Δημιουργία μοντέλου δεδομένων στο Excel

Ένα μοντέλο δεδομένων σάς επιτρέπει να ενοποιήσετε δεδομένα από πολλούς πίνακες, δημιουργώντας αποτελεσματικά μια σχεσιακή προέλευση δεδομένων μέσα σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel. Στο Excel, τα μοντέλα δεδομένων χρησιμοποιούνται με διαφάνεια, παρέχοντας δεδομένα σε μορφή πίνακα που χρησιμοποιούνται σε Συγκεντρωτικούς Πίνακες και Συγκεντρωτικά Γραφήματα. Ένα μοντέλο δεδομένων απεικονίζεται ως μια συλλογή πινάκων σε μια λίστα πεδίων και τις περισσότερες φορές δεν θα γνωρίζετε καν ότι βρίσκεται εκεί.

Για να ξεκινήσετε να εργάζεστε με το μοντέλο δεδομένων, πρέπει να λάβετε ορισμένα δεδομένα. Για αυτό θα χρησιμοποιήσουμε την εμπειρία Λήψη μετασχηματισμού & (Power Query), επομένως μπορεί να θέλετε να κάνετε ένα βήμα πίσω και να παρακολουθήσετε ένα βίντεο ή να ακολουθήσετε τον οδηγό εκμάθησης στο θέμα Λήψη & Μετασχηματισμός και Power Pivot.

Πού είναι το Power Pivot;

Excel 2016 & Excel για Microsoft 365 - Το Power Pivot περιλαμβάνεται στην κορδέλα.

Πού βρίσκεται η δυνατότητα "Λήψη μετασχηματισμού &" (Power Query);

& Excel για Microsoft 365 του Excel 2016 - Η δυνατότητα "Λήψη μετασχηματισμού &" (Power Query) έχει ενσωματωθεί με το Excel στην καρτέλα "Δεδομένα ".

Γρήγορα αποτελέσματα

Κατ' αρχάς, πρέπει να λάβετε ορισμένα δεδομένα.

Στο Excel 2016 και Excel για Microsoft 365, χρησιμοποιήστε την επιλογή Δεδομένα > Λήψη & Μετασχηματισμός δεδομένων > Λήψη δεδομένων για να εισαγάγετε δεδομένα από οποιονδήποτε αριθμό εξωτερικών προελεύσεων δεδομένων, όπως ένα αρχείο κειμένου, ένα βιβλίο εργασίας του Excel, μια τοποθεσία Web, τη Microsoft Access, τον SQL Server ή μια άλλη σχεσιακή βάση δεδομένων που περιέχει πολλούς σχετικούς πίνακες.
Το Excel σάς ζητά να επιλέξετε έναν πίνακα. Εάν θέλετε να λάβετε πολλούς πίνακες από την ίδια προέλευση δεδομένων, ενεργοποιήστε την επιλογή Ενεργοποίηση επιλογής πολλών πινάκων . Όταν επιλέγετε πολλούς πίνακες, το Excel δημιουργεί αυτόματα ένα μοντέλο δεδομένων για εσάς.

Σημείωση: Για αυτά τα παραδείγματα, χρησιμοποιούμε ένα βιβλίο εργασίας του Excel με φανταστικές λεπτομέρειες μαθητών σε τάξεις και βαθμούς. Μπορείτε να κάνετε λήψη του δείγματος βιβλίου εργασίας μοντέλου δεδομένων σπουδαστών και να το ακολουθήσετε. Μπορείτε επίσης να κάνετε λήψη μιας έκδοσης με ένα ολοκληρωμένο μοντέλο δεδομένων..
Επιλέξτε έναν ή περισσότερους πίνακες και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Φόρτωση.

Εάν θέλετε να επεξεργαστείτε τα δεδομένα προέλευσης, μπορείτε να ενεργοποιήσετε την επιλογή Επεξεργασία . Για περισσότερες λεπτομέρειες, ανατρέξτε στο θέμα: Εισαγωγή στο Πρόγραμμα επεξεργασίας ερωτήματος (Power Query).

Τώρα έχετε ένα μοντέλο δεδομένων που περιέχει όλους τους πίνακες που εισαγάγατε και θα εμφανίζονται στη λίστα πεδίων του Συγκεντρωτικού Πίνακα.

