Εναλλαγή μεταξύ διαφόρων συνόλων τιμών με χρήση σεναρίων

Υπάρχουν τρία είδη εργαλείων ανάλυσης What-If που συνοδεύουν το Excel: Σενάρια, πίνακες δεδομένων και αναζήτηση στόχου. Τα σενάρια και οι πίνακες δεδομένων προωθούν σύνολα τιμών εισόδου και προωθούν το έργο για να προσδιορίσουν πιθανά αποτελέσματα. Η αναζήτηση στόχου διαφέρει από τα σενάρια και τους πίνακες δεδομένων ως προς το ότι λαμβάνει ένα αποτέλεσμα και τα έργα αντίστροφα για να προσδιοριστούν πιθανές τιμές εισόδου που παράγουν αυτό το αποτέλεσμα.

Κάθε σενάριο μπορεί να δεχθεί έως 32 μεταβλητές τιμές. Εάν θέλετε να αναλύσετε περισσότερες από 32 τιμές και οι τιμές αντιπροσωπεύουν μόνο μία ή δύο μεταβλητές, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πίνακες δεδομένων. Παρόλο που περιορίζεται μόνο σε μία ή δύο μεταβλητές (μία για το κελί εισαγωγής γραμμής και μία για το κελί εισαγωγής στήλης), ένας πίνακας δεδομένων μπορεί να περιλαμβάνει όσες διαφορετικές μεταβλητές τιμές θέλετε. Ένα σενάριο μπορεί να έχει έως 32 διαφορετικές τιμές, αλλά μπορείτε να δημιουργήσετε όσα σενάρια θέλετε.

Εκτός από αυτά τα τρία εργαλεία, μπορείτε να εγκαταστήσετε πρόσθετα που σας βοηθούν να εκτελέσετε What-If Ανάλυση, όπως το πρόσθετο "Επίλυση". Το πρόσθετο "Επίλυση" είναι παρόμοιο με την αναζήτηση στόχου, αλλά μπορεί να δεχθεί περισσότερες μεταβλητές. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε προβλέψεις χρησιμοποιώντας τη λαβή συμπλήρωσης και διάφορες εντολές που είναι ενσωματωμένες στο Excel. Για πιο σύνθετα μοντέλα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πρόσθετο "Πακέτο εργαλείων ανάλυσης".

Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να δημιουργήσετε έναν προϋπολογισμό, αλλά δεν είστε βέβαιοι για τα έσοδά σας. Χρησιμοποιώντας σενάρια, μπορείτε να ορίσετε διαφορετικές πιθανές τιμές για τα έσοδα και, στη συνέχεια, να κάνετε εναλλαγή μεταξύ σεναρίων για να εκτελέσετε αναλύσεις what-if.

Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι το σενάριο προϋπολογισμού της χειρότερης περίπτωσης είναι τα Ακαθάριστα έσοδα 50.000 $ και το Κόστος αγαθών που πωλήθηκαν ύψους 13.200 $, αφήνοντας 36.800 $ σε Μικτά κέρδη. Για να ορίσετε αυτό το σύνολο τιμών ως σενάριο, πρέπει πρώτα να εισαγάγετε τις τιμές σε ένα φύλλο εργασίας, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα:

Τα κελιά αλλαγής έχουν τιμές που πληκτρολογείτε, ενώ το κελί "Αποτέλεσμα" περιέχει έναν τύπο που βασίζεται στην Αλλαγή κελιών (σε αυτό το κελί απεικόνισης το κελί B4 περιέχει τον τύπο =B2-B3).

Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε το παράθυρο διαλόγου Διαχείριση σεναρίων για να αποθηκεύσετε αυτές τις τιμές ως σενάριο. Μεταβείτε στην καρτέλα Δεδομένα > What-If Ανάλυση > Διαχείριση σεναρίων > Προσθήκη.

Στο παράθυρο διαλόγου Όνομα σεναρίου , ονομάστε το σενάριο Χειρότερη περίπτωση και καθορίστε ότι τα κελιά B2 και B3 είναι οι τιμές που αλλάζουν μεταξύ των σεναρίων. Εάν επιλέξετε την επιλογή Αλλαγή κελιών στο φύλλο εργασίας σας πριν προσθέσετε ένα Σενάριο, η Διαχείριση σεναρίων θα εισαγάγει αυτόματα τα κελιά για εσάς, διαφορετικά μπορείτε να τα πληκτρολογήσετε με το χέρι ή να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο διαλόγου επιλογής κελιών στα δεξιά του παραθύρου διαλόγου Αλλαγή κελιών.

Προστασία – Μπορείτε επίσης να προστατεύσετε τα σενάριά σας, επομένως, στην ενότητα Προστασία, ελέγξτε τις επιλογές που θέλετε ή καταργήστε την επιλογή τους εάν δεν θέλετε προστασία.

• Επιλέξτε Αποτροπή αλλαγών για να αποτρέψετε την επεξεργασία του σεναρίου όταν το φύλλο εργασίας είναι προστατευμένο.

• Επιλέξτε Κρυφό για να αποτρέψετε την εμφάνιση του σεναρίου όταν το φύλλο εργασίας είναι προστατευμένο.

