Διαχείριση περιοχών εξωτερικών δεδομένων και των ιδιοτήτων τους

Μια περιοχή εξωτερικών δεδομένων είναι ένα καθορισμένο όνομα ή όνομα πίνακα που καθορίζει τη θέση των δεδομένων που εισάγονται σε ένα φύλλο εργασίας. Όταν συνδέεστε με εξωτερικά δεδομένα, το Excel δημιουργεί αυτόματα μια περιοχή εξωτερικών δεδομένων. Η μόνη εξαίρεση σε αυτό είναι μια αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα που είναι συνδεδεμένη με μια προέλευση δεδομένων — μια αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα δεν χρησιμοποιεί εξωτερική περιοχή δεδομένων. Στο Excel, μπορείτε να μορφοποιήσετε και να διατάξετε μια περιοχή εξωτερικών δεδομένων ή να τη χρησιμοποιήσετε σε υπολογισμούς, όπως με οποιαδήποτε άλλα δεδομένα.

Ιδιότητες περιοχής εξωτερικών δεδομένων

Μια περιοχή εξωτερικών δεδομένων έχει πρόσθετες ιδιότητες (που δεν πρέπει να συγχέονται με ιδιότητες ερωτήματος ή σύνδεσης) τις οποίες μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για τον έλεγχο των δεδομένων, όπως η διατήρηση της μορφοποίησης των κελιών και του πλάτους των στηλών. Μπορείτε να αλλάξετε αυτές τις ιδιότητες περιοχής εξωτερικών δεδομένων, κάνοντας κλικ στην επιλογή Ιδιότητες στην ομάδα Συνδέσεις της καρτέλας Δεδομένα . Στη συνέχεια, κάντε τις αλλαγές σας, κάνοντας τα εξής:

• Για περιοχές εξωτερικών δεδομένων που έχουν δημιουργηθεί από το Microsoft Query και τον Οδηγό σύνδεσης δεδομένων, χρησιμοποιήστε το παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες εξωτερικών δεδομένων .

• Για περιοχές εξωτερικών δεδομένων που έχουν δημιουργηθεί από ένα αρχείο κειμένου ή ερώτημα Web που έχει εισαχθεί και ανακτά δεδομένα HTML, χρησιμοποιήστε το παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες περιοχής εξωτερικών δεδομένων .

• Για περιοχές εξωτερικών δεδομένων που δημιουργούνται από ένα ερώτημα Web που ανακτά δεδομένα XML, χρησιμοποιήστε το παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες αντιστοίχισης XML .

1. Επιλέξτε το φύλλο εργασίας στο οποίο θέλετε να αναζητήσετε ένα περιοχή εξωτερικών δεδομένων.

2. Στο γραμμή τύπων, κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στο Πλαίσιο ονόματος και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο όνομα της περιοχής εξωτερικών δεδομένων που θέλετε.

1. Επιλέξτε Τύποι > Διαχείριση ονομάτων.

2. Στο παράθυρο διαλόγου Διαχείριση ονομάτων , κάντε κλικ στο όνομα της περιοχής εξωτερικών δεδομένων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία. Μπορείτε επίσης να κάνετε διπλό κλικ στο όνομα.

3. Στο παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία ονόματος, πληκτρολογήστε το νέο όνομα για την αναφορά στο πλαίσιο Όνομα .

Μπορείτε να αλλάξετε το υποκείμενο ερώτημα για μια περιοχή εξωτερικών δεδομένων που δημιουργήθηκε από το Microsoft Query, ένα αρχείο κειμένου που έχει εισαχθεί, ένα ερώτημα Web ή τον Οδηγό σύνδεσης δεδομένων.

1. Στη γραμμή τύπων, κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στο Πλαίσιο ονόματος και επιλέξτε το όνομα της περιοχής εξωτερικών δεδομένων που θέλετε να αντιγράψετε.

   Για έναν πίνακα του Excel, επιλέξτε το όνομα της περιοχής και, στη συνέχεια, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+A για να επιλέξετε τις κεφαλίδες του πίνακα.

   Εάν θέλετε να συμπεριλάβετε ετικέτες στηλών ή τύπους που δεν αποτελούν μέρος της περιοχής εξωτερικών δεδομένων, επιλέξτε τα κελιά που περιέχουν τις ετικέτες στηλών ή τους τύπους που θέλετε να αντιγράψετε. Κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στο Πλαίσιο ονόματος στη γραμμή τύπων και κάντε κλικ στο όνομα της περιοχής εξωτερικών δεδομένων που θέλετε να αντιγράψετε.

2. Επιλέξτε Κεντρική > Αντιγραφή.

3. Μεταβείτε στο βιβλίο εργασίας στο οποίο θέλετε να επικολλήσετε την περιοχή εξωτερικών δεδομένων.

4. Κάντε κλικ στο επάνω αριστερό κελί του περιοχή επικόλλησης.

   Για να εξασφαλίσετε ότι η εξωτερικά δεδομένα δεν θα αντικαταστήσει τα υπάρχοντα δεδομένα, βεβαιωθείτε ότι το φύλλο εργασίας δεν έχει δεδομένα κάτω ή δεξιά από το κελί στο οποίο κάνετε κλικ.

5. Στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Πρόχειρο, κάντε κλικ στο στοιχείο Επικόλληση.

Μπορείτε να ελέγξετε τον τρόπο χειρισμού ενός μικρότερου ή μεγαλύτερου συνόλου δεδομένων που επιστρέφεται στο Excel κατά την ανανέωση των δεδομένων.

1. Επιλέξτε Ιδιότητες > δεδομένων.