Σημειώσεις:

Τα μοντέλα δημιουργούνται σιωπηρά κατά την ταυτόχρονη εισαγωγή δύο ή περισσότερων πινάκων στο Excel.
Τα μοντέλα δημιουργούνται ρητά όταν χρησιμοποιείτε το πρόσθετο Power Pivot για την εισαγωγή δεδομένων. Στο πρόσθετο, το μοντέλο αναπαρίσταται σε μια διάταξη σε καρτέλες παρόμοια με το Excel, όπου κάθε καρτέλα περιέχει δεδομένα σε μορφή πίνακα. Ανατρέξτε στο θέμα Λήψη δεδομένων με χρήση του πρόσθετου Power Pivotγια να μάθετε τα βασικά στοιχεία για την εισαγωγή δεδομένων με χρήση μιας βάσης δεδομένων SQL Server.
Ένα μοντέλο μπορεί να περιέχει μόνο έναν πίνακα. Για να δημιουργήσετε ένα μοντέλο που βασίζεται σε έναν μόνο πίνακα, επιλέξτε τον πίνακα και κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη στο μοντέλο δεδομένων στο Power Pivot. Μπορείτε να το κάνετε αυτό εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε Power Pivot δυνατότητες, όπως φιλτραριζόμενα σύνολα δεδομένων, υπολογιζόμενες στήλες, πεδία υπολογισμού, KPI και ιεραρχίες.
Οι σχέσεις πινάκων μπορούν να δημιουργηθούν αυτόματα εάν εισαγάγετε σχετιζόμενους πίνακες που έχουν σχέσεις πρωτεύοντος και εξωτερικού κλειδιού. Το Excel μπορεί συνήθως να χρησιμοποιήσει τις πληροφορίες σχέσης που έχουν εισαχθεί ως βάση για τις σχέσεις πινάκων στο μοντέλο δεδομένων.
Για συμβουλές σχετικά με τον τρόπο μείωσης του μεγέθους ενός μοντέλου δεδομένων, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία μοντέλου δεδομένων με μικρότερες απαιτήσεις μνήμης με το Excel και το Power Pivot.
Για περαιτέρω εξερεύνηση, ανατρέξτε στο θέμα Πρόγραμμα εκμάθησης: Εισαγωγή δεδομένων στο Excel και Δημιουργία μοντέλου δεδομένων.

Συμβουλή: Πώς μπορείτε να καταλάβετε εάν το βιβλίο εργασίας σας διαθέτει μοντέλο δεδομένων; Μεταβείτε στηνPower Pivot > Διαχείριση. Εάν βλέπετε δεδομένα που μοιάζουν με φύλλο εργασίας, τότε υπάρχει ένα μοντέλο. Ανατρέξτε στο θέμα: Μάθετε ποιες προελεύσεις δεδομένων χρησιμοποιούνται σε ένα μοντέλο δεδομένων βιβλίου εργασίας για να μάθετε περισσότερα.

Δημιουργία σχέσεων μεταξύ των πινάκων σας

Το επόμενο βήμα είναι να δημιουργήσετε σχέσεις μεταξύ των πινάκων σας, ώστε να μπορείτε να αντλήσετε δεδομένα από οποιονδήποτε από αυτούς. Κάθε πίνακας πρέπει να έχει ένα πρωτεύον κλειδί ή μοναδικό αναγνωριστικό πεδίου, όπως "Κωδ. σπουδαστή" ή "Αριθμός τάξης". Ο ευκολότερος τρόπος είναι να σύρετε και να αποθέσετε αυτά τα πεδία για να τα συνδέσετε στην Προβολή διαγράμματος του Power Pivot.

Μεταβείτε στο Power Pivot > Διαχείριση.
Στην Κεντρική καρτέλα, επιλέξτε Προβολή διαγράμματος.
Θα εμφανιστούν όλοι οι πίνακες που έχουν εισαχθεί και μπορεί να χρειαστεί κάποιος χρόνος για να αλλάξετε το μέγεθός τους, ανάλογα με τον αριθμό των πεδίων που έχει ο καθένας.
Στη συνέχεια, σύρετε το πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού από έναν πίνακα στον επόμενο. Το παρακάτω παράδειγμα είναι η προβολή διαγράμματος των πινάκων σπουδαστών:

Έχουμε δημιουργήσει τις ακόλουθες συνδέσεις:
- tbl_Students | > tbl_Grades αναγνωριστικού σπουδαστή | Κωδ. σπουδαστή
  
  Με άλλα λόγια, σύρετε το πεδίο Κωδ. σπουδαστή από τον πίνακα Μαθητές στο πεδίο Κωδ. σπουδαστή στον πίνακα Βαθμολογίες.
- tbl_Semesters | > tbl_Grades ταυτότητας εξαμήνου | Εξάμηνο
- tbl_Classes | Αριθμός τάξης > tbl_Grades | Αριθμός τάξης
Σημειώσεις:
- Τα ονόματα πεδίων δεν χρειάζεται να είναι τα ίδια για να δημιουργήσετε μια σχέση, αλλά πρέπει να είναι ο ίδιος τύπος δεδομένων.
- Οι γραμμές σύνδεσης στην Προβολή διαγράμματος έχουν ένα "1" στη μία πλευρά και ένα "*" από την άλλη. Αυτό σημαίνει ότι υπάρχει μια σχέση ένα-προς-πολλά μεταξύ των πινάκων και που καθορίζει τον τρόπο με τον οποίο χρησιμοποιούνται τα δεδομένα στους Συγκεντρωτικούς Πίνακές σας. Ανατρέξτε στο θέμα: Σχέσεις μεταξύ πινάκων σε ένα μοντέλο δεδομένων για να μάθετε περισσότερα.
- Οι γραμμές σύνδεσης υποδεικνύουν μόνο ότι υπάρχει μια σχέση μεταξύ των πινάκων. Στην πραγματικότητα, δεν θα σας δείξουν ποια πεδία είναι συνδεδεμένα μεταξύ τους. Για να δείτε τις συνδέσεις, μεταβείτε στο Power Pivot > Διαχείριση σχέσεων > σχεδίασης> >Διαχείριση σχέσεων. Στο Excel, μπορείτε να μεταβείτε στην επιλογή Δεδομένα > Σχέσεις.