Ας υποθέσουμε τώρα ότι το σενάριο προϋπολογισμού καλύτερης περίπτωσης είναι τα ακαθάριστα έσοδα των $ 150.000 και το κόστος των αγαθών που πωλούνται από $ 26.000, αφήνοντας $ 124,000 σε μικτά κέρδη. Για να ορίσετε αυτό το σύνολο τιμών ως σενάριο, δημιουργήστε ένα άλλο σενάριο, ονομάστε το Best Case και δώστε διαφορετικές τιμές για το κελί B2 (150.000) και το κελί B3 (26.000). Επειδή το μικτό κέρδος (κελί B4) είναι ένας τύπος - η διαφορά μεταξύ εσόδων (B2) και κόστους (B3) - δεν αλλάζετε το κελί B4 για το σενάριο καλύτερης περίπτωσης.

Αφού αποθηκεύσετε ένα σενάριο, αυτό γίνεται διαθέσιμο στη λίστα σεναρίων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στις αναλύσεις what-if. Με βάση τις τιμές στην προηγούμενη εικόνα, εάν επιλέξετε να εμφανίσετε το σενάριο Καλύτερης περίπτωσης, οι τιμές στο φύλλο εργασίας θα αλλάξουν ώστε να μοιάζουν με την παρακάτω εικόνα:

Ενδέχεται να υπάρχουν φορές που έχετε όλες τις πληροφορίες σε ένα φύλλο εργασίας ή βιβλίο εργασίας που απαιτούνται για να δημιουργήσετε όλα τα σενάρια που θέλετε να εξετάσετε. Ωστόσο, μπορεί να θέλετε να συγκεντρώσετε πληροφορίες σεναρίων από άλλες προελεύσεις. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι προσπαθείτε να δημιουργήσετε έναν προϋπολογισμό εταιρείας. Μπορείτε να συλλέξετε σενάρια από διαφορετικά τμήματα, όπως Πωλήσεις, Μισθοδοσία, Παραγωγή, Μάρκετινγκ και Νομικά, επειδή κάθε μία από αυτές τις προελεύσεις έχει διαφορετικές πληροφορίες να χρησιμοποιήσει για τη δημιουργία του προϋπολογισμού.

Μπορείτε να συγκεντρώσετε αυτά τα σενάρια σε ένα φύλλο εργασίας χρησιμοποιώντας την εντολή Συγχώνευση . Κάθε προέλευση μπορεί να παρέχει όσες τιμές κελιών θέλετε ή όσες αλλαγές θέλετε. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε κάθε τμήμα να παρέχει προβλέψεις δαπανών, αλλά χρειάζεται μόνο προβλέψεις εσόδων από μερικά.

Όταν επιλέξετε να κάνετε συγχώνευση, η Διαχείριση σεναρίων θα φορτώσει έναν οδηγό συγχώνευσης σεναρίων, ο οποίος θα παραθέτει όλα τα φύλλα εργασίας στο ενεργό βιβλίο εργασίας, καθώς και θα παραθέτει όλα τα άλλα βιβλία εργασίας που ενδέχεται να έχετε ανοιχτά τη συγκεκριμένη στιγμή. Ο οδηγός θα σας ενημερώσει πόσα σενάρια έχετε σε κάθε φύλλο εργασίας προέλευσης που επιλέγετε.

Όταν συλλέγετε διαφορετικά σενάρια από διάφορες προελεύσεις, θα πρέπει να χρησιμοποιείτε την ίδια δομή κελιών σε κάθε ένα από τα βιβλία εργασίας. Για παράδειγμα, τα έσοδα μπορεί να πηγαίνουν πάντα στο κελί B2 και οι δαπάνες μπορεί να είναι πάντα στο κελί B3. Εάν χρησιμοποιείτε διαφορετικές δομές για τα σενάρια από διάφορες προελεύσεις, μπορεί να είναι δύσκολο να συγχωνεύσετε τα αποτελέσματα.

Για να συγκρίνετε πολλά σενάρια, μπορείτε να δημιουργήσετε μια αναφορά που τα συνοψίζει στην ίδια σελίδα. Η αναφορά μπορεί να παραθέτει τα σενάρια σε παράθεση ή να τα παρουσιάζει σε μια αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα.

Μια αναφορά σύνοψης σεναρίου με βάση τα δύο προηγούμενα σενάρια παραδείγματος μοιάζει κάπως έτσι:

Θα παρατηρήσετε ότι το Excel έχει προσθέσει αυτόματα επίπεδα ομαδοποίησης για εσάς, κάτι που θα επεκτείνει και θα συμπτύξετε την προβολή καθώς κάνετε κλικ στους διαφορετικούς επιλογείς.

Εμφανίζεται μια σημείωση στο τέλος της αναφοράς σύνοψης που εξηγεί ότι η στήλη Τρέχουσες τιμές αντιπροσωπεύει τις τιμές της αλλαγής κελιών κατά τη δημιουργία της αναφοράς σύνοψης σεναρίου και ότι τα κελιά που άλλαξαν για κάθε σενάριο επισημαίνονται με γκρι χρώμα.