2. Στο παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες περιοχής εξωτερικών δεδομένων , στην περιοχή Εάν ο αριθμός των γραμμών στην περιοχή δεδομένων αλλάξει κατά την ανανέωση, κάντε κλικ σε ένα από τα εξής:

   • Εισαγωγή κελιών για νέα δεδομένα, διαγραφή κελιών που δεν χρησιμοποιούνται

     Σημειώσεις: 

     • Όταν προστίθενται μία ή περισσότερες γραμμές στην προέλευση δεδομένων, τα κελιά ακριβώς κάτω από την περιοχή εξωτερικών δεδομένων μετακινούνται προς τα κάτω, αλλά τα κελιά στα δεξιά της περιοχής εξωτερικών δεδομένων δεν μετακινούνται.

     • Όταν μία ή περισσότερες γραμμές διαγραφούν στην προέλευση δεδομένων, τα κελιά ακριβώς κάτω από την περιοχή εξωτερικών δεδομένων μετακινούνται προς τα επάνω, αλλά τα κελιά στα δεξιά της περιοχής εξωτερικών δεδομένων δεν μετακινούνται.

   • Εισαγωγή ολόκληρων γραμμών για νέα δεδομένα, απαλοιφή κελιών που δεν χρησιμοποιούνται

     Σημειώσεις: 

     • Όταν προστίθενται μία ή περισσότερες γραμμές στην προέλευση δεδομένων, τα κελιά ακριβώς κάτω και δεξιά από την περιοχή εξωτερικών δεδομένων μετακινούνται προς τα κάτω.

     • Όταν μία ή περισσότερες γραμμές διαγράφονται στην προέλευση δεδομένων, τα κελιά ακριβώς κάτω και δεξιά από την περιοχή εξωτερικών δεδομένων δεν μετακινούνται.

   • Αντικατάσταση υπαρχόντων κελιών με νέα δεδομένα, απαλοιφή κελιών που δεν χρησιμοποιούνται

     Σημειώσεις: 

     • Όταν προστίθενται μία ή περισσότερες γραμμές στην προέλευση δεδομένων, τα κελιά ακριβώς κάτω από την περιοχή εξωτερικών δεδομένων αντικαθίστανται, αλλά τα κελιά στα δεξιά της περιοχής εξωτερικών δεδομένων δεν μετακινούνται.

     • Όταν μία ή περισσότερες γραμμές διαγράφονται στην προέλευση δεδομένων, τα κελιά ακριβώς κάτω και δεξιά από την περιοχή εξωτερικών δεδομένων δεν μετακινούνται.

1. Επιλέξτε Ιδιότητες > δεδομένων.

2. Στην περιοχή Μορφοποίηση και διάταξη δεδομένων, κάντε ένα ή περισσότερα από τα εξής:

   • Για να συμπεριλάβετε ονόματα πεδίων ως πρώτη γραμμή, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Συμπερίληψη ονομάτων πεδίων .

   • Για να προσθέσετε μια στήλη αριθμών γραμμών, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Συμπερίληψη αριθμών γραμμών .

     Σημείωση: Αυτό το πλαίσιο ελέγχου δεν είναι διαθέσιμο για αρχείο κειμένου, αρχείο XML ή ερώτημα Web που έχει εισαχθεί.

   • Για να διατηρήσετε τη μορφοποίηση κελιού που εφαρμόζετε, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Διατήρηση μορφοποίησης κελιών .

     Σημείωση: Για ένα ερώτημα Web, αυτή η επιλογή καταργείται αυτόματα όταν επιλέγετε Πλήρη μορφοποίηση HTML στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές . Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές από το παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία ερωτήματος .

   • Για να διατηρήσετε το πλάτος των στηλών που έχετε ορίσει, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Προσαρμογή πλάτους στήλης .

   • Για να διατηρήσετε την ταξινόμηση, το φιλτράρισμα και τη διάταξη στηλών που εφαρμόζετε, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Διατήρηση ταξινόμησης/φίλτρου/διάταξης στήλης .

     Σημείωση: Αυτό το πλαίσιο ελέγχου δεν είναι διαθέσιμο για ένα ερώτημα Web.

   • Για να διατηρήσετε το φιλτράρισμα στήλης που εφαρμόζετε, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Διατήρηση φίλτρου στήλης .

     Σημείωση: Αυτό το πλαίσιο ελέγχου είναι διαθέσιμο μόνο για ένα ερώτημα Web που βασίζεται σε δεδομένα XML.

Η σταθεροποίηση μιας περιοχής εξωτερικών δεδομένων διατηρεί τα δεδομένα αλλά όχι το υποκείμενο ερώτημά της, επομένως δεν είναι δυνατή η ανανέωση μιας παγωμένης περιοχής εξωτερικών δεδομένων.

1. Κάντε κλικ στο φύλλο εργασίας που περιέχει την περιοχή εξωτερικών δεδομένων που θέλετε να διαγράψετε.

2. Στη γραμμή τύπων, κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στο Πλαίσιο ονόματος και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο όνομα της περιοχής εξωτερικών δεδομένων που θέλετε να διαγράψετε.

   Εάν η περιοχή εξωτερικών δεδομένων είναι ένας πίνακας του Excel, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+A για να επιλέξετε ολόκληρο τον πίνακα.

3. Για να διαγράψετε την περιοχή εξωτερικών δεδομένων, πατήστε το πλήκτρο DELETE.

4. Για να διαγράψετε το υποκείμενο ερώτημα, κάντε κλικ στο κουμπί Ναι όταν σας ζητηθεί από το Excel.