Χρήση μοντέλου δεδομένων για τη δημιουργία Συγκεντρωτικού Πίνακα ή Συγκεντρωτικού Γραφήματος

Ένα βιβλίο εργασίας του Excel μπορεί να περιέχει μόνο ένα μοντέλο δεδομένων, αλλά αυτό το μοντέλο μπορεί να περιέχει πολλούς πίνακες που μπορούν να χρησιμοποιηθούν επανειλημμένα σε όλο το βιβλίο εργασίας. Μπορείτε να προσθέσετε περισσότερους πίνακες σε ένα υπάρχον μοντέλο δεδομένων οποιαδήποτε στιγμή.

Στο Power Pivot, μεταβείτε στη Διαχείριση.
Στην Κεντρική καρτέλα, επιλέξτε Συγκεντρωτικός Πίνακας.
Επιλέξτε το σημείο όπου θέλετε να τοποθετηθεί ο Συγκεντρωτικός Πίνακας: ένα νέο φύλλο εργασίας ή την τρέχουσα θέση.
Κάντε κλικ στο κουμπί OK και το Excel θα προσθέσει έναν κενό Συγκεντρωτικό Πίνακα με το παράθυρο "Λίστα πεδίων" να εμφανίζεται στα δεξιά.

Στη συνέχεια, δημιουργήστε έναν Συγκεντρωτικό Πίνακα ή δημιουργήστε ένα Συγκεντρωτικό Γράφημα. Εάν έχετε ήδη δημιουργήσει σχέσεις μεταξύ των πινάκων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιοδήποτε από τα πεδία τους στον Συγκεντρωτικό Πίνακα. Έχουμε ήδη δημιουργήσει σχέσεις στο δείγμα βιβλίου εργασίας μοντέλου δεδομένων σπουδαστών.

Προσθήκη υπαρχόντων, μη σχετικών δεδομένων σε ένα μοντέλο δεδομένων

Ας υποθέσουμε ότι έχετε εισαγάγει ή αντιγράψει πολλά δεδομένα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε σε ένα μοντέλο, αλλά δεν τα έχετε προσθέσει στο μοντέλο δεδομένων. Η προώθηση νέων δεδομένων σε ένα μοντέλο είναι ευκολότερη από ό, τι νομίζετε.

Ξεκινήστε επιλέγοντας οποιοδήποτε κελί μέσα στα δεδομένα που θέλετε να προσθέσετε στο μοντέλο. Μπορεί να είναι οποιαδήποτε περιοχή δεδομένων, αλλά τα δεδομένα που έχουν μορφοποιηθεί ως πίνακας του Excel είναι καλύτερα.
Χρησιμοποιήστε μία από αυτές τις προσεγγίσεις για να προσθέσετε τα δεδομένα σας:
Κάντε κλικ στην επιλογή Power Pivot > προσθήκη στο μοντέλο δεδομένων.
Κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή > Συγκεντρωτικό Πίνακα και, στη συνέχεια, επιλέξτε Προσθήκη αυτών των δεδομένων στο μοντέλο δεδομένων στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία Συγκεντρωτικού Πίνακα.

Η περιοχή ή ο πίνακας τώρα προστίθεται στο μοντέλο ως συνδεδεμένος πίνακας. Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με την εργασία με συνδεδεμένους πίνακες σε ένα μοντέλο, ανατρέξτε στο θέμα Προσθήκη δεδομένων με χρήση συνδεδεμένων πινάκων του Excel στο Power Pivot.

Προσθήκη δεδομένων σε πίνακα Power Pivot

Στο Power Pivot, δεν μπορείτε να προσθέσετε μια γραμμή σε έναν πίνακα πληκτρολογώντας απευθείας σε μια νέα γραμμή όπως σε ένα φύλλο εργασίας του Excel. Ωστόσο, μπορείτε να προσθέσετε γραμμές αντιγράφοντας και επικολλώντας ή ενημερώνοντας τα δεδομένα προέλευσης και ανανεώνοντας το μοντέλο του Power Pivot.