel.

Εάν το Excel δεν μετατρέψει μια στήλη στη μορφή που θέλετε, μπορείτε να μετατρέψετε τα δεδομένα μετά την εισαγωγή τους.

• Μετατροπή αριθμών που είναι αποθηκευμένοι ως κείμενο σε αριθμούς

• Μετατροπή ημερομηνιών, οι οποίες έχουν αποθηκευτεί ως κείμενο, σε ημερομηνίες

• Συνάρτηση TEXT

• Συνάρτηση VALUE

Όταν έχετε επιλέξει τις επιλογές που θέλετε, κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή δεδομένων και επιλέξτε τη θέση των δεδομένων σας.

Εισαγωγή δεδομένων

Ορίστε αυτές τις επιλογές για να ελέγξετε τον τρόπο εκτέλεσης της διαδικασίας εισαγωγής δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων των ιδιοτήτων σύνδεσης δεδομένων που πρέπει να χρησιμοποιηθούν και του αρχείου και της περιοχής που θα συμπληρωθεί με τα δεδομένα που έχουν εισαχθεί.

• Οι επιλογές στην περιοχή Επιλέξτε τον τρόπο με τον οποίο θέλετε να προβάλετε αυτά τα δεδομένα στο βιβλίο εργασίας σας είναι διαθέσιμες μόνο εάν έχετε ετοιμάσει ένα μοντέλο δεδομένων και ενεργοποιήστε την επιλογή για να προσθέσετε αυτή την εισαγωγή σε αυτό το μοντέλο (ανατρέξτε στο τρίτο στοιχείο σε αυτή τη λίστα).

• Καθορίστε ένα βιβλίο εργασίας προορισμού:

  • Εάν επιλέξετε Υπάρχον φύλλο εργασίας, κάντε κλικ σε ένα κελί στο φύλλο για να τοποθετήσετε το πρώτο κελί των δεδομένων που έχουν εισαχθεί ή κάντε κλικ και σύρετε για να επιλέξετε μια περιοχή.

  • Επιλέξτε "Νέο φύλλο εργασίας" για εισαγωγή σε νέο φύλλο εργασίας (ξεκινώντας από το κελί A1)

• Εάν έχετε ένα μοντέλο δεδομένων στη θέση του, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη αυτών των δεδομένων στο μοντέλο δεδομένων για να συμπεριλάβετε αυτή την εισαγωγή στο μοντέλο. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία μοντέλου δεδομένων στο Excel.

  Σημειώστε ότι αυτή η επιλογή ξεκλειδώνει τις επιλογές στην περιοχή Επιλέξτε πώς θέλετε να προβάλλονται αυτά τα δεδομένα στο βιβλίο εργασίας σας.

• Κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες για να ορίσετε οποιεσδήποτε ιδιότητες περιοχής εξωτερικών δεδομένων θέλετε. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Διαχείριση περιοχών εξωτερικών δεδομένων και των ιδιοτήτων τους.

• Κάντε κλικ στο κουμπί OK όταν είστε έτοιμοι να ολοκληρώσετε την εισαγωγή των δεδομένων σας.